Метод «Как привести дела в порядок» (Getting Things Done, или GTD) построен на обдумывании результатов и определении «следующих действий». Основная идея GTD помогает чётко определить цель, а затем и каждый шаг на пути к достижению этой цели. Метод подходит и для организации презентации на работе, и для планирования рождественских покупок.
Каждая задача должна быть небольшой, чтобы вы смогли решить её быстро, и отсутствие времени или мотивации не могло бы вам помешать. Такой подход способствует достижению всех ваших целей в жизни, помогает избежать стресса.
При организации проектов с использованием метода GTD вы всегда будете готовы приступить к работе над задачей незамедлительно, независимо от того, что происходит вокруг, и где вы находитесь. GTD настолько облегчает вам следующий шаг, что вы не захотите откладывать его.
В этой книге вы найдёте несколько простых инструментов, которые сможете использовать для эффективной работы и сохранения трезвого ума; а также рекомендации, какое отношение необходимо выработать, чтобы претворить в жизнь основные принципы GTD.
Ваш мозг - инструмент мышления, а не запоминающее устройство
Быть успешным в своей работе - значит быть хорошим организатором. Это особенно важно работникам умственного труда, для которых жонглирование десятками задач и проектов одновременно является повседневной реальностью. Трудности возникают, когда тонкая грань между нашей личной и профессиональной жизнью размывается. Это происходит потому, что наш мозг пытается разобраться в нерешённых проблемах и напоминает нам о них в самый неподходящий момент - даже если мы предпочли бы разобраться с ними позже.
Чтобы держать всю сложную информацию о жизни под контролем, многие из нас обращаются с мозгом как с ящиком стола или записной книжкой. Мы злоупотребляем нашим мозгом, заставляя его хранить все виды информации. Забивая головы информацией о незаконченных заданиях, предстоящих встречах и прочих обязательствах, мы безрассудно тратим способность нашего мозга думать, что мешает сконцентрироваться на реальной работе.
Чтобы работать максимально эффективно, мы должны освободить наши умы от всего, не связанного с задачей, которую мы выполняем в конкретный момент времени. Используйте 100 % способности своего разума сосредотачиваться на выполнении задачи.
Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надёжная «корзина для сбора материала» за пределами вашего разума
Наш мозг обладает одним раздражающим свойством - он никогда не даёт нам забыть то, о чём мы должны позаботиться. Нас постоянно «засыпают» новой информацией, которая также занимает место в нашем разуме. Каждая новая идея, каждое воспоминание и каждая проблема, которую мы забыли решить, отвлекает нас от основного дела.
Всегда используйте так называемую «корзину для сбора материала»: место за пределами вашего разума, куда вы можете поместить любую постороннюю информацию или идею. Вы будете точно знать, где найти информацию позже, когда у вас появится на неё время. Это позволяет полностью сосредоточиться на составлении письма, беседе с коллегой или стрижке газона.
Вашей «корзиной для сбора материала» может быть блокнот, списки в вашем компьютере/телефоне или даже коробки, в которые можно положить предметы и документы. Ваша корзина (или корзины) для сбора материала должна располагаться неподалёку - так вам будет легко извлекать информацию, которую вы иначе копили бы в своём разуме.
Выносите мусор - еженедельно опустошайте все внешние «корзины»
Для безотказной работы системы вы должны поддерживать её. Выработайте привычку пересматривать и опустошать корзину раз в неделю. Система «корзины для сбора материала» работает потому, что даёт разуму отдохнуть с уверенностью в том, что он не потеряет и не забудет какой-либо важной информации.
Если система не обновляется, она перестаёт быть надёжной, а мозг насторожится и перестанет доверять ей. Как только это произойдёт, подсознание снова начнёт отвлекаться на нерешённые проблемы и незавершённые задания. Вы должны тщательно рассмотреть все свои задачи и навести порядок, руководствуясь следующими правилами:
- Сразу вычёркивайте из списка неважные задачи.
- Если вы можете решить задачу очень быстро (за две минуты или менее) - сделайте это немедленно.
- Важную информацию сохраните в надёжном месте. Если это встреча, проект или конкретная задача, перенесите её в соответствующий список.
- Регулярная «чистка корзины» - единственный способ обеспечить надёжную производительность и избежать стресса.
Опустошая «корзину», сортируйте материал по спискам
Как бы не различался материал в вашей «корзине», вам не нужно классифицировать и раскладывать его по отдельным «ящикам» или спискам.
Большинство списков текущих дел не работают потому, что превращаются в «винегрет» из задач, мыслей и информации. В списки стоит включать только конкретные, осуществимые задачи, однако мы записываем в них всё без разбора и поэтому очень легко теряем из виду отдельные осуществимые задачи.
Как организовать элементы в вашей корзине?
- Удалите всё несущественное, решите мелкие задачи и внесите встречи или дедлайны в свой календарь.
- Если это комплексная работа (то есть требует выполнения нескольких конкретных задач), включите её в проект с чёткой целью.
- Все остальные задачи должны попадать в список "Следующие действия«.
Список «Проекты» даёт общее представление обо всех ваших текущих проектах
Проекты являются ключевым компонентом любой системы повышения производительности. Проект - желаемый результат, который требует многошаговых действий. Чтобы определить, из каких задач должен состоять проект, представьте себе результат, которого хотите достичь, и опишите желаемый результат одним предложением. Обдумывание результата помогает сформулировать конкретные задачи, которые приблизят вас к достижению цели проекта.
Список вмещает все проекты, которые должны быть завершены в ближайшее время. Это поможет вам отслеживать и контролировать все текущие проекты, повысить производительность, и расслабиться.
Еженедельно обновляя список, убедитесь, что каждый проект расписан пошагово. Все действия, составляющие проект, попадают в список «Следующие действия». Именно конкретные задачи позволяют достичь любой цели.
Замените ежедневный перечень текущих дел на календарь и список «Следующие действия»
Ежедневные перечни текущих дел неэффективны - они искажают ваше чувство времени, вводят вас в заблуждение и заставляют поверить, что вы действительно успеете сделать за день всё перечисленное. Такое нереалистичное планирование ведёт к разочарованию, потере времени и заранее обрекает на провал то, чем вы занимаетесь.
Гораздо более эффективный метод - работа с календарём и списками «Следующие действия». Календарь служит только одной цели: записывать встречи. Всё, что связано с определённым днём или часом - совещание или посещение врача - должно фиксироваться в календаре.
Все другие задачи или конкретные шаги помещайте в список «Следующие действия». Он позволяет быстро решить, какие задачи наиболее актуальны, и есть ли у вас время на их решение.
Независимо от того, где вы находитесь, вы всегда должны иметь при себе список «Следующие действия». Это даст вам возможность выбирать, какую задачу имеет смысл решать.
Если вы хорошо спланировали и предварительно выбрали задачи, вам не составит труда решить, за какую из них имеет смысл взяться. Представьте, что вы в аэропорту, и ваш вылет задерживается на час. В такой ситуации спросите себя:
- Какую задачу мне выбрать сейчас?
- Какую задачу я успею закончить в отведённое время?
- На какую задачу мне хватит энергии в данный момент времени?
- Какая задача имеет наивысший приоритет?
Если запланировано слишком много задач, имеет смысл распределить их по нескольким спискам и хранилищам. Например, один список можно хранить в смартфоне, а другой - на компьютере. Рассортировав задачи таким образом, вы будете знать, какую из них сможете выполнить, находясь за своим рабочим столом или на встрече, или во время ожидания в аэропорту.
Списки «В ожидании» будут полезны при работе с другими людьми
Все текущие проекты должны быть перечислены в списке «Проекты». При использовании списка «Следующие действия» вы можете убедиться в том, что последовательно работаете над задачами, каждая из которых приближает ваши проекты к завершению.
В большинстве случаев вы должны полагаться на других людей, которые несут ответственность за отдельные части каждого проекта. Но это не означает, что вы должны отказаться от контроля за ходом реализации любых ваших проектов.
Всякий раз, когда вы зависите от работы других людей - ждёте от кого-либо отчёт, чтобы продолжить работу над презентацией - стоит вести список «В ожидании». Так вы сможете отметить всё, что другие люди должны предоставить вам, вместе с дедлайнами.
Обновляя этот список каждую неделю, вы увидите, кто и как справляется со своей задачей. У вас появится новая конкретная задача: напомнить этому человеку об обязательстве.
Если выполнение этой задачи займёт у вас не более двух минут, сделайте это немедленно. Если нет - внесите её в список «Следующие действия» или в один из более конкретных списков и по-дружески напомните человеку, что по-прежнему ждёте его отчёта.
Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке
Вы можете запланировать огромное множество дел заранее, но иногда приходится ждать определённой информации, прежде чем превратить материалы из вашей «корзины» в конкретные задачи или встречи.
Пример. Если намечается интересная вам торговая выставка, то, возможно, вы захотите немного выждать и увидеть её участников, прежде чем решить, есть ли смысл посещать её. Если вам недоступна такая информация заранее, то лучше всего отложить принятие решения.
В случаях, когда у вас нет выбора, и приходится всё планировать в последнюю минуту, пригодятся следующие стратегии:
- Поставьте себе напоминание на определённый день в календаре.
- Ведите картотеку, которая поможет вам получить доступ к необходимой информации в нужное время.
Картотека - это очень точная и логичная система. Она состоит из 43 файлов: 31 файл для дней месяца и 12 для месяцев года. Каждый день вы сможете проверять документы, напоминания или материалы, «отправленные» самому себе.
Чтобы система работала, вы должны ежедневно использовать и обновлять её, и это самое сложное.
Идеи, которые могут стать актуальны в будущем, вносите в список «Однажды/возможно»
В этот список входит всё, чего нет в списках «Следующие действия» или «Проекты», но что не должно мешаться в голове. Список «Однажды/возможно» содержит весь материал, который вы ещё не преобразовали в конкретные идеи или задачи. Не стоит недооценивать его преимущества. Он позволяет отслеживать идеи проекта, которые могут быть чрезвычайно важны в будущем. Идеи в этом списке можно разделить на группы. Например:
- «Поездки, которые я хотел бы совершить»;
- «Вина, которые я хотел бы попробовать»;
- «Музыка, которую я хотел бы послушать».
Как и списки «Следующие действия», «Однажды/возможно» помогут вам найти необходимую информацию в нужное время. Списки более надёжны, чем ваша собственная память.
Список «Однажды/возможно» должен пересматриваться и обновляться регулярно, если вы хотите эффективно использовать его.
Организованное рабочее место и еженедельный пересмотр вашей системы повышает продуктивность
Все материалы списков должны быть доступны с вашего рабочего места. Создайте «кабину управления» - функциональную мобильную систему для получения доступа к информации, где бы вы ни оказались. Чрезвычайно важно создать систему списков и файлов, которую вы можете взять с собой куда угодно: даже если застряли в аэропорту или в снежной буре, вы всё равно можете быть продуктивным.
Методика GTD позволяет чувствовать себя спокойно и контролировать все текущие проекты: следить за их выполнением и убеждаться, что они движутся вперёд.
Ваша система продуктивности всегда должна оставаться актуальной и полной. Ваш ум расслабится и сможет полностью сконцентрироваться на задаче, только если вы будете доверять своей системе.
Пересматривая все свои списки еженедельно, вы убедитесь, что ваша система остаётся функциональной - каждый текущий проект связан как минимум с одним «Следующим действием» в актуальном, легкодоступном списке. У вас появится общее представление обо всём, что происходит. Пересмотр помогает видеть «лес», не теряя из виду «деревья».
Количество времени, которое вы тратите на еженедельный пересмотр, зависит от того, сколько времени вам нужно, чтобы почувствовать себя в безопасности и укрепить доверие к системе.
Планируйте ваш еженедельный пересмотр, например, на вечер пятницы. Это позволит вам закрыть рабочие дела и уйти на выходные с ясной головой и чувством контроля.
Естественное планирование проясняет цели и ближайшие шаги ваших проектов
Разработка проекта - довольно неестественный и нелогичный процесс. Вы должны продумать и запланировать все шаги заранее, ещё не представляя себе чёткой цели. Используйте естественный метод планирования, который отражает ваши ежедневные действия.
Пример повседневного действия: вы голодны и формируете смутную цель («я должен что-нибудь съесть»), а затем уточняете её («я хочу пиццу»). В этот момент в вашей голове появляется несколько идей о том, как достичь этой цели («я могу либо испечь пиццу, либо заказать её, либо пойти в ресторан»). Любые шаги, которые вам необходимо попутно предпринять, становятся самоочевидными.
Примените этот способ мышления к вашим реальным проектам: начните с наиболее конкретного определения цели. Никогда не помешает потратить время на определение цели, поскольку все последующие действия будут зависеть именно от этого. Когда цель ясна, ваш разум автоматически начнёт мозговой штурм. Так вы сможете придумать идеи, необходимые для достижения цели. Хорошая тактика - начать мозговой штурм «извне»; например, записать и сохранить ваши идеи на бумаге.
Как только вы собрали все свои идеи, вы должны упорядочить и сгруппировать их, а затем определить конкретные действия, необходимые для завершения проекта.
Естественное планирование сильно проясняет работу над проектом и делает её интересной, быстрой и интуитивной.
Самое главное
Как работать эффективно и с ясной головой?
- Ваш мозг - инструмент мышления, а не запоминающее устройство. Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надёжная «корзина для сбора материала» за пределами вашего разума.
- Выносите мусор - еженедельно опустошайте все внешние «корзины».
- Разбирая «корзины», сортируйте материал по тематическим спискам.
Простые инструменты, составляющие метод GTD
- Список «Проектов» составляет общее представление обо всех ваших текущих проектах.
- Используйте календарь и списки «Следующие действия» вместо ежедневного списка текущих дел.
- Списки «В ожидании» очень полезны, когда вы работаете с другими людьми.
- Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке.
- Все потенциально интересные идеи следует вносить в список «Однажды/возможно».
- Организованное рабочее место и еженедельный обзор вашей системы незаменим для продуктивного труда.
Как претворить в жизнь основные принципы GTD?
Естественное планирование проясняет цели и ближайшие шаги ваших проектов и облегчает работу над ними.
Дэвид Ален
Getting Things Done
Как разобраться с делами
Вступление
Добро пожаловать на золотые прииски стратегий, направленных на то, чтобы научиться получать больше энергии, научиться расслабляться и выполнять больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Если вы, как и я, любите чтобы дела были сделаны и выполняете их хорошо, но ещё и хотите не потерять вкус к жизни, что кажется совсем уж неправдоподобным и даже вообще невозможным при таких объемах работы. Не надо ставить ультиматум «или-или». Это действительно возможно – отлично справляться с работой и жить в свое удовольствие в вашем обычном, будничной мире.
Я полагаю, что эффективность – это хорошо. Возможно, то, что вы делаете важно, интересно или полезно, а возможно, это просто так или иначе надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу за вложенное время и силы. Во втором – хотите перейти к другим делам так скоро, как только это станет возможным, не оставляя надоедающих хвостов.
И что бы вы ни делали, вам скорее всего комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьете ли вы пиво с коллегами после работы, или встали среди ночи, чтобы полюбоваться на своего спящего ребенка, отвечаете ли на письмо или перекинулись несколькими словами за жизнь с потенциальным клиентом после деловой встречи – это именно то , что вам следует делать.
Главная цель написания этой книги – научить вас быть максимально эффективным и расслабленным, хотите вы этого или же вам это необходимо.
Я долгое время, как быть может, и вы, искал ответы на вопросы что делать, когда делать и как делать. И после более, чем двадцатилетних изысканий и применений новых и новых методов личной и организационной эффективности, спустя годы исследований и опытов на себе, я могу утверждать, что не существует ни единого универсального решения проблемы. Нет такого программного обеспечения, суперского персонального планировщика или персонального постановщика задач и целей, который организует ваш день, вашу неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы поднимите вашу эффективность на новый уровень, вам откроется новый горизонт творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некой просто формулой.
Если не существует однозначных рецептов улучшения личной организации и эффективности, то существуют рецепты, чтобы этому улучшению поспособствовать. Год от года в ходе работы над собой, я находил все более и более значимые вещи, на которых стоило сосредоточиться, вещи, которых стоило опасаться и дела, которые стоило делать. Я также открыл простые процессы, которые каждый из нас мог бы научиться использовать и которые сильно улучшат нашу возможность активно и конструктивно использовать реалии сегодняшнего дня.
Результат – компиляция более чем двух десятилетий открытий вокруг личной продуктивности – гид по максимизации результатов работы и минимизации сил, на неё затраченных, и все это в мире, где объем работ неукоснительно растет, а задачи раз от раза все туманнее. Я провел много часов рядом с людьми на их рабочем месте, помогая им организовать их рабочий процесс. Методы, которые я открыл, оказались действительно эффективными во всех типах компаний, на любом уровне работ, во всех культурах и пригодились даже для дома и школы. После двадцати лет тренировок некоторых всемирно известный профессионалов своего дела, я доподлинно узнал, что миру действительно не хватает этих методов.
Менеджеры хотели бы привить себе и своим подчиненным в качестве основного стандарта формулу «выполнить, во что бы то ни стало». Они, как и я, знают, что за закрытыми дверями, после окончания рабочего дня остаются неотвеченные звонки, неперепорученные задания, необработанные брифы с деловых встреч и переговоров, невыполненные личные обязанности и дюжина писем, за которые даже не брались. Большинство из этих бизнесменов вполне успешны потому, что кризисы, которые им приходится преодолевать, и возможности, которые открываются перед ними, гораздо масштабнее, чем проблемы, которые они пускают на самотек или же создают сами в своих офисах и в своих портфелях. Но: нам дано – ритм бизнеса и жизни сегодня, как их уравновесить – это ещё вопрос.
С одной стороны, нам нужны проверенные приемы, которые помогут людям сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей утекать на незначительные отвлекающие факторы. С другой – необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал в компании самых лучших и самых выдающихся специалистов. Такая информация ценится в организациях на вес золота. Нужна она и в школе, где наших детей по-прежнему не учат работать с информацией, ориентироваться на результат и какие действия следует предпринять, чтобы его достичь. И каждому из нас в отдельности – она тоже очень кстати – мы могли бы научиться в полной мере использовать предоставляемые нам возможности, чтобы самосовершенствоваться и приносить пользу.
Власть, простота и эффективность, о которых я говорю в книге лучше всего проявляются в опыте, получаемом в реальном времени в реальном мире. Книга нацелена на то, чтобы структурировать динамичное искусство организации рабочего процесса и личной продуктивности. Я организовал информацию таким образом, чтобы, с одной стороны, предоставить вам вдохновляющий обзор, а с другой, дать возможность сразу же почувствовать результаты. Книга разделена на три части. Первая часть описывает всю игру, содержит краткий обзор системы и объяснение её уникальности и представляет основные методологии в самых общих чертах. Вторая часть повествует о том, как использовать систему. Это ваши тренировки: шаг за шаг, потихоньку-помаленьку вы научитесь применять модели. Третья часть берет ещё выше – она описывает ещё более существенные и значительные результаты, которые вы сможете достичь, если сделаете эти методологии и модели неотъемлемой частью вашей работы и вашей жизни.
Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер» – тестируйте материал на себе, не просто поверьте, но и проверьте, что эти методы не только можно, но и нужно использовать лично вам. И ещё – я хочу, чтобы вы поняли, что все, что я предлагаю – это действительно просто. Это не требует никаких особенных навыков, ведь вы уже умеете концентрироваться, записывать дела, принимать решения о результатах и действиях, пересматривать позиции и делать выбор. Вы увидите, что многое из того, что вы делали инстинктивно и интуитивно, правильно, и я дам вам возможность поднять эти умения на новый уровень эффективности. Я хочу убедить вас собрать все это воедино и принять в качестве новой модели поведения, которая и станет для вас маяком.
GTD (Getting Things Done) - это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель - успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.
И зачем это нужно?
Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.В чём разница между GTD и списком задач?
В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD - фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.А мне точно подойдёт эта система?
GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.Как Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.
Хорошо, и что конкретно нужно делать?
В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:- Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
- Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
- Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
- Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
- Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.
Все дела нужно записывать в один список?
Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем - на что хватит фантазии.Есть какие-то специальные инструменты?
Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней - несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.
В общем, выбирайте то, что удобно вам.
Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.
Как получить больше пользы от GTD?
Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD - это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.
«Принимайте решения о требуемых действиях тогда,
когда появляется дело - а не тогда, когда оно требует аварийного завершения».
Дэвид Аллен
GTD - один из методов тайм-менеджмента, разработанный консультантом по управлению временем и автором одноименной книги Дэвидом Алленом. В переводе на русский он означает «Как доводить начатое до конца» (Getting Things Done).
Главный принцип GTD говорит - человек не должен перегружать себя тем, что нужно сделать, а должен всего лишь вносить это в план. Все внимание стоит сосредотачивать непосредственно на выполнении каждой отдельно взятой задачи.
Модели Дэвида Аллена
Обычно управление временем начинается с распределения акцентов и выделения наиболее важных дел. Аллен предлагает несколько иной поход, утверждая, что главное место в тайм-менеджменте должны занимать контроль и видение. Исходя из этого, он предлагает 3 основные модели:
- Первая - это управление рабочим процессом. Она призвана контролировать все задания и состоит из следующих этапов: сбор, обработка, организация, обзор и действия. Подробнее на каждом из них мы остановимся несколько позже.
- Вторая - модель обзора работы, состоящая из шести уровней, каждый последующий из которых есть более широким и глобальным, нежели предыдущий. Сюда он относит: текущие дела, текущие обязанности, круг обязанностей, ближайшие 1-2 года, ближайшую пятилетку и всю жизнь в целом. Аллен считает, что один раз в неделю человек обязан анализировать свои достижения на каждом из уровней, только в этом случае он получит целостную картину происходящего.
- Третья - по его словам необходимая далеко не всем - это естественный метод планирования. Она состоит из 5 стадий: определения целей и принципов, видения желаемых результатов, мозгового штурма, организации и принятия решения, о том, каким должно быть последующее действие.
Дэвид Аллен утверждает, что все проблемы, связанные с недостижением целей, появляются из-за неправильного планирования на самой первой его стадии - постановке задачи и определении шагов, необходимых для ее реализации.
Принципы, на которые опирается GTD
Сбор
Смысл этого принципа заключается в том, что все те мысли, которые «толпятся» у нас в голове следует фиксировать на каких-либо
носителях. Для этого одинаково хороши и электронный органайзер, и диктофон, и простенький блокнот. Главное, освободить сознание от информации, которая не требуется в данный момент.
Кроме того, все записи стоит пересматривать, как минимум один раз в неделю, дабы подтверждать их актуальность и вносить необходимые коррективы.
Обработка
Обрабатывая информацию, следует помнить, что любое действие, занимающее не более 5 минут, должно быть выполнено незамедлительно. Приступать к работе лучше всего с верхушки списка, двигаясь далее по порядку.
Согласно составленному Алленом алгоритму обработки информации, с каждым делом в списке можно сделать следующее: выполнить, передать на выполнение, отложить, оставить для справки, выкинуть или перенести в список вещей, к которым стоит вернуться позже.
Организация
Для того чтобы проконтролировать действия, которые следует выполнить, Дэвид Аллен предлагает применять набор списков:
- Последующие действия. Сюда заносят шаги, которые следует предпринимать по каждому элементу, принятому к выполнению. Допустим, есть элемент «Составить смету». Для составления сметы вам придется предпринять следующие шаги: связаться с коллегой и запросить данные по его отделу, узнать стоимость необходимых материалов и т. д.
- Проекты. Под проектом можно понимать любую цель, для достижения которой требуется совершить более одного последовательного действия. Проекты следует периодически пересматривать, дабы удостовериться, что их исполнение идет в нужном порядке.
- Отложенное. В ситуации, когда дело должно быть передано на выполнение или, когда его исполнению должно предшествовать другое событие, есть необходимость мониторить его время от времени. Это позволит не просрочить сроки его реализации.
- Когда-нибудь/может быть. Сюда относят дела, к которым вполне возможно вы надумаете вернуться при наступлении определенных условий.
Обзор
Составление списков и памяток не принесет должного результата, если не проводить обзор как можно чаще, а желательно и вовсе заниматься им каждый день. При этом следует выбирать первостепенную на данный момент задачу и немедленно приступать к ее выполнению. Не рекомендуется начинать работу с легких действий, избегая сложных. Таким образом, вы только усугубите ситуацию, накапливая ворох трудной работы. Оптимальным решением считается последовательное выполнение задач.
Действия
По словам Дэвида Аллена, следует более внимательно относиться к выполнению каждой задачи, а не к ее организации. В таком случае гораздо больше шансов довести все до конца, не прервавшись на середине.
Средства и приемы, помогающие завершать начатое
- 43 папки. Данный прием заключается в том, что на каждый рабочий день месяца вы заводите себе отдельную папку (итого 31 шт.) плюс создаете еще 12 папок по аналогии с месяцами года. В итоге у вас получается 43 папки, в которых и следует «складировать» планы на каждый конкретный день.
- Программное обеспечение для GTD. В современном мире без программного обеспечения уже не обойтись. Согласно методике Аллена оно включает: цифровое структурирование, мозговой штурм, и приложения для управления проектами. На сегодняшний день идеологию GTD поддерживают более 100 приложений. Среди них есть программы, написанные для различных платформ и устройств.
В данной статье принципы GTD изложены очень кратко, она не заменит вам книгу Дэвида Аллена. Статья призвана только вызвать ваш интерес к такому эффективному методу как GTD .
На дворе 21 век – век технологий, бесконечного бега, фастфуда и дедлайнов, и каждый из нас, рано или поздно устав вертеться, как белка в колесе, задумывается над простым и в то же время чертовски сложным вопросом: как успеть все? Как распланировать и организовать свою жизнь так, чтобы все важные дела были сделаны? Как повысить личную эффективность? Я нашла способ — gtd система или как привести дела в порядок.
На эту тему снято огромное количество роликов, написано огромное количество книг, попробуем и мы внести свою небольшую, но, надеемся, полезную лепту.
Система планирования Getting Things Done (GTD) — чем она отличается?
Первый и главный принцип планирования, согласно данной системе, заключается в том, что человек должен освободить разум от запоминания необходимых к выполнению повседневных и текущих дел, идей, дат, мест и прочей информации. Все мы и так живем в бесконечном стрессе, боясь что-то не сделать, забыть, опоздать, ошибиться. Поэтому мы и предлагаем снять с себя часть ответственности и завести ежедневник. Именно там должна храниться вся необходимая информация. Записанная на бумаге (в телефоне, диктофоне и др.), она никуда не пропадет, не будет забыта, а если ее еще и правильно структурировать, то ежедневник станет для вас незаменимым помощником по жизни.
Кроме того, если у вас будет ежедневник, то ваш мозг будет сконцентрирован не на запоминании задач, а на их выполнении. Вы будете думать не о том, что нужно сделать, а о том, как, и это уже значительно повысит вашу эффективность и даст возможность расставить приоритеты.
Как же правильно вести ежедневник?
Попробуем рассмотреть три главных столпа, на которых держится суть:
- управление процессом работы;
- шестиуровневая модель обзора;
- естественный метод планирования.
Управление рабочим процессом
Эту модель также можно разбить на отдельные пункты:
- сбор;
- обработка;
- организация;
- обзор;
- действия.
Как только появляется новая информация – сроки командировки, дата важной встречи, список дел на день, интересная идея и др., – вы берете и записываете ее. Отлично! Теперь вашему мозгу больше не придется постоянно держать ее на поверхности, чтобы не забыть. Ваш ежедневник начинает работать!
Чтобы информация не затерялась в его дебрях, выделите для нее определенные страницы. Они будут называться инбоксом – местом для хранения информации.
Чтобы информация не отлеживалась, ее нужно постоянно обрабатывать: мониторить, распределять на более и менее важную, расставлять приоритеты, определять для себя, что и в каком порядке нужно сделать в соответствии с важностью дел и наступлением дедлайнов их выполнения. Делать это нужно минимум раз в неделю.
Для организации рабочего процесса необходимо разделить все свои дела по спискам:
- следующие действия;
- проекты;
- отложенное;
- может быть, когда-нибудь.
По сути, это и есть распределение по приоритетности. Когда все дела разделены, вы можете сосредоточиться на том, что необходимо вам в конкретный момент времени, и не тратить силы и время на то, что можно сделать позже.
Модель обзора
Этот пункт неразрывно связан с обработкой. Только если обработка – это процесс более глобальный, то обзор – это ежедневная работа, касающаяся не всего списка дел, а только «следующих действий», того, что нужно сделать в первую очередь.
Но, конечно, самое главное в управлении нашим рабочим процессом – это непосредственные действия, то есть выполнение запланированного. Постарайтесь не отвлекаться на внешние раздражители и максимальное количество времени тратить именно на прямое, физическое выполнение необходимых задач.
Суть этой модели также очень проста – четко распределить все ваши дела по временным промежуткам, в которые их необходимо выполнить:
- текущие дела;
- текущие проекты;
- круг первостепенных обязанностей;
- ближайшие 1-4 года;
- ближайшие 5 лет;
- жизнь.
Приведем примеры, чтобы вам было легче сориентироваться. Текущие дела – это те повседневные заботы, которые вы не можете игнорировать: работа, домашние дела, встречи. Текущие проекты – это то, над чем вы сейчас работаете. Решили похудеть к лету? Отличная идея! Пишете книгу? Это тоже текущий проект! ? Замечательный стимул! Круг обязанностей – это то, что вам необходимо выполнять в соответствии со своей социальной ролью: ролью сотрудника компании, ролью жены, матери, и др.
Ближайшие годы – это, как правило, список не дел, а проектов, либо идей и целей: прыгнуть с парашютом, съездить в отпуск в Италию, прочитать 100 книг. Пятилетняя перспектива – то же самое, только более долгосрочно. Жизнь – это самый глобальный и сложный пункт, сюда можно заносить главные жизненные цели и мечты. Например, совершить кругосветку – чем не мечта всей жизни?
Естественный метод планирования
- определение основных целей и принципов;
- видение необходимых результатов;
- мозговой штурм;
- организационный процесс;
- обозначение следующего конкретного действия.
Итак, вам нужно выучить английский язык. Определяем это как цель. Зачем вам это нужно? Для путешествий, для работы, для чтения книг любимого автора в оригинале, для общего развития. Отсюда вытекают желаемые результаты – например, вы должны знать английский язык настолько, чтобы свободно читать в оригинале Шекспира.
Мозговой штурм заключается в определении способов достижения этого результата. Что вам нужно сделать? Записаться на курсы английского языка, нанять репетитора, познакомиться и начать общение с носителем изучаемого языка, смотреть в оригинале англоязычные фильмы и слушать песни на английском. Отлично, способы определены.
Теперь их нужно организовать, то есть влить в списки ваших дел, составить расписание, когда вы будете ходить на курсы, а когда заниматься с репетитором или самостоятельно, через какую социальную сеть будете общаться с новым англоязычным другом, и так далее.
Последний пункт – конкретные действия. Определяете, с чего вам следует начать, и – вперед, покорять новые вершины!
Приложения
Как уже было сказано в начале статьи, мы живем в 21 веке, веке технологий, так что грех не воспользоваться ими, планируя дела и свою жизнь. Конечно, можно вести обычный, бумажный ежедневник. На самом деле, согласно системе Getting Things Done, это даже предпочтительней, ведь тогда вам не придется отвлекаться на приходящие уведомления, сообщения и звонки.
Но если вам комфортнее с новомодным гаджетом в руках, предлагаем вам несколько полезных приложений для телефона:
- HabitBull — приложение для закрепления привычек. Известно, что для формирования привычки необходимо не отступать от выполнения какого-то действия минимум 30 дней. На это и рассчитано приложение – оно помогает не забывать и ежедневно выполнять задуманное. Привычка будет считаться закрепленной при выполнении ее 30 дней подряд;
- aTimeLogger – таймер, который помогает подсчитать, сколько времени и на что вы потратили. Очень полезно, когда пытаешься сообразить, куда же утекают часы;
- Noon Pacific – минималистичный планировщик дел.
Коробки с листочками
Помимо традиционного ежедневника, можно завести несколько коробок с листочками, на которые вы будете записывать все ваши дела, задачи, проекты и цели. Чтобы не запутаться в этих бумажках, организуйте это следующим образом:
- листочки возьмите разноцветные, например, стикеры, и для каждого цвета определите сферу вашей жизни, например: на розовые записывайте личные дела, на голубые – рабочие, на зеленые – домашние, и др.;
- коробок тоже нужно несколько: одна – для срочных дел, другая – для текущих проектов, и так далее (воспользуйтесь списком организации рабочего процесса и шестиуровневой системой).
Такой интересный и креативный способ не только поможет вам эффективно планировать дела, но и поднимет вам настроение.
Все входящие дела, мысли, что нужно что-то сделать вы записываете на эти листочки, затем раз в неделю, к примеру, вы пересматриваете листочки и сортируете их по принципу:
- Если с этим можно что-то сделать за 2 минуты, то откладываете в одну кучку. После сортировки эту кучу дел вы сразу выполняете или в течение недели
- Если это выполняется долго, то составляете план, то есть разбиваете эту задачу на более мелкие, для которых определяете временные рамки.
- Если это выполнить не возможно, то либо выбрасываете в мусор, либо перепоручаете, либо откладываете в отдельную коробку — планов на будущее
Более подробный алгоритм принятия решений на картинке
Рекомендую видео, в котором понятно описан ход мысли
Объедините систему Getting Things Done с Bullet Journal
Наша жизнь – штука гибкая и непредсказуемая, и в любой день может случиться что-то, что полностью поменяет ваши сегодняшние цели и задачи: незапланированная встреча, неожиданная болезнь и др. Между тем, запланированные, но не выполненные дела ужасно раздражают и демотивируют. Так что планируйте только то, что сможете выполнить на сто процентов.
А главное, помните, что ваш успех зависит только от вас. Относитесь бережно к себе и своему здоровью и учитесь расставлять приоритеты. Пускай то, что можно отложить, подождет. Занимайтесь только тем, что действительно важно. Жизнь у нас всего одна, и прожить ее нужно максимально эффективно и интересно.
