Koostöö Exceli dokumentidega pilves. OneDrive: seadistage Office'i dokumentide failide jagamine ja koostöö. Töölehel olevate andmete redigeerimine veebipõhises Excelis

Viimasel ajal on kiiresti arenenud mitte ainult arvuti, vaid ka mobiilsed tehnoloogiad. Sellega seoses on suhteliselt suure teabehulga turvalise säilitamise küsimus muutunud väga teravaks. Ja selleks pakuvad paljud IT-ettevõtted mis tahes tüüpi seadmete kasutajatele nn pilveteenuste kasutamist. Nüüd kaalutakse, kuidas kasutada pilve ja teenuseid, mis kuuluvad iga arendaja põhikomplekti.

Mis on pilvesalvestus?

Esiteks määratleme, mis tüüpi teenus see on. Jämedalt öeldes on see failide salvestamine selliseid teenuseid pakkuva ettevõtte jaoks eraldatud kettaruumi kujul.

Teisisõnu võib seda teatud mõttes nimetada omamoodi virtuaalseks mälupulgaks, millele on paigutatud teatud hulk andmeid. Kui aga allalaaditud infole ligipääsemiseks on vaja USB-seadet pidevalt kaasas kanda, siis sellisele teenusele (näiteks pilv Mail.Ru või vastav Google’i teenus) pääseb ligi nii arvutist kui ka mobiilseadmest. See tähendab, et failid sünkroonitakse pilves endas ja saate neid vaadata või alla laadida lihtsalt registreerimisandmete sisestamisega (kuigi mõnel juhul pole see vajalik).

Pilve kasutamisest on juba palju kirjutatud. Nüüd pöörame tähelepanu mõnele põhipunktile ja kaalume ka selle kasutamise lihtsamaid põhimõtteid, selgitades olukorda üksikasjalikult.

Kõige populaarsemad teenused

On ütlematagi selge, et esialgu tuleb selliste salvestusruumide kasutamiseks otsustada teenusepakkuja kasuks ehk valida endale sobivaim teenus.

Tänapäeval on saadaval palju selliseid teenuseid. Kõige populaarsemad on järgmised:

• Dropbox.
• langevarjuhüpe.
• Cloud Mail.Ru.
• "Yandex.Disk".
• Google Drive (Google Disk).
• Apple iCloud ja iCloud Drive.
• OneDrive jne.

Enne igat tüüpi pilve kasutamise mõistmist tuleb märkida, et need teenused on üksteisega võrreldes mõnevõrra ebavõrdsed. Fakt on see, et mõnele salvestusruumile pääseb juurde ainult arvutiterminalist, teised aga hõlmavad nii arvutite kui ka mobiilseadmete sünkroonimist. Mõnikord võib vaja minna spetsiaalset rakendust, mis täidab omamoodi uurija rolli, mõnikord piisab Interneti-brauserist.

Sama kehtib nii failide salvestamiseks eraldatud vaba kettaruumi kui ka kaugserveris lisaruumi eest maksmise kohta. Igal juhul on enamik teenuseid üksteisega väga sarnased.

Millele peaksin enne tööle asumist tähelepanu pöörama?

Vaatame nüüd mõningaid olulisi punkte, ilma milleta ei tule pilveteenuste kasutamine kõne allagi.

Kõige esimene ja kõige olulisem asi on eelregistreerimine ning mõnel juhul pole üldse vahet, kas seda tehakse Interneti kaudu tavalise brauseriga või spetsiaalse arvuti või mobiilirakenduse abil. Kogu protsess võtab paar minutit.

Eelistatavalt erinevad mobiilseadmed, millele on installitud operatsioonisüsteemid, statsionaarsetest süsteemidest. Fakt on see, et kui te esimest korda sisse lülitate, et pääseda juurde mõnele täiustatud funktsioonile või poele, nagu AppStore või Google Play (Play Market), pakub süsteem esialgu konto loomist (registreeritud e-posti aadress ja parool). Samas on nutitelefoni või tahvelarvutisse juba eelinstallitud rakendus pilveteenustega töötamiseks. Mugavuse huvides saate installida nende statsionaarsed kolleegid arvutisse või sülearvutisse (kuigi juurdepääsu saab ka brauseri kaudu).

Eraldatud kettaruum

Teine oluline punkt on kettaruumi maht, mille kasutaja algselt tasuta versioonis saab. Reeglina on erinevate teenuste maht 5–50 GB. Kui sellest ei piisa, peate suurendama salvestusruumi ja maksma selle eest teatud summa, mis sisaldab suurema mahu hankimise ja teatud kasutusperioodi hoolduse kulusid, mis, muide, võivad olla ka erinevad .

Üldised põhimõtted

Mis puutub pilve laiemas tähenduses kasutamiseks, siis siin on kõik üsna lihtne. Pärast registreerimist peab kasutaja salvestusruumi lisama vaid kaustu ja faile, kontakte ja palju muud.

Samal ajal saab ta seadete jaotises lisada sõpru, kes koos temaga failid serverisse üles laadivad või neid redigeerivad (lihtsaim näide on Dropbox). Sageli saavad uued kasutajad süsteemi sisse logimiseks kasutada oma paroole.

Aga siin on see, mis on huvitav. Kui installite arvutisse spetsiaalse programmi, on juurdepääs pilves olevatele failidele palju kiirem kui sama Interneti-brauseri käivitamisel. Sama võib öelda ka sünkroonimise kohta. Piisab failide paigutamisest rakenduste kausta ja sünkroonimine toimub koheselt kõigi teenusele juurdepääsuõigustega kasutajate jaoks. Mõelge kõige populaarsematele hoidlatele.

Cloud Mail.Ru

Seega, nagu eelpool mainitud, tuleb esmalt luua meilikast, mille sisestamise järel kuvatakse pilveteenus projektide vahekaardil ülemisel paneelil. See on Miili pilv. Kuidas seda kasutada? Lihtne.

Esialgu pakutakse 25 GB kettaruumi. tehakse vastava nupu abil, millega saab korraga lisada mitu objekti. Piirang puudutab ainult üleslaaditava faili suurust – see ei tohiks ületada 2 GB. Enne allalaadimise alustamist saate kasutada lisafunktsioone, näiteks luua faile, misjärel saate faile sama lihtsalt teisaldada ja kustutada. Pange tähele: sellel pole "Korvi", nagu samas Yandexi teenuses, seega pole kustutatud teavet võimalik taastada.

Failide loomise, vaatamise või redigeerimise funktsioon võib olla väga kasulik. Oletame, et meil on Wordi dokument (või see on loodud otse hoidlas). Selle muutmine otse pilves on sama lihtne, kui kasutaja töötaks redaktoriga arvutis. Töö lõpus salvestame muudatused, misjärel toimub uuesti sünkroonimine.

"Yandex" pilv: kuidas seda kasutada?

Yandexi teenusega on asjad põhimõtteliselt peaaegu identsed. Funktsionaalne komplekt üldiselt ei erine palju.

Kuid selle teenuse arendajad arvasid, et kasutaja saab faile üsna juhuslikult kustutada. Siin tulebki appi nn "Basket", kuhu kustutamisel info paigutatakse. See töötab nagu tavaline arvutiteenus. Tõsi, andmete taastamise tööriistad ei kehti sellele, kui need on prügikastist juba kustutatud. Funktsioon on aga üsna kasulik.

Google Drive'i salvestusruum

Liigume nüüd teise võimsa teenuse Google Cloud juurde. Kuidas Google Drive'i kasutada? Põhimõttelisi erinevusi teiste teenustega võrreldes ei ole. Kuid siin saate juurdepääsu nii mobiilseadmest (sisseehitatud teenus) kui ka arvutisse installitud utiliidi abil (rääkimata Interneti-brauseri kaudu sisselogimisest). Telefoni või tahvelarvutiga on kõik lihtne, vaatame arvutiprogrammi.

Eeldame, et konto on juba loodud. Pärast selle aktiveerimist saab kasutaja 5 GB salvestusruumi. 25 GB-ni suurendamine maksab umbes 2,5 USD. Installime rakenduse arvutisse, mille järel ilmub töölauale teeninduskaust (kuvatakse ka Exploreris).

Nagu juba selge, piisab, kui asetada failid sellesse kataloogi ja sünkroonimine toimub. Töötamise ajal "ripub" programm süsteemses salves ikoonina. Paremklõps avab lisamenüü, kus saate vaadata failide allalaadimiseks saadaolevat mahtu, teha isikupärastatud sätteid, laiendada salvestusruumi, sulgeda töö jne.

Siin väärib erilist tähelepanu üks punkt. Nagu selgub, on failide kopeerimine arvutis programmikausta ja seejärel pilvest mobiilseadmesse allalaadimine palju kiirem kui vidina arvutiga ühendamine ja seejärel Windowsi abil kopeerimine.

iCloud ja iCloud Drive teenused

Lõpuks vaatame, kuidas Apple'i pilve kasutada. Vastavalt seadmesse installitud operatsioonisüsteemi versioonile on iPhone'i või iPadi eelinstallitud kaks teenust (iCloud ja iCloud Drive). Tegelikult on iCloud Drive iCloudi uuendatud versioon ja selle korrektseks tööks tuleks arvestada sellega, et mobiilividin peab vastama märgitud tehnilistele nõuetele: seadmel endal iOS 8. Arvuti – Windows 7 ja uuema versiooniga iCloud for Windows laiendusega või arvutiterminal Mac OS X 10.10 või OS X Yosemite'iga.

Esialgu kuvatakse seal pärast teenusesse sisenemist vaikimisi loodud kaustu. Nende arv võib varieeruda olenevalt arvuti ja mobiilseadmes oleva kliendi seadetest. Kuidas kasutada pilve iPhone'is Põhimõtteliselt pole selles midagi üleloomulikku. Piisab, kui käivitate vidinal rakenduse (lülitage käivitusliugur sisselülitatud olekusse) ja logige oma kontoga sisse. Teine asi on see, kui sisend peaks olema arvutist. Siin peate kasutama programmi enda seadete menüüd ja valima juba seal oleva kaasamise.

Teine miinus on üsna madal sünkroonimiskiirus (seda tunnevad kõik). Ja veel üks, kõige ebameeldivam hetk. Kui migreerute iCloudist iCloud Drive'i ilma kõiki seadmeid nõutavale konfiguratsioonile värskendamata, on vanas pilves olevad andmed lihtsalt kättesaamatud, seega olge ettevaatlik.

Järeldus

See on kõik lühidalt küsimusest, kuidas kasutada rakendust "Cloud" või samanimelisi teenuseid. Muidugi pole siin käsitletud kaugeltki mitte kõiki selliste teenuste võimalusi, vaid nii-öelda ainult töö üldisi põhimõtteid (aluseid). Kuid isegi nii minimaalsete teadmistega saab iga äsja registreerunud kasutaja teha põhitoimingud 5-10 minutiga.

Tere, sõbrad! Tänane artikkel räägib Mail.Ru pilvesalvestusest. Mõelgem välja, kuidas pilve veebiliidese kaudu kasutada:

Kuidas sinna faile üles laadida ja neile linke jagada;
Kuidas luua kaustu ja konfigureerida neile juurdepääsu;
Kuidas faile teisaldada, ümber nimetada ja kustutada.
Kuidas luua dokumente, arvutustabeleid ja esitlusi otse pilves.
Ja muud kasutamise peensused.

Iga pilvesalvestuse ilu seisneb selles, et see annab teile lisaruumi failide võrgus salvestamiseks.

Pole vaja arvutit uuesti segada.

Faile on mugav teiste inimestega jagada (lihtsalt ava juurdepääs lingi kaudu).

Ja kuna mul on Mailis postkast, siis otsustasin ka seda salvestusruumi kasutada. Lisaks on siin tasuta saadaval 25 GB mälu. Sisestage aastast 2018 - nüüd annavad nad 8 GB tasuta.

Põhimõtteliselt on see kõik teooria. Ja liigume edasi praktika juurde.

Vaadake minu videoõpetust Mail.Ru pilvega töötamise kohta allpool:

Niisiis, nagu te juba aru saite, peate Mail.Ru pilvele juurdepääsuks registreerima siin postkasti. Seega loote oma konto, mille kaudu saate kasutada muid meiliteenuseid, sealhulgas pilvesalvestust.

Kuigi postkasti pole vaja registreerida, saate mõnes teises teenuses asuva kirja sisestamiseks kasutada Maili. Näitasin seda videos (vaata alates 11. minutist 46. sekundist). Seega avaneb teie kast, näiteks Yandexis, Mail.ru liideses ja saate ka pilve kasutada.

To kolida pilve, olles Mail.Ru pealehel, peate klõpsama vahekaarti "Kõik projektid" ja valima "Pilv".

Esialgu on sinna juba laetud pildid ja videofail, mille saad kustutada. Kustuta failid võib-olla mitmel viisil. Kui teil on vaja mitu faili korraga kustutada, märkige need linnukesega ja klõpsake ülaosas nuppu "Kustuta".

Või paremklõpsake failil ja valige "Kustuta". Jällegi, kui märkisite mitu faili, kustutatakse need kõik.

Ja selline nüanss - Mail.ru pilves pole prügikasti, kuhu kustutatud failid kukuvad, nagu samal Yandexi kettal. Sealt saame need taastada. Kustutame kohe pilvest!

To failide lisamine arvutist pilve, kasutage vasakus ülanurgas olevat nuppu "Laadi alla".

Saate üles laadida nupu "Vali failid arvutis" abil või lohistada need hiirega allalaadimisaknasse. Kehtib piirang – üleslaaditava faili suurus on kuni 2 GB.

Nupu "Laadi alla" kõrval näeme nuppu "Loo". Me kasutame seda kaustade, dokumentide (Word), arvutustabelite (Excel) või esitluste (power point) loomine otse pilves.

Kui soovite oma faile pilves korraldada, looge nende jaoks spetsiaalsed kaustad. To teisaldage fail kausta, valige see linnukesega, paremklõpsake, valige "Teisalda".

Avaneb aken, kus saate valida teisaldatava kausta või luua kohe uue.

Üldiselt saame kasutada hiire paremat nuppu erinevate toimingute tegemiseks failidega– kustutada, teisaldada, kopeerida, alla laadida, luua teistele inimestele link või saata postiga. See on väga mugav.

Muide, kui vaja laadige pilvest mitu faili korraga alla. Valite need märkeruutudega ja allalaadimiseks pakitakse need automaatselt ühte arhiivi.

Kui avate mõneks ajaks juurdepääsu failile ja soovite seejärel selle lingi eemaldada, seejärel valige hiirega soovitud fail, paremklõpsake - valige "Eemalda link".

Kõik teie jagatud failid leiate ka jaotisest Jagamine.

Kui teiega jagatakse Mail.Ru pilves oleva faili linki, saate selle kohe alla laadida või oma pilve salvestada. Teil on võimalus määrata kaust (kuhu soovite selle faili salvestada) või luua selle jaoks uue kausta.

Nüüd paar sõna kaustadele juurdepääsu seadistamise kohta. Sa saad jagada mis tahes kausta toimetamise võimalusega. See tähendab, et ka teised kasutajad saavad sellesse kausta faile lisada.

Kaustale juurdepääsu konfigureerimiseks märkige selle ruut, klõpsake vahekaarti "Määra juurdepääs".

Redigeerimisjuurdepääsu saab anda ainult üksikutele liikmetele, kelle kutsute e-posti teel.

Kui kavatsete saata kutse kasutajale, kelle postkast ei ole Mail.ru-s, saab ta kutse ainult siis, kui sisestab oma kirja Maili kaudu. Sellest lähemalt siin.

See kasutaja näeb oma postkastis järgmist viipa:

Olles sellega nõustunud, leiab ta oma pilves jaotisest "Jagamine" kausta, mille olete tema jaoks avanud, ja saab oma failid sinna lisada. Näete omakorda kõiki tema tehtud muudatusi teie kaustas.

Soovin teile edu!

Lugupidamisega Victoria

Jagamine Microsoft Excelis võimaldab mitmel kasutajal sama failiga korraga töötada. Kümme kuni kakskümmend inimest erinevates arvutites sisestavad samaaegselt teatud andmeid ühte dokumenti. Kui teatud teave asub, töötavad teatud valemid.

"Peakasutaja" omab võimalust jälgida töörühma tegevust, lisada/eemaldada liikmeid, redigeerida vastuolulisi muudatusi. Kuidas Excelis koostööd seadistada.

Jagatud failiga töötamise omadused

Ühiskasutatavas Exceli töövihikus ei saa kõiki ülesandeid täita.

• Looge Exceli tabeleid.
• Looge, muutke või vaadake stsenaariume.
• Kustuta lehed.
• Lahtrite ühendamine või tükeldamine.
• Töötage XML-andmetega (importige, lisage, värskendage, kustutage jne).

Välju: keelake jagamine - sooritage keelatud toiming - lubage juurdepääs uuesti.

Jagamine piirab osalejate jaoks mitmeid muid ülesandeid.

Kuidas Exceli faili jagada?

Esiteks määrame kindlaks, millise raamatu "avame" mitmele osalejale korraga toimetamiseks. Looge uus fail ja täitke see teabega. Või avage olemasolev.

1. Minge vahekaardile "Ülevaatus". Raamatu juurdepääsu dialoogiboks.
2. Faili juurdepääsu kontroll – redigeerimine. Märkige ruut valiku "Luba mitmel kasutajal korraga faili muuta" kõrval.
3. Mitme kasutajaga redigeerimissuvandite seadistamiseks avage tööriist Üksikasjad.
4. Vajutame OK. Kui jagame uut raamatut, valime sellele pealkirja. Kui jagamine on mõeldud olemasoleva faili jaoks, klõpsake nuppu OK.
5. Avage Microsoft Office'i menüü. Valige käsk "Salvesta nimega". Valime salvestusfaili vormingu, mis "läheb" kõikidesse kasutaja arvutitesse.
6. Salvestuskohaks valime võrguressursi / võrgukausta, mille avavad soovitud osalejad. Klõpsake "Salvesta".

Tähelepanu! Jagatud faili salvestamiseks ei saa kasutada veebiserverit.

1. Andmete vahekaart. "Ühendused".
2. Redigeeri linke / Redigeeri linke. Kui sellist nuppu pole, pole lehel seotud faile.
3. Olemasolevate ühenduste kontrollimiseks minge vahekaardile "Olek". Nupp OK näitab, et lingid töötavad.

Jagatud raamatu avamine

1. Avage Microsoft Office'i menüü.
2. Klõpsake nuppu "Ava".
3. Valige üldine raamat.
4. Kui raamat on avatud, klõpsake Microsoft Office'i nuppu. Minge vahekaardile "Exceli suvandid" (menüü allosas).
5. "Üldine" - "Isiklik seade" - "Kasutajanimi". Sisestage isikuandmed (nimi, hüüdnimi).

Kõik. Saate muuta teavet, sisestada uut teavet. Salvestage pärast tööd.

Juhtub, et failijagamisega Exceli töövihiku avamisel kuvatakse kirje "Fail on lukus". Salvestamine ebaõnnestub. Järgmine kord, kui avate selle, selgub, et jagamine on keelatud. Probleemi võimalikud põhjused:

1. Sama osa dokumendist redigeerivad mitu kasutajat. Näiteks juhivad nad ühte lahtrisse erinevaid andmeid. Tekib ummistus.
2. Jagatud faili kasutamisel peetakse muudatuste logi (kes logis sisse, millal, mida tegi). Raamat kasvab. Hakkab "ära kukkuma".
3. Eemaldas ühe kasutaja, kuid siiani pole talle sellest räägitud. Siis saab blokeering ilmuda ainult tema arvutis.

Mida saab teha, kui failide jagamine on blokeeritud:

1. Tühjendage või kustutage muudatuste logi.
2. Puhastage faili sisu.
3. Tühistage ja aktiveerige jagamine uuesti.
4. Avage OpenOffice'is xls-i töövihik. Ja salvestage see uuesti xls-i.

On märgatud, et kirje "Fail on lukus" ilmub Exceli uusimates versioonides harvemini.

Kuidas kasutajat kustutada

1. Avage vahekaardil "Arvustus" menüü "Juurdepääs raamatule".
2. Jaotises "Muuda" näeme kasutajate loendit.
3. Valige nimi ja klõpsake nuppu Eemalda.

Veenduge, et kasutajad oleksid failiga enne selle kustutamist lõpetanud.

Kuidas Excelis ühiskasutusrežiimi välja lülitada

1. Vahekaart "Ülevaatus" - "Parandused" - "Paranduste esiletõstmine".
2. Määrake valikud "Parandused". Aja jooksul - "kõik". Märkeruudud "Kasutaja" ja "Vahemikus" on märkimata. Vastupidi, "tehke muudatused eraldi lehel" on seda väärt. Klõpsake nuppu OK.
3. Avaneb muudatuste logi. Seda saab ka salvestada.

Exceli failijagamise väljalülitamiseks klõpsake vahekaardil Ülevaatus nuppu Book Sharing ja tühjendage ruut valiku Luba mitmel kasutajal faili muuta kõrval.

Loendisse peaks jääma ainult üks kasutaja - teie.

Olen ammu tahtnud kirjutada kasulikust ja sageli vähetuntud funktsioonist – Exceli jagamisest. See funktsioon võimaldab mitmel kasutajal failiga korraga töötada. Samal ajal salvestatakse kõigi kasutajate lahtritega tehtud toimingute ajalugu, paralleelse andmesisestuse korral kuvatakse salvestamisel muudatused. Üldiselt olen kindel, et vajate sellist funktsiooni, ainus, mida vajate, on jagatud võrgukaust.

Olen kindel, et paljud inimesed on kohanud kirjet “Fail on lukustatud teise kasutaja poolt”, kui töödokumendis (asub võrgukaustas) juba töötab mõni teine ​​kasutaja. Kui teil on vaja andmeid samasse faili korraga sisestada, on parem seadistada failijagamine. Minu kogemus ütleb, et inimesed saavad sama failiga töötada mitu kuud. Sisestatavate andmete hulk võib olla üsna suur, seega eristage, kes, kuhu ja mida sisestab. Kui kõik on õigesti tehtud, töötab jagatud fail stabiilselt.

Kuidas Excelit jagada?

Jagamine on eksisteerinud alates legendaarsest Excel 2003. Kaasaegsetes versioonides on koostöö muutunud usaldusväärsemaks ja jagamise sisselülitamine on sama lihtne. Esmalt asetage fail võrgujagajale, millele õigetel kasutajatel on juurdepääs. Seejärel minge tööriistaribal vahekaardile Ülevaatus – Muudatused.

Avaneb failijuurdepääsu kontrolli aken. Märkige ruut "Luba mitmel kasutajal faili muuta...". Samas aknas on näha, kes parajasti failis töötavad (nüüd Kasutaja). Klõpsake nuppu OK. Kõik, üldine juurdepääs on antud ja nüüd saab failis korraga töötada mitu inimest. Mugavalt.

Jagamisajalugu või "Ma ei lisanud sellesse lahtrisse midagi"

Need, kes andmebaasiga vähemalt korra töötasid, tabasid end mõttelt "tundub, et olen need muudatused juba teinud, aga neid pole siin." Pärast selliseid kahtlusi algab töö IT-teenusega, miks teave andmebaasist on kadunud. Veriste vaidluste vältimiseks on suurtes raamatupidamisprogrammides nn. "Muudatuste ajalugu" või "Registreerimislogi", kus näete kasutajate tehtud toiminguid. Exceli jagamine pole erand – saate näidata nii faili sees tehtud muudatuste ajalugu kui ka kuvada need eraldi tabelis.

Muudatuste saamiseks klõpsake nuppu Parandused - Tõstke esile parandused

Ilmuvas aknas seadistage, mida ja kuidas kuvada

Kui jätate kõik märkeruudud nii, nagu ülaloleval pildil näidatud, tõstetakse pärast viimast salvestamist tehtud muudatused otse tabelis esile järgmiselt:

Kui märgite järgmised ruudud:

Seejärel kuvab programm muudatused eraldi lehel. Päris mugav, kui teil on vaja seda teavet edastada.

Valige ka soovitud kasutaja või vahemik, millest soovite muudatusi otsida

Minu nõuanne. Ärge märkige mõlemat märkeruutu korraga. Tõstke parandused ekraanil esile ja tehke muudatused eraldi lehel. Igatahes kuvatakse muudatused eraldi lehel. Ja kui andmeid on palju, võib see programmi hanguda.

Seda funktsiooni on võimalik konfigureerida ja isegi keelata – vt allpool.

Muudatuste ajaloo kustutamiseks keelake ja lubage jagamine uuesti.

Mida peate veel failijagamise kohta teadma? Faili juurdepääsu kontroll

Aknas File Access Control on vahekaart Details, kust leiate palju huvitavat.

Esimene punkt on muudatuste registreerimine - see reguleerib muudatuste salvestamist, millest rääkisime eelmises jaotises. Saate muudatuste salvestamise logis välja lülitada või määrata muudatuste säilitamise päevade arvu.

Järgmised värskendused. Nagu näete, näitab faili salvestamisel, milliseid muudatusi faili kaastoimetajad on teinud. Sagedust on võimalik suurendada. Isegi värskendage peaaegu võrgus iga 5 minuti järel (minimaalne).

Korduma kippuv küsimus on "Millised muudatused tehakse, kas minu või failinaaber?". Seadistustes on üksus Vastuoluliste muudatuste jaoks - teilt küsitakse, kelle muudatused säilitada. Kui valite "Küsi ...", siis enne salvestamist tekib küsimus "Kelle muudatused säilitada", teise üksuse puhul jäävad alles need muudatused, mis tehti varem.

Ja viimane, kuid mitte vähem oluline – kaasake isiklikule vaatele. Isiklik vaade - seaded, mille kasutaja loob enda jaoks ühises failis. Kui olete protsessi omanik ja ei soovi, et keegi muudaks prindisätteid (seadsite need eelnevalt) või lisab täiendavaid filtreid, tühjendage need ruudud.

Mida ei saa teha, kui fail on üldkasutatav?

Jah, jagamisega töötamisel on endiselt piiranguid. Esiteks on ebamugavad tingimusvormingu puudumine ja asjaolu, et diagrammi või liigendtabelit ei saa sisestada.

Exceli jagamine on mõeldud eelkõige andmete sisestamiseks, seega peame mõistma selle võimaluse puudusi.

Te ei saa sama teha:

• Makrode haldamine ja redigeerimine
• Lisage pilte ja muid objekte
• Grupeeri või peida veerud või read
• Ühendage lahtrid (te ei pea hiljem ühendama :))
• Kasutage andmete valideerimise tööriista, näiteks looge ripploend.
• Tehke lehtede kaitse
• Massiivivalemitega ei saa töötada

Ühes jagatud juurdepääsuga jaotises on palju rohkem nuppe, nende kohta on üksikasjalikumat teavet artiklis: Kuidas kaitsta Excelit redigeerimise eest?

(Külastatud 10 531 korda, täna 1 külastust)

Ühes artiklis uurisime Exceli lehtede HTML-i teisendamise tehnikaid. Täna tundub, et kõik liiguvad pilvesalvestusele, miks me siis kehvemad oleme? Uued tehnoloogiad Exceli andmete Interneti kaudu jagamiseks on lihtne viis, millel on palju funktsioone ja eeliseid, mida saate kasutada.

Excel Online'i tulekuga ei vaja te arvutustabelite veebi postitamiseks enam kohmakat HTML-koodi. Lihtsalt salvestage oma töövihik veebis ja pääsete sellele juurde sõna otseses mõttes kõikjal, jagage seda teistega ja töötage koos sama arvutustabeli kallal. Excel Online'i abil saate manustada Exceli lehe veebisaidile või ajaveebi ja lubada külastajatel sellega suhelda, et saada täpselt seda teavet, mida nad soovivad leida.

• Excel 2013 töövihikute (kohalik) üleslaadimine veebi
• Looge veebilehti Excel Online'is
• Exceli veebitöölehtede jagamine
• Kuidas blokeerida lemmiklahtrite redigeerimine jagatud Exceli lehtedel
• Exceli veebirakenduse manustamine veebisaidile või ajaveebi
• Exceli veebirakenduste mashups

Kuidas saata Excel 2013 tabeleid Internetti

Kõik Excel Online'i lehed salvestatakse veebiteenusesse OneDrive (endine SkyDrive). Nagu te ilmselt teate, on see võrgusalvestus juba mõnda aega olnud ja on nüüd integreeritud Microsoft Excelisse ühe klõpsuga liidese käsuna. Lisaks saavad külalised, st. teised kasutajad, kellega oma arvutustabeleid jagate, ei vaja enam oma Microsofti kontot, et vaadata ja redigeerida nendega jagatud Exceli faile.

Kui teil pole ikka veel OneDrive’i kontot, saate selle kohe luua. See teenus on lihtne, tasuta ja tasub kindlasti üle vaadata, kuna enamik Microsoft Office 2013 rakendusi (mitte ainult Excel) toetab OneDrive’i. Pärast registreerimist toimige järgmiselt.

1. Logige sisse oma Microsofti kontole

Veenduge, et oleksite Excel 2013 kaudu oma Microsofti kontole sisse logitud. Avage oma Exceli töövihik ja vaadake ülemist paremat nurka. Kui näete seal oma nime ja fotot, jätkake järgmise sammuga, vastasel juhul klõpsake nuppu Logi sisse(Sissepääs).

Excel kuvab akna, milles palutakse teil kinnitada, kas soovite tõesti lubada Office'il Interneti-ühenduse luua. Klõpsake Jah(Jah) ja seejärel sisestage oma Windows Live'i konto teave.

2. Salvestage oma Exceli leht pilve

Teie meelerahu huvides veenduge, et soovitud töövihik on avatud, st see, mida soovite Internetis jagada. Tahan jagada raamatut Pühade kingituste nimekiri et mu pereliikmed ja sõbrad saaksid seda vaadata ja oma panuse anda

Kui töövihik on avatud, minge vahekaardile faili(Fail) ja klõpsake jagada(Jagamine) akna vasakus servas. Vaikevalik on Kutsuge inimesi(Kutsuge teisi inimesi), siis peate klõpsama Salvesta pilve(Salvesta pilve) akna paremas servas.

Pärast seda valige Exceli faili salvestamise koht. OneDrive on loetletud esimesena vasakul ja see on vaikimisi valitud. Faili salvestamiseks peate lihtsalt määrama akna paremas osas kausta.

Kommentaar: Kui te OneDrive'i menüüüksust ei näe, pole teil OneDrive'i kontot või te pole oma kontole sisse logitud.

Olen juba loonud spetsiaalse kausta kingituste planeerija ja see kuvatakse viimaste kaustade loendis. Nupule klõpsates saate valida mis tahes muu kausta Sirvige(Ülevaade) allpool ala Viimased kaustad(Viimased kaustad) või looge uus kaust, paremklõpsates ja valides kontekstimenüüst Uus(Loo) > Kaust(kaust). Kui soovitud kaust on valitud, klõpsake nuppu Salvesta(Salvesta).

3. Internetti salvestatud Exceli lehe jagamine

Teie Exceli töövihik on juba võrgus ja saate seda oma OneDrive’is vaadata. Kui teil on vaja Internetti salvestatud Exceli lehti jagada, peate tegema ühe sammu – valige jagamiseks üks Excel 2013 pakutavatest meetoditest:

• Kutsuge inimesi(Kutsuge teisi inimesi). See valik on vaikimisi valitud. Sisestage lihtsalt nende kontaktide e-posti aadress, kellega soovite Exceli lehte jagada. Kui hakkate seda tippima, võrdleb Exceli automaatne täitmine teie sisestatud andmeid teie aadressiraamatus olevate nimede ja aadressidega ning kuvab teile sobivate valikute loendi. Kui soovite lisada mitu kontakti, sisestage need semikoolonitega eraldatuna. Lisaks saate kasutada kontaktide otsingut aadressiraamatust, selleks klõpsake ikooni Otsi aadressiraamatust(Otsi aadressiraamatust.) Saate määrata vaatamise või redigeerimise juurdepääsuõigused, valides paremal asuvast rippmenüüst sobiva valiku. Kui määrad mitu kontakti, siis on õigused kõigile samad, kuid hiljem saad iga inimese õigusi eraldi muuta.Kutsele saad lisada ka personaalse sõnumi. Kui te midagi ei sisesta, lisab Excel teie eest üldise viipa.

  Lõpuks peate valima, kas kasutaja peab olema oma Windows Live'i kontole sisse logitud, et pääseda juurde teie veebipõhisele Exceli lehele. Ma ei näe erilist põhjust, miks neid selleks sundida, kuid see on teie otsustada.

  Kui kõik on valmis, vajutage nuppu jagada(Üldine juurdepääs). Iga kutsutu saab meili, mis sisaldab linki teie jagatud failile. Exceli lehe veebis avamiseks peab kasutaja lihtsalt klõpsama lingil

  

  Pärast nupu vajutamist jagada(Jaga), kuvab Excel loendi kontaktidest, kellega olete faili jaganud. Kui soovite kontakti loendist eemaldada või õigusi muuta, paremklõpsake selle kontakti nimel ja valige kontekstimenüüst sobiv valik.

  

• Hankige jagamislink(Hangi link). Kui soovite anda juurdepääsu Exceli veebilehele suurele hulgale inimestele, on kiirem viis saata neile faili link näiteks Outlooki meililisti kaudu. Valige suvand Hankige jagamislink(Hangi link) akna vasakus servas kuvatakse kaks linki akna paremas servas: Vaata linki(Link vaatamiseks) ja Redigeeri linki(Link redigeerimiseks). Saate esitada ühe või mõlemad.
  
• Postitage sotsiaalvõrgustikesse(Postita sotsiaalmeediasse). Selle valiku nimi räägib enda eest ja vaevalt vajab täiendavat selgitust, välja arvatud võib-olla üks märkus. Kui valite selle meetodi, ei leia te akna paremas osas saadaolevate suhtlusvõrgustike loendit. Klõpsake linki Sotsiaalvõrgustike ühendamiseks klõpsake siin(Lisa sotsiaalvõrgustikud), et lisada oma kontod Facebooki, Twitterisse, Google'isse, LinkedIni jne.
  
• Meil(Saada emailiga). Kui soovite saata Exceli töövihiku manusena (tavalise Exceli, PDF- või XPS-failina) või Interneti-faksi kaudu, valige see meetod akna vasakpoolsest servast ja sobiv valik paremalt.
  

Nõuanne: Kui soovite piirata Exceli töövihiku ala, mida teised kasutajad näevad, avage vahekaardil faili(Fail) jaotis info(Üksikasjad) ja vajutage Brauseri vaate valikud(Brauserivaate valikud). Siin saab seadistada, milliseid lehti ja mis nimega elemente saab veebis kuvada.

See on kõik! Teie Excel 2013 töövihik on nüüd võrgus ja valitud kasutajatele saadaval. Ja isegi kui teile ei meeldi kellegagi koostööd teha, võimaldab see meetod Exceli failidele juurde pääseda kõikjalt, olgu siis kontoris, kodus töötades või kuhugi reisile.

Töövihikutega töötamine rakenduses Excel Online

Kui olete pilveuniversumi enesekindel elanik, saate oma lõunapausi ajal hõlpsasti Excel Online'i meisterdada.

Kuidas Excel Online'is töövihikut luua

Uue raamatu loomiseks klõpsake nupu kõrval olevat väikest noolt Loo(Loo) ja valige ripploendist Exceli töövihik(Exceli raamat).

Veebiraamatu ümbernimetamiseks klõpsake vaikenimel ja sisestage uus nimi.

Olemasoleva töövihiku üleslaadimiseks Excel Online'i klõpsake nuppu Laadi üles(Laadi üles) OneDrive'i tööriistaribal ja valige soovitud arvutisse salvestatud fail.

Kuidas töövihikuid Excel Online'is redigeerida

Pärast Excel Online'is töövihiku avamist saate sellega töötada Excel Web Appi abil (nagu personaalarvutisse installitud Exceliga), s.t. sisestage andmeid, sorteerige ja filtreerige, arvutage valemite abil ja visualiseerige andmeid diagrammide abil.

Exceli veebiversiooni ja kohaliku versiooni vahel on ainult üks oluline erinevus. Excel Online'il pole nuppu Salvesta(Salvesta), kuna see salvestab töövihiku automaatselt. Kui muudate meelt, klõpsake nuppu ctrl+z toimingu tühistamiseks ja ctrl+y tühistatud toimingu uuesti tegemiseks. Samal eesmärgil saate kasutada nuppe Võta tagasi(Tühista) / uuesti teha(Tagasi) vahekaart Kodu(Kodu) jaotises Võta tagasi(Tühista).

Kui proovite andmeid redigeerida, kuid midagi ei juhtu, on raamat tõenäoliselt avatud kirjutuskaitstud režiimis. Redigeerimisrežiimi lubamiseks klõpsake nuppu Töövihiku redigeerimine(Redigeeri raamatut) > Redigeerige Exceli veebirakenduses(Redigeerige Excel Online'is) ja tehke kiireid muudatusi otse oma veebibrauseris. Täpsemate andmeanalüüsi funktsioonide (nt PivotTable-liigendtabelid, Sparklines) või välise andmeallika linkimiseks klõpsake nuppu Redigeeri Excelis(Ava Excelis), et lülituda arvutis Microsoft Excelile.

Kui salvestate lehe Excelisse, salvestatakse see sinna, kus te selle algselt lõite, st OneDrive'i pilvmällu.

Nõuanne: Kui soovid teha kiireid muudatusi mitmes raamatus, siis parim viis on avada OneDrive’is olevate failide loend, leida vajalik raamat, teha sellel paremklõps ja valida kontekstimenüüst soovitud toiming.

Kuidas Excel Online'is töölehte teiste kasutajatega jagada

... ja seejärel valige üks järgmistest valikutest:

• Kutsuge inimesi(Saada juurdepääsulink) – ja sisestage nende inimeste e-posti aadress, kellega soovite raamatut jagada.
• Hankige link(Hangi link) – ja lisage see link meilile, postitage see veebisaidile või sotsiaalvõrgustikesse.

Samuti saate määrata kontaktidele juurdepääsuõigused: õigus ainult vaadata või anda luba dokumendi redigeerimiseks.

Kui mitu inimest redigeerivad lehte korraga, näitab Excel Online kohe nende kohalolekut ja tehtud värskendusi, eeldusel, et kõik redigeerivad dokumenti Excel Online'is, mitte arvuti kohalikus Excelis. Kui klõpsate Exceli lehe paremas ülanurgas inimese nime kõrval oleval väikesel noolel, näete täpselt, millist lahtrit see inimene parajasti muudab.

Kuidas blokeerida teatud lahtrite redigeerimine jagatud lehel

Kui jagate oma meeskonnaga võrgutöölehti, võiksite anda neile loa teie Exceli dokumendis ainult teatud lahtreid, ridu või veerge redigeerida. Selleks peate kohaliku arvuti Excelis valima vahemiku(d), mida lubate redigeerida, ja seejärel töölehte kaitsma.

1. Valige lahtrite vahemik, mida teie kasutajad saavad muuta, ja avage vahekaart Ülevaade(Arvustus) ja jaotises Muudatused(Muudatused) klõpsake Luba kasutajatel vahemikke redigeerida(Luba vahemike muutmist).
2. Dialoogiboksis Luba kasutajatel vahemikke redigeerida(Luba vahemike muutmist) klõpsake nuppu Uus(Loo), veenduge, et vahemik on õige, ja klõpsake Kaitske lehte(Kaitseleht). Kui soovite lubada kasutajatel muuta mitut vahemikku, klõpsake uuesti nuppu. Uus(Loo).
3. Sisestage oma parool kaks korda ja laadige turvaleht üles OneDrive'i.

Selle kohta lisateabe saamiseks lugege artiklit Kaitstud lehe teatud alade lukustamine ja avamine.

Exceli lehe manustamine veebisaidile või ajaveebi

1. Avage Excel Online'is töövihik ja klõpsake nuppu jagada(Jagatud) > Manusta(manusta), seejärel klõpsake nuppu Genereeri(Loo).
2. Järgmises etapis määrate täpselt, kuidas leht veebis välja peaks nägema. Teile on saadaval järgmised valikud.
   • Mida näidata(Mida tuleks näidata). Selles jaotises saate määrata, kas soovite manustada kogu töövihiku või ainult osa sellest, näiteks lahtrivahemiku, liigendtabeli jne.
   • Välimus(Välimus). Siin saate kohandada raamatu välimust (näidata või peita ruudustik, veergude ja ridade pealkirjad, lisada allalaadimislink).
   • interaktsiooni(Interaktsioon). Lubage või mitte lubage kasutajatel teie tabeliga suhelda – sortige, filtreerige ja sisestage andmeid lahtritesse. Kui lubate andmesisestuse, siis teiste inimeste tehtud muudatusi veebilahtrites ei salvestata algsesse töövihikusse. Kui soovite, et veebilehe avamisel avataks konkreetne lahter, märkige ruut Alustage alati selle lahtriga, mis on valitud(Alustage alati sellest lahtrist) ja klõpsake piirkonnas soovitud lahtrit eelvaade(Eelvaade), mis asub dialoogiboksi paremal küljel.
   • Mõõtmed(Mõõdud). Sisesta siia tabeliakna laius ja kõrgus pikslites. Akna tegelike mõõtmete vaatamiseks klõpsake nuppu Vaata tegelikku suurust(tegelik vaate suurus) akna kohal eelvaade(Eelvaade). Pidage meeles, et saate määrata suuruseks vähemalt 200 x 100 pikslit ja maksimaalselt 640 x 655 pikslit. Kui teil on vaja hankida mõni muu suurus, mis ületab need piirid, saate hiljem koodi muuta mis tahes HTML-redaktoris otse oma saidil või ajaveebis.
3. Kõik, mida pead tegema, on klõpsata Kopeeri(Kopeeri) alloleva jaotise all Manusta kood(manustage kood) ja kleepige HTML-i (või JavaScripti) kood oma ajaveebi või veebisaidile.

Kommentaar: Manuskood on iframe, seega veenduge, et teie sait toetaks seda märgendit ja teie ajaveeb lubaks seda postitustes kasutada.

Manustatud Exceli veebirakendus

Allpool näete interaktiivset Exceli lehte, mis demonstreerib kirjeldatud tehnikat töös. See tabel arvutab välja, mitu päeva on jäänud teie järgmise sünnipäeva, aastapäeva või mõne muu sündmuseni ning värvib vahed erinevatesse rohelise, kollase ja punase toonidesse. Excel Web Appis peate lihtsalt sisestama oma sündmused esimesse veergu, seejärel proovima vastavaid kuupäevi muuta ja tulemusi näha.

Kui tunnete huvi siin kasutatava valemi vastu, vaadake artiklit Kuidas seadistada Excelis tingimuslikku kuupäevavormingut.

Tõlkija märkus: Mõnes brauseris ei pruugita seda iframe'i õigesti kuvada või ei kuvata seda üldse.

Mashups Exceli veebirakenduses

Kui soovite luua tihedamat suhtlust oma Exceli veebilehtede ja muude veebirakenduste või teenuste vahel, saate kasutada OneDrive’is saadaolevat JavaScripti API-d, et luua oma andmetest interaktiivseid mashuppe.

Allpool näete Exceli veebirakenduse meeskonna loodud Destination Exploreri kooslust, mis on näide sellest, mida arendajad saavad teie veebisaidi või ajaveebi jaoks luua. See segu kasutab Exceli teenuste JavaScripti ja Bing Mapsi API-sid, et aidata saidi külastajatel reisimiseks marsruuti valida. Saate valida kaardil asukoha ja mashup näitab teile selle asukoha ilma või neid kohti külastavate turistide arvu. Allolev ekraanipilt näitab meie asukohta

Nagu näete, on Excel Online'is töötamine äärmiselt lihtne. Nüüd, kui oleme põhitõed läbi vaadanud, saate jätkata selle funktsioonide avastamist ja oma lehtedega hõlpsalt ja enesekindlalt tööd teha!

Tunni valmistas teile ette saidi office-guru.ru meeskond

Meil on suur hulk funktsioone. Siin saate lisada kirju mitte ainult MyOffice'ist, vaid ka Outlookist ja Exchange'ist Gmaili ja Yandexi. Mail. Kui teate oma ettevõtte konto sissetuleva ja väljamineva meili serverit, lisage ka see.

Meililiides on väga kena. Teenus on üles ehitatud jällegi põhimõttel "ei midagi enamat": ainult teie postkast koos vastavate jaotistega ja võimalus kirjutada kellelegi kiri. Kõik kirjad on mugavalt sorteeritud, mis võimaldab kohe näha sama saatja kirju.

Uues meili tippimise aknas on kõik vajalik: teksti redigeerimise tööriistad, võimalus faili manustada, loendit luua ja palju muud.

Jaotisega "Dokumendid" on kõik veelgi huvitavam. Seni saab pilves luua vaid testdokumente ja tabeleid, kuid peagi lisandub neile esitlusi.

Mis mulle MyOffice'i toote juures eriti meeldib, on selge liides. Sama lugu on dokumentide ja tabelitega – isegi kui te pole kunagi pilveredaktorites töötanud, tunnete end viie minutiga mugavalt. Juhttööriistad on mugavalt paigutatud, pole sadu nuppe, mille eest nad vastutavad on ebaselge (Wordi uustulnukad saavad sellest aru).

Nüüd saavad teksti korraga redigeerida kuni kolm kasutajat. Näete reaalajas, kes mida toimetab. Kaastoimetajate arvu plaanib arendaja suurendada 50 kaasautorini ning dokumenti saab vaadata tervelt miljon.

Veebiversiooni kohta pisut kokkuvõtet tehes võib öelda, et loomulikult on kuttidel veel palju tööd ja te ei tohiks nõuda kõiki funktsioone korraga - projekt on alles pooleli. Kuid asjaolu, et Venemaa arendajad on loonud tõeliselt laheda ja kvaliteetse toote, millel on suur potentsiaal, ei saa aga rõõmustada. Mis kõige tähtsam, MyOffice oleks arusaadav mitte ainult ärimeestele ja noortele, vaid ka vanemale põlvkonnale. Universaalne liides mängib siin uskumatut rolli.

Mis puudutab iOS-i versiooni, siis iPhone'ile on hetkel saadaval ainult rakendus Mail, kuhu saab lisada ka mis tahes meilikonto. Programm on varustatud mugavate juhtnuppude ja atraktiivse disainiga, ilma funktsionaalsuses järeleandmisi tegemata. Sügisel, muide, ilmuvad mobiilseadmetesse ka teised MyOffice’i rakendused.

Sellise postiga on väga meeldiv töötada. Sellised funktsioonid nagu meilide vaatamine ainult koos manustega pole veel saadaval, kuid see on tingitud asjaolust, et arendajad ei koorma rakendusi üle, jättes alles vaid põhifunktsioonid. Samal ajal kuulavad nad kasutajate arvamust ja lisavad uusi funktsioone.

Iga kasti jaoks on saadaval põhijaotised – näiteks "Sisendkaust", "Väljuvad", "Mustandid" ja nii edasi, mis teeb suures kirjavoos navigeerimise lihtsaks. Valige mitu saatjat (vajadusel pange koopia), lisage fail – ja ongi valmis! Kõik on väga lihtne ja mugav.

Nii näeb näiteks välja rakendus Dokumendid iPadis. Kõik failid on ainult pilves ja sünkroonitakse seadmete vahel, kui need on Internetiga ühendatud (nüüd on see aga üllatunud). Toimetamine on väga mugav – alustati arvutis ja lõpetati tahvelarvutis! Ja mis tahes platvormiga tahvelarvutis: platvormideülene funktsioon on MyOffice'i oluline funktsioon.

Vasakpoolses menüüs saate vaadata teiega jagatud dokumente, vaadata märgitud faile või prügikasti. Nii tekstidokumentide kui ka arvutustabelite jaoks on olemas kõik vajalikud redigeerimisvahendid – fondi, teksti, stiili jms seadistamine. Võite isegi töölauaversiooni unustada ja enamikku toiminguid tahvelarvutis ohutult teha.

doc2" src="https://hi-news.ru/wp-content/uploads/2015/07/doc2.jpg" alt="(!LANG:doc2" width="703" height="620" class="aligncenter size-full wp-image-207455">!}

Androidi rakenduste liides on väga sarnane iOS-i programmi liidesega ja funktsioonide komplekti poolest on need peaaegu identsed. Rakendused on väga kvaliteetsed ja see platvormideülene platvorm on väga mugav, kui redigeerida dokumente erinevates seadmetes mitme kasutaja poolt korraga.

"MyOffice'i" eelisteks on kasutajasõbralik liides, kena programmide kujundus ja platvormideülene – see kehtib nii veebiversiooni kui ka mobiilirakenduste kohta. Hetkel saadaolevate funktsioonide arvu võiks kirjutada miinuste arvele, kuid aasta lõpuks täieneb funktsioonide loetelu oluliselt, nii et vaevalt seda miinuseks nimetada saab.

Teeme kokkuvõtte. See on tõesti lahe: Vene toode ja isegi nii mugav, kena liidesega. Tõsi, kõik funktsioonid pole veel saadaval, kuid arendajad plaanivad seda väga kiiresti suurendada selleks ajaks, kui teenus erakasutajatele selle aasta lõpus turule jõuab. See versioon on esialgne - kindlasti testime MyOffice'i pärast sügisest ilmumist uuesti ja räägime teile oma muljetest.

Kuidas määrata dokumendi versiooni? Kas teil on faile, mis sisaldavad nimes kõiki sõna "final" variante? No näiteks text_old_final_end(1)_!!!tõesti-lõplik.docx.

Tundub veidi absurdne, aga kui jälgida oma süsteemis olevaid dokumente, leiab päris mitu "sabaga" nimetust. Eriti kui faili redigeerib mitu autorit. Näiteks lepingu teksti saab redigeerida peaaegu lõputult, andke lihtsalt vabad käed. Ja selle tulemusel koguneb teile kümmekond versiooni, millest igaüks on märgistatud kasvava märkmesabaga – siin on toimetuste kuupäevad ja osalejate initsiaalid ning sakramendi "lõplik" ja "viimane".

Selge see, et sellega tuleb kuidagi toime tulla. Ja viia töö dokumentidega süsteemi, mis on kõigile arusaadav. Tellimuse põhinõuded on lihtsad:

1. Märgistus peab olema kõigile osalejatele arusaadav.
2. Kõik (olulised) dokumentide versioonid tuleks alles hoida.
3. Dokumendid peaksid kuuluma projektidesse, mitte lamama ühises hunnikus.
4. Juurdepääsu dokumentidele tuleks kontrollida.
5. See pole vajalik, kuid dokumendi kallal koostöö tegemiseks on mugav omada tööriistu.

Me ei käsitle dokumentide haldamise viise võrguühenduseta. Loomulikult saab kirjutada dokumentidele nimede andmise reeglid ning saata Wordi ja Exceli faile posti teel. See toob kaasa iga protsessis osaleja töökaustade arvu kasvu ja aja jooksul pideva leppimise, kes millist dokki parajasti toimetab.

Seetõttu tõuseme pilvedesse – just seal toimub praegu kõige huvitavam.

1. Google Drive

Big Brother annab meile peaaegu täiusliku dokumendihaldustööriista.

1. Google Docs ei ole lihtsalt veebipõhine dokumendiredaktor, siin on salvestatud vanad versioonid, dokke saab kommenteerida ja redigeerida "kolme käega".
2. Google'i arvutustabelid on nii arvutustabelid kui ka hea raamatupidamisfunktsioon.
3. Google Drive ise on dokihaldustööriist, saate dokumentide salvestamiseks korraldada ühtse struktuuri, määrata selgelt juurdepääs igale kaustale.

Google Drive'i plussid

1. Need on ilmselged. See on pilv koos kõigi selle eelistega.

Miinused

1. Arvestussüsteem – kaustade pesastamine, juurdepääs failidele ja kontrollplaat – tuleb ise luua.
2. Mitte igaüks pole sellise avatud platvormi kasutamisega rahul - see on ju terve Google, see indekseerib kõik, mis liigub, ja me ei maksnud talle privaatsuse eest.

Pange tähele: peaaegu igal endast lugupidaval süsteemil on integratsioon Google'i dokumentidega – näete seda arvustuses. Ja see on mõistlik - ökonoomsem on kasutada töötavat funktsionaalsust kui kulutada jõupingutusi oma analoogi loomisele.

Siiski tahame teid hoiatada: parem on hoida konfidentsiaalset ja ärilist teavet, paroole ja muud olulist teavet seal, kus juurdepääs on rangemalt reguleeritud.

2. Trello

Virtuaalne tahvel ülesannete ja projektide loendiga. Tahvleid saab nimetada nii, nagu soovite - ja näete visuaalselt ülesannete täitmise protsessi. Iga ülesande juurde saate lisada dokumente: arvutist, Google Drive'ist, Dropboxist jne. Huvitav on see, et Trello äriklassis saate lisada mitte ainult dokumente, vaid ka GitHubi tõmbetaotlusi, Slacki vestlusi ja müügivihjeid Salesforce'ist. Koostööks saab kasutada Trello + Google Docsi kimpu: lisa Google Docsi failid, mida saab kettal avada ja seal redigeerida – jätke uusi kommentaare jne.

Lahenduse eelised:

1. Trello on väga lihtsalt õpitav süsteem. Tunniga saavad sellega hakkama inimesed, kes pole selliseid lahendusi kunagi kasutanud.
2. Ülesanded ja nende täitmise protsess on selgelt nähtavad, nagu korktahvlil. Disain on mugav ja kaasaegne, ei midagi muud.

Miinused:

1. Dokumentide koostamise tööriist puudub. Need. kasutate Google Docsi või laadib igaüks üles oma versiooni. Jah, kõik dokumendid kogutakse nagunii ühe ülesandega kokku ja te ei kaota midagi. Aga kui vajate tõsisemat automatiseerimist, siis Trello pole parim valik.
2. Kui projekte ja ülesandeid on tõesti palju, võib Trello ülesehituse iseärasuste tõttu segadust tekitada. Pidevalt plaatide vahel vahetamine pole eriti mugav.

3.Töölõik

Veebipõhine projektijuhtimissüsteem, mis võimaldab rahalisi andmeid registreerida. Igas ülesandes saate lisada erinevat tüüpi faile ja neid siis Google'i abiga uuesti redigeerida. Või laadige alla ja uuesti üles.

Allikas: worksection.com

Iga faili kohta saab teha kirjelduse, valida sildid (näiteks vajan ülevaatamist, kiireloomuline! jne), piirata ligipääsu – st. muuta fail nähtavaks ainult teatud kasutajatele. Kui loote ülesande või kommentaari piiratud nähtavusega, mitte kõigile, saavad sinna lisatud failid automaatselt samad privaatsusseaded.

Kõiki projektifaile saab sorteerida erinevate kriteeriumide järgi: tüüp, kuupäev, ülesanded, suurus, nimi. Saate vaadata ainult faile, mis on seotud lahendamata ülesannetega, või saate vaadata kõiki.

Samuti saate failide rühmale kustutada, alla laadida ja silte määrata, tõstes need jaotises esile.

Dokumentide uusi versioone saab üles laadida vanadesse – lihtsalt hõljutage kursorit vana faili kohal ja klõpsake sellest vasakul asuvat ikooni. Uus dokument laaditakse ja võtab loendis ülemise positsiooni. Sel juhul säilib ka vana versioon.

Allikas: worksection.com

Lahenduse omadus on see, et täiustatud tariifiga saate ühendada oma FTP-mälu. Siis pole failide allalaadimisel üldse piiranguid.

Lahenduse eelised:

1. Worksection on kaasaegne süsteem, millel on ulatuslikud projekti- ja failihaldusvõimalused. Tegelikult on kõik mugavaks koostööks vajalikud funktsioonid teile saadaval.
2. Eraldi märgin ära kulude arvutamise - kui määrate spetsialisti töötunni maksumuse, näete iga üksiku ülesande maksumust.
3. Mugav liides, võimalus määrata tähtaeg kogu projektile, mitte ainult ülesannetele. Selgelt nähtav% kulutatud ajast, mugav juhtida.

Miinused:

1. Tasuta versioonis on teil ainult 2 aktiivset projekti ja 50 MB kettaruumi failide jaoks. 10 GB on juba ettevõtte plaanis, hinnaga 49 dollarit kuus. Samas on ka aktiivsetel projektidel limiit - 50 tk. Meile tundub, et isegi keskmise ettevõtte jaoks ei piisa 50 projektist ja 10 GB-st. Premium maksab 99 dollarit, kuid isegi seal on aktiivsed projektid piiratud 100-ga.

4. Megaplaan

Megaplanil on eraldi "Dokumendid" moodul, mis võimaldab salvestada erineva pesitsustasemega faile. Iga dokumendi jaoks saate määrata nähtavuse - avatud juurdepääs ainult teatud töötajatele.

Faili uue versiooni redigeerimisel on lubatud laadida vana versioonina. Töötajad saavad tellida teatisi uue versiooni allalaadimise kohta - posti teel, SMS-i teel, teavitaja real, igaüks määrab selle seadetes ise.

Allikas: help.megaplan.ru

Tekstidokumente saab luua otse Megaplanis. Kuid neid saab vaadata ja redigeerida ka ainult Megaplanis, muus vormingus ei saa neid alla laadida.

Programm pakub ka standarddokumentide malle.

Allikas: help.megaplan.ru

Megaplani eelised:

1. Mugav ja üsna lihtne liides.
2. Võimalused tasuta tööks 10 kasutajale sh töö dokumentidega.

Megaplani miinused:

1. Puudub täisväärtuslik võimalus luua erinevat tüüpi dokumente otse süsteemis.
2. Ainult 10 kasutaja tariifi maksumus on üsna kõrge - umbes 250 dollarit "kõik hinnas".

5. Bitrix24

Tegemist on CRM-süsteemiga terviklahendusega ärile, kus kõik võimalused dokumentide jagamiseks ja toimetamiseks on hästi läbi mõeldud. Saate lisada faile igale ülesandele ja kommentaarile – arvutist või mistahes kettamäluseadmest, aga ka kohe luua uusi faile Google Docsis või Microsoft Office Online’is.

Dokumendi veebipõhine kaasautorlus on saadaval aadressil . Kui muudate üleslaaditud dokumenti Google Docsi kaudu, saate selle lisada kommentaarile ja kuvatakse rida, mis ütleb, et kasutaja on dokumendist uue versiooni üles laadinud. Nutikas otsing on rakendatud Bitrix24-s - kõiki dokumente on lihtne otsida nime või projekti järgi, kuvatakse vihjeid.

Iga projektiga seotud faile saab sorteerida kuupäeva, nime, suuruse järgi. Privaatsus määratakse ka vastavalt projekti kausta sätetele, kuhu dokument on salvestatud. Saate takistada muutmist kõigil, välja arvatud väljaande autoril.

Chip Bitrix24 - rakenduste kataloog. Näiteks saate tasuta installida "Document Designeri", mis aitab luua standardfaile .docx-, .pdf-vormingus. Malle on lihtne muuta, neid saab saata e-postiga, pidada salvestatud dokumentide logi.

Bitrix24-s on iga ülesande juurde lisatud link dokumendile, mida kasutajad saavad ülesande raames ühiselt redigeerida, kommenteerida ja arutada. Lihtsaim viis on dokumentide salvestamine süsteemidraivile. Kui te mingil põhjusel Bitrix24.Diskiga rahul ei ole, võite selle asemel kasutada mis tahes muud pilvesalvestust. Kuid see pole kõigile ja mitte alati mugav.

Bitrix24 eelised

1. Peaaegu kõik funktsioonid (välja arvatud dokumentide blokeerimine ja nende avalike linkide keelamine) on tervikliku lahenduse tasuta versioonis saadaval. Saadaval on ka 5 GB pilvesalvestust. Ja 199 dollari eest (üldplaan) saate piiramatu mahu. Lisaks säästate litsentseeritud kontoriprogrammide pealt.
2. Suur valik rakendusi dokumentidega töö optimeerimiseks.
3. Dokumendi versiooni tugi ja uute allalaadimiste teatised.
4. Lai funktsionaalsus – ühes lahenduses saad kõik elektrooniliseks dokumendihalduseks vajaliku.

Lahenduse miinused:

1. Faili privaatsusseaded määratakse selle grupi või ülesande kaudu, millega see on seotud, faili ei saa muuta teatud kasutajatele nähtavaks ega nähtamatuks seda lihtsalt märgistades.
2. Failile lühikirjelduse lisamise funktsiooni pole.

Summeerida

Kui projekte ja osalejaid on vähe ning dokumendinõuded pole liiga keerulised, saab valida kõige lihtsama lahenduse – näiteks Trello jms. Lihtsamaks tööks ülesannetega piisab sellest täiesti - igaüks lisab vajalikud failid ja vajadusel asendab.

Täisväärtusliku koostöö ja veebipõhise koordineerimise puhul peate kaaluma keerulisi lahendusi – näiteks sarnaseid juhtimissüsteeme. Kõiki nende võimalusi tuleb analüüsida ja võrrelda ning seejärel valida vajalike funktsioonide alusel.

Ja paar näpunäidet - mis tulevad kasuks igas süsteemis töötades:

• Isegi kui kasutate keerulist süsteemi, mis "korrastab kõik ise", veenduge, et dokumendid ja ülesanded oleksid nimetatud samade reeglite järgi. See muudab projektides navigeerimise lihtsamaks.
• Jaga juurdepääsu – töödokumente tuleks hoida siserühmades ning kliendile tuleb anda tühi dokument ilma kommentaaride ja muudatusteta.
• elu häkkimine: kui kasutate Wordi redigeerimisrežiimis, ärge unustage enne faili esitamist minna ülevaatusse ja aktsepteerida kõiki parandusi. Vastasel juhul võib klient märgata, kuidas sa tingimusi või hinda mitu korda muutsid.