Korisnici i kompanije će se i dalje udaljavati od glomaznih i skupih servera, birajući umjesto toga oblak za pohranu datoteka. S obzirom na raznolikost dostupnih skladišta, izboru treba pristupiti vrlo pažljivo.
Lifehacker predlaže da obratite pažnju na usluge koje pružaju maksimalno slobodan prostor uz pouzdanu zaštitu podataka i kvalitetnu uslugu. Cijene su navedene samo za početne tarifne planove.
- Cijena O: 2 GB besplatno, 1 TB 8,25 USD mjesečno. Standardna Dropbox Business pretplata košta 12,5 USD po korisniku mjesečno.
- Prijave:
- Podrška za ruski jezik: tu je.
U početku, ovaj gigant za pohranu u oblaku daje pristup samo 2 GB slobodnog prostora. Ali može se lako proširiti do 16 GB: samo povežite svoje račune na društvenim mrežama i ponudite link za preporuku nekoliko prijatelja.
Dropbox Business pretplata vam omogućava da koristite svoj korporativni nalog za saradnju i takođe vam daje neograničen prostor za vaš lični nalog. Štaviše, dobijate brojne napredne funkcije kao što su oporavak datoteka i postavljanje nivoa pristupa.
- Cijena: 15 GB besplatno, 100 GB za 139 rubalja mjesečno.
- Prijave: Windows, macOS, iOS, Android.
- Podrška za ruski jezik: tu je.
Jedna od najočitijih opcija za vlasnike Android uređaja, budući da je aplikacija izvorno instalirana na pametnim telefonima i tabletima baziranim na Google-ovom OS-u. Međutim, zbog velike količine besplatnog prostora za pohranu, usluga može biti privlačna vlasnicima drugih uređaja.
Među minusima nije najjednostavniji interfejs verzije pretraživača. Ali korisnici Windowsa i macOS-a mogu preuzeti mnogo praktičniju aplikaciju.
3.Mega
- Cijena O: 50 GB besplatno, 200 GB 4,99 € mjesečno.
- Prijave:
- Podrška za ruski jezik: tu je.
Još jedna usluga sa izdašnim besplatnim planom i interfejsom za povlačenje i ispuštanje. Mega ima zgodnu mobilnu aplikaciju za upload fajlova, kao i desktop klijente za njihovu sinhronizaciju.
Prema navodima kompanije, svi podaci su šifrirani na vašem uređaju prije nego što završe na serverima. Izvorni kod za Mega klijenta dostupan je na GitHubu i može ga pregledati svaki stručnjak. Stoga ova izjava ulijeva povjerenje.
- Cijena: 10 GB besplatno, još 10 GB za 30 rubalja mjesečno.
- Prijave: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, LG Smart TV.
- Podrška za ruski jezik: tu je.
Oblak iz Yandexa radi brzo i stabilno, neprestano dobijajući nove funkcije. Usluga ima veliku brzinu sinhronizacije. Mogućnosti platforme ugrađene su u neke aplikacije trećih strana.
Unatoč prisutnosti klijenata za sve popularne desktop i mobilne platforme, sučelje preglednika Yandex.Disk je također vrlo praktično. Servis takođe ima veoma dobre mogućnosti za proširenje prostora kroz partnerstvo sa kompanijama. Na primjer, ako ste Moskovljanin i koristite OnLime tarifni plan Rostelecoma, tada se kapacitet diska povećava za 100 GB.
- Cijena: 5 GB besplatno, 50 GB za 140 USD mesečno, 1 TB za 269 USD ili 339 USD sa ličnom ili porodičnom pretplatom na Office 365, respektivno.
- Prijave: Windows, macOS, iOS, Android, Windows Phone, Xbox.
- Podrška za ruski jezik: tu je.
Prethodni SkyDrive je ugrađen u standardni Windows 10 File Explorer. Nema potrebe za preuzimanjem aplikacije - sve je već preuzeto za vas.
Aplikacija Fotografije ugrađena u operativni sistem može koristiti OneDrive za sinhronizaciju svih vaših slika na različitim uređajima.
Prilikom instaliranja klijenta za macOS, trebali biste uzeti u obzir ne najpozitivnije kritike o njemu.
Pored redovnih planova cijena, Microsoft ima proizvode "Office 365 Personal" i "Office 365 Home". Obje pretplate uključuju 1TB u oblaku, pune Office aplikacije za Windows i macOS i niz drugih pogodnosti. Druga opcija daje 1 TB za pet korisnika odjednom.
- Cijena: 8 GB besplatno, 64 GB za 69 rubalja mjesečno.
- Prijave: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Windows Phone.
- Podrška za ruski jezik: tu je.
Najbliži analog Yandex.Disk-a u smislu dostupnih funkcija, interfejsa web verzije i podržanih platformi. Gubi od svog glavnog konkurenta zbog opsežnog programa preporuka. Prednosti uključuju više besplatnog prostora za pohranu.
Između ostalog, servis ima alat za brzo kreiranje i čuvanje snimaka ekrana u oblaku.
- Cijena: 5 GB besplatno, 50 GB za 59 rubalja mjesečno.
- Prijave: Windows.
- Podrška za ruski jezik: tu je.
5 GB slobodnog prostora možda neće biti dovoljno, ali iCloud je najpogodniji način za pravljenje sigurnosnih kopija iPhone fotografija.
Usluga je integrisana u program Finder na macOS-u - desktopu svih MacBook-ova. Dokumenti kreirani putem iWork uredskog paketa također se pohranjuju u iCloud i mogu se sinkronizirati između uređaja. Platforma također ima službeni klijent za Windows, pomoću kojeg možete ažurirati datoteke na svom računaru.
8. Kutija
- Cijena O: 10 GB besplatno, 100 GB 8 € mjesečno. Poslovna pretplata košta 12 eura mjesečno.
- Prijave: Windows, macOS, iOS, Android.
- Podrška za ruski jezik: tu je.
Platforma je brzo stekla popularnost i podržana je od strane brojnih popularnih servisa za rad, kao što su Google Docs i Office 365. Box desktop klijenti omogućavaju vam ne samo sinhronizaciju, već i uređivanje datoteka.
Kompanija aktivno promoviše poslovnu pretplatu. Ona je ta koja se pojavljuje u sredini ekrana kada kliknete na dugme za registraciju. Plan vam daje pristup naprednim funkcijama saradnje i neograničenom prostoru u oblaku.
- Cijena O: Besplatno postavljanje i korištenje, cijena prostora zavisi od hosting provajdera. Nextcloud Box košta 70 eura.
- Prijave: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
- Podrška za ruski jezik: br.
Sama kompanija nije provajder skladištenja u oblaku, ali nudi besplatan softver za postavljanje oblaka na sopstvenom serveru. Glavna prednost ove opcije je brzina. Također možete omogućiti šifriranje i ne brinuti o tome da će datoteke napustiti vašu kućnu mrežu.
Ako nemate iskustva u postavljanju servera, možete kupiti unaprijed konfiguriranu opciju - Nextcloud Box. Unutar uređaja je hard disk od 1 TB. Lako se povezuje sa jeftinim računarom na jednoj ploči. Istina, da biste dobili mini-server u svoje ruke, morat ćete koristiti usluge trećih strana: nema direktne isporuke u Rusiju i zemlje ZND.
- Cijena O: 2 GB besplatno, 250 GB 9 $ mjesečno.
- Prijave: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
- Podrška za ruski jezik: br.
Još jedna platforma na engleskom jeziku koja već duže vrijeme radi na protokolu zero-knowledge. Podrazumijeva se da kompanija stupa u interakciju s korisničkim podacima bez otkrivanja njihovog sadržaja na bilo koji način. Nedavno se ispostavilo da ovdje ima nekih upozorenja, a SpiderOak je napustio svoju glavnu karakteristiku. Ali ovo nije prestalo sa težnjom da obezbedi fajlove.
Skladište ima klijente za sve popularne desktop i mobilne platforme. Možete koristiti web klijent, ali za borce za privatnost ovo je najmanje poželjna opcija, jer na ovaj način dajete svoju lozinku zaposlenicima SpiderOak-a.
- Cijena: 5 GB besplatno, 2 TB za 52,12 USD godišnje po specijalnoj ponudi, zatim 69,5 USD.
- Prijave: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Windows Phone.
- Podrška za ruski jezik: br.
Proizvod održava stalnu sinhronizaciju svih vaših datoteka - čak i onih pohranjenih na mrežnim diskovima. Web sučelje vam omogućava dijeljenje podataka putem pošte, putem Facebooka i Twittera.
Prednost IDrive-a je u tome što fajlovi izbrisani sa računara iz oblaka ne nestaju automatski. Kompanija takođe ima IDrive Express uslugu: ako izgubite sve svoje podatke, hard disk će vam biti dostavljen za brzi oporavak.
- Cijena O: 10 GB besplatno, 500 GB 3,99 USD mjesečno, cijena pCloud Crypto enkripcije 3,99 USD mjesečno.
- Prijave: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
- Podrška za ruski jezik: tu je.
Usluga ima ograničenja u pogledu brzine preuzimanja datoteka, ali ne postoji ograničenje njihove količine. Skladištenje se može koristiti sa bilo koje platforme - putem aplikacije ili web stranice.
Kompanija je registrovana u Švajcarskoj, zemlji poznatoj po strogim zakonima o privatnosti. Za dodatni iznos možete koristiti uslugu pCloud Crypto za šifriranje pojedinačnih datoteka.
Svijet oko nas se mijenja. Ako je prije rad na daljinu izgledao nešto potpuno egzotično, sada se već razmatra po redu stvari: prema nedavnim studijama, pokazalo se da će do 2020. petina svih Rusa raditi na daljinu. I, na primjer, u SAD-u više od trećine svih Amerikanaca već radi na daljinu. Moj daljinski rad je obično bio povezan sa MS Word dokumentima. (Pa, povremeno - sa datotekama prezentacije.) Od starih verzija (prije najmanje dvadeset godina), Word uređivač teksta je imao najpogodnije alate za pregledavanje i zajedničko uređivanje dokumenata, a mogli ste sačuvati cijelu povijest promjena u dokument i uvijek ste mogli vidjeti ko je od korisnika koje promjene napravio. Inače, u mojoj praksi velika većina korisnika (pa čak i profesionalnih urednika) nema pojma da takvi alati postoje u Wordu, a kada moraju zajedno raditi na dokumentima, to rade na starinski način: prave ispravke na tekst na živ način i upišite detaljne komentare u napomene. U starim danima, kada nije bilo usluga u oblaku, dokumenti su se slali e-poštom (ili prenosili na floppy diskove) i to nije bilo baš zgodno: neke verzije datoteka su izgubljene u procesu, nove verzije su zamijenjene starim - i neke ispravke su izgubljene. Ali s vremenom, Microsoft ima dva vrlo značajna koja znatno olakšavaju saradnju na dokumentima. A ove inovacije su sljedeće: online verzija uredskog paketa MS Office, koja vam omogućava da radite u poznatim Word, Excel i Power Point sa bilo kog računara s pristupom Internetu, i OneDrive cloud usluga, pomoću koje možete jednostavno organizirati skladištenje dokumenata na kojima se sarađuje direktno na Internetu: u isto vrijeme, korisnici više uopće nisu vezani za određene računare i mogu imati pristup potrebnim dokumentima s bilo kojeg mjesta. Po prirodi svog posla kao glavni urednik u nekoliko projekata, često moram novim autorima detaljno objašnjavati shemu zajedničkog rada na daljinu na dokumentima, pa sam odlučio da sve ovo predstavim u posebnom članku: bude koristan za nove autore, a vrlo je moguće da će neko od vas, dragi čitaoci, biti korisni i vama. Kako se to sve radi? Prvo se morate registrovati u servis OneDrive u oblaku koji je koristan za saradnju, arhiviranje važnih podataka i daljinski pristup vašim dokumentima i medijskim datotekama. Ako već imate Microsoft nalog, možete se prijaviti na OneDrive sa ovim nalog , a ako ne, samo kreirajte ovaj nalog: ovo će zahtevati od vas da navedete neku radnu e-poštu kojoj imate pristup. 
Princip rada usluge OneDrive u oblaku je približno isti kao kod, na primjer, Dropboxa: imate pristup svom osobnom skladištu na Internetu (na web stranici OneDrive) i ovo skladište se može sinkronizirati s odgovarajućom pohranom na vašem radni kompjuter, laptop, tablet, pametni telefon. Za sinhronizaciju sa oblakom, na računar (laptop, tablet, pametni telefon) instalira se odgovarajuća OneDrive aplikacija u kojoj se vrše podešavanja sinhronizacije. 
Odredite fasciklu u kojoj će se nalaziti OneDrive fascikle, navedite koji od njih treba da se sinhronizuje i to je to, onda će OneDrive sve uraditi sam. Takođe, OneDrive može automatski slati fotografije i video zapise koje snimite pametnim telefonom ili tabletom na Podrazumevano, besplatno vam je dodeljeno 15 GB prostora u oblaku, što je sasvim dovoljno za fotografije i dokumente. Međutim, ako koristite Office 365 plan (a ja ga koristim bukvalno od prvog dana njegovog pojavljivanja - ovo je vrlo zgodno), gdje za 286 rubalja mjesečno ili 2874 rubalja godišnje dobijate Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher i Access, a možete ih instalirati za pet korisnika na pet računara, pet tableta i pet pametnih telefona, a onda se sa ovim planom dodijeli čak 1 TB za svakog korisnika u OneDrive-u, i možete na slon tamo.
Moj OneDrive
Međutim, OneDrive-ove cloud mogućnosti su zgodne i korisne, ali sada nas ova usluga prvenstveno zanima sa stanovišta organizacije daljinske saradnje. I ovdje OneDrive, naravno, primjetno nadmašuje Dropbox, jer su pod OneDrive-om dobro podešene MS Office aplikacije. I radi vrlo, vrlo jednostavno. Vidi. Na primjer, kreirali ste članak u MS Wordu. Potom treba da pošaljete ovaj članak uredniku (šefu, kolegi) kako bi on tu dao svoje komentare i uredio članak. Da biste to uradili, potrebno je da ovaj članak sačuvate ne u lokalnom folderu, već u odgovarajućem OneDrive folderu. To se radi bukvalno jednim klikom: u Wordu, kada spremate dokument, jednostavno odaberite svoj OneDrive. (Kada prvi put pristupite OneDrive-u, od vas će se tražiti da unesete informacije o nalogu – e-mail i lozinku.)
Pa, onda sačuvajte svoj dokument, na primjer, u fasciklu "Office Live Documents". Ili napravite neku drugu fasciklu u OneDrive-u za ovo - kako želite.OneDrive se integriše sa Windows-om, a operativni sistem radi sa njegovim folderima na isti način kao i sa folderima lokalnog računara.
Šta sada treba učiniti? Omogućite pristup ovom dokumentu svom uredniku (šefu, kolegi). Ovo se radi vrlo jednostavno. U Wordu kliknite File - Opšti pristup. Pojavljuje se ovaj prozor.
Tamo unesite adresu osobe(a) koja treba da pročita i uredi vaš članak, a zatim kliknite na dugme "Podeli".
Dobit će obavještenje na e-mail o nečemu poput ovoga.
I svi pretplatnici koje ste pozvali pojavit će se u podacima vašeg dokumenta.
Tada vaš pretplatnik samo treba da klikne na vezu - i ovaj će se članak pojaviti da pročita u online verziji Worda. 
Postoji link "Uredi dokument": uz njegovu pomoć, dokument se može otvoriti za uređivanje u online verziji ili u MS Word-u.
Pogodnije je, naravno, raditi s dokumentom u Wordu, međutim, u slučaju kada ste za tuđim računarom, internetska verzija može biti izlaz.
Članak u online editoru
Prikazati ili ne prikazati ove ispravke na ekranu - je omogućeno u odgovarajućem meniju.
Onaj ko uređuje dokument obično ne prikazuje sve ispravke na ekranu - ovo je nezgodno za uređivanje. Ali kada autor primi dokument nakon uređivanja, uključuje režim "Sve ispravke" - i savršeno vidi u svim detaljima šta je urednik uradio sa njegovim tekstom: ispravke, i brisanja, i preformatiranje, i beleške.
Snimak ekrana se može kliknuti
Možete odgovarati na komentare i uvijek možete vidjeti ko je šta komentarisao.
Autor vrši potrebne ispravke, tamo nešto uređuje - i šalje nazad uredniku. Ovo posljednje također jasno pokazuje kako se dokument promijenio od posljednjeg uređivanja, a promjene i dopune koje je napravio autor prikazane su drugom bojom - to je vrlo jasno. (Općenito, za ispravke svakog korisnika bira se druga boja.)
Snimak ekrana se može kliknuti
Osim toga, dovoljno je odabrati način prikaza "Bez ispravki" - članak će biti prikazan kako bi trebao izgledati u svom gotovom obliku. 
Slično, desetine različitih ljudi mogu raditi na dokumentu (proračunska tablica, prezentacija, baza podataka, raspored). MS Office će pažljivo bilježiti sve dopune i izmjene i tu se uvijek možete vratiti na neku od prethodnih verzija.Takođe, sistem radi sasvim normalno u višekorisničkom modu, odnosno kada više ljudi istovremeno radi na jednom dokumentu. I uvijek možete vidjeti ko trenutno radi na ovom dokumentu s vama.
Mogućnosti uređivanja dokumenata mogu biti ograničene: na primjer, nekim korisnicima će biti dozvoljeno samo da dodaju bilješke, dok će drugima biti dozvoljeno samo čitanje. Također možete ograničiti skup dozvoljenih stilova.
Inače, vrlo je poželjno ukloniti čitavu istoriju izmjena i komentara u završnom dokumentu, posebno ako je namijenjen drugim osobama. To je prilično jednostavno učiniti: potrebno je da dokument sačuvate pod novim imenom iu meniju Peer review - Da prihvatim odaberite "Prihvati sve ispravke i zaustavi praćenje" - tada ćete dobiti konačni tekst (tabelu, prezentaciju i tako dalje) bez ikakvih dodatnih informacija.
Inače znam slučajeve kada je korisnicima bilo jako žao što nisu izbrisali cijelu historiju promjena u dokumentu, a posebno komentare.Tako više ljudi radi na daljinu na jednom dokumentu. Kao što vidite, sve je vrlo jednostavno, lako i zgodno. Microsoft nalog, korišćenje OneDrive-a, korišćenje onlajn ili oflajn verzija MS Office-a, praćenje promena, različite vrste pregleda promena. I vaš zajednički rad na dokumentima bit će izuzetno zgodan i uvijek će biti moguće pratiti bilo koji korak za promjenu dokumenta. Čini se da su sve te stvari dobro poznate, ali, začudo, vrlo često se susrećem sa činjenicom da kada , recimo, trebalo bi da mi pošalju moj članak sa nekim izmenama, ljudi pošalju dokument bez praćenja promena, a ja moram da uporedim njihov tekst sa svojim da bih razumeo gde su i šta su ispravili. Da, ovo je samo neka divljina: zašto su morali uključiti praćenje promjena - a onda bih odmah sve vidio?!! .
Možda ste čuli izraz "rad u oblaku" i pitate se šta to znači i kako će uticati na vaš rad sa Excelom. To je sve što je potrebno da se omogući zgodan pristup podacima preko pretraživača, gde god da se nalazite, bilo gde u svetu. Drugi korisnici ne moraju imati instaliran Excel da bi pregledali, uređivali ili surađivali na ovim podacima.
Uz Excel za web, ekstenziju za Excel baziranu na pregledniku, možete učiniti sve ove stvari. Možete ga čak koristiti i za kreiranje nove radne sveske na računaru koji nema instaliran Excel.
Možete pregledavati i uređivati knjige u pretraživaču na jedan od dva načina:
Otpremanje ili kreiranje novih knjiga na OneDrive je besplatna usluga skladištenja i dijeljenja datoteka putem Interneta.
Sačuvajte radne sveske na SharePoint lokaciji na kojoj je instaliran Office za web.
Ovaj članak pokriva prvu metodu. Za više informacija o SharePoint metodi pogledajte Objavljivanje knjige na SharePoint lokaciji.
Šta je Excel za web?
Excel za web je web aplikacija koju možete koristiti za pregled i uređivanje Excel radnih knjiga u pregledniku. Radne sveske i radni listovi izgledaju isto u Excelu za web kao i u Excelu, a Excel za web ima poznati izgled i osjećaj Excela. Mnoge Excel funkcije su dostupne u programu Excel za web, ali nisu sve funkcije podržane niti rade na potpuno isti način. Da promjene više nisu dostupne u pregledniku, Excel za web nudi način da otvorite radnu knjigu u Excelu, a zatim je sačuvate na serveru.
Excel za web vam omogućava:
Proširite Excel za web Koristite funkcionalnost Excela i funkcije koje su vam poznate u web okruženju.
Radite bilo gdje u svijetu Potreban vam je pretraživač za pristup knjigama.
Saradnja Vaše kolege mogu raditi s vama na projektima bez obzira koju verziju Excela imaju.
Koristite OneDrive za pristup Excelu za web
Potreban vam je Microsoft nalog da biste koristili Excel za veb na OneDrive. Prijavite se na svoj nalog, a zatim idite na OneDrive da biste pristupili programu Excel za web. Da biste radili sa postojećim Excel radnim sveskama u programu Excel za veb, možete da otpremite radne sveske na OneDrive.
Kreirajte OneDrive ID
Idite na http://OneDrive. live.com.
Kliknite na dugme registar.
Dodavanje postojeće knjige
Da biste dodali jednu ili više radnih knjiga za upotrebu u programu Excel za web, slijedite ove korake:
Prijavite se na OneDrive.
U poglavlju datoteke izaberite fasciklu u koju želite da dodate knjige.
Fascikle koje prikazuju ikonu katanca su lični folderi; folderi mogu biti i javni folderi ili javni folderi (Internet).
Savjet Pritiskanje dugmeta stvoriti i onda folder, možete kreirati novi folder u koji možete slati knjige.
Kliknite na dugme Pošalji da dodate radne sveske koje želite da otvorite u programu Excel za veb.
Pokrenite novu radnu svesku u programu Excel za web
Umjesto otpremanja knjige sa svog računara, možete dodati novu praznu knjigu u OneDrive fasciklu direktno u pretraživaču.
Prijavite se na OneDrive.
Kliknite na fasciklu u koju želite da dodate novu knjigu.
Kliknite na dugme stvoriti, a zatim odaberite Excel radna sveska.
Savjet Ne morate da spremate promene. Excel za web automatski sprema vašu radnu svesku dok radite na njoj. Ako napravite promjene koje ne želite zadržati, koristite " otkaži" (ili pritisnite CTRL+Z).
Pregledajte podatke radnog lista u programu Excel za web
Kada otvorite radnu svesku u načinu prikaza u programu Excel za web, možete pregledati podatke na radnom listu i raditi s njima kako biste ih lakše razumjeli. Na primjer, možete sortirati i filtrirati podatke u stupcima ili proširiti zaokretnu tabelu da vidite više detalja i trendove u podacima. Da biste izvršili promjene u podacima, morate otvoriti radnu knjigu u modu za uređivanje.
Prijavite se na OneDrive.
Kliknite na fasciklu koja sadrži knjigu koju želite da pogledate.
Odaberite knjigu koju želite analizirati.
Uredite podatke na radnom listu u programu Excel za web
Kada radite s radnom sveskom Excel za web u načinu uređivanja, možete mijenjati podatke, unositi ili mijenjati formule i primijeniti osnovno oblikovanje kako biste skrenuli pažnju na podatke.
Prijavite se na OneDrive.
Kliknite na fasciklu koja sadrži radnu svesku koju želite da uredite.
Kliknite na knjigu koju želite promijeniti.
Excel za web se otvara u načinu uređivanja.
Da biste napravili dodatne izmjene na radnom listu koji premašuje mogućnosti programa Excel za web, slijedite ove korake:
Odaberite tim Otvorite u Excelu.
U Excelu napravite potrebne promjene.
Knjiga će se automatski sačuvati u fascikli OneDrive.
Koristite Excel za web za suradnju na podacima radnog lista s drugima
Da biste sarađivali sa drugima na istoj radnoj svesci u isto vreme, možete da delite radnu svesku. Ova funkcija je korisna ako imate radni list koji zahtijeva unos podataka, kao što je timski projekt ili radni list za registraciju. Više ne morate da šaljete knjigu e-poštom ili čekate da je drugi korisnik vrati na server.
Prijavite se na OneDrive.
Kliknite na fasciklu koja sadrži radnu svesku koju želite da delite.
Bilješka. Drugi korisnici će moći pristupiti svim podacima u ovoj fascikli jer ne možete dati dozvole samo pojedinačnim radnim knjigama. Da biste pojedinačne knjige učinili privatnim, koristite jednu ili više ličnih fascikli knjiga, a zatim kreirajte zasebnu fasciklu za knjige koje želite da delite.
Odaberite tim Opšti pristup.
Pozovite osobe s kojima želite podijeliti fajl.
Odaberite tim Opšti pristup.
Vratite se u fasciklu, kliknite na knjigu.
Kada vam korisnik pošalje link i počne raditi na listu u modu za uređivanje, možete vidjeti promjene koje je napravio.
Bilješka. Ako različite osobe (uključujući i vas) izvrše promjene u istoj ćeliji, u ćeliji će biti prikazana posljednja izmjena.
Bilješka: Ova stranica se prevodi automatski, tako da može sadržavati netočnosti i gramatičke greške. Važno nam je da vam ovaj članak bude koristan. Jesu li informacije bile od pomoći? Radi praktičnosti također (na engleskom).
Kako označavate verziju dokumenta? Imate li fajlove koji sadrže sve varijante riječi "final" u nazivu? Pa, na primjer, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.
Izgleda pomalo apsurdno, ali ako pratite dokumente u vašem sistemu, naći ćete dosta "repavih" imena. Pogotovo ako datoteku uređuje više autora. Na primjer, tekst ugovora se može uređivati gotovo beskonačno, samo mu dajte slobodne ruke. I kao rezultat, akumulirate desetak verzija, od kojih je svaka označena rastućim repom bilješki - ovdje su datumi uređivanja, i inicijali učesnika, i sakramentalno "konačno" i "posljednje".
Jasno je da se to nekako mora riješiti. I dovedite rad sa dokumentima u sistem koji će svima biti razumljiv. Osnovni zahtjevi za narudžbu su jednostavni:
- Oznake moraju biti jasne svim učesnicima.
- Sve (važne) verzije dokumenata treba čuvati.
- Dokumenti treba da pripadaju projektima, a ne da leže u zajedničkoj hrpi.
- Pristup dokumentima treba kontrolisati.
- Nije neophodno, ali je zgodno imati alate za saradnju na dokumentu.
Nećemo raspravljati o offline načinima upravljanja dokumentima. Naravno, možete napisati pravila za imenovanje dokumenata i poslati Word i Excel datoteke poštom. To će dovesti do rasta radnih foldera za svakog učesnika u procesu, a vremenom - do stalnog usaglašavanja ko trenutno uređuje koji dok.
Stoga, hajde da se uzdignemo u oblake - tamo se sada dešava najzanimljivije.
1. Google Drive
Big Brother nam daje gotovo savršen alat za upravljanje dokumentima.
- Google Docs nije samo online uređivač dokumenata, ovdje su pohranjene stare verzije, možete komentirati i uređivati dokove "troje ruke".
- Google Sheets su i proračunske tablice za proračune i dobru računovodstvenu funkcionalnost.
- Sam Google Drive je alat za upravljanje dokovima, možete organizirati jednu strukturu za pohranjivanje dokumenata, jasno dodijeliti pristup svakoj mapi.
Prednosti Google diska
- Oni su očigledni. Ovo je oblak, sa svim njegovim prednostima.
Minusi
- Računovodstveni sistem - ugniježđenje foldera, pristup fajlovima i kontrolna ploča - morat ćete sami kreirati.
- Nisu svi zadovoljni korištenjem ovako otvorene platforme - na kraju krajeva, ovo je cijeli Google, indeksira sve što se kreće, a mi ga nismo platili za privatnost.
Imajte na umu: skoro svaki sistem koji poštuje sebe ima integraciju sa Google dokumentima - to ćete vidjeti dalje u pregledu. I to je razumno - ekonomičnije je koristiti radnu funkcionalnost nego trošiti napore na stvaranje vlastitog analoga.
Međutim, želimo vas upozoriti: povjerljive i komercijalne informacije, lozinke i druge važne informacije bolje je čuvati tamo gdje je pristup strože reguliran.
2. Trello
Virtuelna tabla sa listom zadataka i projekata. Ploče se mogu zvati kako želite - i vizualno vidjeti proces izvršavanja zadataka. Uz svaki zadatak možete priložiti dokumente: sa računara, Google diska, Dropboxa itd. Zanimljivo je da u Trello Business Classu možete priložiti ne samo dokumente, već i GitHub zahtjeve za povlačenjem, Slack razgovore i potencijalne klijente iz Salesforcea. Za saradnju možete koristiti paket Trello + Google Docs: priložite fajlove Google dokumenata koji se mogu otvoriti na disku i tamo uređivati - ostavite nove komentare itd.
Prednosti rješenja:
- Trello je sistem koji se veoma lako uči. Za sat vremena ljudi koji nikada nisu koristili takva rješenja mogu se nositi s tim.
- Zadaci i proces njihove realizacije jasno su vidljivi, kao na plutenoj dasci. Dizajn je udoban i moderan, ništa više.
Minusi:
- Ne postoji alat za saradnju sa dokumentima. One. ili koristite Google dokumente ili svako učitava svoju verziju. Da, ionako će svi dokumenti biti prikupljeni u jednom zadatku i nećete ništa izgubiti. Ali ako vam je potrebna ozbiljnija automatizacija, onda Trello nije najbolja opcija.
- Ako ima zaista mnogo projekata i zadataka, Trello može biti zbunjujući zbog posebnosti strukture. Stalno prebacivanje između ploča nije baš zgodno.
3.Worksection
Online sistem upravljanja projektima sa mogućnošću evidentiranja finansija. U svaki zadatak možete dodati različite vrste fajlova - a zatim ih ponovo uređivati uz pomoć Google-a. Ili preuzmite i ponovo postavite.
Izvor: worksection.com
Za svaku datoteku možete napraviti opis, odabrati oznake (na primjer, potreban pregled, hitno!, itd.), ograničiti pristup - tj. učinite datoteku vidljivom samo određenim korisnicima. Ako kreirate zadatak ili komentar sa ograničenom vidljivošću, ne za svakoga, tada priložene datoteke automatski dobijaju iste postavke privatnosti.
Svi projektni fajlovi mogu se sortirati prema različitim kriterijima: tipu, datumu, zadacima, veličini, nazivu. Možete vidjeti samo datoteke koje se odnose na neriješene zadatke ili možete vidjeti sve.
Također možete obrisati, preuzeti, dodijeliti oznake grupi datoteka jednostavnim isticanjem u odjeljku.
Nove verzije dokumenata se mogu učitati u stare - samo zadržite pokazivač miša iznad stare datoteke i kliknite na ikonu lijevo od nje. Novi dokument će se učitati i zauzeti najvišu poziciju na listi. U ovom slučaju, stara verzija će također biti sačuvana.
Izvor: worksection.com
Odlika rješenja je da u naprednoj tarifi možete povezati vlastitu FTP memoriju. Tada uopće neće biti ograničenja za preuzimanje datoteka.
Prednosti rješenja:
- Worksection je moderan sistem sa opsežnim mogućnostima upravljanja projektima i fajlovima. U stvari, dostupne su vam sve funkcije za praktičnu saradnju.
- Zasebno, napominjem izračun troškova - ako odredite cijenu sata rada stručnjaka, možete vidjeti cijenu svakog pojedinačnog zadatka.
- Pogodan interfejs, mogućnost postavljanja roka za ceo projekat, ne samo za zadatke. Jasno vidljiv % vremena provedenog, udoban za kontrolu.
Minusi:
- U besplatnoj verziji imate samo 2 aktivna projekta i 50 MB prostora na disku za datoteke. 10 GB je već uključeno u korporativni plan, po cijeni od 49 USD mjesečno. Istovremeno, postoji i ograničenje za aktivne projekte - 50 komada. Čini nam se da ni za prosječnu kompaniju 50 projekata i 10 GB nije dovoljno. Premium košta 99 dolara, ali čak i tamo aktivni projekti su ograničeni na 100.
4. Megaplan
Megaplan ima poseban modul "Dokumenti" koji vam omogućava pohranjivanje datoteka s različitim nivoima ugniježđenja. Za svaki dokument možete postaviti vidljivost - otvoren pristup samo određenim zaposlenima.
Prilikom uređivanja nove verzije datoteke, dozvoljeno je učitavanje stare kao verzije. Zaposleni se mogu pretplatiti na obavještenja o preuzimanju nove verzije - poštom, SMS-om, u informatorskoj liniji, svako to sam definira u postavkama.
Izvor: help.megaplan.ru
Tekstualni dokumenti se mogu kreirati direktno u Megaplanu. Ali također će ih biti moguće pregledati i uređivati samo u Megaplanu, ne možete ih preuzeti ni u jednom drugom formatu.
Program takođe nudi šablone za standardne dokumente.
Izvor: help.megaplan.ru
Prednosti Megaplan-a:
- Zgodno i prilično jednostavno sučelje.
- Mogućnost besplatnog rada za 10 korisnika uključujući rad sa dokumentima.
Nedostaci Megaplana:
- Ne postoji puna mogućnost kreiranja različitih vrsta dokumenata direktno u sistemu.
- Cijena tarife za samo 10 korisnika je prilično visoka - oko 250 dolara za "all inclusive".
5. Bitrix24
Ovo je kompletno rešenje sa CRM sistemom za poslovanje, gde su sve mogućnosti deljenja i uređivanja dokumenata dobro osmišljene. Možete priložiti datoteke svakom zadatku i komentaru - sa računara ili sa bilo kojeg diska za skladištenje, kao i odmah kreirati nove datoteke u Google dokumentima ili Microsoft Office Online.
Koautorstvo dokumenata na mreži dostupno je na . Ako uređujete otpremljeni dokument putem Google dokumenata, možete ga priložiti komentaru i pojavit će se red u kojem stoji da je korisnik uploadovao novu verziju dokumenta. Pametno pretraživanje je implementirano u Bitrix24 - lako je pretraživati sve dokumente po imenu ili projektu, prikazuju se savjeti.
Fajlovi koji se odnose na svaki projekat mogu se sortirati po datumu, imenu, veličini. Privatnost se takođe postavlja prema postavkama fascikle projekta u kojoj je dokument pohranjen. Možete spriječiti uređivanje od strane svih osim autora izdanja.
Čip Bitrix24 - katalog aplikacija. Na primjer, možete besplatno instalirati "Document Designer", koji vam pomaže da kreirate standardne datoteke u .docx, .pdf formatima. Šablone je lako uređivati, mogu se slati e-poštom, voditi dnevnik sačuvanih dokumenata.
U Bitrix24, uz svaki zadatak je priložena veza ka dokumentu, koji korisnici mogu zajedno uređivati, komentarisati i diskutovati u okviru zadatka. Najlakši način je pohranjivanje dokumenata na sistemski disk. Ako iz nekog razloga niste zadovoljni Bitrix24.Disk-om, umjesto toga možete koristiti bilo koju drugu pohranu u oblaku. Ali ovo nije zgodno za sve i ne uvijek.
Prednosti Bitrix24
- Gotovo sve funkcije (osim blokiranja dokumenata i onemogućavanja javnih veza do njih) dostupne su u besplatnoj verziji sveobuhvatnog rješenja. Dostupno je i 5 GB pohrane u oblaku. A za 199 dolara (top plan) dobijate neograničen volumen. Plus uštede na licenciranim uredskim programima.
- Veliki izbor aplikacija za optimizaciju rada sa dokumentima.
- Podrška za verziju dokumenta i obavještenja o novim preuzimanjima.
- Široka funkcionalnost - u jednom rješenju dobijate sve što vam je potrebno za elektronsko upravljanje dokumentima.
Nedostaci rješenja:
- Postavke privatnosti datoteke se postavljaju kroz grupu ili zadatak s kojima je pridružena, datoteka se ne može učiniti vidljivom ili nevidljivom određenim korisnicima jednostavnim označavanjem.
- Ne postoji funkcija za dodavanje kratkog opisa datoteci.
Sažimanje
Ako imate malo projekata i učesnika, a zahtjevi za dokumentima nisu previše komplicirani, možete odabrati najjednostavnije rješenje - na primjer Trello i slično. Za jednostavan rad sa zadacima ovo je sasvim dovoljno - svi prilažu potrebne datoteke i po potrebi ih zamjenjuju.
Kada je u pitanju potpuna saradnja i online koordinacija, morate razmotriti složena rješenja – poput sličnih kontrolnih sistema. Sve njihove mogućnosti moraju se analizirati i uporediti, a zatim odabrati na osnovu funkcionalnosti koja vam je potrebna.
I par savjeta - koji će vam dobro doći kada radite u bilo kojem sistemu:
- Čak i ako koristite složen sistem koji "organizira sve sam od sebe", vodite računa da dokumenti i zadaci budu imenovani prema istim pravilima. Ovo će olakšati navigaciju kroz projekte.
- Dijeli pristup - radne dokumente treba pohraniti u interne grupe, a klijentu dati prazan dokument bez komentara i izmjena.
- life hack: Ako koristite Word u modu za uređivanje, ne zaboravite otići na Pregled prije slanja datoteke i prihvatite sve ispravke. U suprotnom, klijent može primijetiti kako ste nekoliko puta promijenili uslove ili cijenu.
Vrlo često postoje situacije kada je potrebno prikupiti podatke od više ljudi u jednoj Excel datoteci. Ako svi radite u istoj organizaciji i svi imate pristup nekom zajedničkom mrežnom folderu, onda nema problema. Ali šta ako ne postoji takva mogućnost, a nema vremena za sekvencijalno punjenje? U ovom slučaju pomoći će nam servis SkyDrive u oblaku koji vam omogućava pohranjivanje dokumenata u oblaku, rad s nekoliko korisnika istovremeno u jednom dokumentu, ograničavanje pristupa određenim osobama i još mnogo toga.
Kako ćemo postupiti? Za početak ćemo kreirati predložak Excel datoteke s tablicom koju treba popuniti. Zatim ćemo datoteku postaviti na SkyDrive oblak. I na kraju, svim učesnicima događaja ćemo poslati link do fajla poštom i sačekati da ga svi popune.
U našem primjeru tabela izgleda ovako, gdje su horizontalne linije ključni indikatori, a vertikalne linije su okrugi u koje ćemo poslati tabelu.
Kada je datoteka spremna, mora se spremiti u oblak, za to kliknemo na karticu fajl, izabrati Sačuvaj kao –> Korisničko ime u SkyDrive. Imajte na umu da morate imati Microsoft Live ID nalog za spremanje u oblak.
Sada kada je naš fajl u oblaku, možemo mu dati pristup za promjenu ili samo za čitanje. Na kartici File izabrati Dijeljenje -> Pozovite druge osobe. Registriramo e-mail adrese svih primatelja, odredimo nivo pristupa (čitaj, promijenimo), dodamo par redaka u našu direktivu i kliknemo Opšti pristup.
Primaoci će dobiti poruku sličnu sljedećoj, sa priloženom vezom do datoteke. Imajte na umu da korisnik ne mora imati instaliranu kopiju Excel-a na svom računaru da bi otvorio datoteku, jer će klikom na vezu otvoriti vaš fajl koristeći Excel Web Access.
Excel web klijent ima smanjenu funkcionalnost od desktopa, ali odlično obavlja većinu svakodnevnih zadataka.
Sekunda - Objavite na društvenim mrežamašto omogućava postavljanje linka na zid društvene mreže. Ovu opciju nismo koristili u našem primjeru jer smo morali poslati fajl određenim ljudima, au ovom slučaju link će biti postavljen na Facebook zid, tako da svi prijatelji mogu uređivati fajl.
Možete obaviti sve iste operacije bez instaliranja Excela na vašem računaru, koristeći pretraživač. Dovoljno je otići na web stranicu SkyDrive, gdje su dostupne i gore navedene opcije.
