Saatke meiega kirja koopia. Töötamine väljadega "To" ("To"), "Copy" ("CC"), "Bcc" ("Bcc"). Dokumentide või materiaalsete väärtuste saatmine

Tänapäeval aktsepteerivad kohtud sageli elektroonilist kirjavahetust kirjaliku tõendina. Selleks peab sellel aga olema juriidiline jõud. Vahepeal ei ole veel välja töötatud selgeid ja ühtseid reegleid ja meetodeid virtuaalse kirjavahetuse legitiimsuse kindlakstegemiseks, mis toob kaasa suure hulga probleeme.

Vaatame mõningaid viise, kuidas e-kirjadele juriidilist jõudu anda.

Möödas on ajad, mil paberil kirjad olid ainsaks suhtlusvahendiks. Majandusüksuste vaheliste majandussuhete arendamine on juba mõeldamatu ilma infotehnoloogia kasutamiseta. See kehtib eriti siis, kui vastaspooled asuvad erinevates linnades või isegi riikides.

Elektroonilise side kaudu suhtlemine aitab vähendada materiaalseid kulusid, samuti võimaldab teil konkreetsetes küsimustes kiiresti ühise seisukoha kujundada.

Selliseid edusamme ei tohiks aga vaadelda ainult positiivse poole pealt. Sageli tekivad majandussuhete subjektide vahel erinevad vaidlused, mille lahendamiseks pöördutakse kohtusse. Kohus teeb otsuse poolte esitatud tõendite hindamise põhjal.

Seejuures analüüsitakse iga tõendi asjakohasust, lubatavust, usaldusväärsust eraldi, aga ka tõendite piisavust ja omavahelist seotust nende tervikuna. See reegel on fikseeritud nii Vene Föderatsiooni APC-s (artikli 71 punkt 2) kui ka Vene Föderatsiooni tsiviilkohtumenetluse seadustikus (artikli 67 punkt 3). Esitatud tõendite lubatavuse ja usaldusväärsuse väljaselgitamise käigus esitab kohus sageli küsimusi, mille lahendamine mõjutab oluliselt kohtuasja tulemust.

Elektroonilise dokumendihalduse kasutamist majandusüksuste vahelistes suhetes reguleerivad Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku normid. Eelkõige artikli lõikes 2 434 ütleb: kirjaliku lepingu saab sõlmida dokumente vahetades elektroonilise side teel, mis võimaldab usaldusväärselt tuvastada, et dokument on pärit lepingupoolelt.

Vastavalt artikli lõikele 1 71 Vene Föderatsiooni tsiviilkohtumenetluse seadustik ja artikli lõige 1. Vene Föderatsiooni vahekohtumenetluse seadustiku artikli 75 kohaselt on kirjalik tõend ärikirjavahetus, mis sisaldab teavet kohtuasja läbivaatamise ja lahendamise seisukohalt oluliste asjaolude kohta, mis on koostatud digitaalse dokumendina ja saadud elektroonilise side kaudu.

Elektrooniliste dokumentide kasutamiseks kohtumenetluses peavad olema täidetud kaks tingimust. Esiteks, nagu juba märgitud, peab neil olema juriidiline jõud. Teiseks peab dokument olema loetav ehk sisaldama üldiselt arusaadavat ja tajule kättesaadavat teavet.

See nõue tuleneb kohtumenetluse üldreeglitest, mis eeldavad tõendite allikatest pärineva teabe vahetut tajumist kohtunike poolt.

Tihti keeldub kohus asja materjalidele tõendina lisamast eelnimetatud tingimustele mittevastavat elektroonilist kirjavahetust ning teeb hiljem otsuse, mis ei vasta huvitatud isiku õigustatud nõuetele.

Kaaluge peamisi viise elektroonilise kirjavahetuse seadustamiseks enne ja pärast menetluse algust.

Töö notari juures

Kui a asi pole veel alanud, siis elektroonilisele kirjavahetusele juriidilise jõu andmiseks tuleb kaasata notar. Artikli lõikes 1 Notariaalõigusaktide aluste (põhialuste) artikkel 102 sätestab, et huvitatud isikute nõudmisel esitab notar kohtus või haldusorganis nõutavad tõendid, kui on alust arvata, et tõendite esitamine muutub hiljem võimatuks või keeruliseks. Ja artikli lõikes 1 Põhialuste artikkel 103 sätestab, et tõendite tagamiseks uurib notar kirjalikke ja asitõendeid.

Vastavalt artikli 2 lõikele 2 Põhialuste 102 kohaselt ei esita notar tõendeid asjas, mis on huvitatud isikute tema poole pöördumise hetkel kohtu- või haldusorgani menetluses. Vastasel juhul tunnistavad kohtud notariaalselt kinnitatud elektroonilist kirjavahetust vastuvõetamatuks tõendiks (Üheksanda AAC resolutsioon 11. märts 2010 nr 09AP-656 / 2010-GK).

Tasub meenutada, et artikli 4. osa põhjal. 103 Põhimõtted, tõendite esitamine ilma üht osapoolt ja huvitatud isikut teavitamata toimub ainult kiireloomulistel juhtudel.

Tõenditega tutvumiseks koostatakse protokoll, milles lisaks Täpsem kirjeldus notari toimingud peaksid sisaldama ka teavet kontrollimise kuupäeva ja koha, kontrolli läbiviiva notari, selles osalevate huvitatud isikute kohta, samuti kontrolli käigus avastatud asjaolude loetelu. E-kirjad ise prinditakse välja ja koostatakse protokolliga, millele on alla kirjutanud kontrollis osalevad isikud, notar ja pitseeritud oma pitseriga. Vene Föderatsiooni kõrgeima arbitraažikohtu 23. aprilli 2010. aasta otsusega nr VAC-4481/10 tunnistatakse notariaalselt kinnitatud elektroonilise postkasti kontrollimise protokoll nõuetekohaseks tõendiks.

Praegu ei paku kõik notarid e-posti tõestamisteenust ja nende maksumus on üsna kõrge. Näiteks: üks Moskva linna notar võtab protokolli ühe lehekülje eest 2 tuhat rubla.

Tõendite tagamisest huvitatud isik pöördub vastavasisulise avaldusega notari poole. See peaks näitama:

• tagatavad tõendid;
• asjaolud, mida need tõendid toetavad;
• tõendite esitamise nõudmise põhjused;
• puudumine notari poole pöördumise ajal asja üldalluvuskohtu, vahekohtu või haldusorgani menetluses.

Võttes arvesse elektrooniliste sõnumite edastamise tehnilist protsessi, võivad elektronposti tuvastamise kohad olla saaja arvuti, saatja meiliserver, saaja meiliserver, selle isiku arvuti, kellele elektrooniline kirjavahetus on adresseeritud.

Notarid kontrollivad elektronkasti sisu kas kaugjuurdepääsu teel ehk kasutavad kaugjuurdepääsu meiliserverile (see võib olla lepingu alusel elektroonilist sideteenust osutava pakkuja server, domeeninimede registripidaja meiliserver või tasuta Interneti-meiliserver) või otse asjaomase isiku arvutist, kuhu on installitud e-posti programm (Microsoft Outlook, Netscape Messenger jne).

Kaugvaatluseks võib notar vajada lisaks avaldusele ka domeeninimede registripidaja või internetipakkuja luba. Kõik oleneb sellest, kes täpselt lepingu alusel postkastide või elektronpostiserveri tööd toetab.

Pakkuja kinnitus

Üheksanda AAC resolutsioonid 04.06.2009 nr 09AP-3703 / 2009-AK, 04.27.2009 nr 09AP-5209/2009, FAS MO 05.13.2010 nr KG-A381- / KG41381. kohtud tunnustavad ka elektroonilise kirjavahetuse vastuvõetavust, kui selle on kinnitanud Interneti-teenuse pakkuja või domeeninimede registripidaja, kes vastutab meiliserveri haldamise eest.

Domeeninime pakkuja või registripidaja tõendab huvitatud isiku nõudmisel elektroonilist kirjavahetust ainult siis, kui ta haldab meiliserverit ja selline õigus on märgitud teenuselepingus.

Elektroonilise kirjavahetuse maht võib aga olla päris suur, mis omakorda võib paberdokumentide esitamise protsessi keerulisemaks muuta. Sellega seoses lubab kohus mõnikord ka elektroonilisel teabekandjal elektroonilist kirjavahetust. Seega viitas Moskva oblasti arbitraažikohus 1. augusti 2008. a otsuses asjas nr A41-2326/08 kohtule neljal CD-l esitatud elektroonilise kirjavahetuse lubatavusele.

Kuid asja apellatsiooniastmes käsitlemisel tunnistas kümnes AAC oma 09.10.2008 otsusega asjas nr A41-2326 / 08 alusetuks linki elektroonilisele kirjavahetusele ja tühistas esimese astme kohtu otsuse märkides, et huvitatud isik ei esitanud sõlmitud poolte lepingus ette nähtud dokumente.

Seega tuleb vaidluse esemega seotud e-kirjad kohtule esitada kirjalikult ning kõik muud dokumendid saab esitada elektrooniliselt.

Virtuaalses kirjavahetuses välja toodud faktide tõestamiseks aitab kirjade sisu kinnitamine neile viidates järgnevas paberkirjavahetuses. Muude kirjalike tõendite kasutamine on kajastatud üheksanda AAC 20. detsembri 2010 resolutsioonis nr 09AP-27221/2010-GK. Seejuures on kohtul õigus asja arutades ja poolte esitatud tõendeid hinnates mitte lugeda vastuvõetavaks paberkandjal kirjavahetust koos linkidega elektroonilisele kirjavahetusele.

Ta võtab seda ainult arvesse ja teeb otsuse kõigi esitatud tõendite põhjaliku analüüsi põhjal.

Hankige abi eksperdilt

Kui a juhtum on juba alanud, siis on elektroonilisele kirjavahetusele õigusliku jõu andmiseks vaja kasutada eksperdi kaasamise õigust. Artikli lõikes 1 Vene Föderatsiooni vahekohtumenetluse seadustiku artikkel 82 on reguleeritud, et eriteadmisi nõudvate kohtuasja arutamisel tekkivate küsimuste selgitamiseks määrab vahekohus asjas osaleva isiku taotlusel ekspertiisi. või selles osalevate isikute nõusolekul.

Kui ekspertiisi määramine on ette nähtud seaduse või lepinguga või on kohustatud kontrollima väidet esitatud tõendite võltsimise kohta või kui on vajalik täiendav või korduv ekspertiis, võib vahekohus määrata ekspertiisi. omal algatusel. Esitatud tõendite kontrollimiseks ekspertiisi määramine on samuti sätestatud artiklis. 79 Vene Föderatsiooni tsiviilkohtumenetluse seadustik.

Kohtuarstliku ekspertiisi määramise avalduses tuleb ära märkida organisatsioon ja konkreetsed eksperdid, kes seda teevad, samuti küsimuste ring, mille osas huvitatud isik otsustas pöörduda kohtusse ekspertiisi määramiseks. läbivaatus. Lisaks tuleks esitada teave sellise läbivaatuse kulude ja aja kohta ning kogu summa tasumiseks kohtule hoiule anda. Kaasatud ekspert peab vastama talle Art. Föderaalseaduse "Riikliku kohtuekspertiisi tegevuse kohta Vene Föderatsioonis" artikkel 13.

Asja toimiku lisamist kui tõendit eksperdi järelduse kohta elektroonilise kirjavahetuse autentsuse kohta kinnitab kohtupraktika ( Otsus Vahekohus Moskva linna 21. augusti 2009. a kohtuasjas nr A40-13210 / 09-110-153; FAS MO 20. jaanuari 2010. aasta määrus nr KG-A40 / 14271-09).

Kokkuleppe alusel

Artikli lõikes 3 Vene Föderatsiooni vahekohtumenetluse seadustiku artiklis 75 märgitakse, et elektroonilise side kaudu saadud dokumente tunnustatakse kirjalike tõenditena, kui see on pooltevahelises lepingus ette nähtud. Sellest lähtuvalt tuleb märkida, et pooled tunnustavad faksi, interneti ja muu teel saadud kirjavahetuse ja dokumentide originaalidega võrdset õigusjõudu. elektroonilised viisidühendused. Samas peab lepingus olema märgitud e-posti aadress, millelt elektrooniline kirjavahetus läheb, ja andmed seda pidama volitatud isiku kohta.

Lepingus peab olema kirjas, et määratud e-posti aadressi kasutavad pooled mitte ainult tööalase kirjavahetuse, vaid ka töötulemuste ülekandmiseks, mida kinnitab FAS MO seisukoht resolutsioonis nr KG-A40 / 12090 -08 kuupäev 12.01.2009. 24. detsembri 2010. aasta üheksanda AAC dekreedis nr 09AP-31261/2010-GK rõhutatakse, et lepingus tuleks sätestada e-posti kasutamise võimalus lähteülesannete kinnitamiseks ning pretensioonide esitamiseks osutatavate teenuste ja töö kvaliteedi kohta. sooritatud.

Lisaks võivad pooled lepingus sätestada, et e-posti teel saadetud teated ja sõnumid on nende poolt tunnustatud, kuid need tuleb teatud aja jooksul täiendavalt kinnitada kulleriga või tähtkirjaga (Kolmeteistkümnenda AAC resolutsioon 25.04.2008 nr. A56-42419 / 2007).

Kokkuvõtteks võib öelda, et hetkel on praktika, mille kohaselt kasutatakse kohtute poolt kirjaliku tõendina elektroonilist kirjavahetust. Arvestades aga menetlusõiguse nõudeid tõendite lubatavuse ja usaldusväärsuse osas, võtab kohus virtuaalset kirjavahetust arvesse vaid siis, kui sellel on juriidiline jõud.

Sellega seoses kerkib esile suur hulk probleeme, kuna ühtset metoodikat elektroonilise kirjavahetuse legitiimsuse kindlakstegemiseks pole veel välja kujunenud. Huvitatud isiku õigus pöörduda tõendite esitamiseks notari poole on fikseeritud, kuid puudub Vene Föderatsiooni Justiitsministeeriumi normatiivakt, mis reguleeriks notarite selliste teenuste osutamise korda. Sellest tulenevalt puudub nende väärtuse kindlaksmääramiseks ja selle õiguse rakendamiseks selge mehhanismi kujundamiseks ühtne lähenemisviis.

E-kirjade juriidiliseks kinnitamiseks kohtus tõendite saamiseks on mitu võimalust: e-kirjade kaitsmine notari juures, Interneti-teenuse pakkujaga notariaalne kinnitamine, edaspidises pabersuhtluses e-kirjade linkimine ja kohtuekspertiisi tõend nende autentsuse kohta.

Pädev lähenemine elektroonilise kirjavahetuse õigeaegsele esitamisele kirjaliku tõendina võimaldab ettevõtjatel vaidluste lahendamisel oma rikutud õigusi täielikult taastada.

E-posti teel suhtlemine on iga kaasaegse kontoritöötaja töö lahutamatu osa. Ja raamatupidajad pole erand. Kuidas pidada kirjavahetust nii, et ärisuhtlus oleks produktiivne, emotsionaalselt mugav ja ülimalt eetiline? Pakun lugejatele praktilisi nõuandeid.

NÕUANNE 1. Ärge jätke oma kirjades tähelepanuta isiklikku pöördumist adressaadi poole

Nii näitate oma tähelepanu inimese isiksusele. Kui kiri on kirjutatud konkreetsele adressaadile, tundub isikliku pöördumise puudumine selles ebakorrektne ja ebaviisakas.

Kui kirjutate adressaadile ühte esimestest kirjadest, tekib sageli küsimus: kuidas oleks kõige parem tema poole pöörduda - kas ainult nime või nime ja isanime järgi? Sel juhul peate vaatama, mis on kirjutatud allkirjas, mis lõpetab selle inimese kirja teile. Kui nimi on seal märgitud (ilma isanimeta), näiteks "Svetlana Kotova" siis helistage julgelt nimepidi. Ja kui allkiri ütleb "Svetlana Vasilievna Kotova, Trenzor LLC pearaamatupidaja", siis peate vastavalt adressaadile pöörduma. Igatahes on teine ​​variant ülimalt õige ja seega win-win.

Ma ei soovita keskenduda väljal "Alates" olevale teabele. Tõepoolest, sageli ei täida seda algselt e-posti aadressi omanik, vaid ettevõtte IT-spetsialist meili seadistamisel.

Muide, äripartnerile või kliendile viidates soovitan tungivalt mitte kasutada nime lühivormi (“Sasha” asemel “Sash”, “Anya” asemel “An”), olgu see nii demokraatlik kui tahes. kirjutamisstiil on ja ükskõik kui pikk teie kirjavahetus. See, mis kõlab suulises kõnes tuttavalt, tundub kirjakeeles liiga lihtne.

NIPP 2. Pöörake erilist tähelepanu tervituse kujule

Ärge kasutage fraasi "Head päeva!". Isegi kui juhinduda heast kavatsusest sobitada adressaadi ajavöönd, kõlab see fraas maitsetult, ma ütleks isegi, et labane. Parem on kasutada neutraalseid valikuid: "Tere...", "Tere päevast...". Ja loomulikult lisage tervitusse adressaadi nimi, kui teate seda. Minu jaoks isiklikult on see näiteks näotu asemel palju meeldivam "Tere!" saada isiklikuks "Tere, Tamara!".

Pidage meeles, et nii säästate oluliselt adressaadi aega. Ta saab ju koheselt hinnata saabunud kirja sisu ja kiiresti otsustada selle prioriteedi ja tähtsuse üle.

Teema sõnastus peaks olema lühike, kuid samal ajal kajastama täpselt kirjavahetuse teemat. Näiteks, “Alfa LLC leping, arve, akt” Dokumentide asemel. Kui arutlusel oleva küsimuse aspektid muutuvad, lisage teemasse selgitus. Näiteks, “Koostöö Permiga” → “Koostöö Permiga. Läbirääkimiste kuupäev” → „Koostöö Permiga. Lepingu projekt".

Kui näete kirjavahetuse käigus, et välja „Teema“ on teie adressaat täitnud suvaliselt või ei täitnud seda üldse, võtke initsiatiiv enda kätte ja proovige ühte kahest stsenaariumist.

1. STSENAARIUM. Vastamisel täida ise väli "Teema". Kui adressaat on tähelepanelik, siis võib-olla piisab sellest juba teie kirjavahetuse adekvaatsesse vormi viimiseks.

2. STSENAARIUM. Kui adressaat eirab jätkuvalt välja "Teema" täitmist, kirjutage talle järgmise sisuga kiri: "Alla, ma soovitan teil kohe väljale "Teema" märkida kirja teema. Arvan, et nii tõstame oluliselt oma suhtluse efektiivsust..

NÕUANNE 4. Pöörake tähelepanu väljadele "To" ja "Cc".

Peate selgelt mõistma nende ärikeskkonnas üldiselt aktsepteeritud väljade eesmärki:

• <если>väljale "Saaja" kuvatakse ainult teie - see tähendab, et kirja saatja ootab teie küsimusele või päringule vastust;
• <если>väljal on mitu adressaati - saatja ootab vastust igaühelt või mõnelt adressaadilt. Sel juhul salvesta vastamisel saatja määratud adressaatide nimekiri, kasutades funktsiooni "Vasta kõigile" (muidugi eeldusel, et te ei soovi tahtlikult vastata ainult kirja autorile, varjates oma kirja olemust. ülejäänud kirjavahetuses osalejate vastused);
• <если>teie nimi kuvatakse väljal "Kopeeri" – saatja soovib, et oleksite probleemist teadlik, kuid ta ei oota teilt vastust. Seega ei tohiks te sellel teemal kirjavahetust alustada. Kui otsustate ikkagi seda teha, on see hea vormi märk, kui hakkate kirjutama ühte fraasidest: "Võimalusel sooviksin liituda selle teema aruteluga ...", "Las ma avaldan teile oma arvamuse...".

Mis puutub BCC valdkonda, siis see on ärieetika seisukohast kõige vastuolulisem e-posti tööriist. Mõnikord tajutakse seda peaaegu salajase jälgimise ja teabe vahendina. Lõppude lõpuks pole "Bcc"-sse pandud saajad teistele adressaatidele nähtavad. Mõnes, tavaliselt suurettevõttes, mis on eetikaküsimustes eriti hoolikas, on selle välja kasutamine ettevõtete kirjavahetuses rangelt keelatud, välja arvatud masspostituste puhul. Kuid enamikus ettevõtetes kasutavad nad seda, järgides järgmisi reegleid:

• kirja saatmine täidetud väljaga "Bcc" tähendab, et kirja autor on varjatud adressaate teavitanud (või kavatseb seda teha) sellise sõnumivormi põhjusest ja eesmärgist;
• varjatud adressaat ei pea kirjavahetusse astuma.

Koolitustel esitatakse mulle sageli küsimus: kas kehtivad mingid üldtunnustatud standardid aja kohta, mille jooksul tuleb kliendi või kolleegi kirjale vastata? Kuid sellele pole universaalset vastust.

Kui rääkida sisekirjavahetusest, siis siin määrab kõik ettevõtte enda elu kiirus ja rütm. On ettevõtteid, kus enam kui pooleteisetunnist viivitamist loetakse halvaks kombeks. Ja kuskil on vastus päeva jooksul asjade järjekorras.

Kõrval üldreegel Kõige vastuvõetavam vastamisaeg kirjale on 2-3 tunni jooksul. See on nn mugav ooteaeg, mil saatja ootab vastust ega koge sisemist ebamugavust oma adressaadi vaikimisest.

Aga mis siis, kui pärast kirja kättesaamist ja lugemist mõistate, et te ei saa sellele 24 tunni jooksul täit vastust anda? Seejärel teavitage vastavalt heade kommete reeglitele saatjat kirja kättesaamisest ja sellele vastamise orienteeruvast ajast. Näiteks: "Tere, Sergei Vassiljevitš! Teie kiri on kätte saadud. Vastan järgmise paari päeva jooksul” või “Andrey, ma sain kirja kätte. Aitäh! Vajan vastamiseks lisateavet. Püüan vastata esimesel võimalusel....

NIPP 6. Järgi kirjas teabe esitamise põhireegleid

Neid pole palju:

• kirja lugemisel mahub kõige mugavam maht "ühele ekraanile", maksimaalselt - A4-lehele;
• saadetud manuste suurus ei tohi ületada 3 MB. Suuremate failide tõttu võib kiri adressaadile "riputada";
• manuste "pakkimisel" kasutage universaalset zip- või rar-kodeeringut. Teised laiendused võivad transportimisel olla blokeeritud või katkenud ja tekitada adressaadile probleeme;
• ärge kunagi alustage vastust uue meilina (ilma kirjavahetuse ajalugu salvestamata). Vastasel juhul on adressaat sunnitud kulutama aega algse sõnumi otsimisele;
• kirjutage keeles, mis on adressaadile kõige arusaadavam. Paljud inimesed mõtlevad, kas on asjakohane kasutada erialast või ettevõtte sõnavara, slängi, lühendeid ja anglitsisme.

Igal juhul tuleb see eraldi otsustada.

Seega on ettevõttesisene kirjavahetus ettevõttes peaaegu alati täis slängi ja lühendeid: need on kõigile osalejatele tuttavad ja arusaadavad ning säästavad aega. Kuid peate olema ettevaatlik, kui kasutate neid vastaspooltega kirjavahetuses.

Minu praktikas oli selline juhtum. Kolleeg valmistas ette materjale kirjastusele ja viimases kirjas kirjutas: "Maša, palun saatke kõik oma materjalid võimalikult kiiresti". Masha otsustas, et see on talle tundmatu vormingu tähistus, millesse tekst tuleb tõlkida. Ta tappis palju aega, kas konksu või kelmiga, mõeldes välja, kuidas kirjastaja palvet rahuldada. Kujutage ette Masina pahameelt, kui ta 2 päeva hiljem saab teada, et krüptiline "asap" on ingliskeelses keskkonnas laialdaselt kasutatava lühend "as soonas võimalik" ("aspeas possible"). Kuid Maša sai materjale saata poole tunni jooksul alates taotluse saamisest!

NÕUANNE 7. Lõpetage iga täht oma allkirjaplokiga ja kontaktidega

Olenemata sellest, kui lähedalt te adressaati tunnete ja kui kaua teie kirjavahetus on kestnud, peaks iga teie kiri sisaldama plokki, mis koosneb allkirjast ja kontaktandmetest. See on ärilise suhtluse kultuuri lahutamatu osa.

Plokk peab sisaldama:

• teie ees- ja perekonnanimi. Lühendeid pole vaja kasutada. Selle asemel "T.L. Vorotõntsev" oma allkirjas näitan "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" või "Tamara Vorotyntseva" et adressaat mõistaks, kuidas minuga vastuskirjas ühendust võtta;
• teie positsioon. See annab adressaadile võimaluse mõista oma volituste ja ametialase pädevuse piire küsimuste lahendamisel;
• kontaktandmed (telefon, e-post, ettevõtte nimi, veebisait). Seega annate adressaadile vajaduse korral täiendava operatiivsuhtluse võimaluse.

Tahaksin kõigele öeldule lisada: teie e-kirjad on just need riided, millega neid tervitatakse. Teisisõnu, ärikirjavahetuse etiketti järgides jätate adressaadile tagaselja kõige meeldivama mulje.

Kuidas tehakse väljaminevast kirjast koopia? Kas ma pean dokumendi päise eemaldama?

Vastus

Vastavalt GOST R 51141-98 määratlusele "Kontoritöö ja arhiveerimine. Mõisted ja määratlused”, peab dokumendi koopia täielikult reprodutseerima originaaldokumendi teavet ja selle kõiki või osa väliseid tunnuseid. Kui räägime organisatsiooni faili salvestamiseks salvestatud väljamineva dokumendi koopiast, on selle valmistamiseks võimalik kaks võimalust:

Rohkem selle kohta ärikirjade tüübid

1. Töövõtja koostab vastuse, prindib selle organisatsiooni kirjaplangile, seejärel teeb vormil koostatud dokumendist koopia koopiamasinal ning edastab kirja originaali ja koopia kinnitamiseks ning seejärel juhile allkirja andmiseks. . Sel juhul reprodutseerib koopia dokumendi välised tunnused, sealhulgas vormi üksikasjad;

2. Töövõtja koostab vastuse, prindib selle kirjaplangile, seejärel teeb koopia, trükkides ettevalmistatud kirja tavalisele paberilehele (mitte kirjaplangile). Sel juhul ei reprodutseerita koopia dokumendi kirjaplanki.

Rohkem selle kohta kuidas ärikirjas ei öelda kirjutasime lingil olevas materjalis.

Teist võimalust väljaminevast kirjast koopia tegemiseks kasutatakse tavaliselt juhtudel, kui organisatsioon kasutab trükitud blankette.

Seega võime öelda, et dokumendi “päis” ehk vormi üksikasjad võivad koopial olla, kuid ei pruugi olla. Kõik oleneb koopia tegemise viisist, kuid sellist nõuet – eemaldada koopiatelt ankeedi andmed – pole.

Üllataval kombel märgivad paljud inimesed, kui neil palutakse saata kiri mitmele inimesele korraga, lihtsalt aadressid väljale "Adressaat". See on normaalne, kui see kiri on adresseeritud teie kolleegidele või sõpradele, kuid kui saadate kirju klientide rühma, näitate seega kõigile aadresse ja teisi adressaate, paljastades tegelikult oma aadressibaasi.

Piisab, kui keegi klientidest edastab selle kirja oma konkurendile ja teie kontaktid lekivad kohe.

Kummaline, kuid paljud kaugeltki rumalad inimesed on üllatunud, kui saavad teada, et kui teil on vaja saata kiri paljudele adressaatidele, et nad üksteisest ei teaks, siis on selle jaoks väli "Bcc".

Näiteks mail.ru jaoks näeb see välja järgmine:

Ja veelkord lühidalt:märgitud aadressid "saadaval" - kõik näevad, kellele sa kirju saatsid, märgitud "pimekoopia" - kõik arvavad, et kiri on ainult tema jaoks.

Ja iga adressaat saab kirja, kus on väljal "saadaja". ainult tema aadress . Teiste programmide puhul, kui te ei leia, kuhu Pimekoopia panna, paluge kellelgi teile näidata. Veel üks väike punkt, määrake kindlasti üks aadress väljale "To", enamik programme või meiliservereid ei lase teil ilma selle parameetrita kirja saata.

Ja nii, mis puudutab pakkumiste, uudiste saatmist oma klientide rühmale - siin on peidetud koopia kasutamise praktika ühemõtteline, peate oma aadressibaasi peitma. Huvitav punkt kolleegidele kirja saatmise juures, siin on soovitatav tegutseda vastavalt olukorrale, näiteks saata kiri palvega saata ettepanekuid (näiteks klienditeeninduse parandamiseks) ja kui iga kolleeg näeb, et teine inimesed on saanud sama kirja, siis suure tõenäosusega nad ei vasta – lootke teistele, seega peate kasutama peidetud koopiat. Kui see tellimus täidetakse, siis näiteks kolleegi ülemuse märge "kellele" teeb lihtsalt imet ja teie tellimus täidetakse.

Omaette probleem tarnijatega. Ühest küljest peaks kõigi saajate märkimine koopias näitama tarnijale, et teil on valikuvõimalus ja ta peaks pakkuma teile häid hindu. Teisest küljest suhtub teie kirja saanud juht, nähes, et see saadeti mitte ainult talle, teie palvet suure tõenäosusega "lahedana". Isiklikult arvan ma, et tarnijate puhul peate vähemalt ärisaladuste kaitsmiseks kasutama pimekoopiat, kuid tõenäolisemalt head suhted tarnija juhiga.

Saate lugeda hiljutist spetsialisti eksimise juhtumit, kui kõik adressaadid nägid teisi adressaate: Lööge kõik siin vestlusringis, seal olid tõesti arvestatavad inimesed - direktorid, kuid siiski said paljud vastuseks rämpsposti.

Noh, nagu alati, on arutelu kommentaarides teretulnud.

Viimastel aastatel on e-post võtnud ärikirjavahetuses üha suurema koha. Selle eelised on ilmsed: tõhusus, kättesaadavus ja kasutusmugavus. Tuleb meeles pidada, et elektroonilisel kirjavahetusel on oma nüansid.

Kirjade vastuvõtmine

1. kontrolli oma e-posti vähemalt 2 korda päevas – hommikul ja pärastlõunal. Vastasel juhul võite teiste inimeste töö peatada ja probleemide lahendamist edasi lükata;
2. kui saite kirja, tähendab see, et keegi saatis selle ja mingil põhjusel tegi seda. Seetõttu tuleb saabunud kirjad läbi lugeda. Loomulikult ei võeta siin arvesse rämpsposti;
3. kui olete juht, peaks teie tööpäev algama meilikliendi käivitamisega, mis ei laadi kogu päeva maha ja kontrollib kirju automaatselt. Seadistage posti automaatne kohaletoimetamine / vastuvõtmine vähemalt iga 10 (ja eelistatavalt 2–3) minuti järel;
4. kui olete väga hõivatud ja olete saanud kirja, hinnake, kellelt see on, teema ja jookse see silmadega läbi - see aitab teil kiiresti aru saada, kas kiri nõuab kiiret reageerimist või võib veidi oodata;
5. Lihtsaim ja tõhusaim viis asjadega edasi viimiseks ja kirjahunnikutesse mitte kogumiseks on meilidele kohe vastata. Seega, kui te ei tegele vestlusega või muu tegevusega, mis ei talu katkestamist, vastake kirjale kohe.

Saaja, Koopia, Pimekoopia väljad

Peaksite mõistma, meeles pidama ja õigesti kasutama välju "Saajaja", "Koopia" ja "Pimekoopia". Sellest sõltuvad teie tegevused kirja saamisel või saaja tegevused.

1. "Kellele". Kui saadate küsimuse, ootate vastust väljale "Saaja" märgitud adressaadilt. Kui olete saaja, peate vastama. See tähendab, et kiri ja selles sisalduv teave või küsimused on adresseeritud otse sellel väljal märgitud adressaadile.
2. "Kopeeri". Selles lahtris olevad adressaadid saavad teabe saamiseks kirja või on "kutsutud tunnistajad". Koopiate saaja ei tohiks üldjuhul kirjale vastata. Lisaks peetakse vajaduse korral viisakaks alustada fraasiga "vabandust segada".
3. "Varjatud koopia". Seda, et kiri saadeti väljal "Pimekoopia" märgitud isikule, ei saa teada peamine saaja ega koopiates olevad isikud. Seda välja kasutatakse ka masspostituse jaoks, et kõik adressaadid ei teaks teie aadressiraamatut.

Vastamisel ärge unustage nuppu "Vasta kõigile" – see salvestab esialgse kirja saajad koopiatesse ja teie vastus ei lähe neist mööda. Saate alati soovimatud adressaadid eemaldada või teisi lisada.

Kui saabunud kirjas on väljal "Adressaat" rohkem kui kaks adressaati, tähendab see, et vastama peavad mõlemad kirjasaatjad või mõni neist. Otsustage, kes peaks vastama. Kuid olge ettevaatlik, kui saadate kirju, mis sisaldavad väljale "Saaja" rohkem kui kahte adressaati: kõigile saadetud kirja puhul on oht, et te ei saa kelleltki vastust.

Teema väli

Te ei tohiks seda välja tühjaks jätta. Inimesed, kellega suhtlete, võivad saada sadu meile päevas ja kasutada seda välja meili sisu olulisuse kiireks hindamiseks.

Kirja teema peaks lühidalt kajastama kirja teemat. Pealkirjad nagu "Küsimus", "Tere!" või tühjad pealkirjad reedavad teid kui algajat või elementaarsete äriliste kirjutamisoskuste puudumist.

"Kirjutamise tähtsus"

Kui kiri sisaldab teavet kiireloomuliste muudatuste kohta, mis tahes lepingu teksti või muud teavet, millele peate esmalt tähelepanu pöörama, kasutage "kõrge" tähtsust, see tõstab kirja kaustas Postkast esile.

• Ärge kasutage "kõrget" tähtsust asjata!
• Isiklik kiri ärikorrespondendile või naljaka ja mitte asjaliku pildi või lingiga kiri, märgi tähtsuseks “madal”.

Vastuse kirjutamine

1. Alusta tervitusega, see on viisakas.
2. Rääkige inimesega sama keelt. See ei kehti ainult vene/inglise keele, vaid ka teksti vormi kohta. Mitteametlik vastus ametlikule kirjale on vastaja suhtes lugupidamatus ja omaenda madala kultuuri demonstreerimine.
3. Ärge kasutage transliteratsiooni, välja arvatud meilisõnumite saatmisel mobiilseadmed. Kui teie meiliklient ei toeta vene keelt või rikub kodeeringut, lisage vastuse tekst manusele.
4. Ärikiri peaks olema täpne, konkreetne ja sisutihe.
   • Täpsus– Määrake täpsed andmed, millele viitate (nt koosoleku kuupäev, koosoleku päevakorrapunkt, teise meili kuupäev ja teema või failinimi).
   • konkreetsus- kirjast peaks selguma, MIDA TÄPSELT adressaadilt nõutakse.
   • Kokkuvõtlikkus. Kes mõtleb selgelt, see ütleb selgelt välja ja teie adressaat näeb seda. Seetõttu pole vaja kolmele lehele välja tuua, mida võiks kolme lausega kirja panna. Kokkuvõtlik äritekst ei ole kuivus, vaid aja kokkuhoid ja mõttetäpsus.
5. Kui kiri sisaldab mitut küsimust, teemat või ülesannet, struktureerige need ja eraldage need. Pidevat "pesuvoogu" on raske lugeda ja tegelikult võite kirja põhiküsimuse vahele jätta.
6. Vastake kirjas esitatud taotlustele võimalikult täpselt. Päringu või ülesande vastus "Teeme ära!" mittetäielik “Teeme seda selliseks ja selliseks kuupäevaks”, “sel ja sellisel päeval”, “pärast sellist ja sellist sündmust” on konkreetsem ja täpsem vastus.
7. Tekst ei tohi sisaldada vigu! Trükivead pole kohutavad, kuid kui kirjutate igasse tähte sõnad valesti, muutub see väga kiiresti märgatavaks ja jätab negatiivse jälje teie äripartneri kuvandisse.
8. Ärge kunagi saatke kirja ilma, et olete kirjutatut lugenud! Lugege oma vastust läbi ja veenduge, et kõik on lühike, täpne, arusaadav, konkreetne ja grammatikavigadeta. Kontrollige, kas kõik vajalikud adressaadid on määratud, kas need on õigesti väljale "To" ja "Cc" paigutatud. Kontrollige grammatilisi vigu.
9. Tsiteeri originaalkirja teksti.
10. Täielikult tsiteerides (kui vastate tervele kirjale) kirjuta vastuse tekst kirja ALGUSSE, mitte lõppu!
11. Kui teie vastused on punkthaaval, eraldage tsitaat tühjade ridadega ülal ja all.

Investeeringud

1. Ärge manustage meilidele EXE-, PIF-, BAT-, COM-, CMD-, SCR-vormingus faile – paljud meilikliendid või serverid blokeerivad sellised manused tihedalt ja adressaat ei loe neid kunagi. Pakkige need arhiivi (tõmblukk, rar) nagu kesta ja asetage sellesse vormi.
2. Normaalseks peetakse kuni 2-3 megabaidiste manuste saatmist ilma hoiatuseta. Kui soovite saata manuse suurem suurus, uuri korrespondendilt, kas selline fail läheb tema serverist läbi või mahub see postkasti.
3. Hoidu kahtlase sisuga manustest: esiteks ei pruugi korrespondent sinu maitset jagada ja teiseks võid tekitada probleeme inimesele, kes töötab organisatsioonis, kus kasutatakse kirjade lugemist.

Elektrooniline allkiri

1. Selle kohalolek on kasulik (teie kontaktandmed on saadaval) ja see on hea toon, mis näitab teie professionaalsust.
2. Allkiri ei tohiks ületada 5-6 rida. See peab sisaldama vähemalt teie ees- ja perekonnanime. Lisaks on soovitav märkida oma telefoninumber, e-posti aadress, ettevõtte nimi ja füüsiline aadress, samuti selle veebilehe aadress.
3. Elektroonilise allkirja jaoks on kaks võimalust: omaalgatuslikud (oma)kirjad täisallkirjaga

Ärikirjal peab olema selge struktuur, mille eelised on:

• säästes teie ja adressaadi aega;
• adressaadi poolt kirja lugemise ja selle olemuse õige mõistmise garantii;
• selge ja sisutihe vastuse saamine.

Ärikirja struktuur

Apellatsioonkaebus

See asub kirja "päises" ja sisaldab adressaadi ametikohta ja täisnime. Ametliku ärikirjavahetuse puhul on standardkäsitlus “Kallis”, mis kirjutatakse suure algustähega ja lehe keskele. Ja siis palju võimalusi, olenevalt sellest, mida nad kirjutavad ja kellele. Nii et Venemaal on vesterniga ettevõtetes kombeks pöörduda nime ja isanime järgi ärikultuuri- lihtsalt nime järgi. Kui tunnete oma kaaslast isiklikult, võite seda käsitleda nii: "Kallis Andrei Petrovitš", kui te ei tea - "Kallis härra Smirnov". Muide, inimese poole pöördudes ei saa sõna "härra" lühendada sõnaga "härra". Ja mitte mingil juhul ei tohiks kirjutada "Kallis härra Smirnov A.P.". Kas "Andrei Petrovitš" või "Härra Smirnov".

Kui te ei kirjuta autoritasudele, religioossete konfessioonide esindajatele, presidentidele ja erinevate riikide parlamentide liikmetele, pidage end õnnelikuks. Nende jaoks on ametlikud teisendusvalemid ja iga auastme jaoks on spetsiaalsed. Enne sellise kirja saatmist kontrollige hoolikalt, kas valitud apellatsioon vastab adressaadi staatusele. Palju lihtsam on meeles pidada, kuidas sõjaväelastele kirjutada: "Kallis seltsimees kolonel," isegi kui see kolonel on naine. Kuid üleskutse "Daamid ja härrad" on ilmalik ja seda on parem kasutada näiteks moesalongi avamise kutseks. Kui teid kutsutakse äri esitlus- näiteks uued puurseadmed - siis on väljakujunenud tava kohaselt kõigi ühine aadress "Austatud härrad". Sel juhul pole vahet, et selles organisatsioonis töötavad ka naised.

Näide:

tegevjuhile
OÜ "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Kallis Pavel Iljitš!
või
Lugupeetud härra Dobrovolski!

Preambula

Koostab kirja esimese lõigu, milles on kirjas selle eesmärk, põhjus, mis ajendas teid seda kirjutama. Pärast preambula lugemist peaks adressaat mõistma kirja olemust Näide: Kirjutan teile, et väljendada oma rahulolematust mööbli tootmise tooraine kvaliteediga, mida teie ettevõte meile tarnib, ning ootan teie vastuvõttu. tegevused, mis on suunatud olukorra kiirele muutmisele ja meile tekitatud kahjude hüvitamisele.

Näide: Viimase kuu jooksul, alates jooksva aasta 2. juunist, on igast teie toorainepartiist 10-15% defektiga. Meie ettevõtte spetsialistid on need faktid korralikult dokumenteerinud. Käesolevale kirjale on lisatud dokumentide koopiad. Meie ettevõtte kahjud seoses defektsete toorainete kättesaamisega ulatuvad umbes 1 miljoni rublani. Oleme Concord LLC-ga koostööd teinud juba viis aastat ja seni pole meil olnud põhjust kurta. Sellises olukorras nõuame oma kahjude täielikku hüvitamist. Vajadusel oleme valmis tagasilükatud toorainele ühiselt läbi viima ekspertiisi.

Järeldus

See on vajalik kogu kirja kirjaliku ja loogilise järelduse lühikokkuvõtteks.

Näide: Olen kindel, et mõistate seda olukorda ja lähitulevikus normaliseerub meie koostöö.

Allkiri

Kiri lõpeb saatja allkirjaga (amet + täisnimi), millele eelneb tüüpviisakusvorm "Austusega". Võimalikud on ka valikud: “Lugupidamisega”, “Tootlikkusega koostööle”, “Tänuga koostöö eest” jne. Kirja allkirjastamisel on oluline arvestada adressaadi ja adressaadi auastmega. Samuti tuleb allkirjastada tegevjuhile adresseeritud kiri tegevdirektor Või vähemalt tema asetäitja. Samas peab allkiri vastama selle ärakirjale: lubamatu on olukord, kus direktori asetäitja paneb direktori perekonnanime juurde kaldkriipsu ja kirjutab alla oma nimega.

Näide: Lugupidamisega A.D. Kiseljov, Zarya mööblivabriku peadirektor

P.S

Postscript (P.S.) - postscript kirja lõpus pärast allkirja - kasutatakse ärikirjavahetuses harva. Selle eesmärk on teavitada adressaati olulisest sündmusest, mis juhtus pärast kirja kirjutamist, või edastada talle teavet, mis on kirja teemaga kaudselt seotud.

Näide 1: P.S. Teatan, et 3 tundi tagasi saadud toorainepartiis on defektide protsent tõusnud 17%-ni!

Näide 2: P.S. Meie tooraine vastuvõtu osakonna juhataja kohtub teie ettevõttes teie spetsialistidega homme kell 14:00.

Rakendused

Taotlused on vabatahtlik lisa kirja põhitekstile ja seetõttu koostatakse need eraldi lehtedel – iga taotlus omal lehel. Nende kirjutamiseks pole reegleid.

Ärikirjavahetuse standardfraasid

Märkused

• Anname teada, et saadetise viivitus ... tulenes ...
• Anname teada, et tehase juhtkond on otsustanud…
• Teatame, et teie ettepanek on vastu võetud.
• Anname teada, et meie…
• Anname teile teada, et…
• Anname teile teada, et kahjuks ei saa me…

Motiive selgitavate väljendite mudelid (Kõige tavalisemad fraasid tavalise ärikirja alguses)

Protokolli järgi...
• Vara turvalisuse tõstmiseks…
• Vastuseks teie palvele...
• Meie telefonivestluse kinnituseks...
• Meie kokkuleppe kinnituseks…
• Tehnilise abi osutamiseks…
• Seoses keerulise olukorraga...
• Seoses ühistööga…
• Kliendi kirja järgi...

Kui autor on juriidiline isik, kantakse toimingud üle:

1. Ainsuse kolmandast isikust, näiteks:
   • Zarya tehas ei vaidle vastu ...
   • Vene-Inglise ühisettevõte "Sojuz K" pakub ...
   • Ühistu Naiv garanteerib…
2. Mitmuse kolmandast isikust, näiteks: Zarya tehase juhtkond ja ametiühingukomitee küsivad tõsiselt ...
3. Mitmuse esimene isik:
   • Palun…
   • Kinnitamine...
   • Anname teada…

Kui autor on füüsiline isik, kantakse toimingud üle:

1. Ainsuse esimene isik, näiteks:
   • Sulle teadmiseks…
   • Küsi…
   • Annan teile teada...
2. Mitmuse esimene isik, näiteks:
   • Kiidame heaks...
   • Saime teie telegrammi kätte...
   • Õnnitleme...
   • Toetame…

Taotlus

• Palun kontrollige töö edenemist...
• Palun tegutsege…
• Esitage toimivusandmed...

Dokumentide või materiaalsete väärtuste saatmine

• Masina koostejooniste saatmine…
• Teid huvitavad dokumendid saadame tähitud postiga...
• Saadame omalt poolt allkirjastatud lepingu ...

Kinnitamine

• Tänuga kinnitame teie tellimuse kättesaamist ja jätkame selle elluviimist ...
• Kinnitame spetsifikatsioonide kättesaamist…
• Zarya tehas kinnitab seadmete tarnetingimusi…

Pakkumine

• Saame Sulle pakkuda…
• Kutsume teid ostma…
• Võime teile soovitada…

Kutse

• Kutsume teid osalema projekti arutelul ...
• Palun liitu aruteluga...
• Kutsume Teie ettevõtte esindaja külla…

Ettepaneku (projekti) tagasilükkamine ja tagasilükkamine

• Teie poolt saadetud tiitelnimekirja projekti ehitusprojektide kohta summas ... ei saa me kooskõlastada järgmistel põhjustel.
• Teie ettepanek (projekt) lükati tagasi järgmistel põhjustel...

Meeldetuletus

• Tuletame meelde, et ühise tööplaani järgi tuleb ...
• Tuletame meelde, et kooskõlas … peate…
• Tuletame meelde, et teie maksevõlg on…
• Tuletame meelde, et käsikirja esitamise tähtaeg lõpeb ...

Garantii

• Garanteerime makse.
• Garanteerime tähtajad.
• Garanteerime toodete kvaliteedi.

Enda seisukoha tõlgendamine

• Meie üleskutsed selles küsimuses ei toonud positiivseid tulemusi.
• Meil ei ole disainile vastuväiteid.
• Me ei saa teile kaupa kohale toimetada järgmistel põhjustel:…

Teise poole tegevuse tõlgendamine

• See viivitus võib põhjustada...
• On täiesti seletamatu, miks teie tehas vormide väljasaatmisega viivitab ...
• Teie lubadusi ei peeta.

Lõpusõnad

• Loodame, et meie soov täidetakse.
• Ootame edasist koostööd.
• Edu soovidega.
• Palume vastamisega mitte viivitada.
• Palume vabandust vastamise viibimise pärast (vea pärast).

Ärikirjavahetuse eetilised standardid

Ärikirjavahetus, nagu iga teinegi inimsuhtluse vorm, põhineb eetiliste reeglite ja normide kogumil, millest peamine on "ÕIKSUS JA AUSTUS PARTNERI VASTU". Isegi kui kirja eesmärk on väljendada nõuet, ei tohiks selle tekst sisaldada ebaviisakaid sõnu ja ebaõigeid väljendeid, mis võivad teie vastaspoolt solvata. Hoolitsedes oma adressaadi väärikuse säilitamise eest, säilitate seega ka enda väärikuse.

• alustage sõnumit keeldumisavaldusega. Kõigepealt peaksite välja selgitama motivatsiooni otsus ja teha selgeks, et teatud asjaoludel võib selle küsimuse uuesti läbi vaadata;
• suruma adressaadile peale küsimuse eeldatav tulemus, näiteks: "Palun uurida ja probleemi positiivselt lahendada" või "palun teil see kandidatuur heaks kiita"
• julgustada adressaati otsuse langetamisel kiirustama sõnadega “kiiresti”, “kohe”, “lühema aja jooksul”. Kasutage parem etiketivormeleid "Ma palun teil vastata selliseks ja selliseks kuupäevaks", "Palun tõsiselt oma otsusest kohe teada anda"
• vihjab adressaadile tema kujuteldavale tähelepanematusest, ebakompetentsusest, sisestades kirja teksti sõnastuse nagu "soovitan teil hoolikalt uurida ...".

Ärikirjade saajale on eetikanormide seisukohast kohustuslikud nõuded:

• vastusankeedi tagasilükkamine, milles päringu- või pakkumiskiri tagastatakse autorile koos neile postitatud vastuseandmetega;
• kiire ja selge vastus saatvale organisatsioonile. Viivitust või reageerimise puudumist võib pidada koostöövõimetuks.

Eespool loetletud ärikirjavahetuse eetiliste standardite järgimine ei nõua teilt vägitegu ning muutub lõpuks lihtsaks ja tuttavaks. Lisaks annab see teile taktitundelise inimese maine ja isegi õpetab, kuidas muuta vastased liitlasteks.

Ärikirjade kirjutamise üldreeglid

Lisaks struktuurile on pädeva ärikirja teine ​​oluline komponent selle korralik disain.

Infopost

Infopost- See on ärikiri, mis teavitab adressaati ametlikku laadi teabest.

Teabekirja pikkus ulatub ühest lõigust mitme leheküljeni.

Reeglina allkirjastab uudiskirjad organisatsiooni juht ja masspostituse korral (näiteks kõigile ettevõtte klientidele) ei pruugi need üldse käsitsi allkirja sisaldada.Tihti on uudiskirjad tüüpilised. loodus.

Päring- ametliku teabe või dokumentide saamiseks saadetud ärikiri.

Üldjuhul koostatakse päringukirjad samamoodi nagu päringud. Järelepärimise kirjadele kirjutab reeglina alla organisatsiooni juht või ametlikult volitatud ametnik.

Taotluskirja tekst peab sisaldama materjalide või teabe esitamise vajaduse põhjendust ja taotluse tegelikku avaldust.

Järelepärimise kirja jaoks on vaja vastuskirja.

Vastuskiri

Vastuskiri on teenuskiri, mis on kirjutatud vastusena päringu- või päringukirjale.

Vastus võib olla eitav (keeldumiskiri) või positiivne.

Vastuskirja tekstis tuleks kasutada samu keelelisi väljendeid ja sõnavara, mida autor kasutas algatuskirjas, eeldusel, et palvekiri on keeleliselt õigesti kirjutatud.

Vastuskirja teksti ei tohiks lisada linki saadud kirjale (“Teie kirjale kuupäevaga _______ nr ___”).

Info algatuskirja kohta sisaldub vastuskirja registreerimisnumbris Keeldumiskirja on soovitav alustada keeldumise põhjendusega: “Seoses ...”, kuna eitav vastus peab olema põhjendatud, siis ei saa lihtsalt keelduda taotlusest ilma selgitusteta.

Kinnituskiri

Kinnituskiri on ametlik kiri, milles adressaat kinnitab varem saavutatud kokkuleppeid, kavatsusi, teabe, dokumentide või muude materjalide saamist jne.

Seda tüüpi kirjade võtmekeelevalem on: "Kinnitame (dokumentide kättesaamine, eelleping, nõusolek ...)".

Eelkokkuleppe kinnitamisel kirja tekstis on vaja lühidalt välja tuua selle olemus.

Kui dokumentide kättesaamine on kinnitatud, tuleks need nimetada jne. Kinnituskiri võib lõppeda soovi, soovi, pakkumisega.

Nõudekiri

Kaebuskiri on omaalgatuslik ärikiri, mille eesmärk on adressaadile pretensiooni või rahulolematuse väljendamine.

Kokkuvõttes tuleks välja öelda konkreetsed soovid või ettepanekud olukorra parandamiseks.

Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus

Garantiikirjad on mõeldud adressaadile kirjalike garantiide andmiseks, et kinnitada teatud lubadusi või tingimusi, autori (saatva organisatsiooni) kavatsusi või tegusid, mis ühel või teisel viisil mõjutavad adressaadi huve.

Garantiikirjad on adresseeritud organisatsioonile või üksikisikule. Sõna "garantii" ei pruugi kirja tekstis üldse mainida, kuid kiri jääb garantiid sisaldavaks dokumendiks.

Garanteerida saab tehtud töö eest tasumist, selle valmimise ajastust, töö kvaliteeti, kauba kvaliteeti, tarneaega, saadud toodete eest tasumist jne. Nendest aspektidest saab sisu moodustada kogu kirjast või sisestage selle komponendina tähe tekst.

Garantiikirjad on oma olemuselt rõhutatult juriidilised, oma staatuselt vastavad lepingulise iseloomuga dokumentidele. Kõige sagedamini väljastatakse garantiikirjad makse kinnitamiseks.

Sel juhul on kohustuslik märkida lepingu number ja arve, mille järgi tuleb tasuda.

Garantiikirjad eristuvad selguse, täpsuse ja üheselt mõistetava sõnastuse poolest – kuna me räägime adressaadile garantiide andmisest organisatsiooni või ametniku nimel ja nimel. See peab näitama tehtava toimingu tüüpi.

Sellised kirjad võivad alata adressaadile antud garantiide sisulise avaldusega, näiteks: "Ma garanteerin selle kirjaga ...".

Muudel juhtudel võib garantiikiri sisaldada põhjuseid, mis tingisid autori kavatsuse deklareerida oma valmisolekut anda adressaadile teatud garantiisid. Sel juhul sõnastatakse vastav väide viimases lauses, näiteks: "Garanteerime tasumise" või "Garanteerin õigeaegse ja täieliku tasumise."

Seda tüüpi kirjade eripäraks on koos autori (näiteks organisatsiooni direktori) allkirjaga ka ametniku allkiri, kes vastutab otseselt finants- või muude küsimuste eest. Kui garantiikiri saadetakse ostu, osutatud teenuse vms eest tasumise kohustusena, siis peab see sisaldama maksva organisatsiooni pangarekvisiite.

Garantiikirja võtmefraas võib sisaldada sõnu ja väljendeid:

• Garanteerime…
• Garanteerime, et…
• Partnerfirma garanteerib…
• Palume saata sularahas kohaletoimetamise tüüp (tagatise tüüp) meie aadressile ...
• Garanteeritud makse...
• Käesolevaga garanteerime…

Kokkuvõte

CV on teatud tüüpi ärikiri, mille eesmärk on spetsialisti kõige täielikum ja kasumlikum esitlus tööandjale.

CV koostamisel peaksite rangelt järgima mitmeid reegleid:

1. Tutvusta end
2. Haridus
3. kogemusi
4. Kas ma pean täpsustama soovitud palgataseme?
5. Kas ma pean enda kohta lisateavet esitama?
6. Kas isikuandmeid on vaja?
7. Kohandage oma CV vastavalt tööandja nõuetele
8. Suhtumine reisimisse
9. Soovituste kättesaadavus
10. Edastuskiri

Kõigiks puhkudeks ei ole ega saagi olla ühte CV-d, mida saaks muudatusteta kõikidele ettevõtetele saata.

Iga kord tuleks esmalt läbi mõelda, milliseid omadusi uuel töökohal väärtustatakse ning nende järgi CV-d muuta.CV-s toodud info peab olema usaldusväärne. Ärge jätke oma CV-sse tühje kohti.

Ja mis kõige tähtsam - kokkuvõte peaks olema lühike: mitte rohkem kui üks - poolteist lehekülge. Sinu oskus selgelt sõnastada, lühidalt välja öelda on üldkultuuri kõrge taseme näitaja.

Foto olemasolu CV-l on teretulnud.

1. Kinnitus organisatsioonis töötamise fakti ja tingimuste kohta, lühiteave töötavate ametikohtade ja tööülesannete kohta (eraisiku soovituskirja puhul on käesolevas lõigus märgitud, millise aja jooksul ja mis ametikohal kirja autor teab soovitatav isik). Tööülesannete loetelust peaks olema näha soovitatud isiku kvalifikatsioon. Kui soovitatud hõivasid erinevaid ametikohti, siis näidatakse iga ajaintervalli kohta andmed omandatud ametikohtade ja tööülesannete kohta. Näide: Sidorov Vladimir Aleksandrovitš töötas ettevõttes "Vector" 12. märtsist 1998 kuni 16. märtsini 2002, sealhulgas 12. märtsist 1998 kuni 16. märtsini 2002 - kaubandus- ja ostuosakonna juhatajana, 17. märtsist 25. novembrini, 2002 - sama osakonna vanemjuhi ametikohal. Tema ülesanneteks juhina oli komponentide tarnimise korraldamine, tippjuhina - komponentide tarnijate ja tootmise vahelise suhtluse korraldamine.
2. Soovitatava kutse-, äri- ja isikuomaduste ning organisatsioonis töötamise käigus saavutatud õnnestumiste lühikirjeldus. Peaksite loobuma sellistest üldsõnalistest sõnadest nagu usaldusväärne, pädev, kohusetundlik jne ning keskenduma konkreetsetele faktidele, mis iseloomustavad soovitavat tema professionaalsete omaduste, teatud ülesannetega toimetuleku osas Siin saate keskenduda kategooriatele nagu tasemeteadmised ja hoolsus põhiülesannete täitmisel, mittestandardsete ülesannetega toimetulemine, leidlikkus, algatusvõime, õppimisvõime, kohanemisvõime erinevate olukordadega, emotsionaalne stabiilsus, juhiomadused Siin saab anda ka ligikaudse võrdluse soovitatud kohta töötama koos oma kolleegide tööga, näitama kõige olulisemad saavutused, tema isiklikult välja töötatud ja ellu viidud projektid. Näide: Iseseisvalt omandanud tarkvara, pidanud iseseisvalt ja edukalt äriläbirääkimisi, juhtinud tõhusalt alluvaid jne.
3. Töökoha muutmise põhjused (organisatsioonist lahkumine, teise kohta kolimine). See võib olla organisatsiooni profiili muudatus, üksuse sulgemine, personalimuudatused organisatsioonis, elukohavahetus vms.
4. Leiud. Lühike ja konkreetne hinnang soovitava inimese pädevusele, ärilistele omadustele, loomingulisele potentsiaalile ja karjäärivõimalustele. Soovitused konkreetse ametikoha või ametikohtade võtmiseks (mõnel juhul on soovitav siia märkida, mil määral soovitate inimest otsitavale ametikohale: tingimusteta, tugevalt, mõningate reservatsioonidega, ei soovita). Näide: Sidorov Vladimir Aleksandrovitš valdab vabalt tehnikat... (omab laialdast kogemust serveritarkvaraga töötamisel... või... suudab iseseisvalt töötada äriklientidega... jne). Usun, et härra Sidorov suudab tõhusalt täita osakonnajuhataja ülesandeid, töötades keskmise suurusega ettevõttes osakonnajuhatajana, arvutiosakonna juhataja asetäitjana.
5. Kirjale allakirjutanud isiku kontaktandmed. See punkt on eriti oluline üksikisikute koostatud soovituskirjade puhul, kuna on täiesti võimalik, et uus tööandja soovib pärast soovituskirja lugemist mõningaid üksikasju täpsustada.

Pressiteade

Pressiteade on teabesõnum meediale, mille ülesanne on juhtida tähelepanu teatud sündmusele (on juhtunud või tulemas), et seda sündmust meedias võimalikult palju kajastada.

Pressiteateid koostavad ja levitavad ettevõtete ja organisatsioonide pressiteenistused ning neil on teatud kirjutamisreeglid:

• dokumendi päis peaks sisaldama sõna "Pressiteade" ja levitamise kuupäeva;
• pressiteate pealkiri peaks selgelt kajastama selle teemat, teabesõnumi sõnumit;
• täpsemalt saab pressiteate pealkirja olemuse avaldada alampealkirjas (samal ajal on selle olemasolu vabatahtlik);
• pressiteate esimene lõik peab sisaldama järgmist teavet: mis, kus ja millal juhtus (toimub);
• Pressiteate maht ei tohiks ületada poolteist lehekülge masinakirjas teksti. Sel juhul on soovitav piirata ühe lehekülje suurust, sealhulgas allkirja ning organisatsiooni kirjaplangi päised ja jalused;
• pressiteade võib sisaldada tsitaate uudiste tegijatelt - organisatsiooni vastutavatelt esinejatelt;
• organisatsiooni kirjaplangile kirjutatakse pressiteade;
• Pressiteate allkiri peaks sisaldama kontaktisiku täisnime, kes saab pressiteate teema kohta lisateavet anda, ja tema kontaktandmed: telefon (soovitavalt mobiil), e-post, ICQ number.

Õnnitluskiri

Formaat "Palju õnne" kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse.

See on koostatud õnnitluse kirjaplangile või postkaardile ning selle koostamisel saab ja peaks valitsema loominguline lähenemine. See kehtib nii kirja teksti kui ka selle kujunduse kohta.

Õnnitlused võivad olla isiklikud (palju õnne sünnipäevaks) või massilised (näiteks head uut aastat).

Esimesel juhul peaks aadress adressaadile olema isiklik - nime ja isanime järgi; teisel juhul võib see olla üldine, näiteks "Kallid sõbrad!".

Pealegi peab saatja mõlemal juhul õnnitlusele isiklikult alla kirjutama (massilise õnnitluse saatmisel kasutatakse faksi).

Isiklikud õnnitlused

Massi õnnitlused

Kutse

Formaat "Kutse" kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse.

See väljastatakse ametlikul kirjaplangil või postkaardil ja selle eesmärk on teavitada adressaati teatud pidulikust sündmusest, millele ta on kutsutud.

Kutsel peab olema teave ürituse toimumise koha ja aja kohta, samuti selle nimi.

Kutsel peab olema märgitud aktsepteeritav riietumisstiil (näiteks must ja lips), samuti kutsega hõlmatud inimeste arv.

Kutse on reeglina nimeline, kuid massiürituste ajal saab seda depersonaliseerida.

Isiklik kutse

Hulgikutse

Tänukiri

Formaat "Aitäh" kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse ja selle eesmärk on avaldada adressaadile tänu.

Reeglina väljastatakse tänud organisatsiooni ametlikul kirjaplangil, kuid võib väljastada ka postkaardina.

Tänukirja tekst on kirjutatud kokkuvõtlikus, sõbralikus-formaalses stiilis, viidates sündmusele, mis ajendas saatjat adressaadile tänu avaldama. Soovi korral saab loetleda ka muid adressaadi teeneid.Tänu tõendatakse saatja isikliku allkirjaga ja mõnel juhul ka organisatsiooni pitseriga.

Näide: Suurbritannia peaministri sõnum NSV Liidu Rahvakomissaride Nõukogu esimehele (25. aprill 1942) “Olen teile väga tänulik 23. aprilli sõnumi eest. Loomulikult tervitame härra Molotovi külaskäiku, kellega, olen kindel, saame palju ära teha. kasulikku tööd. Mul on väga hea meel, et teil on võimalik lubada see visiit, mis on kindlasti väga väärtuslik.

kaastundeavaldus

Formaat “Kaastundeavaldus” kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse ning selle eesmärk on avaldada adressaadile empaatiat ja toetust mõne muu kurva sündmuse või kaotuse puhul.

Kaastundeavalduse kirjutamisel on väga oluline valida õiged siirad sõnad, mis võivad adressaati tema leinas tõeliselt toetada.

Samal ajal on oluline väljendada oma tundeid ja kogemusi seoses juhtunuga.

Kaastundeavaldused väljastatakse diskreetses, korrektses stiilis ametlikul kirjaplangil või spetsiaalsel postkaardil ning kinnitatakse saatja isikliku allkirjaga.

Ärikiri- dokument, mida kasutatakse suhtluseks, teabe edastamiseks vahemaa tagant kahe korrespondendi vahel, kelleks võivad olla nii juriidilised kui ka füüsilised isikud.

Juht või juhtimisspetsialist peab oma tegevuse iseloomust tulenevalt kirjutama palju ärikirju.

Ärikirjade hulka kuuluvad iseloomustused, CV-d, soovituskirjad, meeldetuletus- ja tänukirjad, kutsed intervjuudele või esitlustele, tagasilükkamiskirjad, hagiavaldused, kaebused jne.

Kuidas kirjutada ärikirja

• ärikirja paber peaks olema hea kvaliteediga, täiesti puhas, korralikult lõigatud;
• on soovitav, et ärikirja vormil oleks organisatsiooni embleem, täisnimi, posti- ja telegraafiaadress, telefon, faks, e-posti aadress ja pangarekvisiidid;
• ametlikud ärikirjad trükitakse lehe esiküljele ilma plekkideta; kõik leheküljed, välja arvatud esimene, on nummerdatud araabia numbritega;
• veerise laius lehe vasakus servas peab olema vähemalt 2 cm, lõik algab punase joonega, mille vasakust servast on viie vahega taane; tekst trükitakse pooleteise - kahe intervalliga; soovitav on vältida sõnade murdmist;
• ärikirja paremasse ülanurka saatva organisatsiooni aadressi alla pannakse kuupäev, eelistatavalt täismahus (näiteks 2. jaanuar 2007);
• lehe vasakusse serva kantakse organisatsiooni nimi või selle isiku perekonnanimi ja aadress, kellele ärikiri saadetakse;
• alla, rea servast või lehe keskele, kirjutatakse viisakas üleskutse; näiteks "Kallis Ivan Ivanovitš"; pärast ravi on vaja koma, kuid sageli pannakse hüüumärk järgmise fraasi alguseks punase joonega ja suure algustähega;
• ärikiri lõppeb tänusõnadega koostöö eest ja lootuseavaldusega selle jätkumiseks;
• allkiri asetatakse lehe paremale poole, pärast viimast viisakuslauset, näiteks "Lugupidamisega ...", trükitakse allkirjastaja nimi tema käsitsi kirjutatud allkirja alla;
• igat tüüpi sissetuleva kirjavahetuse resolutsioon tuleks teha pliiatsiga või eraldi lehtedel; volditakse ärikiri, mille sees on tekst, ja ei voldita kokku olulisemad ärikirjad, mille jaoks saadetakse need suurtes paksudes ümbrikutes;
• telegraafipäringule tuleb vastata 3 päeva jooksul, ärikirjale - 10; kui taotlus nõuab põhjalikku läbimõtlemist, siis 3 päeva jooksul teavitada ärikirja arvestamisest ja anda lõplik vastus 30 päeva jooksul.

• mõtete esitamise täpsus ja selgus - lühikesed sõnad, lühikesed fraasid, lühikesed lõigud
• teksti maksimaalne juurdepääsetavus mõistmiseks, lihtsate fraaside kasutamine, mis väljendavad olemust täpselt ja ühemõtteliselt
• kirjaoskus
• korrektsus