Používatelia a firmy sa budú naďalej vzďaľovať od objemných a drahých serverov a namiesto toho si vyberú cloud na ukladanie súborov. Vzhľadom na rozmanitosť dostupného úložiska by sa k výberu malo pristupovať veľmi opatrne.
Lifehacker navrhuje venovať pozornosť službám, ktoré poskytujú maximálny voľný priestor so spoľahlivou ochranou údajov a kvalitnými službami. Ceny sú uvedené len pre počiatočné tarify.
- cena Odpoveď: 2 GB zadarmo, 1 TB 8,25 USD mesačne. Štandardné predplatné Dropbox Business stojí 12,5 USD na používateľa mesačne.
- Aplikácie:
- Podpora ruského jazyka: existuje.
Spočiatku tento gigant cloudového úložiska poskytuje prístup len k 2 GB voľného miesta. Dá sa však jednoducho rozšíriť až na 16 GB: stačí prepojiť účty na sociálnych sieťach a ponúknuť odkaz na odporúčanie niekoľkým priateľom.
Predplatné Dropbox Business vám umožňuje používať váš firemný účet na spoluprácu a tiež vám poskytuje neobmedzený priestor pre váš osobný účet. A čo viac, získate množstvo pokročilých funkcií, ako je obnova súborov a nastavenie úrovní prístupu.
- cena: 15 GB zadarmo, 100 GB za 139 rubľov mesačne.
- Aplikácie: Windows, macOS, iOS, Android.
- Podpora ruského jazyka: existuje.
Jedna z najzrejmejších možností pre majiteľov zariadení so systémom Android, pretože aplikácia je natívne nainštalovaná na smartfónoch a tabletoch založených na OS Google. Vzhľadom na značné množstvo voľného úložiska však môže byť služba atraktívna pre majiteľov iných zariadení.
Medzi mínusy nie je najjednoduchšie rozhranie verzie prehliadača. Používatelia Windows a MacOS si však môžu stiahnuť oveľa pohodlnejšiu aplikáciu.
3.Mega
- cena Odpoveď: 50 GB zadarmo, 200 GB 4,99 EUR mesačne.
- Aplikácie:
- Podpora ruského jazyka: existuje.
Ďalšia služba s veľkorysým bezplatným plánom a rozhraním drag-and-drop. Mega má šikovnú mobilnú aplikáciu na nahrávanie súborov, ako aj desktopových klientov na ich synchronizáciu.
Podľa spoločnosti sú všetky dáta na vašom zariadení zašifrované skôr, ako skončia na serveroch. Zdrojový kód pre klienta Mega je dostupný na GitHub a môže ho skontrolovať každý odborník. Preto vyhlásenie vzbudzuje dôveru.
- cena: 10 GB zadarmo, ďalších 10 GB za 30 rubľov mesačne.
- Aplikácie: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, LG Smart TV.
- Podpora ruského jazyka: existuje.
Cloud od spoločnosti Yandex funguje rýchlo a stabilne a neustále získava nové funkcie. Služba má vysokú rýchlosť synchronizácie. Možnosti platformy sú zabudované do niektorých aplikácií tretích strán.
Napriek prítomnosti klientov pre všetky populárne desktopové a mobilné platformy, veľmi praktické je aj rozhranie prehliadača Yandex.Disk. Služba má tiež veľmi dobré možnosti rozširovania priestoru prostredníctvom partnerstiev s firmami. Ak ste napríklad Moskovčan a používate tarifný plán OnLime od Rostelecomu, kapacita disku sa zvýši o 100 GB.
- cena: 5 GB zadarmo, 50 GB za 140 USD mesačne, 1 TB za 269 USD alebo 339 USD s osobným alebo rodinným predplatným Office 365.
- Aplikácie: Windows, macOS, iOS, Android, Windows Phone, Xbox.
- Podpora ruského jazyka: existuje.
Bývalý SkyDrive je zabudovaný do štandardného Prieskumníka súborov Windows 10. Nie je potrebné sťahovať aplikáciu – všetko je už stiahnuté za vás.
Aplikácia Fotky zabudovaná do operačného systému môže používať OneDrive na synchronizáciu všetkých vašich obrázkov medzi zariadeniami.
Pri inštalácii klienta pre macOS by ste mali brať do úvahy nie práve najpozitívnejšie recenzie.
Okrem bežných cenových plánov má Microsoft produkty „Office 365 Personal“ a „Office 365 Home“. Obe predplatné zahŕňajú 1 TB v cloude, plné verzie Aplikácie balíka Office pre Windows a macOS a množstvo ďalších výhod. Druhá možnosť poskytuje 1 TB piatim používateľom naraz.
- cena: 8 GB zadarmo, 64 GB za 69 rubľov mesačne.
- Aplikácie: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Windows Phone.
- Podpora ruského jazyka: existuje.
Najbližší analóg Yandex.Disk, pokiaľ ide o dostupné funkcie, rozhranie webovej verzie a podporované platformy. Prehráva so svojím hlavným konkurentom v dôsledku rozsiahleho programu odporúčaní. Medzi výhody patrí viac bezplatného úložiska.
Služba má okrem iného nástroj na rýchla tvorba a ukladanie snímok obrazovky v cloude.
- cena: 5 GB zadarmo, 50 GB za 59 rubľov mesačne.
- Aplikácie: Windows.
- Podpora ruského jazyka: existuje.
5 GB voľného miesta nemusí stačiť, ale iCloud je najpohodlnejší spôsob, ako vytvoriť zálohy fotografie z iPhone.
Služba je integrovaná do programu Finder na macOS – pracovnej ploche všetkých MacBookov. Dokumenty vytvorené prostredníctvom kancelárskeho balíka iWork sú tiež uložené v iCloude a je možné ich synchronizovať medzi zariadeniami. Platforma má aj oficiálneho klienta pre Windows, pomocou ktorého môžete udržiavať súbory v počítači aktuálne.
8. Krabica
- cena A: 10 GB zadarmo, 100 GB 8 € mesačne. Obchodné predplatné stojí 12 eur mesačne.
- Aplikácie: Windows, macOS, iOS, Android.
- Podpora ruského jazyka: existuje.
Platforma si rýchlo získala obľubu a podporuje ju množstvo populárnych služieb pre prácu, ako napríklad Google Docs a Office 365. Box desktop klienti umožňujú súbory nielen synchronizovať, ale aj upravovať.
Spoločnosť aktívne propaguje obchodné predplatné. Je to ona, ktorá sa po kliknutí na tlačidlo registrácie objaví v strede obrazovky. Tarifný plán vám poskytuje prístup k pokročilým funkciám spolupráce a neobmedzenému priestoru v cloude.
- cena Odpoveď: Nastavenie a používanie je bezplatné, ceny priestoru sa líšia podľa poskytovateľa hostingu. Nextcloud Box stojí 70 eur.
- Aplikácie: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
- Podpora ruského jazyka:č.
Samotná spoločnosť nie je poskytovateľom cloudového úložiska, ale ponúka zadarmo softvér nastaviť cloud na svojom vlastnom serveri. Hlavnou výhodou tejto možnosti je rýchlosť. Môžete tiež povoliť šifrovanie a nemusíte sa obávať, že súbory opustia vašu domácu sieť.
Ak nemáte skúsenosti s nastavovaním serverov, môžete si kúpiť predkonfigurovanú možnosť – Nextcloud Box. Vo vnútri zariadenia - HDD pre 1 TB. Ľahko sa pripája k lacnému jednodoskovému počítaču. Je pravda, že ak chcete získať miniserver vo svojich rukách, budete musieť využiť služby spoločností tretích strán: do Ruska a krajín SNŠ neexistuje priame doručenie.
- cena Odpoveď: 2 GB zadarmo, 250 GB 9 dolárov mesačne.
- Aplikácie: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
- Podpora ruského jazyka:č.
Ďalšia platforma v anglickom jazyku, ktorá dlhodobo pracuje na protokole zero-knowledge. Bolo zrejmé, že spoločnosť interaguje s používateľskými údajmi bez toho, aby akýmkoľvek spôsobom zverejnila ich obsah. Nedávno sa ukázalo, že tu existujú určité výhrady a SpiderOak opustil svoju hlavnú funkciu. To však neprestalo usilovať sa o poskytovanie súborov.
Úložisko má klientov pre všetky populárne desktopové a mobilné platformy. Môžete použiť webového klienta, ale pre bojovníkov za ochranu osobných údajov je to najmenej preferovaná možnosť, pretože takto poskytujete svoje heslo zamestnancom SpiderOak.
- cena: 5 GB zadarmo, 2 TB za 52,12 USD ročne v špeciálnej ponuke, potom 69,5 USD.
- Aplikácie: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Windows Phone.
- Podpora ruského jazyka:č.
Produkt udržiava neustálu synchronizáciu všetkých vašich súborov – dokonca aj tých, ktoré sú uložené na sieťových diskoch. Webové rozhranie umožňuje zdieľať dáta poštou, cez Facebook a Twitter.
Výhodou IDrive je, že súbory vymazané z počítača z cloudu automaticky nezmiznú. Spoločnosť má tiež službu IDrive Express: ak stratíte všetky svoje dáta, bude vám doručený pevný disk na rýchle obnovenie.
- cena Odpoveď: 10 GB zadarmo, 500 GB 3,99 $ mesačne, cena šifrovania pCloud Crypto 3,99 $ mesačne.
- Aplikácie: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
- Podpora ruského jazyka: existuje.
Služba má limity na rýchlosť sťahovania súborov, ale nie je obmedzený na ich objem. Úložisko je možné využívať z akejkoľvek platformy – prostredníctvom aplikácie alebo webovej stránky.
Spoločnosť je registrovaná vo Švajčiarsku, krajine známej prísnymi zákonmi na ochranu súkromia. Za príplatok môžete použiť službu pCloud Crypto na šifrovanie jednotlivých súborov.
Svet okolo nás sa mení. Ak sa predtým práca na diaľku zdala ako niečo úplne exotické, teraz sa to už zvažuje v poradí vecí: podľa nedávnych štúdií sa ukázalo, že do roku 2020 bude jedna pätina všetkých Rusov pracovať na diaľku. A napríklad v USA už viac ako tretina všetkých Američanov pracuje na diaľku. Moja práca na diaľku bola zvyčajne spojená s dokumentmi MS Word. (No a občas - s prezentačnými súbormi.) textový editor Od starých verzií Wordu (aspoň pred dvadsiatimi rokmi) existovali najpohodlnejšie nástroje na kontrolu a spoločnú úpravu dokumentov a v dokumente ste si mohli uložiť celú históriu zmien a vždy ste videli, kto z používateľov aké zmeny. Mimochodom, v mojej praxi drvivá väčšina používateľov (a dokonca ani profesionálni redaktori) ani len netuší, že takéto nástroje vo Worde existujú, a keď musia na dokumentoch spolupracovať, robia to po starom: robia opravy k textu živo a podrobné komentáre napíšte do poznámok. Za starých čias, keď neexistovali cloudové služby, sa dokumenty posielali e-mailom (alebo sa prenášali na diskety), čo nebolo príliš pohodlné: niektoré verzie súborov sa počas procesu stratili, nové verzie boli nahradené starými. - a niektoré opravy sa stratili. Postupom času má však Microsoft dva veľmi významné, ktoré výrazne uľahčujú spoluprácu na dokumentoch. A tieto novinky sú nasledovné: online verzia kancelárskeho balíka MS Office, ktorá vám umožní pracovať v známom Worde, Exceli a Power Pointe z akéhokoľvek počítača s prístupom na internet a cloudová služba OneDrive, s ktorým môžete jednoducho organizovať ukladanie dokumentov, na ktorých sa práve spolupracuje, priamo na internete: používatelia zároveň už nie sú vôbec viazaní na konkrétne počítače a môžu mať prístup k potrebné dokumenty odkiaľkoľvek. Z povahy mojej práce šéfredaktora vo viacerých projektoch často musím novým autorom podrobne vysvetľovať schému spoločnej práce na dokumentoch na diaľku, preto som sa rozhodol toto všetko predstaviť v samostatnom článku: bude byť užitočné pre nových autorov a možno to bude užitočné aj pre niekoho z vás, milí čitatelia. Ako sa to všetko robí? Najprv sa musíte zaregistrovať v cloudovej službe OneDrive, ktorá je užitočná na spoluprácu, archiváciu dôležitých údajov a vzdialený prístup k vašim dokumentom a mediálnym súborom. Ak už máte konto Microsoft, môžete sa do OneDrive prihlásiť pomocou tohto účet , a ak nie, vytvorte si tento účet: bude to vyžadovať, aby ste zadali nejaký pracovný e-mail, ku ktorému máte prístup. 
Princíp fungovania cloudovej služby OneDrive je približne rovnaký ako napríklad u Dropboxu: máte prístup k svojmu osobnému úložisku na internete (na webovej stránke OneDrive) a toto úložisko je možné synchronizovať s príslušným úložiskom na vašom pracovný počítač, notebook, tablet, smartfón. Na synchronizáciu s cloudom je na počítači (laptop, tablet, smartfón) nainštalovaná zodpovedajúca aplikácia OneDrive, v ktorej sa vykonajú nastavenia synchronizácie. 
Zadajte priečinok, v ktorom sa budú nachádzať priečinky OneDrive, zadajte, ktoré z nich sa majú synchronizovať, a je to, OneDrive potom urobí všetko sám. Tiež OneDrive dokáže automaticky odosielať fotografie a videá, ktoré nasnímate pomocou smartfónu alebo tabletu. V predvolenom nastavení je to zadarmo, v cloude máte pridelených 15 GB priestoru, čo je celkom dosť na fotky a dokumenty. Ak však používate plán Office 365 (a používam ho doslova od prvého dňa jeho vzhľadu - je to veľmi výhodné), kde za 286 rubľov za mesiac alebo 2 874 rubľov za rok máte k dispozícii Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher a Access a môžete si ich nainštalovať pre piatich používateľov na piatich počítačoch, piatich tabletoch a piatich smartfónoch, potom s týmto plánom je pre každého používateľa vo OneDrive pridelený až 1 TB a môžete tam je slon.
Môj OneDrive
Cloudové možnosti OneDrive sú však pohodlné a užitočné, no teraz nás táto služba zaujíma predovšetkým z pohľadu organizácie spolupráce na diaľku. A tu OneDrive samozrejme citeľne prekonáva Dropbox, pretože práve pod OneDrive sú dobre vyladené aplikácie MS Office a funguje to veľmi, veľmi jednoducho. Pozri. Napríklad ste vytvorili článok v MS Word. Tento článok potom musíte poslať redaktorovi (šéfovi, kolegovi), aby tam urobil svoje komentáre a upravil článok.Na to je potrebné uložiť tento článok nie do lokálneho priečinka, ale do príslušného priečinka OneDrive. To sa deje doslova jedným kliknutím: vo Worde pri ukladaní dokumentu jednoducho vyberte svoj OneDrive. (Najprv Prístup k OneDrive vás požiada o zadanie informácií o vašom účte – e-mail a heslo.)
Potom uložte dokument napríklad do priečinka „Office Live Documents“. Alebo si na to vytvorte nejaký iný priečinok vo OneDrive - ako chcete. OneDrive sa integruje so systémom Windows a operačný systém pracuje so svojimi priečinkami rovnako ako s priečinkami lokálneho počítača.
Čo je teraz potrebné urobiť? Poskytnite prístup k tomuto dokumentu svojmu redaktorovi (šéfovi, kolegovi). Toto sa robí veľmi jednoducho. Vo Worde kliknite Súbor - Všeobecný prístup. Zobrazí sa toto okno.
Tam zadajte adresu osoby (osôb), ktorá by si mala prečítať a upraviť váš článok, a potom kliknite na tlačidlo „Zdieľať“.
O takomto niečom dostane e-mailové upozornenie.
A všetci účastníci, ktorých ste pozvali, sa zobrazia v údajoch vášho dokumentu.
Potom váš predplatiteľ stačí kliknúť na odkaz - a tento článok sa mu zobrazí v online verzii Wordu. 
Existuje odkaz „Upraviť dokument“: s jeho pomocou je možné dokument otvoriť na úpravu v online verzii alebo v MS Word.
Je samozrejme pohodlnejšie pracovať s dokumentom vo Worde, ale v prípade, že ste pri cudzom počítači, môže byť online verzia východiskom.
Článok v online editore
Zobraziť alebo nezobraziť tieto opravy na obrazovke - je povolené v príslušnom menu.
Ten, kto dokument upravuje, zvyčajne nezobrazuje všetky opravy na obrazovke - to je nepohodlné na úpravu. Ale keď autor dostane dokument po úprave, zapne režim "Všetky opravy" - a dokonale vidí vo všetkých detailoch, čo editor urobil s jeho textom: opravy, vymazania, preformátovanie a poznámky.
Snímka obrazovky je klikateľná
Môžete odpovedať na komentáre a vždy uvidíte, kto aké komentáre napísal.
Autor vykoná požadované opravy, niečo tam upraví – a pošle späť do redakcie. Ten tiež jasne ukazuje, ako sa dokument zmenil od jeho poslednej úpravy, a zmeny a doplnky, ktoré urobil autor, sú zobrazené inou farbou - to je veľmi jasné. (Vo všeobecnosti sa pre opravy každého používateľa vyberá iná farba.)
Snímka obrazovky je klikateľná
Navyše stačí zvoliť režim zobrazenia „Bez opráv“ – článok sa zobrazí tak, ako by mal v hotovej podobe vyzerať. 
Podobne aj dokument (tabuľka, prezentácia, databáza, harmonogram) ich môže mať desiatky rôzni ľudia. MS Office si všetky doplnenia a zmeny starostlivo zaznamená a tam sa vždy môžete vrátiť k niektorým predchádzajúcim verziám, navyše systém funguje úplne normálne vo viacužívateľskom režime, teda keď na dokumente pracuje viacero ľudí súčasne. A vždy môžete vidieť, kto s vami práve pracuje na tomto dokumente.
Možnosti úpravy dokumentov môžu byť obmedzené: niektorí používatelia budú môcť napríklad pridávať iba poznámky, zatiaľ čo iní budú môcť iba čítať. Môžete tiež obmedziť množinu povolených štýlov.
Mimochodom, je veľmi žiaduce odstrániť celú históriu zmien a komentárov v konečnom dokumente, najmä ak je určený na použitie inými ľuďmi. Je to celkom jednoduché: musíte dokument uložiť pod novým názvom a v ponuke Peer review - Prijať zvoľte "Prijať všetky opravy a zastaviť sledovanie" - potom dostanete konečný text (tabuľku, prezentáciu atď.) bez akýchkoľvek ďalších informácií.
Inak poznám prípady, keď užívateľov veľmi mrzelo, že nevymazali celú históriu zmien v dokumente a hlavne komentáre.Na jednom dokumente takto na diaľku pracuje viacero ľudí. Ako vidíte, všetko je veľmi jednoduché, ľahké a pohodlné. Konto Microsoft, používanie OneDrive, používanie online alebo offline verzií MS Office, sledovanie zmien, rôzne typy zmien zobrazenia. A vaša spoločná práca na dokumentoch bude mimoriadne pohodlná a vždy bude možné sledovať akékoľvek kroky na zmenu dokumentu. Zdá sa, že všetky tieto veci sú dobre známe, ale napodiv sa veľmi často stretávam s tým, že keď , mali by mi napríklad poslať môj článok s nejakými úpravami, ľudia posielajú dokument bez sledovania zmien a ja musím porovnať ich text s mojim, aby som pochopil, kde a čo opravili. Áno, toto je len nejaký druh divokosti: prečo museli zapnúť sledovanie zmien - a potom by som okamžite videl všetko?!!
Možno ste už počuli frázu „práca v cloude“ a zaujíma vás, čo to znamená a ako to ovplyvní vašu prácu s Excelom. To je všetko, čo potrebujete na poskytnutie pohodlného prístupu k údajom cez prehliadač, nech ste kdekoľvek a kdekoľvek na svete. Ostatní používatelia nemusia mať nainštalovaný Excel, aby mohli tieto údaje zobrazovať, upravovať alebo na nich spolupracovať.
Pomocou Excelu pre web, rozšírenia Excelu založeného na prehliadači, môžete robiť všetky tieto veci. Môžete ho dokonca použiť na vytvorenie nového zošita na počítači, na ktorom nie je nainštalovaný Excel.
Knihy môžete v prehliadači zobraziť a upraviť jedným z dvoch spôsobov:
Nahrávanie alebo vytváranie nových kníh na OneDrive je bezplatná služba ukladania a zdieľania súborov cez internet.
Uložte zošity na lokalitu SharePoint, kde je nainštalovaný balík Office pre web.
Tento článok sa zaoberá prvou metódou. Ďalšie informácie o metóde SharePoint nájdete v téme Publikovanie knihy na lokalite SharePoint.
Čo je Excel pre web?
Excel pre web je webová aplikácia, ktorú môžete použiť na zobrazenie a úpravu zošitov programu Excel v prehliadači. Zošity a hárky vyzerajú v Exceli pre web rovnako ako v Exceli a Excel pre web má známe vzhľad a správanie Excelu. V Exceli pre web je k dispozícii veľa funkcií Excelu, ale nie všetky funkcie sú podporované alebo fungujú úplne rovnakým spôsobom. Ak chcete, aby zmeny už neboli dostupné v prehliadači, Excel pre web ponúka spôsob, ako otvoriť zošit v Exceli a potom ho uložiť na server.
Excel pre web vám umožňuje:
Rozšírte Excel pre web Používajte funkcie Excelu a funkcie, ktoré poznáte vo webovom prostredí.
Pracujte kdekoľvek na svete Na prístup ku knihám potrebujete prehliadač.
Spolupráca Vaši kolegovia môžu s vami spolupracovať na projektoch bez ohľadu na to, akú verziu Excelu majú.
Použite OneDrive na prístup k Excelu pre web
Ak chcete používať Excel pre web vo OneDrive, potrebujete konto Microsoft. Prihláste sa do svojho účtu a potom prejdite do OneDrive, aby ste získali prístup k Excelu pre web. Ak chcete pracovať s existujúcimi excelovými zošitmi v Exceli pre web, môžete zošity nahrať do OneDrive.
Vytvorte si OneDrive ID
Prejdite na stránku http://OneDrive. live.com.
Kliknite na tlačidlo Registrovať.
Pridanie existujúcej knihy
Ak chcete pridať jeden alebo viac zošitov na použitie v Exceli pre web, postupujte takto:
Prihláste sa do OneDrive.
V kapitole súbory vyberte priečinok, do ktorého chcete knihy pridať.
Priečinky s ikonou visiaceho zámku sú osobné priečinky; priečinky môžu byť aj verejné priečinky alebo verejné priečinky (internet).
Poradenstvo Stlačenie tlačidla vytvoriť a potom priečinok, môžete vytvoriť nový priečinok, do ktorého môžete posielať knihy.
Kliknite na tlačidlo Odoslať na pridanie zošitov, ktoré chcete otvoriť v Exceli pre web.
Spustite nový zošit v Exceli pre web
Namiesto odovzdávania knihy z počítača môžete do priečinka OneDrive pridať novú prázdnu knihu priamo v prehliadači.
Prihláste sa do OneDrive.
Kliknite na priečinok, do ktorého chcete pridať novú knihu.
Kliknite na tlačidlo vytvoriť a potom vyberte Excelový zošit.
Poradenstvo Svoje zmeny nemusíte ukladať. Excel pre web automaticky ukladá váš zošit, keď na ňom pracujete. Ak vykonáte zmeny, ktoré nechcete ponechať, použite " Zrušiť“ (alebo stlačte CTRL+Z).
Zobrazenie údajov pracovného hárka v Exceli pre web
Keď otvoríte zošit v režime zobrazenia v Exceli pre web, môžete si prezerať a pracovať s údajmi v pracovnom hárku, aby ste ich ľahšie pochopili. Môžete napríklad zoradiť a filtrovať údaje v stĺpcoch alebo rozbaliť kontingenčnú tabuľku, aby ste videli viac podrobností a trendov v údajoch. Ak chcete vykonať zmeny v údajoch, musíte otvoriť zošit v režime úprav.
Prihláste sa do OneDrive.
Kliknite na priečinok obsahujúci knihu, ktorú chcete zobraziť.
Vyberte knihu, ktorú chcete analyzovať.
Úprava údajov v pracovnom hárku v Exceli pre web
Pri práci s excelovým zošitom pre web v režime úprav môžete meniť údaje, zadávať alebo meniť vzorce a použiť základné formátovanie, aby ste na údaje upozornili.
Prihláste sa do OneDrive.
Kliknite na priečinok obsahujúci zošit, ktorý chcete upraviť.
Kliknite na knihu, ktorú chcete zmeniť.
Excel pre web sa otvorí v režime úprav.
Ak chcete vykonať ďalšie zmeny v pracovnom hárku, ktoré presahujú možnosti Excelu pre web, postupujte takto:
Vyberte si tím Otvorte v Exceli.
V Exceli vykonajte potrebné zmeny.
Kniha sa automaticky uloží do priečinka OneDrive.
Použite Excel pre web na spoluprácu na údajoch pracovného hárka s ostatnými
Ak chcete na rovnakom zošite spolupracovať s ostatnými súčasne, zošit môžete zdieľať. Táto funkcia je užitočná, ak máte pracovný hárok, ktorý vyžaduje zadávanie údajov, ako napríklad tímový projekt alebo registračný pracovný hárok. Už nemusíte knihu posielať e-mailom ani čakať, kým ju iný používateľ vráti na server.
Prihláste sa do OneDrive.
Kliknite na priečinok obsahujúci zošit, ktorý chcete zdieľať.
Poznámka. Ostatní používatelia budú mať prístup ku všetkým údajom v tomto priečinku, pretože povolenia nemôžete udeliť iba jednotlivým zošitom. Ak chcete, aby boli jednotlivé knihy súkromné, použite jeden alebo viac osobných priečinkov kníh a potom vytvorte samostatný priečinok pre knihy, ktoré chcete zdieľať.
Vyberte si tím Všeobecný prístup.
Pozvite ľudí, s ktorými chcete súbor zdieľať.
Vyberte si tím Všeobecný prístup.
Vráťte sa do priečinka a kliknite na knihu.
Keď vám používateľ pošle odkaz a začne pracovať na hárku v režime úprav, môžete si pozrieť zmeny, ktoré vykonal.
Poznámka. Ak sa v tej istej bunke vykonajú zmeny Iný ľudia(vrátane vás), v bunke sa zobrazí Posledná úprava.
Poznámka: Táto stránka je preložená automaticky, takže môže obsahovať nepresnosti a gramatické chyby. Je pre nás dôležité, aby bol tento článok pre vás užitočný. Boli informácie užitočné? Pre pohodlie tiež (v angličtine).
Ako určíte verziu dokumentu? Máte v názve súbory obsahujúce všetky varianty slova „final“? Napríklad text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.
Vyzerá to trochu absurdne, ale ak budete postupovať podľa dokumentov vo vašom systéme, nájdete pomerne veľa „chvostých“ mien. Najmä ak súbor upravuje viacero autorov. Napríklad text zmluvy je možné upravovať takmer donekonečna, stačí mu dať voľný priebeh. Výsledkom je, že nahromadíte tucet verzií, z ktorých každá je označená rastúcim chvostom poznámok – tu sú dátumy úprav a iniciály účastníkov a sviatostné „konečné“ a „posledné“.
Je jasné, že to treba nejako riešiť. A priviesť prácu s dokumentmi do systému, ktorý bude zrozumiteľný pre každého. Základné požiadavky na objednávku sú jednoduché:
- Označenie musí byť jasné pre všetkých účastníkov.
- Všetky (dôležité) verzie dokumentov by sa mali uchovávať.
- Dokumenty by mali patriť k projektom a nie ležať na spoločnej hromade.
- Prístup k dokumentom by mal byť kontrolovaný.
- Nie je to potrebné, ale je vhodné mať nástroje na spoluprácu na dokumente.
Nebudeme rozoberať offline spôsoby spravovania dokumentov. Samozrejme, môžete si napísať pravidlá pre pomenovanie dokumentov a posielať súbory Word a Excel poštou. To povedie k nárastu pracovných priečinkov pre každého účastníka procesu a časom - k neustálemu zosúlaďovaniu toho, kto práve upravuje ktorý dok.
Vstúpme preto do oblakov – tam sa práve deje to najzaujímavejšie.
1. Disk Google
Veľký brat nám poskytuje takmer dokonalý nástroj na správu dokumentov.
- Google Docs nie je len online editor dokumentov, sú tu uložené staré verzie, doky môžete komentovať a upravovať „trojručne“.
- Tabuľky Google sú tabuľky na výpočty a dobré funkcie účtovníctva.
- Samotný Disk Google je nástroj na správu doku, môžete usporiadať jednu štruktúru na ukladanie dokumentov, jasne priradiť prístup ku každému priečinku.
Výhody služby Disk Google
- Sú zrejmé. Toto je cloud so všetkými jeho výhodami.
Mínusy
- Účtovný systém – vkladanie priečinkov, prístup k súborom a kontrolný štítok – si budete musieť vytvoriť sami.
- Nie každý je spokojný s používaním takejto otvorenej platformy – veď toto je celý Google, indexuje všetko, čo sa hýbe, a my sme to neplatili za súkromie.
Vezmite prosím na vedomie: takmer každý sebarešpektujúci systém má integráciu s dokumentmi Google - uvidíte to ďalej v recenzii. A to je rozumné - je hospodárnejšie používať pracovnú funkciu, ako vynaložiť úsilie na vytvorenie vlastného analógu.
Chceme vás však varovať: dôverné a komerčné informácie, heslá a ďalšie dôležité informácie je lepšie uchovávať tam, kde je prístup prísnejší.
2. Trello
Virtuálna nástenka so zoznamom úloh a projektov. Nástenky je možné volať ako chcete – a vizuálne vidieť proces plnenia úloh. Ku každej úlohe môžete pripojiť dokumenty: z počítača, Disku Google, Dropboxu atď. Zaujímavosťou je, že v Trello Business Class môžete pripojiť nielen dokumenty, ale aj žiadosti GitHub, konverzácie Slack a potenciálnych zákazníkov zo Salesforce. Na spoluprácu môžete použiť balík Trello + Dokumenty Google: pripojte súbory Dokumentov Google, ktoré sa dajú otvoriť na disku a upravovať tam – zanechajte nové komentáre atď.
Výhody riešenia:
- Trello je veľmi jednoduchý systém na naučenie. Za hodinu si s tým vedia poradiť aj ľudia, ktorí takéto riešenia nikdy nepoužili.
- Úlohy a postup ich realizácie sú jasne viditeľné ako na korkovej nástenke. Dizajn je pohodlný a moderný, nič viac.
mínusy:
- Neexistuje žiadny nástroj na spoluprácu s dokumentmi. Tie. buď používate Google Docs, alebo každý nahrá svoju vlastnú verziu. Áno, všetky dokumenty sa aj tak zozbierajú v rámci jednej úlohy a o nič neprídete. Ale ak potrebujete vážnejšiu automatizáciu, potom Trello nie je tou najlepšou voľbou.
- Ak je projektov a úloh naozaj veľa, Trello môže byť mätúce kvôli zvláštnostiam štruktúry. Neustále prepínanie medzi doskami nie je príliš pohodlné.
3.Pracovná sekcia
Online systém riadenia projektov s možnosťou evidencie financií. V každej úlohe môžete pridať rôzne typy súborov - a potom ich znova upraviť pomocou Google. Alebo stiahnite a znova nahrajte.
Zdroj: worksection.com
Ku každému súboru môžete urobiť popis, vybrať štítky (napríklad potrebuje kontrolu, urgent! atď.), obmedziť prístup – t.j. aby bol súbor viditeľný len pre určitých používateľov. Ak vytvoríte úlohu alebo komentár s obmedzenou viditeľnosťou, nie pre každého, potom tam pripojené súbory automaticky získajú rovnaké nastavenia ochrany osobných údajov.
Všetky projektové súbory je možné triediť podľa rôznych kritérií: typ, dátum, úlohy, veľkosť, názov. Môžete zobraziť iba súbory, ktoré sa týkajú nevybavených úloh, alebo môžete zobraziť všetky.
Môžete tiež odstrániť, stiahnuť, priradiť značky k skupine súborov jednoduchým zvýraznením v sekcii.
Nové verzie dokumentov je možné nahrať do starých – stačí umiestniť kurzor myši na starý súbor a kliknúť na ikonu naľavo od neho. Nový dokument sa načíta a zaujme najvyššie miesto v zozname. V tomto prípade zostane zachovaná aj stará verzia.
Zdroj: worksection.com
Vlastnosťou riešenia je, že v pokročilom tarife si môžete pripojiť vlastné FTP úložisko. Potom nebudú na sťahovanie súborov žiadne obmedzenia.
Výhody riešenia:
- Worksection je moderný systém s rozsiahlymi možnosťami správy projektov a súborov. V skutočnosti máte k dispozícii všetky funkcie pre pohodlnú spoluprácu.
- Samostatne si všimnem výpočet nákladov - ak určíte náklady na hodinu práce špecialistu, môžete vidieť náklady na každú jednotlivú úlohu.
- Pohodlné rozhranie, možnosť nastaviť si termín pre celý projekt, nielen pre úlohy. Jasne viditeľné % stráveného času, pohodlné ovládanie.
mínusy:
- V bezplatnej verzii máte len 2 aktívne projekty a 50 MB miesta na disku pre súbory. 10 GB je už zahrnutých v firemnom pláne za cenu 49 dolárov mesačne. Zároveň je tu aj limit na aktívne projekty – 50 kusov. Zdá sa nám, že aj pre priemernú firmu je 50 projektov a 10 GB málo. Premium stojí 99 dolárov, ale aj tam sú aktívne projekty obmedzené na 100.
4. Megaplán
Megaplan má samostatný modul „Dokumenty“, ktorý umožňuje ukladať súbory s rôznymi úrovňami vnorenia. Pre každý dokument je možné nastaviť viditeľnosť – otvorený prístup len pre určitých zamestnancov.
Pri úprave novej verzie súboru je povolené načítať starú verziu ako verziu. Zamestnanci si môžu predplatiť upozornenia na stiahnutie novej verzie – mailom, SMS, v informátorskom riadku, každý si to definuje sám v nastaveniach.
Zdroj: help.megaplan.ru
Textové dokumenty je možné vytvárať priamo v Megaplane. Prezerať a upravovať ich ale bude možné aj len v Megaplane, v inom formáte si ich stiahnuť nemôžete.
Program tiež poskytuje šablóny pre štandardné dokumenty.
Zdroj: help.megaplan.ru
Výhody Megaplanu:
- Pohodlné a pomerne jednoduché rozhranie.
- Možnosť bezplatnej práce pre 10 užívateľov vrátane práce s dokumentmi.
Nevýhody Megaplanu:
- Priamo v systéme neexistuje plnohodnotná možnosť vytvárať rôzne typy dokumentov.
- Náklady na tarifu iba pre 10 používateľov sú pomerne vysoké - asi 250 dolárov za „all inclusive“.
5. Bitrix24
Ide o kompletné riešenie s CRM systémom pre biznis, kde sú premyslené všetky možnosti zdieľania a úpravy dokumentov. Ku každej úlohe a komentáru môžete pripojiť súbory – z počítača alebo z ľubovoľného diskového úložiska, ako aj okamžite vytvárať nové súbory v Dokumentoch Google alebo Microsoft Office Online.
Online spolutvorba dokumentu je k dispozícii na adrese . Ak upravujete nahraný dokument prostredníctvom služby Dokumenty Google, môžete ho pripojiť ku komentáru – a zobrazí sa riadok oznamujúci, že používateľ odovzdal Nová verzia dokument. Inteligentné vyhľadávanie je implementované v Bitrix24 - je ľahké vyhľadať všetky dokumenty podľa názvu alebo projektu, zobrazujú sa rady.
Súbory súvisiace s každým projektom je možné triediť podľa dátumu, názvu, veľkosti. Súkromie sa nastavuje aj podľa nastavenia priečinka projektu, kde je dokument uložený. Úpravám môžete zabrániť všetci okrem autora vydania.
Čip Bitrix24 - katalóg aplikácií. Môžete si napríklad bezplatne nainštalovať „Document Designer“, ktorý vám pomôže vytvárať štandardné súbory vo formátoch .docx, .pdf. Šablóny sa ľahko upravujú, možno ich posielať e-mailom, uchovávať záznamy o uložených dokumentoch.
V Bitrix24 je ku každej úlohe pripojený odkaz na dokument, ktorý môžu používatelia spoločne upravovať, komentovať a diskutovať v rámci úlohy. Najjednoduchším spôsobom je ukladať dokumenty na systémový disk. Ak z nejakého dôvodu nie ste spokojní s Bitrix24.Disk, môžete namiesto toho použiť akékoľvek iné cloudové úložisko. Ale to nie je vhodné pre každého a nie vždy.
Výhody Bitrix24
- Takmer všetky funkcie (okrem blokovania dokumentov a zakázania verejných odkazov na ne) sú dostupné v bezplatnej verzii komplexného riešenia. K dispozícii je aj 5 GB cloudového úložiska. A za 199 dolárov (najvyšší plán) získate neobmedzený objem. Plus úspora na licencovaných kancelárskych programoch.
- Veľký výber aplikácií pre optimalizáciu práce s dokumentmi.
- Podpora verzie dokumentu a upozornenia na nové sťahovanie.
- Široká funkcionalita – v jednom riešení získate všetko, čo potrebujete pre elektronickú správu dokumentov.
Nevýhody riešenia:
- Nastavenia ochrany osobných údajov súboru sa nastavujú prostredníctvom skupiny alebo úlohy, ku ktorej je priradený, súbor nie je možné zmeniť na viditeľný alebo neviditeľný pre určitých používateľov jednoduchým označením.
- Žiadna funkcia pridávania Stručný opis do súboru.
Zhrnutie
Ak máte málo projektov a účastníkov a požiadavky na dokumenty nie sú príliš zložité, môžete si vybrať najjednoduchšie riešenie – napríklad Trello a podobne. Na jednoduchú prácu s úlohami to úplne stačí – každý si priloží potrebné súbory a v prípade potreby ich vymení.
Pokiaľ ide o plnohodnotnú spoluprácu a online koordináciu, musíte zvážiť komplexné riešenia- ako sú podobné riadiace systémy. Všetky ich schopnosti musia byť analyzované a porovnané a potom vybrané na základe funkcií, ktoré potrebujete.
A pár tipov – ktoré sa vám budú hodiť pri práci v akomkoľvek systéme:
- Aj keď používate zložitý systém, ktorý „všetko organizuje sám“, uistite sa, že dokumenty a úlohy sú pomenované podľa rovnakých pravidiel. To uľahčí navigáciu v projektoch.
- Zdieľať prístup – pracovné dokumenty by mali byť uložené v interných skupinách a klient by mal dostať prázdny dokument bez komentárov a úprav.
- life hack: Ak používate Word v režime úprav, nezabudnite pred odoslaním súboru prejsť na Kontrola a prijať všetky opravy. V opačnom prípade si klient môže všimnúť, ako ste niekoľkokrát zmenili podmienky alebo cenu.
Veľmi často dochádza k situáciám, kedy je potrebné zhromaždiť údaje od viacerých ľudí do jedného excelovského súboru. Ak všetci pracujete v rovnakej organizácii a všetci máte prístup k nejakému zdieľanému sieťovému priečinku, potom nie je problém. Čo ak však takáto možnosť neexistuje a nie je čas na postupné plnenie? V tomto prípade nám pomôže cloudová služba SkyDrive, ktorá umožňuje ukladať dokumenty na cloud, pracovať s viacerými používateľmi súčasne v jednom dokumente a obmedziť prístup určití ľudia a oveľa viac.
Ako budeme konať? Na začiatok si vytvoríme šablónu Excel súboru s tabuľkou, ktorú bude potrebné vyplniť. Potom súbor umiestnime do cloudu SkyDrive. A nakoniec pošleme link na súbor poštou všetkým účastníkom akcie a počkáme, kým ho všetci vyplnia.
V našom príklade tabuľka vyzerá takto, kde vodorovné čiary sú kľúčové ukazovatele a zvislé čiary sú okresy, do ktorých tabuľku pošleme.
Keď je súbor pripravený, musí sa uložiť do cloudu, klikneme na kartu súbor, vyberte si Uložiť ako –> Používateľské meno v SkyDrive. Upozorňujeme, že na ukladanie do cloudu musíte mať účet Microsoft Live ID.
Teraz, keď je náš súbor v cloude, môžeme mu poskytnúť prístup na zmenu alebo len na čítanie. Na karte Súbor vyberte si Zdieľanie -> Pozvať ďalších ľudí. Adresy predpisujeme Email všetkých príjemcov, zadajte úroveň prístupu (čítanie, zmena), pridajte pár riadkov do našej smernice a kliknite Všeobecný prístup.
Príjemcovia dostanú správu podobnú nasledujúcej s priloženým odkazom na súbor. Upozorňujeme, že používateľ nemusí mať na svojom počítači nainštalovanú kópiu programu Excel na otvorenie súboru, pretože kliknutím na odkaz sa súbor otvorí pomocou Excel Web Access.
Webový klient Excel má obmedzenú funkčnosť ako počítačový klient, ale pri vykonávaní väčšiny každodenných úloh odvádza vynikajúcu prácu.
druhá - Uverejnite na sociálnych sieťachčo umožňuje umiestniť odkazy na stenu sociálna sieť. V našom príklade sme túto možnosť nepoužili, pretože sme potrebovali poslať súbor konkrétnym ľuďom a v tomto prípade bude odkaz umiestnený na nástenke Facebooku, takže súbor môžu upravovať všetci priatelia.
Všetky rovnaké operácie môžete vykonávať bez toho, aby ste mali v počítači nainštalovaný Excel, pomocou prehliadača. Stačí prejsť na webovú stránku SkyDrive, kde sú k dispozícii aj vyššie uvedené možnosti.
