GTD metoda ili kako završiti ono što ste započeli. Lista projekata vam daje pregled svih vaših trenutnih projekata. Organizirano radno mjesto i sedmični pregled vašeg sistema povećavaju produktivnost

Metoda Getting Things Done (GTD) zasnovana je na razmišljanju o rezultatima i određivanju sljedećih koraka. Glavna ideja GTD-a pomaže da se jasno definira cilj, a zatim i svaki korak na putu ka postizanju ovog cilja. Metoda je pogodna za organizaciju prezentacije na poslu, kao i za planiranje božićne kupovine.

Svaki zadatak treba da bude mali kako biste ga mogli brzo riješiti, a nedostatak vremena ili motivacije ne bi vas mogli ometati. Ovaj pristup doprinosi postizanju svih vaših ciljeva u životu, pomaže u izbjegavanju stresa.

Kada organizujete projekte koristeći GTD metodu, uvijek ćete biti spremni da odmah počnete raditi na zadatku, bez obzira na to što se oko vas događa i gdje se nalazite. GTD vam čini sljedeći korak toliko lakim da ga nećete željeti odlagati.

U ovoj knjizi ćete pronaći neke jednostavne alate koje možete koristiti za efikasan rad i bistar um; kao i preporuke o tome koje stavove treba razviti da bi se implementirali osnovni principi GTD-a.

Vaš mozak je alat za razmišljanje, a ne uređaj za skladištenje.

Biti uspješan u svom poslu znači biti dobar organizator. Ovo je posebno važno za radnike znanja, kojima je žongliranje sa desetinama zadataka i projekata u isto vrijeme svakodnevna realnost. Poteškoće nastaju kada se tanka linija između našeg privatnog i profesionalnog života zabriše. To se događa jer naš mozak pokušava riješiti neriješene probleme i podsjeća nas na njih u najnepovoljnijem trenutku – čak i ako bismo se radije pozabavili njima kasnije.

Kako bismo sve složene informacije o životu držali pod kontrolom, mnogi od nas svoj mozak tretiraju kao fioku stola ili bilježnicu. Zloupotrebljavamo svoj mozak prisiljavajući ga da pohranjuje sve vrste informacija. Puneći glavu informacijama o nedovršenim zadacima, nadolazećim sastancima i drugim obavezama, bezobzirno gubimo sposobnost mozga da razmišlja, što otežava koncentraciju na pravi posao.

Da bismo radili što efikasnije, moramo osloboditi svoj um od svega što nije vezano za zadatak koji obavljamo u određenom trenutku. Iskoristite 100% sposobnosti svog uma da se fokusirate na zadatak koji imate.

Ako želite da razmišljate jasno, potrebna vam je sigurna "kanta za sakupljanje" izvan vašeg uma.

Naš mozak ima jedno dosadno svojstvo - nikada nam ne dozvoljava da zaboravimo o čemu treba da vodimo računa. Stalno smo bombardovani novim informacijama koje takođe zauzimaju prostor u našim umovima. Svaki nova ideja, svako sjećanje i svaki problem koji smo zaboravili riješiti odvlače nas od glavne stvari.

Uvijek koristite takozvanu "kantu za sakupljanje": mjesto izvan vašeg uma na koje možete staviti bilo koju suvišnu informaciju ili ideju. Tačno ćete znati gdje pronaći informacije kasnije kada budete imali vremena za to. Ovo vam omogućava da se u potpunosti fokusirate na pisanje pisma, razgovor sa kolegom ili košenje travnjaka.

Vaša „korpa za kolekciju“ može biti notes, liste na vašem računaru/telefonu, ili čak kutije u koje ćete staviti predmete i papire. Vaša korpa za sakupljanje (ili korpe) treba da se nalazi u blizini kako biste lako mogli da preuzmete informacije koje biste inače akumulirali u svom umu.

Iznesite smeće - ispraznite sve vanjske "korpe" sedmično

Da bi sistem ispravno funkcionisao, morate ga održavati. Steknite naviku pregledavanja i pražnjenja smeća jednom sedmično. Sistem „korpe za sakupljanje“ funkcioniše jer daje umu odmor uz sigurnost da neće izgubiti ili zaboraviti nijednu važnu informaciju.

Ako se sistem ne ažurira, on prestaje biti pouzdan, a mozak postaje oprezan i prestaje mu vjerovati. Čim se to dogodi, podsvijest će ponovo početi biti ometena neriješenim problemima i nedovršenim zadacima. Morate pažljivo razmotriti sve svoje zadatke i dovesti stvari u red, vodeći se sljedećim pravilima:

• Odmah precrtajte nevažne zadatke sa liste.
• Ako možete riješiti problem vrlo brzo (za dvije minute ili manje), učinite to odmah.
• Čuvajte važne informacije na sigurnom mjestu. Ako se radi o sastanku, projektu ili određenom zadatku, premjestite ga na odgovarajuću listu.
• Redovno "pražnjenje smeća" jedini je način da se osigura pouzdan rad i izbjegne stres.

Pražnjenjem "korpe", sortirajte materijal u liste

Bez obzira koliko se materijal u vašoj "korpi" razlikovao, ne morate ga klasificirati i slagati u posebne "kutije" ili liste.

Većina popisa obaveza ne funkcionira jer se pretvaraju u vinaigret zadataka, misli i informacija. Liste treba da sadrže samo konkretne, izvodljive zadatke, ali sve navodimo neselektivno, pa je stoga vrlo lako izgubiti iz vida pojedinačne izvodljive zadatke.

Kako organizirati artikle u vašoj korpi?

• Uklonite sve nebitne stvari, riješite male zadatke i stavite sastanke ili rokove u svoj kalendar.
• Ako se radi o složenom poslu (tj. zahtijeva nekoliko specifičnih zadataka), uključite ga u projekt s jasnim ciljem.
• Svi ostali zadaci bi trebali biti na listi "Sljedeće radnje".

Lista "Projekti" vam daje pregled svih vaših trenutnih projekata

Projekti su ključna komponenta svakog sistema poboljšanja produktivnosti. Projekat je željeni ishod koji zahtijeva radnje u više koraka. Da biste odredili od kojih zadataka bi se projekt trebao sastojati, zamislite rezultat koji želite postići i opišite željeni rezultat u jednoj rečenici. Razmišljanje o ishodu pomaže vam da formulirate specifične ciljeve koji će vas približiti postizanju cilja projekta.

Na listi se nalaze svi projekti koji moraju biti završeni u bliskoj budućnosti. Pomoći će vam da pratite i kontrolirate sve tekuće projekte, poboljšate svoju produktivnost i opustite se.

Ažuriranjem liste sedmično, provjerite je li svaki projekat zakazan korak po korak. Sve aktivnosti koje čine projekat spadaju u listu "Sljedeće akcije". To su specifični zadaci koji vam omogućavaju da postignete bilo koji cilj.

Zamijenite svoju listu dnevnih obaveza kalendarom i listom sljedećih radnji

Liste dnevnih obaveza su neefikasne – one vam izokreću osjećaj za vrijeme, obmanjuju vas i tjeraju vas da vjerujete da zaista imate vremena da uradite sve gore navedeno u jednom danu. Takvo nerealno planiranje dovodi do frustracije, gubljenja vremena i osuđuje ono što radite unaprijed.

Mnogo efikasnija metoda je rad sa kalendarom i listama "Sljedeće akcije". Kalendar služi samo jednoj svrsi: da evidentira sastanke. Sve u vezi sa određenim danom ili satom – sastanak ili posjeta ljekaru – treba zabilježiti u kalendar.

Stavite sve druge zadatke ili određene korake na listu sljedećih radnji. Omogućava vam da brzo odlučite koji su zadaci najrelevantniji i imate li vremena da ih riješite.

Bez obzira gdje se nalazite, uvijek trebate imati listu sljedećih radnji sa sobom. Ovo će vam dati priliku da odaberete koji problem ima smisla riješiti.

Ako ste dobro isplanirali i unaprijed odabrali zadatke, neće vam biti teško odlučiti koji od njih ima smisla preuzeti. Zamislite da ste na aerodromu i vaš let kasni sat vremena. U ovoj situaciji, zapitajte se:

• Koji zadatak da odaberem sada?
• Koji zadatak mogu završiti u predviđenom vremenu?
• Za koji zadatak ću imati dovoljno energije u ovom trenutku?
• Koji zadatak ima najveći prioritet?

Ako je zakazano previše zadataka, ima smisla distribuirati ih na više lista i spremišta. Na primjer, jedna lista može biti pohranjena na pametnom telefonu, a druga na računaru. Razvrstavanjem zadataka na ovaj način, znat ćete koji od njih možete izvršiti dok ste za stolom, na sastanku ili čekajući na aerodromu.

Liste na čekanju su korisne kada radite s drugim ljudima

Svi tekući projekti trebaju biti navedeni u listi "Projekti". Kada koristite listu Sljedeće radnje, možete osigurati da radite na zadacima u nizu, a svaki od njih dovodi vaše projekte bliže završetku.

U većini slučajeva morate se osloniti na druge ljude koji su odgovorni za pojedinačne dijelove svakog projekta. Ali to ne znači da treba da odustanete od kontrole nad napretkom bilo kojeg svog projekta.

Kad god ovisite o radu drugih ljudi - čekate da se neko javi kako biste mogli nastaviti raditi na svojoj prezentaciji - vrijedi držati listu "Na čekanju". Na taj način možete označiti sve što vam drugi ljudi moraju dati, kao i rokove.

Ažuriranjem ove liste svake sedmice, vidjet ćete ko i kako radi svoj posao. Imat ćete novi specifičan zadatak: podsjetiti ovu osobu na obavezu.

Ako vam za ovaj zadatak treba manje od dvije minute, uradite ga odmah. Ako ne, stavite ga na listu sljedećih radnji ili neku od konkretnijih lista i ljubazno podsjetite osobu da još uvijek čekate njen izvještaj.

Sačuvajte informacije za određeni dan u kalendaru ili ormariću za datoteke

Mnogo toga možete planirati unaprijed, ali ponekad morate čekati određene informacije prije nego što materijale iz svoje "korpe" pretvorite u konkretne zadatke ili sastanke.

Primjer. Ako vam predstoji sajam koji vas zanima, možda biste trebali malo pričekati i vidjeti izlagače prije nego odlučite da li ima smisla prisustvovati. Ako vam takve informacije nisu dostupne unaprijed, najbolje je odgoditi odluku.

U slučajevima kada nemate izbora i morate sve planirati u posljednjem trenutku, sljedeće strategije će vam dobro doći:

• Postavite sebi podsjetnik za određeni dan u kalendaru.
• Čuvajte fajl koji će vam pomoći da pristupite informacijama koje su vam potrebne pravo vrijeme.

Kartoteka je vrlo precizan i logičan sistem. Sastoji se od 43 fajla: 31 fajl za dane u mesecu i 12 za mesece u godini. Svaki dan možete provjeriti dokumente, podsjetnike ili materijale koji su vam "poslani".

Da bi sistem radio, morate ga svakodnevno koristiti i ažurirati, a to je najteži dio.

Ideje koje bi mogle postati relevantne u budućnosti, stavite ih na listu “Jednog dana/Možda”.

Ova lista uključuje sve ono što nije na listama "Sljedeće akcije" ili "Projekti", ali što ne bi trebalo da vam smeta u glavi. Lista Jednog dana/Možda sadrži sav materijal koji još niste pretvorili u konkretne ideje ili zadatke. Ne potcjenjujte njegove prednosti. Omogućava vam da pratite projektne ideje koje mogu biti izuzetno važne u budućnosti. Ideje na ovoj listi mogu se podijeliti u grupe. Na primjer:

• "Putovanja na koja bih volio";
• "Vina koja bih volio probati";
• "Muzika koju bih volio da slušam."

Kao i liste Sljedećih radnji, Jednog dana/Možda vam pomaže da pronađete informacije koje su vam potrebne u pravo vrijeme. Liste su pouzdanije od vašeg pamćenja.

Listu Jednog dana/Možda treba redovno pregledavati i ažurirati ako želite da je efikasno koristite.

Organizirano radno mjesto i sedmični pregled vašeg sistema povećavaju produktivnost

Svi materijali sa liste moraju biti dostupni sa vašeg radnog mjesta. Napravite "kontrolnu kabinu" - funkcionalnu mobilni sistem za pristup informacijama gdje god da se nalazite. Izuzetno je važno kreirati sistem lista i datoteka koje možete ponijeti sa sobom gdje god da krenete: čak i ako ste zaglavljeni na aerodromu ili u snježnoj oluji, i dalje možete biti produktivni.

GTD metoda vam omogućava da se osjećate smireno i kontrolirate sve tekuće projekte: pratite njihovu implementaciju i uvjerite se da napreduju.

Vaš sistem produktivnosti treba uvijek ostati ažuriran i potpun. Vaš um će se opustiti i moći će se u potpunosti koncentrirati na zadatak samo ako vjerujete svom sistemu.

Pregledom svih vaših lista sedmično, pobrinut ćete se da vaš sistem ostane funkcionalan - svaki trenutni projekat je povezan sa najmanje jednom "Sljedećom akcijom" na ažurnoj, lako dostupnoj listi. Imaćete opštu predstavu o svemu što se dešava. Revizija pomaže da se vidi "šuma" bez gubljenja iz vida "drveća".

Količina vremena koju potrošite na sedmični pregled zavisi od toga koliko vam vremena treba da se osjećate sigurno i izgradite povjerenje u sistem.

Zakažite sedmični pregled, na primjer, za petak navečer. Ovo će vam omogućiti da zatvorite radne slučajeve i odete na vikend bistre glave i osjećaja kontrole.

Prirodno planiranje pojašnjava ciljeve i sljedeće korake vaših projekata

Razvoj projekta je prilično neprirodan i nelogičan proces. Morate unaprijed razmisliti i planirati sve korake, a da još ne zamišljate jasan cilj. Koristi prirodna metoda planiranje koje odražava vaše dnevne aktivnosti.

Primjer svakodnevne aktivnosti: gladni ste i formirate nejasan cilj („trebao bih nešto pojesti“), a zatim ga prečistiti („hoću pizzu“). U ovom trenutku vam se u glavi pojavi nekoliko ideja o tome kako postići ovaj cilj („Mogu ispeći pizzu, naručiti je ili otići u restoran“). Svi koraci koje treba da preduzmete na tom putu postaju očigledni.

Primijenite ovaj način razmišljanja na svoje stvarne projekte: počnite s najkonkretnijom definicijom cilja. Nikada ne škodi odvojiti vrijeme za definiranje cilja, jer će sve naredne akcije ovisiti o tome. Kada je cilj jasan, vaš um će automatski početi razmišljati. Na taj način možete doći do ideja koje su vam potrebne za postizanje vašeg cilja. Dobra taktika je da počnete da razmišljate "izvana"; na primjer, zapišite i sačuvajte svoje ideje na papiru.

Nakon što prikupite sve svoje ideje, morate ih organizirati i grupirati, a zatim odrediti specifične akcije potrebne za završetak projekta.

Prirodno planiranje uvelike pojašnjava rad na projektu i čini ga zanimljivim, brzim i intuitivnim.

Najvažnija stvar

Kako raditi efikasno i bistre glave?

• Vaš mozak je alat za razmišljanje, a ne uređaj za skladištenje. Ako želite da razmišljate jasno, potrebna vam je sigurna "kanta za sakupljanje" izvan vašeg uma.
• Iznesite smeće - ispraznite sve vanjske "korpe" sedmično.
• Prilikom sortiranja po "korpama", razvrstajte materijal u tematske liste.

Jednostavni alati koji čine GTD metodu

• Lista "Projekti" pruža pregled svih vaših trenutnih projekata.
• Koristite kalendar i liste sljedećih radnji umjesto dnevne liste obaveza.
• Liste na čekanju su vrlo korisne kada radite s drugim ljudima.
• Sačuvajte informacije za određeni dan u kalendaru ili ormariću za datoteke.
• Sve potencijalno zanimljive ideje treba staviti na listu “Jednog dana/Možda”.
• Organizirano radno mjesto a sedmični pregled vašeg sistema je neophodan za produktivan rad.

Kako implementirati osnovne principe GTD-a?

Prirodno planiranje pojašnjava ciljeve i sljedeće korake vaših projekata i olakšava rad na njima.

David Allen

Završavanje stvari

Kako se nositi sa stvarima

Uvod

Dobrodošli u rudnike zlata sa strategijama da naučite kako da dobijete više energije, naučite kako da se opustite i uradite više uz manje napora. Ako, kao i ja, volite raditi stvari i raditi ih dobro, ali i želite da ne izgubite ukus za život, što se čini potpuno nevjerovatnim, pa čak i potpuno nemogućim uz toliki obim posla. Nema potrebe da se postavlja ultimatum "ili-ili". Zaista je moguće raditi sjajan posao i živjeti sretno u svom običnom, svakodnevnom svijetu.

Vjerujem da je efikasnost dobra. Možda je ono što radite važno, interesantno ili korisno, ili je to jednostavno potrebno uraditi na ovaj ili onaj način. U prvom slučaju, želite dobiti najveći mogući povrat za uloženo vrijeme i trud. U drugom, želite što prije preći na druge stvari, a da ne ostavljate dosadne repove.

I šta god da radite, najvjerovatnije bi vam bilo ugodnije da ste u opuštenom stanju, uvjereni da je ono što trenutno radite upravo ono što vrijedi raditi. Bilo da pijete pivo s kolegama nakon posla, ili ustajete u sred noći da biste se divili svom usnulom djetetu, odgovarate na pismo ili razmjenjujete nekoliko riječi o životu s potencijalnim klijentom nakon poslovnog sastanka - ovo je to je tošta treba da uradite.

Glavni cilj pisanja ove knjige je da vas nauči kako da budete što efikasniji i opušteniji, bilo da to želite ili trebate.

Već dugo, kao možda i vi, tražim odgovore na pitanja šta da radim, kada i kako da radim. I nakon više od dvadeset godina istraživanja i primjene novih i novih metoda lične i organizacijske efektivnosti, nakon godina istraživanja i iskustva na sebi, mogu reći da ne postoji jedinstveno univerzalno rješenje za problem. Ne postoji tako nešto softvera, sjajan lični planer ili lični zadatak i tvorac ciljeva koji organizira vaš dan, sedmicu i cijeli život. Štoviše, čim svoju efikasnost podignete na novi nivo, otvorit će vam se novi horizont kreativnih ciljeva za koje više nećete moći koristiti neku jednostavnu formulu.

Ako ne postoje jasni recepti za poboljšanje lične organizacije i efikasnosti, onda postoje recepti koji će pomoći da se to poboljša. Godinu za godinom, u toku rada na sebi, pronalazila sam sve značajnije stvari na koje bih se fokusirala, stvari kojih bih se plašila i stvari koje treba da radim. Također sam otkrio jednostavne procese koje bi svako od nas mogao naučiti koristiti, a koji bi uvelike poboljšali našu sposobnost da aktivno i konstruktivno koristimo stvarnost današnjice.

Rezultat je kompilacija više od dvije decenije otkrića oko lične produktivnosti - vodič za maksimiziranje radnih rezultata i minimiziranje napora, sve u svijetu u kojem opterećenje stalno raste, a zadaci postaju sve maglovitiji. Proveo sam mnogo sati pored ljudi na njihovom radnom mjestu, pomažući im da organiziraju svoj radni tok. Metode koje sam otkrio pokazale su se zaista djelotvornim u svim vrstama kompanija, na svim nivoima rada, u svim kulturama, a dobro su nam došle i kod kuće i u školi. Nakon dvadeset godina školovanja nekih svjetski poznatih profesionalaca, sigurno sam naučio da svijetu zaista nedostaju ove metode.

Menadžeri bi željeli da sebi i svojim podređenima kao glavni standard uvedu formulu „uradi to po svaku cijenu“. I oni, kao i ja, znaju da iza zatvorenih vrata, po završetku radnog dana, stoje neodgovoreni pozivi, nedodijeljeni zadaci, sirovi izvještaji sa poslovnih sastanaka i pregovora, neispunjene lične obaveze i desetak pisama koja nisu ni preuzeta. Većina ovih biznismena je prilično uspješna jer su krize koje moraju prevladati i prilike koje se otvaraju pred njima mnogo veće od problema koje puštaju ili sami stvaraju u svojim uredima i portfeljima. Ali: danas smo dobili ritam poslovanja i života, drugo je pitanje kako ih uravnotežiti.

S jedne strane, potrebne su nam dokazane tehnike koje će pomoći ljudima da usredsrede svu svoju energiju i ne dopuste joj da se iscrpi na manjim ometanjima. S druge strane, potrebno je stvoriti takvu radnu atmosferu u kojoj će najzaposleniji radnici biti pouzdano zaštićeni od stresa. Potreban nam je pozitivan stil rada, koji bi privukao i zadržao najbolje i najistaknutije ljude u kompaniji. Takve informacije se vrednuju u organizacijama zlata vredne. Potreban je i u školi, gdje naša djeca još uvijek nisu naučena da rade sa informacijama, da se fokusiraju na rezultat i koje radnje treba poduzeti da se on postigne. I svako od nas ponaosob – to je i vrlo korisno – mogli bismo naučiti da u potpunosti iskoristimo mogućnosti koje nam se pružaju kako bismo se unaprijedili i bili korisni.

Snaga, jednostavnost i efikasnost o kojima govorim u ovoj knjizi najbolje se izražavaju u iskustvima u stvarnom vremenu u stvarnom svijetu. Knjiga ima za cilj strukturirati dinamičnu umjetnost toka posla i ličnu produktivnost. Informaciju sam organizirao na način da vam, s jedne strane, dam inspirativan pregled, a s druge strane dam vam priliku da odmah osjetite rezultate. Knjiga je podijeljena u tri dijela. Prvi dio opisuje cijelu igru, sadrži kratka recenzija sistema i objašnjenje njegove jedinstvenosti i predstavlja glavne metodologije u najopštijim terminima. Drugi dio je o tome kako koristiti sistem. Ovo su vaši treninzi: korak po korak, malo po malo, naučit ćete kako primijeniti modele. Treći dio to podiže još više – opisuje još značajnije i značajnije rezultate koje možete postići ako ove metodologije i modele učinite sastavnim dijelom svog rada i života.

Preporučujem da se ponašate po principu "odmah" - testirajte materijal na sebi, ne samo da vjerujete, već i provjerite da li su ove metode ne samo moguće, već i potrebne za vas lično. I još nešto – želim da shvatite da je sve što nudim zaista jednostavno. Ne zahtijeva posebne vještine, jer već znate kako se koncentrirati, zapisati stvari, odlučiti o rezultatima i akcijama, preispitati stavove i napraviti izbore. Vidjet ćete da je mnogo toga što ste radili instinktivno i intuitivno ispravno, a ja ću vam dati priliku da ove vještine podignete na novi nivo efikasnosti. Želim da vas potaknem da sve to spojite i prihvatite kao novo ponašanje koje će vam postati svjetionik.

GTD (Getting Things Done) je sistem produktivnosti i istoimena knjiga poslovnog trenera Davida Allena. Glavni cilj je imati vremena da uradite ono što je potrebno, ali posvetite više vremena onome što vam pričinjava zadovoljstvo.

Često se, Getting Things Done, na ruski prevodi kao „dovesti stvari u red“, iako bi bilo preciznije „dovesti stvari do kraja“. Slažem se, važnije je ne gurati zadatke na liste, već ih završiti. Samo za to trebate napraviti liste, odrediti prioritete i smisliti raspored.

A zašto je to potrebno?

Radeći na principima GTD-a, lakše ćete upravljati svojim poslovima. Uostalom, glavna prednost ove tehnike je da su informacije o svim vašim zadacima koncentrisane na jednom mjestu tako da možete bez oklijevanja prelaziti s jedne stvari na drugu.

Koja je razlika između GTD-a i liste zadataka?

Na listi obično popravljamo samo najvažnije stvari, a ne zapisujemo manje značajne, manje zadatke. I uzalud. Oni vam se skroluju u glavi, odvlače pažnju od posla, a efikasnost vam opada. Jedan od glavnih principa GTD-a je uhvatiti apsolutno sve. Tako možete rasteretiti svoj mozak i koristiti sve njegove resurse za rad.

Da li je ovaj sistem pravi za mene?

GTD je relevantan za ljude različitih profesija, godina i društvenog statusa. David Allen, koji je formulisao principe sistema, vodio je kurseve za ISS astronaute, rok muzičare i vođe velikih kompanija.

Kao i David Allen u intervjuu za Lifehacker, sistem može biti podjednako efikasan ili podjednako beskoristan i za tinejdžera i za generalnog direktora velike kompanije. Morate imati određeni način razmišljanja, volite se baviti sistematizacijom i planiranjem.

Dobro, šta tačno treba uraditi?

U GTD sistemu ne postoje stroga pravila. Ali postoje osnovni principi rada:

1. Prikupite informacije i sve zabilježite. Zapišite zadatke, ideje, zadatke koji se ponavljaju u bilježnicu ili aplikaciju. U isto vrijeme, lista treba uvijek biti na dohvat ruke kako ne biste mogli reći: "Dodaću ovo kasnije." Čak i najmanju i najnevažniju stvar treba zapisati ako to ne radite upravo sada.
2. Napišite objašnjenja. Ne bi trebalo biti zadataka poput "Pripremite se za odmor". Razdvojite velike slučajeve na konkretne, izvodljive radnje (podnesite takve i takve dokumente u centar za vize, kupite peškir i sunčane naočale, preuzmite mape na svoj telefon). Uz redovnu listu obaveza, trošimo više vremena na prepisivanje nego na to. I da, ako možete delegirati, delegirajte.
3. Postavite svoje prioritete. Za svaku stavku na listi unesite određeni datum i vremenski okvir. Dodajte podsjetnike ako je potrebno. U stvari, ovo je rad i sa listom i sa kalendarom. U ovoj fazi, trebali biste imati povjerenja da sigurno nećete ništa zaboraviti.
4. Ažurirajte liste. Liste obaveza brzo zastarevaju: nešto gubi na važnosti, nešto se prenosi u budućnost. Sistem mora raditi za vas. Zato vodite računa da uvijek imate listu konkretnih radnji kako biste mogli bez odlaganja krenuti na posao.
5. Poduzmite akciju. Kada je sve organizovano, možete početi da sprovodite svoj plan. Odaberite slučaj iz prave kategorije, pogledajte koje se konkretne radnje zahtijevaju od vas i radite. Tako možete realizovati velike projekte.

Trebate li sve staviti na jednu listu?

Ne, bolje je napraviti nekoliko, ali ih držite na jednom mjestu. Na primjer, držite više lista za svaki radni projekat, liste obaveza za domaćinstvo, liste studija, liste ideja i mogućih budućih projekata - samo pustite mašti na volju.

Postoje li neki specijalni alati?

Od aplikacija i web servisa, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, bilo koja notepad ili obična datoteka u Google dokumentima će biti dovoljna. Ako ste navikli pisati bilješke na papiru, možete ga koristiti.

Postoje ljubitelji sistema datoteka. Na radnoj površini kreira se jedna zajednička mapa, koja sadrži nekoliko tematskih, a svaka sadrži odgovarajuće liste i potrebne materijale.

Općenito, odaberite ono što vam odgovara.

Glavni zahtjev: alat treba uvijek biti na dohvat ruke kako biste zadatak mogli prenijeti sa glave na papir ili u aplikaciju. Na primjer, kada vam šef priđe i zada vam novi zadatak, a vi radite na nečem drugom.

Kako dobiti veću vrijednost od GTD-a?

Svaki sistem produktivnosti neće raditi ako se primjenjuje slijepo. Kako biste izvukli maksimum, prilagodite ga sebi i onda će sve uspjeti.

I da, nijedan sistem ne može učiniti sve umjesto vas, pa nemojte se previše zanositi pravljenjem spiskova, ne zaboravite djelovati. GTD je alat koji vam pomaže da se riješite stresa i nikada ništa ne zaboravite. Ali kako ćete upravljati svojim vremenom ovisi o vama.

“Tada donosite odluke o potrebnim radnjama,
kada se slučaj pojavi - a ne kada zahtijeva hitan prekid.
David Allen

GTD je tehnika upravljanja vremenom koju je razvio konsultant za upravljanje vremenom i autor istoimene knjige, David Allen. Prevedeno na ruski, to znači "Kako stvari dovesti do kraja" (Getting Things Done).

Glavni princip GTD-a kaže - osoba ne treba da se preopterećuje onim što treba da uradi, već samo treba da to unese u plan. Sva pažnja treba biti usmjerena direktno na realizaciju svakog pojedinačnog zadatka.

David Allen modeli

Obično upravljanje vremenom počinje raspodjelom akcenta i isticanjem najvažnijih stvari. Allen nudi malo drugačiji pristup, tvrdeći da glavno mjesto u upravljanju vremenom treba da zauzmu kontrola i vizija. Na osnovu toga, on predlaže 3 glavna modela:

• Prvi je upravljanje tokovima posla. Dizajniran je za kontrolu svih zadataka i sastoji se od sljedećih faza: prikupljanje, obrada, organizacija, pregled i radnje. Kasnije ćemo detaljnije razgovarati o svakom od njih.
• Drugi je model pregleda rada, koji se sastoji od šest nivoa, od kojih je svaki širi i globalniji od prethodnog. Ovdje on uključuje: tekuće poslove, trenutne odgovornosti, zadatak, naredne 1-2 godine, narednih pet godina i cijeli život općenito. Allen smatra da je osoba jednom sedmično dužna analizirati svoja postignuća na svakom od nivoa, samo će u tom slučaju dobiti potpunu sliku o tome šta se dešava.
• Treći - prema njemu, nije potreban svima - prirodna je metoda planiranja. Sastoji se od 5 faza: postavljanje ciljeva i principa, viđenje željenih rezultata, razmišljanje, organiziranje i odlučivanje koja bi sljedeća akcija trebala biti.

David Allen tvrdi da se svi problemi povezani s neostvarivanjem ciljeva pojavljuju zbog nepravilnog planiranja u njegovoj prvoj fazi – postavljanju cilja i određivanju koraka potrebnih za njegovo postizanje.

Principi na kojima se GTD zasniva

Kolekcija
Smisao ovog principa je u tome da sve one misli koje nam se „gužve“ u glavi treba fiksirati na nekim medijima. Za to su podjednako dobri elektronski organizator, diktafon i jednostavna notes. Glavna stvar je osloboditi um od informacija koje trenutno nisu potrebne.

Osim toga, sve unose treba pregledati najmanje jednom sedmično kako bi se potvrdila njihova relevantnost i izvršila potrebna prilagođavanja.

Tretman
Prilikom obrade informacija treba imati na umu da se svaka radnja koja ne traje više od 5 minuta mora izvršiti odmah. Najbolje je započeti posao s vrha liste, idući dalje redom.

Prema Alenovom algoritmu za obradu informacija, za svaku stavku na listi možete učiniti sljedeće: učiniti, poslati na izvršenje, odgoditi, zadržati za referencu, baciti ili premjestiti na listu stvari za vraćanje do kasnije.

Organizacija
Da bi se kontrolisalo radnje koje treba preduzeti, David Allen predlaže korištenje niza lista:

• Sljedeće radnje. Ovo navodi korake koje treba preduzeti za svaki element koji je prihvaćen za implementaciju. Recimo da postoji element "Napravi procjenu". Da biste pripremili procjenu, morat ćete poduzeti sljedeće korake: kontaktirati kolegu i zatražiti podatke o njegovom odjelu, saznati cijenu potrebnog materijala itd.

• Projekti. Projekt se može shvatiti kao svaki cilj koji zahtijeva više od jedne sekvencijalne radnje da bi se postigao. Projekte treba periodično pregledavati kako bi se osiguralo da se izvršavaju ispravnim redoslijedom.

• Odloženo. U situaciji kada se predmet mora predati na izvršenje, ili kada njegovom izvršenju mora prethoditi neki drugi događaj, postoji potreba da se to s vremena na vrijeme prati. To će omogućiti da se ne odgađaju rokovi za njegovu implementaciju.

• Jednog dana/možda. Ovo uključuje slučajeve na koje se možete odlučiti vratiti pod određenim uslovima.

Pregled
Sastavljanje lista i bilješki neće donijeti željeni rezultat ako ne pregledavate što češće, a poželjno je to raditi svaki dan. U ovom slučaju, trebali biste odabrati zadatak koji je trenutno najvažniji i odmah ga početi provoditi. Ne preporučuje se započeti posao lakim radnjama, izbjegavajući složene. Tako ćete samo pogoršati situaciju nagomilavanjem gomile napornog rada. Optimalno rješenje je uzastopno izvršavanje zadataka.

Akcije
Prema David Allenu, trebali biste biti pažljiviji prema izvršenju svakog zadatka, a ne prema njegovoj organizaciji. U ovom slučaju, mnogo je verovatnije da sve dovedete do kraja bez prekidanja u sredini.

Alati i tehnike koje će vam pomoći da dovršite ono što ste započeli

• 43 foldera. Ova tehnika se sastoji u tome da za svaki radni dan u mjesecu kreirate zasebnu mapu za sebe (ukupno 31) plus kreirate još 12 foldera po analogiji s mjesecima u godini. Kao rezultat, dobijate 43 foldera, u koje biste trebali „skladištiti“ planove za svaki određeni dan.
• Softver za GTD. AT savremeni svet softver je neophodan. Prema Allenovoj metodologiji, uključuje: digitalno strukturiranje, brainstorming i aplikacije za upravljanje projektima. Do danas, više od 100 aplikacija podržava GTD ideologiju. Među njima su i programi pisani za različite platforme i uređaje.

U ovom članku principi GTD-a su vrlo kratko navedeni, neće vam zamijeniti knjigu Davida Allena. Svrha članka je samo da izazove vaše interesovanje za tako efikasnu metodu kao što je GTD.

21. vek je doba tehnologije, beskonačnog trčanja, brze hrane i rokova, a svako od nas, pre ili kasnije umoran od vrtenja kao veverica u točku, razmišlja o jednostavnom i istovremeno prokleto teškom pitanju: kako da učiniti sve? Kako planirati i organizirati svoj život da sve važne stvari budu obavljene? Kako povećati ličnu efikasnost? Našao sam način - gtd sistem ili kako dovesti stvari u red.

Snimljen je veliki broj videa na ovu temu, napisan veliki broj knjiga, a mi ćemo pokušati dati svoj mali, ali nadamo se koristan doprinos.

Sistem planiranja Getting Things Done (GTD) – kako se razlikuje?

Prvi i glavni princip planiranja, prema ovom sistemu, je da osoba mora osloboditi um od pamćenja dnevnih i tekućih poslova, ideja, datuma, mjesta i drugih informacija potrebnih za realizaciju. Svi već živimo u beskrajnom stresu, plašimo se da nešto ne uradimo, zaboravljamo, kasnimo, pogrešimo. Stoga predlažemo da se oslobodimo dijela odgovornosti i započnemo dnevnik. Tamo treba pohraniti sve potrebne informacije. Zapisan na papiru (u telefonu, diktafonu i sl.), neće nikuda nestati, neće se zaboraviti, a ako je i pravilno strukturiran, onda će vam dnevnik postati nezamjenjiv pomoćnik u životu.

Osim toga, ako imate dnevnik, onda vaš mozak neće biti fokusiran na pamćenje zadataka, već na njihovo dovršavanje. Nećete razmišljati o tome šta treba da se uradi, već o tome kako, a to će već značajno povećati vašu efikasnost i dati vam mogućnost da odredite prioritete.

Kako voditi dnevnik?

Pokušajmo razmotriti tri glavna stuba na kojima počiva suština:

• upravljanje procesima rada;
• model pregleda od šest nivoa;
• prirodni metod planiranja.

Upravljanje tokovima rada

Ovaj model se također može podijeliti na posebne točke:

1. prikupljanje;
2. tretman;
3. organizacija;
4. recenzija;
5. akcije.

Čim se pojave nove informacije - vrijeme poslovnog putovanja, datum važnog sastanka, lista obaveza za taj dan, zanimljiva ideja itd. - uzmite je i zapišite. Fino! Sada ga vaš mozak više ne mora stalno držati na površini kako ne bi zaboravio. Vaš dnevnik počinje da radi!

Kako se informacije ne bi izgubile u svojim divljim područjima, odaberite određene stranice za njih. Oni će se zvati inbox - mjesto za pohranjivanje informacija.

Da se informacije ne bi ušle u trag, moraju se stalno obrađivati: pratiti, distribuirati važnijim i manje važnim, odrediti prioritete, sami odrediti šta i kojim redoslijedom treba učiniti u skladu sa značajem predmeta i početkom rokova za njihovu implementaciju. Ovo morate raditi barem jednom sedmično.

Da biste organizirali tok posla, morate sve svoje zadatke podijeliti na liste:

1. sljedeće radnje;
2. projekti;
3. odloženo;
4. Možda jednog dana.

Zapravo, ovo je distribucija po prioritetu. Kada je sve razdvojeno, možete se fokusirati na ono što vam je potrebno u određenom trenutku, a ne gubiti vrijeme i energiju na ono što možete učiniti kasnije.

Model pregleda

Ova stavka je neraskidivo povezana sa obradom. Samo ako je obrada globalniji proces, onda je pregled svakodnevni posao koji se ne tiče cijele liste obaveza, već samo „sljedećih radnji“, onoga što prvo treba uraditi.

Ali, naravno, najvažnija stvar u upravljanju našim radnim tokom su direktne akcije, odnosno izvršenje planiranog. Pokušajte da vas ne ometaju vanjski podražaji i maksimalno posvetite vrijeme direktnom fizičkom obavljanju potrebnih zadataka.

Suština ovog modela je također vrlo jednostavna - jasno rasporediti sve svoje zadatke prema vremenskim intervalima u kojima ih treba izvršiti:

• tekući poslovi;
• tekući projekti;
• niz primarnih odgovornosti;
• naredne 1-4 godine;
• narednih 5 godina;
• život.

Evo nekoliko primjera koji će vam olakšati razumijevanje. Aktuelni poslovi su one svakodnevne brige koje ne možete zanemariti: posao, kućni poslovi, sastanci. Trenutni projekti su ono na čemu trenutno radite. Odlučili ste smršati za ljeto? Odlicna ideja! Pišeš li knjigu? Ovo je također projekat koji je u toku! ? Odličan podsticaj! Obim dužnosti je ono što treba da ispunite u skladu sa svojom društvenom ulogom: uloga zaposlene u kompaniji, uloga supruge, majke itd.

Naredne godine po pravilu nisu spisak slučajeva, već projekata, odnosno ideja i ciljeva: padobranstvo, odlazak na odmor u Italiju, čitanje 100 knjiga. Petogodišnja perspektiva je ista, samo dugoročna. Život je najglobalnija i najkompleksnija tačka, ovdje možete unijeti glavne životne ciljeve i snove. Na primjer, putovati oko svijeta - zašto ne san života?

Prirodna metoda planiranja

• definisanje glavnih ciljeva i principa;
• vizija traženih rezultata;
• brainstorm;
• organizacioni proces;
• određivanje sljedeće specifične akcije.

Dakle, morate naučiti engleski. Ovo definišemo kao cilj. Zašto ti treba? Za putovanja, za posao, za čitanje knjiga vašeg omiljenog autora u originalu, za opšti razvoj. Iz ovoga slijede željeni rezultati - na primjer, morate znati dovoljno engleskog da biste čitali Shakespearea u originalu.

Brainstorming se odnosi na utvrđivanje načina za postizanje tog ishoda. šta treba da uradite? Prijavite se za kurseve na engleskom, unajmite tutora, upoznajte se i počnite komunicirati sa izvornim govornikom jezika koji se uči, gledajte originalne filmove na engleskom jeziku i slušajte pjesme na engleskom. Odlično, metode su definirane.

Sada ih trebate organizirati, odnosno preliti u svoje liste obaveza, napraviti raspored kada ćete ići na kurseve, a kada učiti sa mentorom ili sami, preko čega socijalna mrežaćaskaćete sa novim prijateljem koji govori engleski, i tako dalje.

Posljednja tačka su konkretne radnje. Odredite odakle biste trebali početi i - samo naprijed, osvajajte nove visine!

Prijave

Kao što je već spomenuto na početku članka, živimo u 21. vijeku, dobu tehnologije, pa je grijeh ne koristiti ih prilikom planiranja poslovanja i života. Naravno, možete voditi običan, papirnati dnevnik. Zapravo, prema Getting Things Done sistemu, ovo je čak i poželjno, jer tada nećete morati da vas ometaju dolazne obavijesti, poruke i pozivi.

Ali ako vam je ugodnije sa novonastalim gadgetom u rukama, nudimo vam nekoliko korisnih aplikacija za vaš telefon:

• HabitBull je aplikacija za jačanje navika. Poznato je da je za stvaranje navike potrebno najmanje 30 dana ne odstupati od obavljanja neke radnje. Za to je i dizajnirana aplikacija - pomaže vam da ne zaboravite i svakodnevno izvršavate svoje planove. Navika će se smatrati fiksiranom kada se izvodi 30 dana zaredom;
• aTimeLogger je tajmer koji vam pomaže da pratite koliko ste vremena potrošili i na šta. Veoma korisno kada pokušavate da shvatite gde ide sat;
• Noon Pacific je minimalistički planer obaveza.

Kutije sa listovima

Osim tradicionalnog dnevnika, možete imati i nekoliko kutija sa letacima na koje ćete zapisivati ​​sve svoje poslove, zadatke, projekte i ciljeve. Kako se ne biste zabunili u ovim papirićima, organizirajte ih na sljedeći način:

1. uzmite raznobojne listove, na primjer, naljepnice, i za svaku boju odredite područje svog života, na primjer: zapišite lične poslove na ružičaste, radnike na plave, kućne na zelene itd. .;
2. potrebno vam je i nekoliko kutija: jedan za hitne slučajeve, drugi za tekuće projekte i tako dalje (koristite listu toka posla i sistem na šest nivoa).

Ovako zanimljiv i kreativan način ne samo da će vam pomoći da efikasno planirate stvari, već će vas i razveseliti.

Na ove listove zapisujete sve pristigle slučajeve, misli da nešto treba da uradite, pa jednom nedeljno, na primer, pregledavate listove i sortirate ih po principu:

1. Ako možete nešto da uradite sa njim za 2 minuta, onda to stavite na jednu gomilu. Nakon što sortirate ovu gomilu slučajeva, to radite odmah ili u roku od nedelju dana
2. Ako to traje dugo, onda napravite plan, odnosno razdvojite ovaj zadatak na manje, za koje odredite vremenski okvir.
3. Ako to nije moguće, onda ga ili bacite u smeće, ili ga ponovo dodijelite, ili ga stavite u posebnu kutiju - planovi za budućnost

Detaljniji algoritam donošenja odluka na slici

Preporučujem video koji jasno opisuje tok misli

Kombinirajte obavljanje poslova s ​​Bullet Journalom

Naš život je fleksibilna i nepredvidiva stvar i svakog dana se može dogoditi nešto što u potpunosti promijeni vaše trenutne ciljeve i ciljeve: neplanirani sastanak, neočekivana bolest itd. U međuvremenu, planirane, ali nedovršene stvari su strašno dosadne i demotivirajuće. Zato planirajte samo ono što možete 100% postići.

I što je najvažnije, zapamtite da vaš uspjeh ovisi samo o vama. Vodite računa o sebi i svom zdravlju i naučite da postavljate prioritete. Neka sačeka ono što se može odložiti. Fokusirajte se samo na ono što je zaista važno. Imamo samo jedan život i moramo ga živjeti što efikasnije i zanimljivije.