Ruski transhumanistički pokret. Prirodna metoda planiranja

21. vek je doba tehnologije, beskonačnog trčanja, brze hrane i rokova, a svako od nas, pre ili kasnije umoran od vrtenja kao veverica u točku, razmišlja o jednostavnom i istovremeno prokleto teškom pitanju: kako da učiniti sve? Kako planirati i organizirati svoj život da sve važne stvari budu obavljene? Kako povećati ličnu efikasnost? Našao sam način - gtd sistem ili kako dovesti stvari u red.

Snimljen je veliki broj videa na ovu temu, napisan veliki broj knjiga, a mi ćemo pokušati dati svoj mali, ali, nadamo se, koristan doprinos.

Sistem planiranja Getting Things Done (GTD) – kako se razlikuje?

Prvi i glavni princip planiranja, prema ovom sistemu, je da osoba mora osloboditi um od pamćenja dnevnih i tekućih poslova, ideja, datuma, mjesta i drugih informacija potrebnih za realizaciju. Svi već živimo u beskrajnom stresu, plašimo se da nešto ne uradimo, zaboravljamo, kasnimo, pogrešimo. Stoga predlažemo da se oslobodimo dijela odgovornosti i započnemo dnevnik. Tamo treba pohraniti sve potrebne informacije. Zapisan na papiru (u telefonu, diktafonu i sl.), neće nikuda nestati, neće se zaboraviti, a ako je i pravilno strukturiran, onda će vam dnevnik postati nezaobilazan pomoćnik u životu.

Osim toga, ako imate dnevnik, onda vaš mozak neće biti fokusiran na pamćenje zadataka, već na njihovo dovršavanje. Nećete razmišljati o tome šta treba da se uradi, već o tome kako, a to će već značajno povećati vašu efikasnost i dati vam mogućnost da odredite prioritete.

Kako voditi dnevnik?

Pokušajmo razmotriti tri glavna stuba na kojima počiva suština:

• upravljanje procesima rada;
• model pregleda od šest nivoa;
• prirodni metod planiranja.

Upravljanje tokovima rada

Ovaj model se također može podijeliti na posebne točke:

1. prikupljanje;
2. tretman;
3. organizacija;
4. recenzija;
5. akcije.

Čim se pojave nove informacije - vrijeme poslovnog putovanja, datum važnog sastanka, lista obaveza za taj dan, zanimljiva ideja itd. - uzmite je i zapišite. Fino! Sada ga vaš mozak više ne mora stalno držati na površini kako ne bi zaboravio. Vaš dnevnik počinje da radi!

Kako se informacije ne bi izgubile u svojim divljim područjima, odaberite određene stranice za njih. Oni će se zvati inbox - mjesto za pohranjivanje informacija.

Da se informacije ne bi ušle u trag, moraju se stalno obrađivati: pratiti, distribuirati važnijim i manje važnim, odrediti prioritete, sami odrediti šta i kojim redoslijedom treba uraditi u skladu sa značajem predmeta i početkom rokova za njihovu implementaciju. Ovo morate raditi barem jednom sedmično.

Da biste organizirali tok posla, morate sve svoje zadatke podijeliti na liste:

1. sljedeće radnje;
2. projekti;
3. odloženo;
4. Možda jednog dana.

Zapravo, ovo je distribucija po prioritetu. Kada je sve razdvojeno, možete se fokusirati na ono što vam je potrebno u određenom trenutku, a ne gubiti vrijeme i energiju na ono što možete učiniti kasnije.

Model pregleda

Ova stavka je neraskidivo povezana sa obradom. Samo ako je obrada globalniji proces, onda je pregled svakodnevni posao koji se ne tiče cijele liste obaveza, već samo „sljedećih radnji“, onoga što prvo treba uraditi.

Ali, naravno, najvažnija stvar u upravljanju našim radnim tokom su direktne akcije, odnosno izvršenje planiranog. Pokušajte da vas ne ometaju vanjski podražaji i maksimalno posvetite vrijeme direktnom fizičkom obavljanju potrebnih zadataka.

Suština ovog modela je također vrlo jednostavna - jasno rasporediti sve svoje zadatke prema vremenskim intervalima u kojima ih treba izvršiti:

• tekući poslovi;
• tekući projekti;
• niz primarnih odgovornosti;
• naredne 1-4 godine;
• narednih 5 godina;
• život.

Evo nekoliko primjera koji će vam olakšati razumijevanje. Aktuelni poslovi su one svakodnevne brige koje ne možete zanemariti: posao, kućni poslovi, sastanci. Trenutni projekti su ono na čemu trenutno radite. Odlučili ste smršati za ljeto? Odlicna ideja! Pišeš li knjigu? Ovo je također projekat koji je u toku! ? Odličan podsticaj! Obim dužnosti je ono što treba da ispunite u skladu sa svojom društvenom ulogom: uloga zaposlene u kompaniji, uloga supruge, majke itd.

Naredne godine po pravilu nisu spisak slučajeva, već projekata, odnosno ideja i ciljeva: padobranstvo, odlazak na odmor u Italiju, čitanje 100 knjiga. Petogodišnja perspektiva je ista, samo dugoročna. Život je najglobalnija i najkompleksnija tačka, ovdje možete unijeti glavne životne ciljeve i snove. Na primjer, putovati oko svijeta - zašto ne san života?

Prirodna metoda planiranja

• definisanje glavnih ciljeva i principa;
• vizija traženih rezultata;
• brainstorm;
• organizacioni proces;
• određivanje sljedeće specifične akcije.

Dakle, morate naučiti engleski. Ovo definišemo kao cilj. Zašto ti treba? Za putovanja, za posao, za čitanje knjiga vašeg omiljenog autora u originalu, za opšti razvoj. Iz ovoga slijede željeni rezultati - na primjer, morate znati dovoljno engleskog da biste čitali Shakespearea u originalu.

Brainstorming se odnosi na utvrđivanje načina za postizanje tog ishoda. šta treba da uradite? Prijavite se za kurseve na engleskom, unajmite tutora, upoznajte se i započnite komunikaciju sa izvornim govornikom jezika koji se uči, gledajte originalne filmove na engleskom jeziku i slušajte pjesme na engleskom. Odlično, metode su definirane.

Sada ih trebate organizirati, odnosno preliti u svoje liste obaveza, napraviti raspored kada ćete ići na kurseve, a kada učiti sa mentorom ili sami, preko čega socijalna mrežaćaskaćete sa novim prijateljem koji govori engleski, i tako dalje.

Posljednja tačka su konkretne radnje. Odredite odakle biste trebali početi i - samo naprijed, osvajajte nove visine!

Prijave

Kao što je već spomenuto na početku članka, živimo u 21. vijeku, dobu tehnologije, pa je grijeh ne koristiti ih prilikom planiranja poslovanja i života. Naravno, možete voditi običan, papirnati dnevnik. Zapravo, prema Getting Things Done sistemu, ovo je čak i poželjnije, jer tada nećete morati da vas ometaju dolazne obavijesti, poruke i pozivi.

Ali ako vam je ugodnije sa novonastalim gadgetom u rukama, nudimo vam nekoliko korisnih aplikacija za vaš telefon:

• HabitBull je aplikacija za jačanje navika. Poznato je da je za stvaranje navike potrebno najmanje 30 dana ne odstupati od obavljanja neke radnje. Za to je i dizajnirana aplikacija - pomaže vam da ne zaboravite i svakodnevno izvršavate svoje planove. Navika će se smatrati fiksiranom kada se izvodi 30 dana zaredom;
• aTimeLogger je tajmer koji vam pomaže da pratite koliko ste vremena potrošili i na šta. Veoma korisno kada pokušavate da shvatite gde ide sat;
• Noon Pacific je minimalistički planer obaveza.

Kutije sa listovima

Osim tradicionalnog dnevnika, možete imati i nekoliko kutija sa letacima na koje ćete zapisivati ​​sve svoje poslove, zadatke, projekte i ciljeve. Kako se ne biste zabunili u ovim papirićima, organizirajte ih na sljedeći način:

1. uzmite raznobojne listove, na primjer, naljepnice, i za svaku boju odredite područje svog života, na primjer: zapišite lične poslove na ružičaste, radnike na plave, kućne na zelene itd. .;
2. potrebno je i nekoliko kutija: jedna za hitne stvari, druga za tekući projekti, i tako dalje (koristite organizacionu listu toka posla i sistem na šest nivoa).

Ovako zanimljiv i kreativan način ne samo da će vam pomoći da efikasno planirate stvari, već će vas i razveseliti.

Na ove listove zapisujete sve pristigle slučajeve, misli da nešto treba da uradite, pa jednom nedeljno, na primer, pregledavate listove i sortirate ih po principu:

1. Ako možete nešto da uradite sa njim za 2 minuta, onda to stavite na jednu gomilu. Nakon što sortirate ovu gomilu slučajeva, to radite odmah ili u roku od nedelju dana
2. Ako to traje dugo, onda napravite plan, odnosno razdvojite ovaj zadatak na manje, za koje odredite vremenski okvir.
3. Ako to nije moguće, onda ga ili bacite u smeće, ili ga ponovo dodijelite, ili ga stavite u posebnu kutiju - planovi za budućnost

Detaljniji algoritam donošenja odluka na slici

Preporučujem video koji jasno opisuje tok misli

Kombinirajte obavljanje poslova s ​​Bullet Journalom

Naš život je fleksibilna i nepredvidiva stvar i svakog dana se može dogoditi nešto što u potpunosti promijeni vaše trenutne ciljeve i ciljeve: neplanirani sastanak, neočekivana bolest itd. U međuvremenu, planirane, ali nedovršene stvari su strašno dosadne i demotivirajuće. Zato planirajte samo ono što možete 100% postići.

I što je najvažnije, zapamtite da vaš uspjeh ovisi samo o vama. Vodite računa o sebi i svom zdravlju i naučite da postavljate prioritete. Neka sačeka ono što se može odložiti. Fokusirajte se samo na ono što je zaista važno. Imamo samo jedan život i moramo ga živjeti što efikasnije i zanimljivije.

GTD (Getting Things Done) je sistem produktivnosti i istoimena knjiga poslovnog trenera Davida Allena. Glavni cilj je imati vremena da uradite ono što je potrebno, ali posvetite više vremena onome što vam pričinjava zadovoljstvo.

Često se, Getting Things Done, na ruski prevodi kao „dovesti stvari u red“, iako bi bilo preciznije „dovesti stvari do kraja“. Slažem se, važnije je ne gurati zadatke na liste, već ih završiti. Samo za to trebate napraviti liste, odrediti prioritete i smisliti raspored.

A zašto je to potrebno?

Radeći na principima GTD-a, lakše ćete upravljati svojim poslovima. Uostalom, glavna prednost ove tehnike je da su informacije o svim vašim zadacima koncentrisane na jednom mjestu tako da možete bez oklijevanja prelaziti s jedne stvari na drugu.

Koja je razlika između GTD-a i liste zadataka?

Na listi obično popravljamo samo najvažnije stvari, a ne zapisujemo manje značajne, manje zadatke. I uzalud. Oni vam se skroluju u glavi, odvlače pažnju od posla, a efikasnost vam opada. Jedan od glavnih principa GTD-a je uhvatiti apsolutno sve. Tako možete rasteretiti svoj mozak i koristiti sve njegove resurse za rad.

Da li je ovaj sistem pravi za mene?

GTD je relevantan za ljude različitih profesija, godina i društvenog statusa. David Allen, koji je formulisao principe sistema, vodio je kurseve za ISS astronaute, rok muzičare i vođe velikih kompanija.

Kao i David Allen u intervjuu za Lifehacker, sistem može biti podjednako efikasan ili podjednako beskoristan i za tinejdžera i za generalnog direktora velike kompanije. Morate imati određeni način razmišljanja, volite se baviti sistematizacijom i planiranjem.

Dobro, šta tačno treba uraditi?

U GTD sistemu ne postoje stroga pravila. Ali postoje osnovni principi rada:

1. Prikupite informacije i sve zabilježite. Zapišite zadatke, ideje, zadatke koji se ponavljaju u bilježnicu ili aplikaciju. U isto vrijeme, lista treba uvijek biti na dohvat ruke kako ne biste mogli reći: "Dodaću ovo kasnije." Čak i najmanju i najnevažniju stvar treba zapisati ako to ne radite upravo sada.
2. Napišite objašnjenja. Ne bi trebalo biti zadataka poput "Pripremite se za odmor". Razdvojite velike slučajeve na konkretne, izvodljive radnje (podnesite te i takve dokumente u centar za vize, kupite peškir i sunčane naočale, preuzmite mape na svoj telefon). Uz redovnu listu obaveza, trošimo više vremena na prepisivanje nego na to. I da, ako možete delegirati, delegirajte.
3. Postavite svoje prioritete. Za svaku stavku na listi unesite određeni datum i vremenski okvir. Dodajte podsjetnike ako je potrebno. U stvari, ovo je rad i sa listom i sa kalendarom. U ovoj fazi, trebali biste imati povjerenja da sigurno nećete ništa zaboraviti.
4. Ažurirajte liste. Liste obaveza brzo zastarevaju: nešto gubi na važnosti, nešto se prenosi u budućnost. Sistem mora raditi za vas. Zato vodite računa da uvijek imate listu konkretnih radnji kako biste mogli bez odlaganja krenuti na posao.
5. Poduzmite akciju. Kada je sve organizovano, možete početi da sprovodite svoj plan. Odaberite slučaj iz prave kategorije, pogledajte koje se konkretne radnje zahtijevaju od vas i radite. Tako možete realizovati velike projekte.

Trebate li sve staviti na jednu listu?

Ne, bolje je napraviti nekoliko, ali ih držite na jednom mjestu. Na primjer, držite više lista za svaki radni projekat, liste obaveza za domaćinstvo, liste studija, liste ideja i mogućih budućih projekata - samo pustite mašti na volju.

Postoje li neki specijalni alati?

Od aplikacija i web servisa, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, bilo koja notepad ili obična datoteka u Google dokumentima će biti dovoljna. Ako ste navikli pisati bilješke na papiru, možete ga koristiti.

Postoje ljubitelji sistema datoteka. Na radnoj površini kreira se jedna zajednička mapa, koja sadrži nekoliko tematskih, a svaka sadrži odgovarajuće liste i potrebne materijale.

Općenito, odaberite ono što vam odgovara.

Glavni zahtjev: alat treba uvijek biti na dohvat ruke kako biste zadatak mogli prenijeti sa glave na papir ili u aplikaciju. Na primjer, kada vam šef priđe i zada vam novi zadatak, a vi radite na nečem drugom.

Kako dobiti veću vrijednost od GTD-a?

Svaki sistem produktivnosti neće raditi ako se primjenjuje slijepo. Kako biste izvukli maksimum, prilagodite ga sebi i onda će sve uspjeti.

I da, nijedan sistem ne može učiniti sve umjesto vas, pa nemojte se previše zanositi pravljenjem spiskova, ne zaboravite djelovati. GTD je alat koji vam pomaže da se riješite stresa i nikada ništa ne zaboravite. Ali kako ćete upravljati svojim vremenom ovisi o vama.

Trenutna stranica: 1 (ukupno knjiga ima 17 stranica)

David Allen

Završavanje stvari

Kako se nositi sa stvarima

Uvod

Dobrodošli u rudnike zlata sa strategijama da naučite kako da dobijete više energije, naučite kako da se opustite i uradite više uz manje napora. Ako i vi, poput mene, volite obavljati stvari i raditi ih dobro, ali isto tako želite da ne izgubite životni polet, što se čini potpuno nevjerovatnim, pa čak i potpuno nemogućim uz toliki obim posla. Nema potrebe da se postavlja ultimatum "ili-ili". Zaista je moguće raditi sjajan posao i uživati ​​u svom životu u svom običnom, svakodnevnom svijetu.

Vjerujem da je efikasnost dobra. Možda je ono što radite važno, interesantno ili korisno, ili je to jednostavno potrebno uraditi na ovaj ili onaj način. U prvom slučaju želite dobiti maksimalan mogući povrat za uloženo vrijeme i trud. U drugom, želite što prije preći na druge stvari, a da ne ostavljate dosadne repove.

I šta god da radite, najvjerovatnije bi vam bilo ugodnije da ste u opuštenom stanju, uvjereni da je ono što trenutno radite upravo ono što vrijedi raditi. Bilo da pijete pivo s kolegama nakon posla, ili ustajete u sred noći da biste se divili svom usnulom djetetu, odgovarate na pismo ili razmjenjujete nekoliko riječi o životu s potencijalnim klijentom nakon poslovnog sastanka - ovo je to je tošta treba da uradite.

Glavni cilj pisanja ove knjige je da vas nauči kako da budete što efikasniji i opušteniji, bilo da to želite ili trebate.

Već dugo, kao možda i vi, tražim odgovore na pitanja šta da radim, kada i kako da radim. I nakon više od dvadeset godina istraživanja i primjene novih i novih metoda lične i organizacijske efektivnosti, nakon godina istraživanja i iskustva na sebi, mogu reći da ne postoji jedinstveno univerzalno rješenje za problem. Ne postoji tako nešto softvera, sjajan lični planer ili lični zadatak i tvorac ciljeva koji organizira vaš dan, sedmicu i cijeli život. Štoviše, čim svoju efikasnost podignete na novi nivo, otvorit će vam se novi horizont kreativnih ciljeva za koje više nećete moći koristiti neku jednostavnu formulu.

Ako ne postoje jasni recepti za poboljšanje lične organizacije i efikasnosti, onda postoje recepti za poboljšanje ovog poboljšanja. Iz godine u godinu, u toku rada na sebi, pronalazila sam sve značajnije stvari na koje bih se fokusirala, stvari kojih bih se plašila i stvari koje bih trebala raditi. Također sam otkrio jednostavne procese koje bi svatko od nas mogao naučiti koristiti, a koji će uvelike poboljšati našu sposobnost da aktivno i konstruktivno koristimo stvarnost današnjice.

Rezultat je kompilacija više od dvije decenije otkrića oko lične produktivnosti - vodič za maksimiziranje radnih rezultata i minimiziranje napora, a sve u svijetu u kojem radno opterećenje stalno raste, a zadaci postaju sve maglovitiji. Proveo sam mnogo sati pored ljudi na njihovom radnom mjestu, pomažući im da organiziraju svoj radni tok. Metode koje sam otkrio pokazale su se kao zaista efikasne u svim vrstama kompanija, na svim nivoima rada, u svim kulturama, a dobro su nam došle i kod kuće i u školi. Nakon dvadeset godina obuke nekih svjetski poznatih profesionalaca u svojoj oblasti, sigurno sam saznao da svijetu zaista nedostaju ove metode.

Menadžeri bi željeli da sebi i svojim podređenima kao glavni standard uvedu formulu „uradi to po svaku cijenu“. I oni, kao i ja, znaju da iza zatvorenih vrata, po završetku radnog dana, stoje neodgovoreni pozivi, nedodijeljeni zadaci, sirovi izvještaji sa poslovnih sastanaka i pregovora, neispunjene lične obaveze i desetak pisama koja nisu ni preuzeta. Većina ovih biznismena je prilično uspješna jer su krize koje moraju prevladati i prilike koje se otvaraju pred njima mnogo veće od problema koje puštaju ili sami stvaraju u svojim uredima i portfeljima. Ali: danas smo dobili ritam poslovanja i života, drugo je pitanje kako ih uravnotežiti.

S jedne strane, potrebne su nam dokazane tehnike koje će pomoći ljudima da usredsrede svu svoju energiju i ne dopuste joj da se iscrpi na manjim ometanjima. S druge strane, potrebno je stvoriti takvu radnu atmosferu u kojoj će najzaposleniji radnici biti pouzdano zaštićeni od stresa. Potreban nam je pozitivan stil rada, koji privlači i zadržava najbolje i najpametnije ljude u kompaniji. Takve informacije se vrednuju u organizacijama zlata vredne. Potreban je i u školi, gdje naša djeca još uvijek nisu naučena da rade sa informacijama, da se fokusiraju na rezultat i koje radnje treba poduzeti da se on postigne. I svako od nas ponaosob – to je i vrlo korisno – mogli bismo naučiti da u potpunosti iskoristimo mogućnosti koje nam se pružaju kako bismo se unaprijedili i bili korisni.

Snaga, jednostavnost i efikasnost o kojima govorim u ovoj knjizi najbolje se izražavaju u iskustvima u stvarnom vremenu u stvarnom svijetu. Knjiga ima za cilj strukturirati dinamičnu umjetnost toka posla i ličnu produktivnost. Organizirao sam informacije na način da vam, s jedne strane, pružim inspirativan pregled, a s druge strane, da odmah osjetite rezultate. Knjiga je podijeljena u tri dijela. Prvi dio opisuje cijelu igru, sadrži kratka recenzija sistema i objašnjenje njegove jedinstvenosti i predstavlja glavne metodologije u najopštijim terminima. Drugi dio je o tome kako koristiti sistem. Ovo su vaši treninzi: korak po korak, malo po malo, naučit ćete kako primijeniti modele. Treći dio to podiže još više – opisuje još značajnije i značajnije rezultate koje možete postići ako ove metodologije i modele učinite sastavnim dijelom svog rada i života.

Preporučujem da se ponašate po principu "odmah" - testirajte materijal na sebi, ne samo da vjerujete, već i provjerite da li su ove metode ne samo moguće, već i potrebne za vas lično. I još nešto – želim da shvatite da je sve što nudim zaista jednostavno. Ne zahtijeva posebne vještine, jer već znate kako se koncentrirati, zapisivati ​​stvari, odlučivati ​​o rezultatima i akcijama, preispitati stavove i napraviti izbore. Vidjet ćete da je mnogo toga što ste radili instinktivno i intuitivno ispravno, a ja ću vam dati priliku da ove vještine podignete na novi nivo efikasnosti. Želim da vas potaknem da sve to spojite i prihvatite kao novo ponašanje koje će vam postati svjetionik.

Na stranicama knjige često spominjem svoje treninge i seminare. Poslednjih dvadeset godina radim kao konsultant za menadžment, bilo sam ili sa malim timom. Moj posao je bio da vodim privatne treninge o produktivnosti i radionice o tehnikama predstavljenim ovdje. Moje kolege i ja smo privatno trenirali preko hiljadu ljudi, stotine hiljada profesionalaca i održali nekoliko stotina seminara - to su iskustva iz kojih ću crpiti primjere. Obećanje je ispravno formulisao jedan od mojih klijenata. Napisao je: „Počeo sam da koristim metode iz ovog programa i on mi je spasio život, ali kada sam to postao moja navika, promenio mi je život. To je vakcina protiv svakodnevne borbe na život ili smrt kada je „projekat trebalo da bude završen juče” i protivotrov za neravnotežu koju mnogi ljudi sami sebi stvaraju.

Prvi dio. Umjetnost izvršavanja zadataka

Poglavlje 1 Nove metode za novi život

Situacija kada ogromna lista zadataka visi nad osobom, a pritom uspijeva zadržati svježu glavu, pozitivan osjećaj smirene kontrole i produktivnog rada je sasvim realna. Ovo je prekrasan način života i rada uz postizanje visokog nivoa efikasnosti. Nedavno je ovo postao stil rada koji se traži od uspješnih stručnjaka visoke klase. Već znate šta i kako da uradite da biste dostigli ovaj nivo. Međutim, ako ste u većini, potrebno je to znanje primijeniti u kraćem vremenu i na jasan i sistematičan način kako biste došli do vrha umjesto da lutate negdje na samom dnu. Uprkos činjenici da se metod i tehnologije koje su opisane u knjizi zasnivaju na tome zdrav razum i namijenjeni su za praktična primjena, većina ljudi je još uvijek podložna uobičajenim radnim navikama koje vrijedi promijeniti prije nego što počnu koristiti sistem. Morate napraviti male prilagodbe u svom načinu razjašnjavanja i organiziranja zadataka koji zaokupljaju vašu pažnju.

...

Anksioznost je uzrokovana nedostatkom

organizacija, priprema i djelovanje.

Sve metode predstavljene ovdje temelje se na dva ključna cilja:

1. Prikupiti sve stvari koje treba uraditi, sada, kasnije, jednog dana, velike, male ili povezane - sve stvari u logičkom sistemu, ali ne u glavi.

2. Prisilite se da prihvatite konačne odluke o svemu. Odnosno, uvijek morate imati plan i tačno znati šta dalje - i možete u svakom trenutku dovršiti ovaj zadatak ili ga ponovo razmotriti.

Ova knjiga sadrži dokazanu metodu za profesionalno organizovanje vašeg radnog toka. Ovdje su pouzdani alati, trikovi, tehnike i trikovi. Kao što ćete kasnije vidjeti, svi principi i metode se primjenjuju na sve što radite, kao u Svakodnevni život kao i na poslu. Kao i mnogi od vaših prethodnika, možete koristiti ono što opisujem kao stalni dinamični stil u svom radu iu svom svijetu. Ili, opet, kao i mnoge druge, možete ga jednostavno koristiti da se vratite u režim strože kontrole kada vam se prohtije.

Problem: Novi zahtjevi stvaraju nedostatak resursa.

Gotovo svi s kojima sam radio su rekli da imaju previše zadataka i da nemaju dovoljno vremena da sve urade. Potpuno se slažem prošle sedmice Savjetovao sam službenika velike investicione firme koji je bio uvjeren da će mu nova pozicija korporativnog menadžera biti na štetu njegovih porodičnih obaveza. Budući da je prosječna osoba, menadžer koji pokušava da ostane u vrhu i svaki dan odgovara na 150 pisama, primoran je da poveća osoblje odjela sa 1100 na 2000 ljudi – sve da bi vikende mogao provoditi sa porodicom, a ne na poslu.

Paradoks novog milenijuma: ljudi žele da poboljšaju kvalitet života, a istovremeno preuzimaju više nego što mogu da podnesu. Oko vidi, ali zub je utrnuo. I evo rezultata: većina ljudi se izgubi i zbuni u potrazi za načinima da ispravi situaciju.

Rad više nema jasne granice.

Glavni razlog sve većeg stresa je taj što se priroda posla, kao takva, promijenila na revolucionaran način, za razliku od naših vještina i sposobnosti koje su ostale iste. Tek u drugoj polovini dvadesetog veka ono što je „rad“ značilo transformisano je iz koncepata montažnih linija i svih motoričkih radnji u ono što je Peter Drucker tako sažeto izrazio frazom „rad uma“. Polja moraju biti preorana, mašine popravljene, kutije spakovane, krave pomuzene. Znali ste tačno kakav posao treba da se uradi - mogli ste da vidite rezultat. I bilo je sasvim očigledno kada je posao bio u srednjoj fazi i kada je već bio završen.

...

Vrijeme je takvo svojstvo prirode koje ne dozvoljava da se događaji dogode u jednom trenutku. Mada u poslednje vreme izgleda da više ne radi...

Anonimno

Danas većina nas ne predstavlja stvarne granice naših projekata. Većina ljudi koje poznajem ima najmanje pola tuceta zadataka u "na čekanju" odjednom, što znači da imaju do pola tuceta zadataka "trenutno" za završetak. Ali čak i da su to pokušavali do kraja života, ne bi uspjeli postići briljantan rezultat. Možda se i vi suočavate sa sličnim problemom. Koliko bi konferencija potencijalno mogla biti plodna? Koliko će program obuke biti efikasan? Kakav će inspirativni uticaj imati esej koji sada pišete? Kako promovirati sastanak osoblja? Koliko će reorganizacija biti funkcionalna? I posljednje pitanje: koliko tačno smislenih informacija mora biti pruženo da bi se projekat izveo na najbolji mogući način? Odgovori: veliki broj; lako dostupni ili barem potencijalno prikladni; putem interneta.

...

Gotovo svaki projekat može biti bolje odrađen, a dostupnost informacija mnogo pomaže.

S druge strane, odsustvo granica stvara više rad.

Mnogi od današnjih organizacijskih izazova zahtijevaju unakrsno razgovore, interakciju i angažman. Redovi kancelarijskih radnih konja se prorjeđuju, a s njima i luksuz da ne mogu čitati ili primati mejlove iz odjela marketinga i bogzna-kakvih odjela.

Naš rad se nastavlja mijenjati.

Sve veće granice projekata i rada općenito izazivaju radnika. Ali sada moramo uzeti u obzir i prošireni opseg naših odgovornosti. Na seminarima često pitam: „Ko od vas na poslu radi upravo ono za šta je bio angažovan?“ Dignute ruke u sali - rijetkost. Granice zadatka mogu biti vrlo nejasne, ali ako ste se suočili sa jasno definisanim zadatkom, trebalo bi da napišete: šta tačno treba da uradite – koliko i na kom nivou – naravno u okviru razumnog.

Međutim, malo je takvih sretnika. Dva su razloga za to:

1. Čini se da kompanije za koje radimo mijenjaju svoje ciljeve, proizvode, partnere, kupce, tehnološka tržišta i dioničare svaki dan. I sve to, naravno, utiče na strukture, forme, uloge i odgovornosti.

2. Prosječan radnik danas ima mnogo više slobode nego ikada prije. Karijeru može mijenjati onoliko često koliko su mu roditelji mijenjali posao. Čak i četrdesetogodišnji i pedesetogodišnji radnici pokušavaju da idu u korak sa svježim trendovima. Sada su njihovi ciljevi mnogo više u skladu sa realnošću - pokriveni su pozicijama poput svih vrsta "menadžmenta" ili "izvršne ekspanzije" - to jednostavno znači da neće ostati na ovoj poziciji dugo vremena.

...

Nikada se ne možemo pripremiti za nešto novo. Moramo se prilagoditi, a svaka adaptacija je test...: prođemo test, moramo sebi nešto dokazati. Morate imati kontrolno samopouzdanje kako biste bez oklijevanja prihvatili promjenu.

Eric Hoffer.

Dakle, sve je to vrlo nejasno – šta je naš posao, odnosno koja emocionalna, mentalna i fizička ulaganja mogu biti opravdana? Nedostaje nam ogromna količina informacija, ostvarujemo bezbroj kontakata i stvaramo otprilike istu ogromnu gomilu ideja i svih vrsta dogovora sa sobom i drugima. Ali nismo toliko pametni da se petljamo sa svim ovim unutrašnjim i vanjskim trenjama.

...

Ako ste slobodni da odlučite koji korak ćete poduzeti, onda imate i odgovornost da osigurate da je ovaj korak ispravan.

Stare metode i vještine nisu dovoljne.

Ni naše klasično obrazovanje, ni tradicionalno upravljanje vremenom, niti obilje alata za samoorganizaciju, kao što su organizator, Microsoft Outlook ili podsjetnik u Palmu, ne zadovoljavaju zahtjeve vremena. Ako ste probali nešto od navedenog, onda ste sigurno ustanovili da su potpuno neprikladni za trenutnu brzinu, složenost i trajne promjene prioriteta u onome što radite. Danas, kada je život u punom jeku i uglavnom u glavi, sposobnost da se bude uspješan zahtijeva nove načine razmišljanja – nema dovoljno novih metoda, tehnologija i radnih vještina koje bi nam pomogle da preuzmemo svijet.

...

Vjetrovi i vode uvijek pomažu vještim kapetanima.

Edward Gibbon

Tradicionalni pristup upravljanju vremenom i samoorganizaciji bio je relevantan u stara vremena. Zaista je davao dobre savjete o organizaciji posla čak i kada je od održavanja montažnih traka pretvoren u novu vrstu posla gdje je trebalo odlučivati ​​šta i kada raditi. Kada je samo vrijeme postalo sredstvo proizvodnje, lični kalendari su postali glavno radno oruđe. (Još kasnih 80-ih, mnogi stručnjaci su džepni dnevnik smatrali vrhuncem samoorganizacije, ali i danas ga mnogi smatraju glavnim oruđem za samokontrolu). Zajedno sa diskretizacijom vremena pojavila se i potreba za donošenjem ispravnih odluka o tome šta učiniti. "ABC" liste prioriteta i "to-do" liste zauzele su poziciju ključnih tehnika koje ljudi koriste da razumiju i donesu smislenu i logičnu odluku.

Sigurno ste se uvjerili da dnevnik, uprkos činjenici da je zaista važan, zapravo pomaže u organizaciji samo malog dijela vaših poslova. A dnevne "to-do" - liste i liste prioriteta nisu bile u stanju da se nose sa punim obimom heterogenih slučajeva sa kojima svaki profesionalac mora da se bavi. Radni dan mnogih ljudi sastoji se od desetina, pa čak i stotina pisama, a ne postoji način da se zanemari jedan zahtjev, jedna žalba i jedna naredba. Vrlo mali broj ljudi bi mogao (ili bi trebao) organizirati svoje odgovornosti u tri kolone prioriteta. A, B i C, ili napravite listu zadataka bez straha da prvi telefonski poziv ili naredba šefa neće diskreditovati ceo ovaj plan.

Napoleonovi planovi protiv svakodnevne tuposti.

S druge strane, mnoge knjige o menadžmentu, metode, seminari i gurui promovišu "prednost" kao rješenje problema u ovom ludom svijetu. Kada sami sebi razjasnite svoje ciljeve i vrijednosti, vaša svijest će sama početi izdavati naređenja, usmjeravajući rad u pravi pravac. U praksi, vježba razmišljanja o cilju ne donosi očekivane rezultate. Nikad nisam vidio ovako neuspjele pokušaje. Ovo se dogodilo iz jednog od sljedeća tri razloga:

1. U vašoj dnevnoj rutini ima previše smetnji koje vas sprečavaju da se koncentrišete na važnije pozicije.

2. Neefikasni sistemi samoorganizacije stvaraju ogromnu podsvjesnu nevoljnost da se započnu novi još veći projekti, koji će također vjerovatno biti organizirani do đavola i dovesti do čak i veći previranja i stresa.

3. Kada su perspektivni prioriteti već su jasni, čitav niz sporednih pozicija pojavljuje se pred nama niotkuda, podsjećajući nas da mnogo više stvari zahtijeva promjenu. Već u ovoj fazi počinjemo da nerviramo preveliki broj slučajeva koje treba preuzeti. A suština rada, suština, oslikana je na prvim pozicijama liste prioriteta. Naši prioriteti! Fokusiranje na prioritete vam neće pomoći. Da, daju značaj i glavni pravac kretanja, ali stvaraju i dodatne poteškoće.

Fokusiranje na ključne prioritete i vrijednosti je stvarno to je neophodno, ne sporim se. Ali to uopće ne znači da nema više šta da se radi. Naprotiv, to podiže ulog u igri koja će se morati igrati svaki dan. Za menadžera ljudskih resursa, na primjer, odluka da radi na pitanjima kvalitete radnog života kako bi privukao i zadržao talentiranog zaposlenika ne pojednostavljuje zadatke.

Postoji značajan jaz u našoj novoj kulturi rada znanja – sistemu sa logičkim lancem modela ponašanja i alata koji efikasno rade samo na nivou na kojem se rad zapravo odvija. Ali u stvari, ovaj sistem treba da kombinuje rezultate pogleda u perspektivu i detalje, sve, čak i one najmanje; treba uzeti u obzir više nivoa prioriteta; trebalo bi da kontroliše stotine tokova novih informacija koje pristižu svakog dana - trebalo bi, na kraju krajeva, da pojednostave proces izvršavanja zadataka.

Obećanje: "Ready state" majstor borilačkih vještina.

Zamislite na trenutak kako bi bilo da je vaša samoorganizacija zaista stalno pod kontrolom. Šta ako biste zaista mogli da posvetite 100% pažnje onome što trenutno radite, bez ometanja?

I to moguće. Imati kontrolu, ostati smiren i opušten i raditi značajne stvari uz minimalan napor stvarno. Vaša sposobnost da stvari držite pod kontrolom je direktno proporcionalna vašoj sposobnosti da se opustite.

Vi možeš naučite sami ono što majstori borilačkih vještina zovu "svijest kristalno čista kao voda", a sportaši šampioni - "zona", unutar kompleksnog svijeta u koji smo svi uključeni. U stvari, svi ste s vremena na vrijeme iskusili ovo stanje.

...

U životu se na sve uspije posvetiti vrlo malo pažnje: da li je čišćenje prozora ili pisanje remek-djela...

Nadia Boulanger.

To je proces rada, ispunjenja i postojanja, kada je svijest jasna i kada se dešavaju samo konstruktivne stvari. U ovo stanje može doći svako, svako ko treba da efikasno radi u teškim uslovima života u dvadesetom veku. Uskoro će ovo stanje postati uobičajeni zahtjev za profesionalce koji žele uspostaviti ravnotežu i ostvariti značajne pozitivne rezultate u radu.

Veslač svetske klase, Craig Lambert, opisao je osećaj kristalno čista svest:

Veslači imaju svoje ime za odsustvo otpora: prirodno kretanje... Sjetite se užitka ljuljanja u dvorištu iz djetinjstva: lakoća pokreta, zamah koji dolazi od samog zamaha. Ljuljaška nas nosi: ne ulažemo se u to. Zamahujemo nogama da poletimo više, ali gravitacija radi većinu posla umjesto nas. Ne ulažemo toliko truda, glavni posao se obavlja sam. Čamac te nosi - kao da želi brže. Naš zadatak je da radimo s čamcem u paru - da konačno prestanemo da ga zaustavljamo, pokušavajući sami da ubrzamo. Previše pokušava usporiti čamac. Pokušaj postaje težnja, a težnja diskredituje samu sebe. Društveni penjači teže da postanu aristokrate. Ali aristokrate više ništa ne pokušavaju - već su aristokrate. Takođe, prirodnim tokom – sve se dešava samo od sebe.

Poređenje sa kristalno čistom svešću.

U karateu postoji simbol koji označava poziciju pune spremnosti: "kristalno čista svijest". Zamislite da bacite kamenčić u mirnu vodu. Šta se dešava sa vodom? Odgovor je sljedeći: kretanje vode u potpunosti ovisi o snazi ​​bacanja i veličini kamenčića, a onda se opet smiri. Neće biti fontane, ali ne očekujte izostanak krugova na vodi.

u karateu suštinsku ulogu Bitna je brzina udarca, a ne snaga. Zato ljudi ne mogu da nauče da lome daske i lome cigle svojim rukama: za to nije potrebna gruba sila, samo sposobnost da se podesi prava brzina. Ali napete ruke ne mogu napraviti brze pokrete. Dakle, posljednja faza treninga borilačkih vještina zahtijeva ravnotežu i opuštanje kao ništa drugo. Najvažnija je kristalna jasnoća misli i fleksibilnost.

Sve što vas tjera da reagujete burno ili sporo reagujete može uticati na vas. I rendere. Neadekvatan odgovor na pismo, napet razgovor sa šefom, sa podređenima, časopisi koje niste pročitali, misli o nedovršenom poslu koje vam se stalno vrte u glavi, djeca ostavljena bez nadzora - sve će to dovesti do lošijih rezultata nego što ste očekivali. Većina ljudi ima tendenciju da obraća više ili manje pažnje nego što bi trebalo na stvari koje to zaslužuju, samo zato što nemaju kristalnu jasnoću misli.

...

Ako vam je svest prazna, spremna je da prihvati bilo šta u svakom trenutku, otvorena je za sve.

Sbanry Suzuki

Možete li ući u svoje "produktivno stanje" kada je to potrebno?

Razmislite o tome kada ste zadnji put bili produktivni na poslu. Najvjerovatnije ste imali osjećaj da imate kontrolu, niste bili pod pritiskom, bili ste fokusirani na ono što radite, vrijeme kao da je proletjelo u trenu (možda je vrijeme ručka?), a osjećali ste da je bilo bitno približiti se željenom rezultatu. Želite li ovo ponoviti? A ako se osjećate potpuno, dobro, potpuno drugačije – osjećate da ste izgubili kontrolu nad situacijom, da ste nemirni, pažnja vam je raspršena, da vam je dosadno – možete li se vratiti u ovo stanje? Trenutno vas može preuzeti sve ono što vas tjera da reagujete burno ili sporo. I to često radi.

...

Možemo samo jednu stvar. Oni sretnici to mogu učiniti koristeći samo svoj unutrašnji potencijal.

Možemo biti u pravu.

Možemo – možemo posvetiti punu pažnju mogućnostima koje su pred nama.

Metodologija izvršenja će imati najveći uticaj na vaš život, pokazujući vam kako da održite svoj um kristalno čistim dok radite u svom punom potencijalu.

Princip: efikasna akcija sa internim odgovornostima.

U dvadeset godina prakse došao sam do najbanalnije istine – glavni uzrok stresa je to što ljudi pogrešno raspoređuju i rukovode obavezama, „rupama“ koje sami sebi nameću i koje moraju ispuniti. Bez sumnje, oni koji nisu pod stalnim stresom moći će se lakše opustiti, brže koncentrirati i raditi s više energije kada nauče da razmrse svoje Gordijeve čvorove.

Sigurno ste, ne sluteći, više puta sebi dali gomilu argumenata i argumenata, mnogo više nego što se čini, a svaki od njih, čak i najmanji, podsvijest je u potpunosti trasirao. To su baš te „rupe“ i obaveze koje bih ja definisao kao nešto što skreće vašu pažnju, nešto što se vrti na sasvim drugom mestu gde bi trebalo da bude. Sve može postati takve rupe, od pozicija na listi zadataka kao što je „Nahrani izgladnjeli region Volge“, preko stavke „Unajmi novog pomoćnika“ do sitnica kao što je „Zamijeni električnu oštricu“. Sasvim je moguće da se u pozadini vašeg uma trenutno odvija više misaonih procesa nego što mislite. Zamislite samo koliko detalja trebate razmisliti ako imate makar i malu odgovornost. Na primjer, možda imate stalnu pomisao da trebate riješiti sve svoje e-poruke i glasovne poruke.

...

Sve što nije na svom mestu je „rupa“ koja vam odvlači pažnju.

I naravno, ima mnogo projekata koji su na vašoj listi, ciljeva, zadataka koji još nisu razjašnjeni, i zaista život koji samo trebate živjeti.

I uspostavili ste određeni nivo unutrašnje odgovornosti za sve u svom životu i za posao, što je takođe, generalno, „rupa“.

Sakupite i razvrstajte sve što vas stalno podsjeća na sebe i planirajte kako se nositi s tim ako želite da vaš rad bude efikasan. Uprkos naizgled jednostavnosti, većina ljudi nema pojma kako se to može učiniti.

Osnovni zahtjevi za organizaciju obaveza.

Organizacija obaveza zahtijeva neke osnovne radnje i posebno ponašanje:

§ Prvo, ako imate na umu obaveze, tada svijest više ne može biti kristalno jasna. Sve ono što trenutno smatrate nedovršenim treba negdje sakupiti i organizirati, ali ne u glavi, na nekom mjestu gdje ćete povremeno tražiti.

§ Drugo, morate biti jasni o tome šta je vaša posvećenost i šta tačno morate da uradite da biste se približili rezultatu.

§ Treće, kada zapišete sve zadatke koje treba obaviti, potrebno je da na njih stavite podsjetnike.

Važna vježba: testiranje ovog modela.

Predlažem da na papiru napišete svoj projekat ili situaciju u kojoj trenutno radite. Koje vas pozicije stalno nerviraju? Šta vas odvlači, a šta vas, naprotiv, zanima? To može biti radni projekat koji trenutno imate ili samo situacija koju trebate riješiti, i što prije to bolje. Možda putujete kao odmor i trebate se pomiriti s ostatkom svog posla. Ili ste možda naslijedili 6 miliona dolara i ne znate šta da radite sa gotovinom. Nema razlike.

Razumljivo? Fino! Sada, u jednoj rečenici, opišite uspješan ishod kojem težite. Drugim riječima, kako bi sve trebalo izgledati da biste sa sigurnošću mogli reći "posao je gotov". Možete napisati nešto jednostavno kao "idite na odmor na Havaje", "riješite situaciju sa mušterijama XXX", "Ponovo procijenite situaciju u Suzaninoj školi", "Razjasnite nova struktura razdvajanje menadžmenta. Sve jasno? Super!

Sada zapišite svoju sljedeću radnju koju ćete poduzeti da napravite prvi korak u poslu. Nemate ništa drugo da radite, ali ste zapeli na tome. Šta ćeš sada? Koji ćete korak preduzeti? Možda podići telefon i nazvati? Mozda napisati email? Hoćete li sjesti za sto, naoružani olovkom i papirom, i razmišljati sami sa sobom? Razgovarati sa svojim supružnikom, sekretaricom, advokatom, šefom? Ići u trgovinu i kupiti eksere? Šta?

Jesu li vam te dvije minute razmišljanja pomogle? Ako ste i vi, kao i većina učesnika mojih seminara, završili ovu vježbu, onda će vam već pomoći da se barem opustite, koncentrišete i uspostavite povećanu kontrolu. Također ćete biti dobro motivirani da učinite nešto po pitanju problema o kojem prije niste razmišljali.

Ako ste naučili nešto korisno iz ove vježbe, razmislite o tome: šta se promijenilo? Šta se desilo što je stvorilo poboljšane uslove za vaš rad? Problem je već postao materijalan, barem u fizički svijet stvari. U stvari, upravo ste dobili jasan uvid u rezultat i vašu sljedeću akciju, ništa više. Ali šta je to izazvalo? Odgovor: razmišljanje. Ne toliko. Ali dovoljno da odredite svoju dužnost i resurse potrebne da je ispunite.

...

Razmišljajte kao čovjek od akcije, ponašajte se kao čovjek razuma.

Henry Bergson.

Pravi rad intelektualnog rada.

Dobrodošli u stvarni svijet intelektualnog rada, gdje je osnovni princip: “Morate razmišljati o svom poslu pažljivije nego što mislite da je potrebno, ali ne tako zajedljivo kao što se užasavate da zamislite”. Peter Drucker piše: „U intelektualnom radu nema zadataka. Moraju biti postavljeni. Koji su očekivani rezultati rada? - ovo je glavno pitanje kojim se određuje produktivnost intelektualnog rada. A odgovorom na ovo pitanje u svakom slučaju rizikujete. Obično ne postoji pravi odgovor, ali postoji mnogo toga za izabrati. I rezultati moraju biti jasno definisani, tada će rad biti efikasan.

Getting Things Done je tehnika upravljanja vremenom koju je osnovao David Allen i opisana u njegovoj istoimenoj knjizi.

Osnovna ideja metode je da osoba treba da rastereti glavu od nepotrebnih rutinskih informacija prenoseći ih na vanjski medij, bilo da su to ladice za papir, dnevnik ili.

David nudi neki algoritam koji se može koristiti za efikasnu obradu velike količine informacija za organiziranje vašeg vremena.

Prema GTD metodi, bolje je raditi s dolaznim informacijama u nekoliko faza:

2. Obrada.

3. Organizacija.

5. Radnje.

Hajde da se zadržimo na ovim fazama detaljnije.

Kolekcija

Glavna ideja je da svaki zadatak, ideja, informacija itd. morate to popraviti na nekom mediju: na papiru, poštom, u laptopu ili džepnom računaru. Možda ćete koristiti različite alate za snimanje različitih dolaznih informacija. Nije poenta. Glavne ideje su sljedeće:

Nećete ništa zaboraviti

Rasteretićete glavu od velike količine rutinskih informacija.

Informacije napisane na papiru mogu se skupljati u ladicama, datotekama ili email pisma na određene fascikle i tako dalje, u zavisnosti od alata za prikupljanje.

Da bi ova šema funkcionirala, ulazne ladice se moraju obraditi u nekom periodu, na primjer, jednom sedmično. Kada obrađujete tacne, vi ih zapravo praznite.

Na primjer, jednim klikom možete snimiti sve zadatke, ideje, bilješke u odjeljku "Zadaci" online organizatora.

Organizacija

Obrada prikupljenih informacija (korpa, poslužavnik, Inbox kontejner) odvija se striktno prema sljedećem algoritmu:

Uzimamo sljedeći gornji element korpe „Inbox“.

Ako element zahtijeva radnju, a potrebno je malo vremena (do 5 minuta), onda je odmah izvršavamo.

Ako zadatak zahtijeva puno vremena, onda ga delegiramo nekome ili ga odlažemo.

Ako stavka u korpi „Primljeno“ ne zahtijeva radnju, onda ovu stavku odbacujemo, stavljamo u ladicu (listu) „Možda jednog dana“ ili ostavljamo ovu stavku negdje u arhivi kao referentnu informaciju.

Da bi se organizirao rad na onim zadacima koji zahtijevaju daljnje djelovanje, David Allen predlaže razbijanje takvih zadataka na nekoliko lista:

Sljedeće radnje

Trebali biste imati listu daljnjih konkretnih radnji koje trebate poduzeti. Samo u ovom slučaju moći ćete da radite što efikasnije, "bruseći" veliki broj slučajeva.

U TimeMaster online organizatoru, slična lista je predstavljena todo listom.

Projekti

Zadaci koji zahtijevaju više od jedne akcije za postizanje svojih ciljeva su u suštini projekti. Na primjer, da biste se pripremili za prezentaciju, potrebno je pozvati organizatore, platiti račun za sobu itd. Za svaki projekat mora se odrediti naknadna radnja.

Sa TimeMaster online organizatorom, možete podijeliti zadatke na podzadatke u sekundi.

odloženo

Ako je zadatak delegiran ili se iz nekog razloga može završiti malo kasnije, onda takve zadatke treba staviti na posebnu listu.

TimeMaster online organizator ima kontakte koje možete koristiti za upravljanje svojim listama zadataka.

Možda jednog dana

Postoje zadaci koji trenutno nisu relevantni, nije jasno da li će biti relevantni u budućnosti, ali postoji takva mogućnost. Takvi zadaci su stavljeni u posebnu listu.

U TimeMaster online organizatoru možete organizirati takve liste za nekoliko sekundi koristeći kontekste.

David Allen preporučuje napuštanje klasičnog rigidnog planiranja dana, kada je cijeli dan raspoređen do minuta. Takvo planiranje je rijetko praktično, jer u svakom trenutku možete biti ometeni, a planovi se mogu promijeniti.

David smatra da se zadaci dijele na teške i fleksibilne.

Fleksibilni zadaci idite na jednostavnu listu. To su zadaci koji se mogu završiti u bilo kojem trenutku, tako da se mogu završiti po redu. Većina zadataka prosječne osobe spada u ovu kategoriju.

Teški zadaci- to su zadaci koji su vezani za određeno vrijeme. Na primjer, sastanak, konferencija, zakazani poziv, zadatak uskoro ističe.

Ima smisla ostaviti samo teške zadatke u kalendaru. Na početku dana pregledavate svoju listu kalendara i listu obaveza. Najpogodnije je kada se lista zadataka i kalendar nalaze na istoj stranici. Tako je lakše planirati. Ako na početku dana nema planiranih teških zadataka, tada možete izvršavati fleksibilne zadatke po redoslijedu: ovisno o raspoloživosti vremena, energije i resursa, izvršavate zadatke od najvišeg do najnižeg prioriteta. Kada dođe vrijeme za težak zadatak, prekinete, obavite težak zadatak, a zatim se vratite obavljanju zadataka na listi. Ovo je najfleksibilniji, najjednostavniji i najprikladniji način planiranja kada se radi o velikom broju slučajeva.

David spominje i planiranje odozgo prema dolje u svojoj knjizi. On koristi analogiju pregleda ciljeva, projekata i zadataka „iz zraka”:

1. tekući poslovi;

2. tekući projekti;

3. projektni zadatak;

4. naredne godine (1-2 godine);

5. petogodišnja perspektiva (3-5 godina);

Međutim, kako i sam David priznaje, u njegovoj knjizi glavni akcenat je na opisivanju metoda za obradu tekućih poslova i projekata, a strateško planiranje bi trebalo dobiti posebne knjige. Inače, Steve Covey, ništa manje poznati svjetski stručnjak u oblasti upravljanja vremenom, opisao je metode strateškog planiranja. O tome se govori u članku o strateškom planiranju.

Više o GTD metodologiji možete pročitati u istoimenoj knjizi Getting Things Done Davida Allena ili naučiti kako primijeniti ovu i druge metode u praksi koristeći online organizator i druge alate u našem video kursu.

David Allen Kako se nositi sa stvarima

David Allen

Bilo ko savremeni čovek katastrofalno nedostaje vremena, a svi se žale na vlastitu neorganiziranost - ili zaboravite na važan sastanak, ili kasnite, ili ne zovete telefon na vrijeme. Zbog toga se pogoršavaju odnosi sa kolegama i prijateljima, ruše se planovi rada i pogoršava se dobrobit. Što je osoba organizovanija, lakše se snalazi u poslu, kućnim poslovima i životom uopšte, to je bolji odnos sa drugima. Organizacija nije urođena sposobnost, već vještina koja se može naučiti. U svojoj knjizi Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, David Allen govori o jednostavnim tehnikama usmjerenim na efikasnost i kako razviti pravi pristup organizaciji vlastitog života. Autor tvrdi da je glavna stvar sposobnost opuštanja, o tome ovisi naša produktivnost. Svest treba da bude bistra, a misli - uređene. Iz knjige ćete naučiti kako da odvojite važne stvari od sporednih, kako pravilno postaviti ciljeve i prioritete, kako planirati, kako povećati ličnu organizaciju, kako uštedjeti vrijeme. Knjiga je namijenjena širokoj čitalačkoj publici, ali prvenstveno interesantna onim čitaocima koji pate od preopterećenosti poslom.

Uvod

Dobrodošli u rudnike zlata sa strategijama da naučite kako da dobijete više energije, naučite kako da se opustite i uradite više uz manje napora. Ako i vi, poput mene, volite obavljati stvari i raditi ih dobro, ali isto tako želite da ne izgubite životni polet, što se čini potpuno nevjerovatnim, pa čak i potpuno nemogućim uz toliki obim posla. Nema potrebe da se postavlja ultimatum "ili-ili". Zaista je moguće raditi sjajan posao i uživati ​​u svom životu u svom običnom, svakodnevnom svijetu.

Vjerujem da je efikasnost dobra. Možda je ono što radite važno, interesantno ili korisno, ili je to jednostavno potrebno uraditi na ovaj ili onaj način. U prvom slučaju želite dobiti maksimalan mogući povrat za uloženo vrijeme i trud. U drugom, želite što prije preći na druge stvari, a da ne ostavljate dosadne repove.

I šta god da radite, najvjerovatnije bi vam bilo ugodnije da ste u opuštenom stanju, uvjereni da je ono što trenutno radite upravo ono što vrijedi raditi. Bilo da pijete pivo s kolegama nakon posla, ili ustajete u sred noći da gledate bebu koja spava, odgovarate na pismo ili razmjenjujete nekoliko riječi o životu s potencijalnim klijentom nakon poslovnog sastanka, upravo ovo je šta treba da uradite.

Glavni cilj pisanja ove knjige je da vas nauči kako da budete što efikasniji i opušteniji, bilo da to želite ili trebate.

Već dugo, kao možda i vi, tražim odgovore na pitanja šta da radim, kada i kako da radim. I nakon više od dvadeset godina istraživanja i primjene novih i novih metoda lične i organizacijske efektivnosti, nakon godina istraživanja i iskustva na sebi, mogu reći da ne postoji jedinstveno univerzalno rješenje za problem. Ne postoji softver, super lični planer ili lični tvorac zadataka i ciljeva koji organizira vaš dan, sedmicu i cijeli život. Štoviše, čim svoju efikasnost podignete na novi nivo, otvorit će vam se novi horizont kreativnih ciljeva za koje više nećete moći koristiti neku jednostavnu formulu.

Ako ne postoje jasni recepti za poboljšanje lične organizacije i efikasnosti, onda postoje recepti za poboljšanje ovog poboljšanja. Iz godine u godinu, u toku rada na sebi, pronalazila sam sve značajnije stvari na koje bih se fokusirala, stvari kojih bih se plašila i stvari koje bih trebala raditi. Također sam otkrio jednostavne procese koje bi svatko od nas mogao naučiti koristiti, a koji će uvelike poboljšati našu sposobnost da aktivno i konstruktivno koristimo stvarnost današnjice.

Rezultat je kompilacija više od dvije decenije otkrića oko lične produktivnosti - vodič za maksimiziranje radnih rezultata i minimiziranje napora, a sve u svijetu u kojem radno opterećenje stalno raste, a zadaci postaju sve maglovitiji. Proveo sam mnogo sati pored ljudi na njihovom radnom mjestu, pomažući im da organiziraju svoj radni tok. Metode koje sam otkrio pokazale su se kao zaista efikasne u svim vrstama kompanija, na svim nivoima rada, u svim kulturama, a dobro su nam došle i kod kuće i u školi. Nakon dvadeset godina obuke nekih svjetski poznatih profesionalaca u svojoj oblasti, sigurno sam saznao da svijetu zaista nedostaju ove metode.

Menadžeri bi željeli da sebi i svojim podređenima kao glavni standard uvedu formulu „uradi to po svaku cijenu“. I oni, kao i ja, znaju da iza zatvorenih vrata, po završetku radnog dana, stoje neodgovoreni pozivi, nedodijeljeni zadaci, sirovi izvještaji sa poslovnih sastanaka i pregovora, neispunjene lične obaveze i desetak pisama koja nisu ni preuzeta. Većina ovih biznismena je prilično uspješna jer su krize koje moraju prevladati i prilike koje se otvaraju pred njima mnogo veće od problema koje puštaju ili sami stvaraju u svojim uredima i portfeljima. Ali: danas smo dobili ritam poslovanja i života, drugo je pitanje kako ih uravnotežiti.

S jedne strane, potrebne su nam dokazane tehnike koje će pomoći ljudima da usredsrede svu svoju energiju i ne dopuste joj da se iscrpi na manjim ometanjima. S druge strane, potrebno je stvoriti takvu radnu atmosferu u kojoj će najzaposleniji radnici biti pouzdano zaštićeni od stresa. Potreban nam je pozitivan stil rada, koji privlači i zadržava najbolje i najpametnije ljude u kompaniji. Takve informacije se vrednuju u organizacijama zlata vredne. Potreban je i u školi, gdje naša djeca još uvijek nisu naučena da rade sa informacijama, da se fokusiraju na rezultat i koje radnje treba poduzeti da se on postigne. I svako od nas ponaosob – to je i vrlo korisno – mogli bismo naučiti da u potpunosti iskoristimo mogućnosti koje nam se pružaju kako bismo se unaprijedili i bili korisni.

Snaga, jednostavnost i efikasnost o kojima govorim u ovoj knjizi najbolje se izražavaju u iskustvima u stvarnom vremenu u stvarnom svijetu. Knjiga ima za cilj strukturirati dinamičnu umjetnost toka posla i ličnu produktivnost. Organizirao sam informacije na način da vam, s jedne strane, pružim inspirativan pregled, a s druge strane, da odmah osjetite rezultate. Knjiga je podijeljena u tri dijela. Prvi dio opisuje cijelu igru, sadrži kratak pregled sistema i objašnjenje njegove jedinstvenosti, te predstavlja glavne metodologije u najopštijim terminima. Drugi dio je o tome kako koristiti sistem. Ovo su vaši treninzi: korak po korak, malo po malo, naučit ćete kako primijeniti modele. Treći dio to podiže još više – opisuje još značajnije i značajnije rezultate koje možete postići ako ove metodologije i modele učinite sastavnim dijelom svog rada i života.

Preporučujem da se ponašate po principu "odmah" - testirajte materijal na sebi, ne samo da vjerujete, već i provjerite da li su ove metode ne samo moguće, već i potrebne za vas lično. I još nešto – želim da shvatite da je sve što nudim zaista jednostavno. Ne zahtijeva posebne vještine, jer već znate kako se koncentrirati, zapisivati ​​stvari, odlučivati ​​o rezultatima i akcijama, preispitati stavove i napraviti izbore. Vidjet ćete da je mnogo toga što ste radili instinktivno i intuitivno ispravno, a ja ću vam dati priliku da ove vještine podignete na novi nivo efikasnosti. Želim da vas potaknem da sve to spojite i prihvatite kao novo ponašanje koje će vam postati svjetionik.

Na stranicama knjige često spominjem svoje treninge i seminare. Poslednjih dvadeset godina radim kao konsultant za menadžment, bilo sam ili sa malim timom. Moj posao je bio da vodim privatne treninge o produktivnosti i radionice o tehnikama predstavljenim ovdje. Moje kolege i ja smo privatno trenirali preko hiljadu ljudi, stotine hiljada profesionalaca i održali nekoliko stotina seminara - to su iskustva iz kojih ću crpiti primjere. Obećanje je ispravno formulisao jedan od mojih klijenata. Napisao je: „Počeo sam da koristim metode iz ovog programa i on mi je spasio život, ali kada sam to postao moja navika, promenio mi je život. To je vakcina protiv svakodnevne borbe na život ili smrt kada je „projekat trebalo da bude završen juče” i protivotrov za neravnotežu koju mnogi ljudi sami sebi stvaraju.

Prvi dio. Umetnost obavljanja stvari Poglavlje 1. Nove metode za novi život

Situacija kada ogromna lista zadataka visi nad osobom, a pritom uspijeva zadržati svježu glavu, pozitivan osjećaj smirene kontrole i produktivnog rada je sasvim realna. Ovo je prekrasan način života i rada uz postizanje visokog nivoa efikasnosti. Nedavno je ovo postao stil rada koji se traži od uspješnih stručnjaka visoke klase. Već znate šta i kako da uradite da biste dostigli ovaj nivo. Međutim, ako ste...