Komunikujte s nami kópiou listu. Práca s poľami "Komu" ("Komu"), "Kopírovať" ("CC"), "Bcc" ("Bcc"). Zasielanie dokumentov alebo vecných hodnôt

Dnes súdy často akceptujú elektronickú korešpondenciu ako písomný dôkaz. Na to však musí mať právnu silu. Medzitým ešte neboli vyvinuté jasné a jednotné pravidlá a metódy na určovanie oprávnenosti virtuálnej korešpondencie, čo vedie k veľkému množstvu problémov.

Pozrime sa na niekoľko spôsobov, ako dať e-mailom právnu silu.

Časy, keď boli listy na papieri jediným komunikačným prostriedkom, sú preč. Rozvoj ekonomických vzťahov medzi ekonomickými subjektmi je už nemysliteľný bez využitia informačných technológií. To platí najmä vtedy, keď sa protistrany nachádzajú v rôznych mestách alebo dokonca krajinách.

Komunikácia prostredníctvom elektronickej komunikácie pomáha znižovať náklady na materiál a tiež vám umožňuje rýchlo vypracovať spoločné stanovisko ku konkrétnym problémom.

Takýto pokrok však netreba vnímať len pozitívne. Medzi subjektmi hospodárskych vzťahov často vznikajú rôzne spory, pri ich riešení sa obracajú na súdy. Súd rozhoduje na základe posúdenia dôkazov, ktoré strany poskytli.

Zároveň sa analyzuje relevantnosť, prípustnosť, spoľahlivosť každého dôkazu samostatne, ako aj dostatočnosť a previazanosť dôkazov ako celku. Toto pravidlo je stanovené v APC Ruskej federácie (článok 2 článku 71), ako aj v Občianskom súdnom poriadku Ruskej federácie (článok 67 odsek 3). V procese zisťovania prípustnosti a spoľahlivosti vykonaných dôkazov si súd často kladie otázky, ktorých riešenie výrazne ovplyvňuje výsledok prípadu.

Používanie elektronickej správy dokumentov vo vzťahoch medzi ekonomickými subjektmi upravujú normy Občianskeho zákonníka Ruskej federácie. Najmä v odseku 2 čl. 434 uvádza: písomnú zmluvu je možné uzavrieť výmenou dokumentov prostredníctvom elektronickej komunikácie, čo umožňuje spoľahlivo zistiť, že dokument pochádza od zmluvnej strany.

V súlade s odsekom 1 čl. 71 Občianskeho súdneho poriadku Ruskej federácie a ods. 1 čl. 75 Rozhodcovského poriadku Ruskej federácie písomným dôkazom je obchodná korešpondencia obsahujúca informácie o okolnostiach dôležitých pre posúdenie a vyriešenie prípadu, vyhotovená vo forme digitálneho záznamu a prijatá prostredníctvom elektronickej komunikácie.

Pre použitie elektronických dokumentov v súdnom konaní musia byť splnené dve podmienky. Po prvé, ako už bolo uvedené, musia mať právnu silu. Po druhé, dokument musí byť čitateľný, to znamená, že musí obsahovať informácie, ktoré sú všeobecne zrozumiteľné a prístupné vnímaniu.

Táto požiadavka vyplýva zo všeobecných pravidiel súdneho konania, ktoré predpokladajú bezprostrednosť vnímania informácií zo zdrojov dôkazov sudcami.

Súd často odmietne priložiť k prípadu ako dôkaz materiály elektronickej korešpondencie, ktorá nespĺňa vyššie uvedené podmienky, a následne vydá rozhodnutie, ktoré nespĺňa oprávnené požiadavky zainteresovanej strany.

Zvážte hlavné spôsoby legitimizácie elektronickej korešpondencie pred a po začatí konania.

Spolupracujte s notárom

Ak prípad sa ešte nezačal, potom na to, aby ste elektronickej korešpondencii dali právnu silu, musíte zapojiť notára. V odseku 1 čl. 102 Základy notárskej legislatívy (zásady) uvádza, že na žiadosť zainteresovaných osôb notár zabezpečí dôkazy požadované na súde alebo v správnom orgáne, ak je dôvodné podozrenie, že vykonanie dôkazu bude následne nemožné alebo náročné. A v odseku 1 čl. 103 VZ stanovuje, že na zabezpečenie dôkazov notár skúma písomné a vecné dôkazy.

Podľa odseku 2 čl. 102 OZ notár nevykonáva dokazovanie vo veci, ktorá je v čase, keď sa naňho záujemcovia obrátia, v konaní na súde alebo správnom orgáne. V opačnom prípade súdy uznávajú notárom overenú elektronickú korešpondenciu za neprípustný dôkaz (uznesenie 9. AAC zo dňa 11. marca 2010 č. 09AP-656 / 2010-GK).

Je potrebné pripomenúť, že na základe časti 4 čl. 103 Základy, poskytovanie dôkazov bez upovedomenia jednej zo strán a zainteresovaných strán sa vykonáva len v naliehavých prípadoch.

Za účelom preskúmania dôkazov sa vyhotovuje protokol, v ktorom sa okrem Detailný popisúkony notára by mali obsahovať aj údaje o dátume a mieste kontroly, notárovi, ktorý kontrolu vykonáva, o zainteresovaných osobách, ktoré sa na nej zúčastňujú, ako aj zoznam okolností zistených pri kontrole. Samotné e-maily sa vytlačia a uložia s protokolom, ktorý podpíšu osoby zúčastnené na kontrole, notár a opečiatkujú jeho pečaťou. Na základe rozhodnutia Najvyššieho rozhodcovského súdu Ruskej federácie zo dňa 23. apríla 2010 č. VAC-4481/10 sa notársky overený protokol o nahliadnutí do elektronickej schránky považuje za riadny dôkaz.

V súčasnosti nie všetci notári poskytujú služby certifikácie e-mailov a ich cena je pomerne vysoká. Napríklad: jeden z notárov mesta Moskva si účtuje 2 000 rubľov za jednu stranu popisnej časti protokolu.

Záujemca o zabezpečenie dôkazu sa s príslušnou žiadosťou obráti na notára. Malo by v ňom byť uvedené:

• dôkazy, ktoré treba zabezpečiť;
• okolnosti, ktoré sú podložené týmto dôkazom;
• dôvody, na základe ktorých sa vyžaduje poskytnutie dôkazov;
• neprítomnosť v čase podania žiadosti u notára veci v konaní na všeobecnom súde, rozhodcovskom súde alebo správnom orgáne.

Vzhľadom na technický proces prenosu e-mailov, miesta detekcie Email môže byť počítač príjemcu, poštový server odosielateľa, poštový server príjemcu, počítač osoby, ktorej je elektronická korešpondencia určená.

Notári skúmajú obsah elektronickej schránky buď na diaľku, to znamená, že využívajú vzdialený prístup na poštový server (môže to byť server poskytovateľa poskytujúceho službu elektronickej komunikácie na základe zmluvy, poštový server registrátora doménových mien alebo bezplatný internetový poštový server), alebo priamo z počítača dotknutej osoby, ktorá má nainštalovaný e-mailový program (Microsoft Outlook, Netscape Messenger a pod.).

Na kontrolu na diaľku môže notár okrem aplikácie potrebovať aj povolenie od registrátora doménových mien alebo poskytovateľa internetu. Všetko závisí od toho, kto presne poskytuje podporu pre prácu poštových schránok alebo servera elektronickej pošty na základe zmluvy.

Potvrdenie poskytovateľa

Uznesenia 9. AAVŠ zo dňa 04.06.2009 č. 09AP-3703 / 2009-AK, zo dňa 27.04.2009 č. 09AP-5209/2009, FAS MO zo dňa 13.5.2010 č. / KG41e3841 súdy uznávajú aj prípustnosť elektronickej korešpondencie, ak je certifikovaná poskytovateľom internetových služieb alebo registrátorom doménových mien, ktorí sú zodpovední za správu poštového servera.

Poskytovateľ alebo registrátor doménového mena certifikuje elektronickú korešpondenciu len na žiadosť záujemcu, ak spravuje poštový server a takéto právo je uvedené v zmluve o poskytovaní služieb.

Objem elektronickej korešpondencie však môže byť dosť veľký, čo zase môže skomplikovať proces poskytovania papierových dokumentov. V tejto súvislosti súd niekedy umožňuje poskytovanie elektronickej korešpondencie na elektronických médiách. Rozhodcovský súd Moskovskej oblasti preto vo svojom rozhodnutí zo dňa 1. augusta 2008 vo veci č. A41-2326/08 poukázal na prípustnosť elektronickej korešpondencie predkladanej súdu na štyroch CD nosičoch.

Ale pri posudzovaní veci v odvolacom stupni Desiaty AAC uznesením zo dňa 09.10.2008 vo veci č. A41-2326 / 08 uznal prepojenie na elektronickú korešpondenciu za neopodstatnené a rozhodnutie súdu prvého stupňa zrušil, s uvedením, že záujemca nepredložil žiadne doklady stanovené v uzavretej zmluvnej zmluve.

E-maily týkajúce sa predmetu sporu je teda potrebné podávať súdu písomne ​​a všetky ostatné dokumenty je možné podávať elektronicky.

Na preukázanie skutočností uvedených vo virtuálnej korešpondencii pomôže potvrdenie obsahu listov odvolaním sa na ne v ďalšej papierovej korešpondencii. Použitie iných písomných dôkazov je premietnuté do uznesenia 9. AAC z 20. decembra 2010 č. 09AP-27221/2010-GK. Medzitým má súd pri posudzovaní prípadu a hodnotení dôkazov predložených stranami právo nepovažovať papierovú korešpondenciu s odkazmi na elektronickú korešpondenciu za prijateľnú.

Len to berie do úvahy a rozhoduje sa na základe komplexného rozboru všetkých predložených dôkazov.

Získajte pomoc od odborníka

Ak prípad sa už začal, potom na priznanie právnej účinnosti elektronickej korešpondencii je potrebné využiť právo na zapojenie znalca. V odseku 1 čl. 82 Rozhodcovského poriadku Ruskej federácie sa upravuje, že s cieľom objasniť otázky vznikajúce pri posudzovaní prípadu, ktoré si vyžadujú osobitné znalosti, rozhodcovský súd na žiadosť osoby, ktorá sa prípadu zúčastňuje, ustanoví znalecký posudok, alebo so súhlasom osôb, ktoré sa na ňom podieľajú.

Ak je ustanovenie znaleckého skúmania predpísané zákonom alebo dohodou, alebo sa vyžaduje na overenie výroku o sfalšovaní predložených dôkazov, alebo ak je potrebné dodatočné alebo opakované znalecké skúmanie, môže rozhodcovský súd ustanoviť znalecké skúmanie na vlastnej iniciatívy. Ustanovenie skúšky na overenie predložených dôkazov upravuje aj čl. 79 Občianskeho súdneho poriadku Ruskej federácie.

V žiadosti o ustanovenie súdnoznaleckého skúmania je potrebné uviesť organizáciu a konkrétnych znalcov, ktorí ho budú vykonávať, ako aj okruh otázok, pre ktoré sa záujemca rozhodol podať na súd návrh na ustanovenie súdneho znalca. vyšetrenie. Okrem toho by sa mali poskytnúť informácie o nákladoch a načasovaní takéhoto vyšetrenia a v plnej výške by mali byť uložené na súde na zaplatenie. Zapojený odborník musí spĺňať požiadavky ustanovené pre neho v čl. 13 federálneho zákona „o štátnej forenznej činnosti v Ruskej federácii“.

Príloha k spisu ako dôkaz znaleckého záveru o pravosti elektronickej korešpondencie je potvrdená súdnou praxou (rozh. Rozhodcovský súd mesta Moskva zo dňa 21. augusta 2009 vo veci č. A40-13210 / 09-110-153; Výnos FAS MO z 20. januára 2010 č. KG-A40 / 14271-09).

Na základe dohody

V odseku 3 čl. 75 Kódexu rozhodcovského konania Ruskej federácie sa poznamenáva, že dokumenty prijaté prostredníctvom elektronickej komunikácie sa považujú za písomné dôkazy, ak je to stanovené v dohode medzi stranami. V súlade s tým je potrebné uviesť, že strany uznávajú rovnakú právnu silu ako originály korešpondencie a dokumentov prijatých faxom, internetom a inými elektronickými spôsobmi spojenia. V zmluve musí byť zároveň uvedená e-mailová adresa, z ktorej bude elektronická korešpondencia chodiť, a údaje o oprávnenej osobe, ktorá je oprávnená ju viesť.

V zmluve musí byť uvedené, že určená e-mailová adresa slúži zmluvným stranám nielen na pracovnú korešpondenciu, ale aj na odovzdávanie výsledkov práce, čo potvrdzuje aj stanovisko MO FAS v uznesení č. KG-A40 / 12090 -08 zo dňa 12.01.2009. Výnos 9. AAVŠ zo dňa 24.12.2010 č. 09AP-31261 / 2010-GK zdôrazňuje, že v zmluve by mala byť stanovená možnosť používať e-mail na schválenie zadávacích podmienok a reklamáciu kvality poskytovaných služieb a vykonaná práca.

Okrem toho si zmluvné strany môžu v zmluve ustanoviť, že notifikácie a správy zasielané e-mailom uznávajú, ale musia byť dodatočne potvrdené v určitej lehote kuriérom alebo doporučenou poštou (uznesenie 13. AAC z 25. apríla 2008 č. A56-42419 / 2007).

Ak to zhrnieme, môžeme povedať, že v súčasnosti existuje prax používania elektronickej korešpondencie súdmi ako písomného dôkazu. S prihliadnutím na požiadavky procesného práva týkajúce sa prípustnosti a spoľahlivosti dôkazov však súd na virtuálnu korešpondenciu prihliada len vtedy, ak má právnu silu.

V tejto súvislosti vzniká veľké množstvo problémov, keďže ešte nebola vytvorená jednotná metodika určovania legitimity elektronickej korešpondencie. Právo zainteresovanej strany obrátiť sa na notára s cieľom poskytnúť dôkazy je pevné, neexistuje však žiadny normatívny akt Ministerstva spravodlivosti Ruskej federácie upravujúci postup pri poskytovaní takýchto služieb notármi. V dôsledku toho neexistuje jednotný prístup na určenie ich hodnoty a vytvorenie jasného mechanizmu na vykonávanie tohto práva.

Existuje niekoľko spôsobov, ako právne overiť e-maily na účely dôkazov na súde: zabezpečenie e-mailov u notára, overenie u ISP prepojením na e-maily v ďalšej papierovej komunikácii a forenzné preukázanie ich pravosti.

Kompetentný prístup k včasnému poskytovaniu elektronickej korešpondencie ako písomného dôkazu umožní podnikateľským subjektom v plnom rozsahu obnoviť svoje porušené práva pri riešení sporov.

Komunikácia prostredníctvom e-mailu je neoddeliteľnou súčasťou práce každého moderného kancelárskeho pracovníka. A účtovníci nie sú výnimkou. Ako viesť korešpondenciu tak, aby bola obchodná komunikácia produktívna, emocionálne pohodlná a mimoriadne etická? Čitateľom ponúkam niekoľko praktických rád.

TIP 1. Nezanedbávajte vo svojich listoch osobnú výzvu adresátovi

Preukážete tak svoju pozornosť osobnosti človeka. Ak je list napísaný konkrétnemu adresátovi, potom absencia osobného odvolania v ňom vyzerá nesprávne a neslušne.

Keď napíšete jeden z prvých listov adresátovi, často sa vynára otázka: ako ho najlepšie osloviť - len menom alebo menom a priezviskom? V tomto prípade sa musíte pozrieť na to, čo je napísané v podpise, ktorým sa končí list tejto osoby. Ak je tam uvedené meno (bez priezviska), napr "Svetlana Kotová" potom kludne zavolaj na meno. A ak podpis hovorí "Svetlana Vasilievna Kotova, hlavná účtovníčka Trenzor LLC", potom treba adresáta podľa toho osloviť. V každom prípade je druhá možnosť mimoriadne správna, a teda win-win.

Neodporúčam zamerať sa na informácie v poli „Od“. V skutočnosti ju často spočiatku nevypĺňa vlastník e-mailovej adresy, ale IT špecialista spoločnosti pri nastavovaní e-mailu.

Mimochodom, pri oslovovaní obchodného partnera alebo klienta vám dôrazne odporúčam nepoužívať krátku formu mena („Sash“ namiesto „Sasha“, „An“ namiesto „Anya“), bez ohľadu na to, aké demokratické je meno. štýl písania je a bez ohľadu na to, ako dlho je vaša korešpondencia. To, čo v ústnej reči znie povedome, v písomnom jazyku vyzerá príliš jednoducho.

TIP 2. Venujte zvláštnu pozornosť tvaru pozdravu

Nepoužívajte frázu "Dobrý deň!". Aj keď sa riadite dobrým úmyslom zladiť časové pásmo adresáta, toto slovné spojenie znie nevkusne, dokonca by som povedal, že vulgárne. Lepšie použiť neutrálne možnosti: "Ahoj...", "Dobrý deň...". A k pozdravu samozrejme doplňte aj meno adresáta, ak ho poznáte. Mne osobne je to napríklad oveľa príjemnejšie namiesto bez tváre "Ahoj!" byť osobný "Ahoj Tamara!".

Pamätajte, že týmto spôsobom výrazne šetríte čas adresáta. Okamžite totiž bude vedieť posúdiť obsah prijatého listu a rýchlo rozhodnúť o jeho priorite a dôležitosti.

Znenie témy by malo byť stručné, no zároveň presne odrážať predmet korešpondencie. Napríklad, „Dohoda, faktúra, úkon od spoločnosti Alfa LLC“ namiesto dokumentov. Keď sa aspekty diskutovaného problému zmenia, pridajte k téme objasnenie. Napríklad, „Spolupráca s Perm“ → „Spolupráca s Perm. Termín rokovaní“ → „Spolupráca s Perm. Návrh zmluvy".

Ak počas korešpondencie uvidíte, že pole „Predmet“ vyplnil váš príjemca svojvoľne alebo ho nevyplnil vôbec, prevezmite iniciatívu do vlastných rúk a vyskúšajte jeden z dvoch scenárov.

SCENÁR 1. Pri odpovedi vyplňte pole „Predmet“ sami. Ak je adresát pozorný, možno to už bude stačiť na uvedenie vašej korešpondencie do adekvátnej formy.

SCENÁR 2. Ak príjemca naďalej ignoruje vyplnenie poľa „Predmet“, napíšte mu list s nasledujúcim obsahom: „Alla, navrhujem, aby si okamžite uviedol predmet listu do poľa „Predmet“. Myslím si, že týmto spôsobom výrazne zvýšime efektivitu našej komunikácie.“.

TIP 4. Venujte pozornosť poliam „Komu“ a „Kópia“.

Musíte jasne pochopiť účel týchto oblastí všeobecne akceptovaných v podnikateľskom prostredí:

• <если>v poli „Komu“ sa zobrazujete iba vy - to znamená, že odosielateľ listu čaká na vašu odpoveď na jeho otázku alebo žiadosť;
• <если>v poli je viacero príjemcov – odosielateľ čaká na odpoveď od každého alebo od ktoréhokoľvek z príjemcov. V takom prípade si pri odpovedaní uložte odosielateľom nastavený zoznam príjemcov pomocou funkcie „Odpovedať všetkým“ (samozrejme za predpokladu, že zámerne nechcete odpovedať len autorovi listu, skrývajúc podstatu svojho odpoveď od ostatných účastníkov korešpondencie);
• <если>vaše meno sa zobrazí v poli „Kopírovať“ – odosielateľ chce, aby ste o probléme vedeli, pričom od vás neočakáva odpoveď. Nemali by ste teda vstupovať do korešpondencie o tejto otázke. Ak sa to stále rozhodnete urobiť, potom bude znamením dobrej formy začať písať jednu z fráz: „Ak je to možné, rád by som sa zapojil do diskusie o tomto probléme...“, "Dovoľte mi povedať vám môj názor...".

Čo sa týka oblasti BCC, ide o najkontroverznejší e-mailový nástroj z pohľadu etiky podnikania. Niekedy je vnímaná ako nástroj takmer tajného sledovania a informácií. Koniec koncov, príjemcovia umiestnení v "Bcc" nie sú viditeľní pre ostatných príjemcov. V niektorých, zvyčajne veľkých spoločnostiach, obzvlášť dôsledných v otázkach etiky, je prísne zakázané používať toto pole vo firemnej korešpondencii, s výnimkou hromadnej korešpondencie. Vo väčšine spoločností to však používajú pri dodržaní nasledujúcich pravidiel:

• odoslanie listu s vyplneným poľom „Skrytá kópia“ znamená, že autor listu informoval skrytých príjemcov (alebo sa tak chystá urobiť) o dôvode a účele takejto formy správy;
• skrytý adresát nemusí vstupovať do korešpondencie.

Na školeniach dostávam často otázku: existujú nejaké všeobecne uznávané normy týkajúce sa času, počas ktorého je potrebné odpovedať na list od klienta alebo kolegu? Na to však neexistuje univerzálna odpoveď.

Ak hovoríme o internej korešpondencii, všetko tu určuje rýchlosť a rytmus života samotnej spoločnosti. Sú firmy, v ktorých sa oneskorenie v odpovedi viac ako hodinu a pol považuje za neslušné správanie. A niekde je odpoveď do jedného dňa v poradí vecí.

Autor: všeobecné pravidlo Najprijateľnejšia doba odozvy na list je do 2-3 hodín. Ide o takzvanú komfortnú čakaciu dobu, kedy odosielateľ čaká na odpoveď a nepociťuje vnútornú nepohodu z ticha svojho adresáta.

Čo ak však po prijatí a prečítaní listu pochopíte, že naň nemôžete dať úplnú odpoveď do 24 hodín? Potom podľa pravidiel slušného správania oznámte odosielateľovi vaše prijatie listu a približný čas odpovede naň. Napríklad: „Dobrý deň, Sergey Vasilievich! Váš list bol prijatý. Odpoviem v najbližších dňoch“ alebo „Andrey, dostal som list. Ďakujem! Na odpoveď potrebujem viac informácií. Pokúsim sa odpovedať čo najskôr....

TIP 6. Dodržujte základné pravidlá podávania informácií v liste

Nie je ich veľa:

• pri čítaní listu sa najpohodlnejší objem zmestí "na jednu obrazovku", maximálne - na stranu A4;
• veľkosť odosielaných príloh by nemala presiahnuť 3 MB. Väčšie súbory môžu viesť k „zaveseniu“ pošty u adresáta;
• pri „balení“ príloh použite univerzálne kódovanie zips alebo rar. Iné rozšírenia môžu byť zablokované alebo odrezané počas prepravy a spôsobiť príjemcovi problémy;
• nikdy nezačínajte odpovedať ako nový e-mail (bez uloženia histórie korešpondencie). V opačnom prípade bude príjemca nútený tráviť čas hľadaním pôvodnej správy;
• písať v jazyku, ktorý je pre adresáta najzrozumiteľnejší. Mnoho ľudí sa pýta, či je vhodné používať odbornú alebo firemnú slovnú zásobu, slang, skratky a anglicizmy.

V každom prípade sa o tom musí rozhodnúť samostatne.

Takže vnútropodniková korešpondencia v spoločnosti je takmer vždy plná slangu a skratiek: sú známe a zrozumiteľné pre všetkých účastníkov a šetria čas. Pri ich používaní v korešpondencii s protistranami však musíte byť opatrní.

V mojej praxi bol taký prípad. Kolegyňa pripravovala podklady pre vydavateľstvo a v poslednom liste napísala: "Masha, prosím pošlite všetky svoje materiály čo najskôr". Masha sa rozhodla, že ide o označenie pre ňu neznámeho formátu, do ktorého treba text preložiť. Zabila veľa času, či už hákom alebo podvodom, vymýšľaním, ako uspokojiť požiadavku vydavateľa. Predstavte si, že Machine je naštvaný, keď sa o 2 dni neskôr dozvie, že tajomné „asap“ je skratka z anglického jazyka bežne používaného „as soon as possible“ („čo najskôr“). Ale Masha mohla poslať materiály do pol hodiny od okamihu, keď dostala žiadosť!

TIP 7. Každé písmeno ukončite blokom svojho podpisu a svojimi kontaktmi

Bez ohľadu na to, ako blízko poznáte adresáta a ako dlho vaša korešpondencia prebieha, každý váš list by mal obsahovať blok pozostávajúci z podpisu a kontaktných údajov. Je neoddeliteľnou súčasťou kultúry obchodnej komunikácie.

Blok musí obsahovať:

• vaše meno a priezvisko. Nie je potrebné používať skratky. Namiesto "T.L. Vorotyncev" vo svojom podpise uvádzam "Tamara Leonidovna Vorotyncevová" alebo "Tamara Vorotyncevová" aby adresát rozumel tomu, ako ma kontaktovať v odpovedi;
• svoju pozíciu. To dáva adresátovi možnosť pochopiť hranice vašej právomoci a odbornej spôsobilosti pri riešení problémov;
• kontaktné údaje (telefón, email, názov spoločnosti, webová stránka). Poskytnete tak adresátovi v prípade potreby možnosť dodatočnej operatívnej komunikácie.

Chcel by som dodať ku všetkému, čo bolo povedané: vaše e-maily sú práve tým oblečením, ktoré ich víta. Inými slovami, pri dodržaní etikety obchodnej korešpondencie urobíte na svojho adresáta ten najpríjemnejší dojem v neprítomnosti.

Ako sa vytvorí kópia odchádzajúceho listu? Musím odstrániť hlavičku dokumentu?

Odpoveď

Podľa definície GOST R 51141-98 „Kancelárska práca a archivácia. Termíny a definície“, kópia dokumentu musí plne reprodukovať informácie pôvodného dokumentu a všetky alebo časť jeho vonkajších prvkov. Ak hovoríme o kópii odchádzajúceho dokumentu umiestnenom v súbore organizácie na uloženie, potom sú možné dve možnosti jeho výroby:

Viac o typy obchodných listov

1. Dodávateľ pripraví odpoveď, vytlačí ju na hlavičkový papier organizácie, potom vyhotoví kópiu dokumentu pripraveného na formulári na kopírke a originál listu a kópiu odovzdá na schválenie a následne na podpis vedúcemu . V tomto prípade bude kópia reprodukovať vonkajšie prvky dokumentu vrátane podrobností formulára;

2. Dodávateľ pripraví odpoveď, vytlačí ju na hlavičkový papier a následne vyhotoví kópiu vytlačením pripraveného listu na obyčajný list papiera (nie na hlavičkový papier). V tomto prípade kópia nebude reprodukovať hlavičkový papier dokumentu.

Viac o ako povedať nie v obchodnom liste písali sme v materiáli na odkaze.

Druhá možnosť vyhotovenia kópie odchádzajúceho listu sa zvyčajne používa v prípadoch, keď organizácia používa tlačené formuláre.

Môžeme teda povedať, že „hlavička“ dokumentu, teda podrobnosti formulára, môže, ale nemusí byť na kópii. Všetko závisí od spôsobu vyhotovenia kópie, ale takáto požiadavka neexistuje - odstrániť podrobnosti formulára z kópií.

Prekvapivo, veľa ľudí, keď sú požiadaní, aby poslali list viacerým ľuďom naraz, jednoducho uvedú adresy do poľa „Komu“, je to normálne, keď je tento list adresovaný vašim kolegom alebo priateľom, ale keď posielate listy skupine klientov, zobrazíte tak všetkým adresy a ostatných príjemcov, čím vlastne odhalíte svoju základňu adries.

Stačí, ak ktorýkoľvek z klientov prepošle tento list vašej konkurencii a vaše kontakty okamžite uniknú.

Je to zvláštne, ale mnohí nie sú ani zďaleka hlúpi, keď sa dozvedia, že ak potrebujete poslať list mnohým príjemcom, aby o sebe nevedeli, existuje na to pole „Skrytá kópia“.

Napríklad pre mail.ru to bude vyzerať takto:

A ešte raz stručne:adresy uvedené v „kom“ – každý vidí, komu ste listy posielali, uvedené v „slepej kópii“ – každý si myslí, že list je len pre neho.

A každý príjemca dostane list, kde v poli "komu" bude iba jeho adresu . V prípade iných programov, ak nemôžete nájsť, kam vložiť skrytú kópiu, požiadajte niekoho, aby vám to ukázal. Ďalší malý bod, nezabudnite zadať jednu adresu do poľa "komu", väčšina programov alebo poštových serverov vám nedovolí poslať list bez tohto parametra.

A tak, keď príde na rozosielanie ponúk, noviniek skupine vašich zákazníkov – tu je prax používania skrytej kópie jednoznačná, musíte skryť svoju adresnú základňu. Zaujímavý bod pri posielaní listu svojim kolegom, tu sa odporúča konať podľa situácie, napríklad poslať list so žiadosťou o zaslanie podnetov (napríklad na zlepšenie služieb zákazníkom) a ak každý kolega vidí, že iný ľudia dostali rovnaký list, potom s najväčšou pravdepodobnosťou neodpovedia - spoliehajte sa na iných, takže musíte použiť skrytú kópiu. Ak je táto objednávka splnená, tak napríklad označenie „kto“ zo šéfa vášho kolegu urobí jednoducho zázraky a vaša objednávka bude splnená.

Samostatný problém s dodávateľmi. Na jednej strane označenie všetkých príjemcov v kópii by malo dodávateľovi ukázať, že máte na výber a že by vám mal ponúknuť dobré ceny. Na druhej strane manažér, ktorý dostal váš list, keď vidí, že bol odoslaný nielen jemu, bude s vašou žiadosťou s najväčšou pravdepodobnosťou zaobchádzať ako s „cool“. Osobne si podľa mňa myslím, že v prípade dodávateľov treba použiť skrytú kópiu, minimálne na ochranu obchodného tajomstva, ale skôr dobré vzťahy s manažérom dodávateľa.

Môžete si prečítať nedávny prípad omylu špecialistu, keď všetci príjemcovia videli iných príjemcov: Na tomto chate všetkých ošuknite, boli tam naozaj úctyhodní ľudia – režiséri, no aj tak mnohí dostali ako odpoveď spam.

No ako vždy, diskusia v komentároch je vítaná.

V posledných rokoch zaujíma e-mail čoraz väčšie miesto v obchodnej korešpondencii. Jeho výhody sú zrejmé: efektívnosť, dostupnosť a jednoduchosť použitia. Malo by sa pamätať na to, že elektronická korešpondencia má svoje vlastné nuansy.

Prijímanie listov

1. skontrolujte si poštu aspoň 2x denne – ráno a poobede. V opačnom prípade môžete zastaviť prácu iných ľudí a oddialiť riešenie problémov;
2. ak ste dostali list, znamená to, že ho niekto poslal a z nejakého dôvodu to urobil. Preto treba čítať prijaté listy. Samozrejme, spam sa tu neberie do úvahy;
3. ak ste manažér, váš pracovný deň by mal začať spustením e-mailového klienta, ktorý sa celý deň nevyloží a automaticky kontroluje poštu. Nastavte automatické doručovanie / prijímanie pošty aspoň každých 10 (najlepšie 2 - 3) minút;
4. ak ste veľmi zaneprázdnení a dostali ste list, zhodnoťte, od koho je, predmet a prebehnite si ho očami – pomôže vám to rýchlo pochopiť, či si list vyžaduje naliehavú odpoveď alebo môže chvíľu počkať;
5. Najjednoduchší a najefektívnejší spôsob, ako posunúť veci dopredu a nezbierať hromady pošty, je okamžite odpovedať na e-maily. Preto, ak nepokračujete v rozhovore alebo inej činnosti, ktorá neznáša prerušenie, odpovedzte na list okamžite.

Polia Komu, Kópia, Skrytá kópia

Mali by ste rozumieť, zapamätať si a správne používať polia „Komu“, „Kópia“ a „Skrytá kópia“. Závisia od toho vaše kroky pri prijatí listu alebo kroky príjemcu.

1. "Komu". Ak pošlete otázku, čakáte na odpoveď od adresáta uvedeného v poli „Komu“. Ak ste príjemcom, musíte odpovedať. To znamená, že list a informácie alebo otázky v ňom obsiahnuté sú adresované priamo príjemcovi uvedenému v tomto poli.
2. "Kopírovať". Príjemcovia v tejto kolónke dostávajú list pre informáciu alebo sú „pozvaní svedkovia“. Príjemca v kópiách by vo všeobecnosti nemal na list odpovedať. Okrem toho sa považuje za zdvorilé, ak je to potrebné, začať frázou „prepáčte, že zasahujem“.
3. "Skrytá kópia". Skutočnosť, že list bol odoslaný osobe uvedenej v poli „Skrytá kópia“, sa hlavný príjemca ani osoby v kópiách nedozvie. Toto pole sa používa aj na hromadné zasielanie správ, aby všetci príjemcovia nepoznali váš adresár.

Pri odpovedi nezabudnite na tlačidlo „Odpovedať všetkým“ – tým sa príjemcom začiatočného listu uloží v kópiách a vaša odpoveď okolo nich neprejde. Vždy môžete odstrániť nechcených príjemcov alebo pridať ďalších.

Ak sú v prijatom liste v poli „Komu“ viac ako dvaja príjemcovia, znamená to, že musia odpovedať obaja títo korešpondenti alebo ktorýkoľvek z nich. Rozhodnite sa, kto by mal odpovedať. Buďte však opatrní pri odosielaní listov obsahujúcich viac ako dvoch príjemcov v poli „Komu“: pri liste zaslanom všetkým riskujete, že od nikoho nedostanete odpoveď.

Pole predmetu

Toto pole by ste nemali nechať prázdne. Ľudia, s ktorými si korešpondujete, môžu denne dostávať stovky e-mailov a použiť toto pole na rýchle posúdenie dôležitosti obsahu e-mailov.

Predmet listu by mal stručne odrážať predmet listu. Titulky ako "Otázka", "Ahoj!" alebo prázdne nadpisy, ktoré vás prezrádzajú ako začiatočníka, alebo nedostatok základných zručností obchodného písania.

"Dôležitosť písania"

Ak list obsahuje informácie o urgentných zmenách, text akejkoľvek zmluvy alebo iné informácie, ktorým je potrebné venovať pozornosť predovšetkým, použite hodnotu „vysoká“, tým sa list v priečinku Doručená pošta zvýrazní.

• Nepoužívajte „vysokú“ dôležitosť nadarmo!
• Osobný list obchodnému korešpondentovi alebo list s vtipným a neobchodným obrázkom alebo odkazom, označte dôležitosť ako „nízku“.

Písanie odpovede

1. Začnite pozdravom, je to slušné.
2. Hovorte s danou osobou rovnakým jazykom. To platí nielen pre ruský/anglický jazyk, ale aj pre formu textu. Neformálna odpoveď na formálny list je neúcta k respondentovi a demonštrácia vlastnej nízkej kultúry.
3. Nepoužívajte prepis okrem prípadov, keď odosielate e-maily pomocou mobilné zariadenia. Ak váš poštový klient nepodporuje ruštinu alebo poškodzuje kódovanie, pripojte text odpovede v prílohe.
4. Obchodný list by mal byť presný, konkrétny a stručný.
   • Presnosť– Zadajte presné údaje, na ktoré odkazujete (napríklad dátum schôdze, bod programu schôdze, dátum a predmet iného e-mailu alebo názov súboru).
   • konkrétnosť- z listu by malo byť jasné, ČO PRESNE sa od príjemcu vyžaduje.
   • stručnosť. Kto myslí jasne, ten jasne hovorí a váš adresát to vidí. Preto nie je potrebné na troch stranách uvádzať, čo by sa dalo napísať tromi vetami. Výstižný obchodný text nie je suchopár, ale úspora času a myšlienková presnosť.
5. Ak list obsahuje viacero otázok, tém alebo úloh, štruktúrujte ich a oddeľte. Nepretržitý „prúd prania“ je ťažko čitateľný a v skutočnosti môžete preskočiť hlavnú otázku listu.
6. Na požiadavky v liste odpovedajte čo najpresnejšie. Odpoveď na požiadavku alebo úlohu "Poďme na to!" neúplné „Urobíme to do takého a takého dátumu“, „v takých a takých dňoch“, „po takej a takej udalosti“ je konkrétnejšia a presnejšia odpoveď.
7. Text nesmie obsahovať chyby! Tlačové chyby nie sú strašné, ale ak napíšete slová nesprávne do každého písmena, veľmi rýchlo sa to prejaví a zanechá negatívnu stopu na vašom imidži obchodného partnera.
8. Nikdy neposielajte list bez toho, aby ste si prečítali, čo ste napísali! Prečítajte si svoju odpoveď a uistite sa, že je všetko stručné, presné, zrozumiteľné, konkrétne a bez gramatických chýb. Skontrolujte, či sú zadaní všetci potrební príjemcovia, či sú správne umiestnení v poliach „Komu“ a „Kópia“. Skontrolujte gramatické chyby.
9. Citujte text pôvodného listu.
10. Pri úplnom citovaní (ak je vaša odpoveď na celý list) píšte text odpovede na ZAČIATOK listu, nie na koniec!
11. Ak sú vaše odpovede bod po bode, oddeľte citát prázdnymi riadkami nad a pod.

Prílohy

1. K e-mailom nepripájajte súbory vo formátoch EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – veľa e-mailových klientov alebo serverov takéto prílohy pevne blokuje a príjemca si ich nikdy neprečíta. Zabaľte ich do archívu (zip, rar) ako do mušle a vložte do tejto formy.
2. Za normálne sa považuje odosielanie príloh s veľkosťou 2 až 3 megabajty bez varovania. Ak chcete poslať prílohu väčšia veľkosť, overte si u korešpondenta, či takýto súbor prejde cez jeho server alebo či sa zmestí do schránky.
3. Zdržte sa príloh s pochybným obsahom: po prvé, váš korešpondent nemusí zdieľať váš vkus a po druhé, môžete spôsobiť problémy osobe pracujúcej v organizácii, kde sa používa prezeranie pošty.

Elektronický podpis

1. Jeho prítomnosť je užitočná (vaše kontaktné informácie sú k dispozícii) a je to dobrý tón, ktorý demonštruje vašu profesionalitu.
2. Podpis by nemal presiahnuť 5-6 riadkov. Musí obsahovať aspoň vaše meno a priezvisko. Okrem toho je žiaduce uviesť svoje telefónne číslo, e-mailovú adresu, názov a fyzickú adresu spoločnosti, ako aj adresu jej webovej stránky.
3. Pre elektronický podpis máte dve možnosti: pre iniciatívne (vlastné) listy s úplným podpisom

Obchodný list by mal mať jasnú štruktúru, ktorej výhody sú:

• šetrí váš čas a čas adresáta;
• záruka prečítania listu adresátom a správne pochopenie jeho podstaty;
• dostať jasnú, stručnú odpoveď.

Štruktúra obchodného listu

Príťažlivosť

Nachádza sa v „hlavičke“ listu a obsahuje funkciu a celé meno adresáta. Pre oficiálnu obchodnú korešpondenciu je štandardná úprava „Vážený“, čo je napísané veľkým písmenom a v strede listu. A potom veľa možností, podľa toho, čo píšu a komu. Takže v Rusku je obvyklé oslovovať menom a patronymom v spoločnostiach so západným firemná kultúra- len podľa mena. Ak poznáte svojho partnera osobne, môžete ho osloviť takto: „Vážený Andrey Petrovič“, ak neviete – „Vážený pán Smirnov“. Mimochodom, pri oslovovaní človeka sa slovo „pán“ nedá skrátiť na „pán“. A v žiadnom prípade by ste nemali písať „Vážený pán Smirnov A.P.“. Buď „Andrei Petrovič“ alebo „pán Smirnov“.

Ak nepíšete členom kráľovskej rodiny, predstaviteľom náboženských denominácií, prezidentom a členom parlamentov rôznych krajín, považujte sa za šťastného. Pre nich existujú oficiálne konverzné vzorce a pre každú hodnosť existujú špeciálne. Pred odoslaním takéhoto listu si pozorne skontrolujte, či sa vybrané odvolanie zhoduje so statusom adresáta. Je oveľa ľahšie zapamätať si, ako napísať vojenskému personálu: „Drahý súdruh plukovník“, aj keď je tento plukovník žena. Ale výzva „Dámy a páni“ je sekulárna a je lepšie ju použiť, povedzme, na pozvanie na otvorenie módneho salónu. Ak ste pozvaní na obchodná prezentácia- napríklad nové vrtné súpravy - vtedy je podľa zaužívanej praxe spoločná adresa pre všetkých "Vážení". V tomto prípade nevadí, že v tejto organizácii pracujú aj ženy.

Príklad:

generálnemu riaditeľovi
LLC "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Milý Pavel Iľjič!
alebo
Vážený pán Dobrovolský!

Preambula

Tvorí prvý odsek listu, v ktorom je uvedený jeho účel, dôvod, ktorý vás podnietil k jeho napísaniu. Po prečítaní preambuly by mal adresát pochopiť podstatu listu Príklad: Píšem Vám, aby som vyjadril svoju nespokojnosť s kvalitou surovín na výrobu nábytku, ktorý nám Vaša spoločnosť dodáva a teším sa na Vašu akcie smerujúce k rýchlej zmene situácie k lepšiemu a kompenzácii nám spôsobených strát.

Príklad: Počas posledného mesiaca, počnúc 2. júnom bežného roka, je 10 – 15 % z každej šarže vašich surovín chybných. Tieto skutočnosti boli odborníkmi našej spoločnosti riadne zdokumentované. Kópie dokumentov sú priložené k tomuto listu. Straty našej spoločnosti v súvislosti s príjmom chybných surovín predstavujú asi 1 milión rubľov. So spoločnosťou Concord LLC spolupracujeme už piaty rok a doteraz sme nemali dôvod sa sťažovať. V tejto situácii trváme na plnej kompenzácii našich strát. V prípade potreby sme pripravení vykonať spoločné preskúmanie odmietnutých surovín.

Záver

Je to potrebné na stručné zhrnutie celého písomného a logického záveru listu.

Príklad: Som si istý, že túto situáciu pochopíte a v blízkej budúcnosti sa naša spolupráca vráti do normálu.

Podpis

List končí podpisom (pozícia + celé meno) odosielateľa, ktorému predchádza štandardná zdvorilostná forma „S úctou“. Možné sú aj možnosti: „S pozdravom“, „S nádejou na produktívnu spoluprácu“, „S vďakou za spoluprácu“ atď. Pri podpisovaní listu je dôležité vziať do úvahy hodnosť adresáta a adresáta. Musí byť podpísaný aj list adresovaný generálnemu riaditeľovi generálny riaditeľ Alebo aspoň jeho zástupcu. Podpis zároveň musí zodpovedať jeho prepisu: situácia, keď zástupca riaditeľa uvedie lomku k priezvisku riaditeľa a podpíše sa vlastným menom, je neprijateľná.

Príklad: S pozdravom A.D. Kiselyov, generálny riaditeľ továrne na nábytok Zarya

P.S

Postscript (P.S.) - postscript na konci listu za podpisom - sa v obchodnej korešpondencii používa zriedka. Slúži na informovanie adresáta o dôležitej udalosti, ktorá sa stala po napísaní listu, alebo na sprostredkovanie informácií, ktoré nepriamo súvisia s predmetom listu.

Príklad 1: P.S. Informujem Vás, že percento závad v dávke surovín prijatej pred 3 hodinami sa zvýšilo na 17%!

Príklad 2: P.S. Vedúci nášho oddelenia pre príjem surovín sa zajtra o 14:00 stretne s vašimi špecialistami vo vašom podniku.

Aplikácie

Žiadosti sú voliteľným doplnkom k hlavnému textu listu, a preto sa vypracúvajú na samostatných listoch – každá prihláška na vlastnom liste. Na ich písanie neexistujú žiadne pravidlá.

Štandardné frázy pre obchodnú korešpondenciu

Oznámenia

• Oznamujeme vám, že k omeškaniu zásielky ... došlo z dôvodu ...
• Radi by sme Vás informovali, že vedenie závodu sa rozhodlo...
• Informujeme Vás, že Váš návrh bol prijatý.
• Oznamujeme Vám, že sme…
• Radi by sme Vás informovali, že…
• Radi by sme Vás informovali, že bohužiaľ nemôžeme…

Modely výrazov vysvetľujúcich motívy (Najčastejšie frázy na začiatku štandardného obchodného listu)

Podľa protokolu...
• Pre zvýšenie bezpečnosti majetku…
• Ako odpoveď na vašu žiadosť...
• Na potvrdenie nášho telefonického rozhovoru...
• Ako potvrdenie našej dohody…
• S cieľom poskytnúť technickú pomoc…
• Vzhľadom na ťažkú ​​situáciu...
• V súvislosti s spoločná práca…
• Podľa listu klienta...

Ak je autorom právnická osoba, akcie sa prevedú:

1. Z tretej osoby jednotného čísla, napr.
   • Závod Zarya nenamieta...
   • Spoločný rusko-anglický podnik "Sojuz K" ponúka ...
   • Družstvo Naiv zaručuje…
2. Napríklad z tretej osoby množného čísla: Vedenie a odborový výbor závodu Zarya sa vážne pýtajú ...
3. Prvá osoba množného čísla:
   • Prosím…
   • Potvrdzuje sa...
   • Informujeme…

Ak je autorom fyzická osoba, akcie sa prevedú:

1. Prvá osoba jednotného čísla, napríklad:
   • Pre tvoju informáciu…
   • Ja prosím…
   • informujem vás...
2. Prvá osoba množného čísla, napríklad:
   • Schvaľujeme...
   • Dostali sme váš telegram...
   • gratulujem...
   • Podporujeme…

Žiadosť

• Prosím skontrolujte priebeh prác...
• Prosím, podniknite kroky…
• Uveďte údaje o výkone...

Zasielanie dokumentov alebo vecných hodnôt

• Zasielanie výkresov zostavy stroja…
• Dokumenty, o ktoré máte záujem, zasielame doporučene...
• Zmluvu podpísanú z našej strany zasielame...

Potvrdenie

• S vďakou potvrdzujeme prijatie Vašej objednávky a pokračujeme v jej realizácii...
• Potvrdzujeme prijatie špecifikácií pre…
• Závod Zarya potvrdzuje podmienky dodávky zariadení...

Veta

• Môžeme Vám ponúknuť…
• Pozývame vás na nákup…
• Môžeme vám odporučiť…

Pozvánka

• Pozývame vás na diskusiu o projekte...
• Zapojte sa prosím do diskusie...
• Pozývame zástupcu vašej spoločnosti na návštevu…

Odmietnutie a odmietnutie návrhu (projektu)

• Vami zaslaný návrh titulového listu pre stavebné projekty vo výške ... nemôžeme schváliť z nasledujúcich dôvodov.
• Váš návrh (projekt) bol zamietnutý z nasledujúcich dôvodov...

Pripomenutie

• Pripomíname, že podľa spoločného plánu práce musíte ...
• Pripomíname, že v súlade s… Musíte…
• Pripomíname, že vaše nedoplatky predstavujú…
• Pripomíname, že lehota na odovzdanie rukopisu uplynie ...

Záruky

• Garantujeme platbu.
• Garantujeme termíny.
• Garantujeme kvalitu produktov.

Interpretácia vlastnej pozície

• Naše výzvy v tejto veci neviedli k pozitívnym výsledkom.
• K dizajnu nemáme výhrady.
• Tovar Vám nemôžeme doručiť... z nasledujúcich dôvodov:...

Výklad konania druhej strany

• Toto oneskorenie môže viesť k...
• Je úplne nevysvetliteľné, prečo vaša továreň oneskoruje expedíciu foriem ...
• Vaše sľuby nie sú dodržané.

Záverečné slová

• Dúfame, že naša požiadavka bude splnená.
• Tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.
• S prianím úspechu.
• Prosíme vás, aby ste odpoveď neodkladali.
• Ospravedlňte nás za oneskorenú odpoveď (za chybu).

Etické štandardy obchodnej korešpondencie

Obchodná korešpondencia, ako každá iná forma ľudskej interakcie, je založená na súbore etických pravidiel a noriem, z ktorých hlavnou je „KOREKTNOSŤ A ÚCTA K PARTNEROVI“. Aj keď je účelom listu vyjadrenie nároku, jeho text by nemal obsahovať hrubé slová a nesprávne výrazy, ktoré by mohli uraziť vašu protistranu. Tým, že sa staráte o zachovanie dôstojnosti svojho adresáta, zachovávate si tak svoju vlastnú.

• začnite správu vyhlásením o odmietnutí. V prvom rade by ste mali uviesť motiváciu rozhodnutie a objasniť, že za určitých okolností je možné túto otázku prehodnotiť;
• uložiť adresátovi očakávaný výsledok otázky, napríklad: „Žiadam vás, aby ste si problém preštudovali a vyriešili pozitívne“ alebo „Žiadam vás o schválenie tejto kandidatúry“
• povzbudiť adresáta, aby sa pri rozhodovaní ponáhľal slovami „naliehavo“, „ihneď“, „v kratšom čase“. Radšej použite formulky etikety „Žiadam vás, aby ste odpovedali do takého a takého dátumu“, „Srdečne vás žiadam, aby ste okamžite informovali o svojom rozhodnutí“
• naznačiť adresátovi jeho imaginárnu nepozornosť, nekompetentnosť a uviesť do textu listu formuláciu ako „Navrhujem, aby ste si pozorne preštudovali ...“.

Pre príjemcu obchodných listov sú povinnými požiadavkami z hľadiska etických noriem:

• odmietnutie formulára odpovede, v ktorom sa dopytový list alebo ponukový list vráti autorovi spolu s informáciami o odpovedi;
• rýchla a jasná odpoveď vysielajúcej organizácii. Oneskorenie alebo nedostatočná odpoveď sa môže považovať za nespoluprácu.

Dodržiavanie etických štandardov obchodnej korešpondencie uvedených vyššie od vás nebude vyžadovať vykonanie nejakého výkonu a nakoniec sa stane jednoduchým a známym. Navyše vám poskytne povesť taktného človeka a dokonca vás naučí, ako premeniť protivníkov na spojencov.

Všeobecné pravidlá písania obchodných listov

Okrem štruktúry je ďalšou dôležitou súčasťou kompetentného obchodného listu jeho elegantný dizajn.

Informačná pošta

Informačná pošta- Ide o obchodný list, ktorý informuje adresáta o informáciách úradného charakteru.

Dĺžka informačného listu sa pohybuje od jedného odseku po niekoľko strán.

Newsletter spravidla podpisuje vedúci organizácie a v prípade hromadného rozosielania (napr. všetkým zákazníkom spoločnosti) nemusia vôbec obsahovať ručný podpis. typická povaha.

Dopyt- obchodný list odoslaný za účelom získania akýchkoľvek oficiálnych informácií alebo dokumentov.

Vo všeobecnosti sa dopytové listy skladajú rovnakým spôsobom ako žiadosti. Vyšetrovacie listy spravidla podpisuje vedúci organizácie alebo úradne poverený úradník.

Text žiadosti musí obsahovať zdôvodnenie potreby poskytnutia materiálov alebo informácií a skutočné vyjadrenie žiadosti.

List s dopytom si vyžaduje list s odpoveďou.

List s odpoveďou

Odpoveďový list je služobný list, ktorý je napísaný ako odpoveď na dopytový list alebo žiadosť.

Odpoveď môže byť negatívna (odmietací list) alebo kladná.

V texte odpovede by sa mali použiť rovnaké jazykové frázy a slovná zásoba, aké autor použil v iniciatívnom liste, za predpokladu, že žiadosť bola napísaná správne z jazykového hľadiska.

Do textu odpovede by ste nemali uvádzať odkaz na prijatý list („Na váš list zo dňa _______ č. ___“).

Informácie o iniciatívnom liste sú uvedené v evidenčnom čísle listu s odpoveďou. Odporúča sa začať list o odmietnutí odôvodnením odmietnutia: „V súvislosti s ...“, keďže negatívna odpoveď musí byť odôvodnená, nemôžete jednoducho bez vysvetlenia žiadosť odmietnite.

Potvrdenie

Potvrdzovací list je úradný list, v ktorom adresát potvrdzuje skôr dosiahnuté dohody, zámery, prijatie informácií, dokumentov alebo iných materiálov a pod.

Kľúčový jazykový vzorec tohto typu listov je: „Potvrdzujeme (prijatie dokumentov, predbežná dohoda, súhlas s ...)“.

Pri potvrdení predbežnej dohody v texte listu je potrebné stručne uviesť jej podstatu.

Ak je potvrdené prijatie dokumentov, mali by byť vymenované atď. Potvrdzovací list môže skončiť žiadosťou, želaním, ponukou.

Reklamačný list

Reklamačný list je iniciatívny obchodný list, ktorého účelom je vyjadrenie reklamácie alebo nespokojnosti adresátovi.

V závere by mali byť vyjadrené konkrétne želania alebo návrhy na nápravu situácie.

Záručný list

Záručné listy sú určené na to, aby adresátovi poskytli písomné záruky s cieľom potvrdiť určité sľuby alebo podmienky, zámery alebo činy autora (vysielajúcej organizácie), ktoré tak či onak ovplyvňujú záujmy adresáta.

Záručné listy sú adresované organizácii alebo jednotlivcovi. Slovo „záruka“ nemusí byť v texte listu vôbec uvedené, list však zostane dokumentom obsahujúcim záruku.

Garantovať možno platbu za vykonanú prácu, načasovanie jej dokončenia, kvalitu diela, kvalitu tovaru, načasovanie jeho dodania, platbu za prijaté produkty atď.. Tieto aspekty môžu tvoriť obsah celého listu alebo zadajte text listu ako jeho súčasť.

Záručné listy sú svojou povahou dôrazne zákonné a svojím postavením zodpovedajú dokumentom zmluvnej povahy. Najčastejšie sa na potvrdenie platby vydávajú záručné listy.

V tomto prípade je povinné uviesť číslo zmluvy a faktúry, podľa ktorej je potrebné vykonať platbu.

Záručné listy sa vyznačujú jasnosťou, presnosťou a jednoznačným znením – keďže hovoríme o poskytovaní záruk adresátovi v mene a v mene organizácie alebo úradníka. Musí uvádzať typ operácie, ktorá sa má vykonať.

Takéto listy môžu začínať vyhlásením o podstate záruk poskytnutých adresátovi, napríklad: „Týmto listom ručím ...“.

V iných prípadoch môže záručný list obsahovať uvedenie dôvodov, ktoré spôsobili úmysel autora vyhlásiť svoju pripravenosť poskytnúť adresátovi určité záruky. V tomto prípade je zodpovedajúce vyhlásenie formulované v poslednej vete, napríklad: "Garantujeme platbu" alebo "Garantujem včasnú a úplnú platbu."

Charakteristickým znakom tohto typu listu je prítomnosť spolu s podpisom autora (napríklad riaditeľa organizácie) podpisom úradníka, ktorý je priamo zodpovedný za finančné alebo iné záležitosti. Ak je záručný list zaslaný ako záväzok zaplatiť za nákup, poskytnutú službu atď., potom musí obsahovať bankové údaje platiacej organizácie.

Kľúčová fráza záručného listu môže obsahovať slová a výrazy:

• Garantujeme…
• Garantujeme, že…
• Partnerská spoločnosť garantuje…
• Zašlite prosím na dobierku (typ záruky) na našu adresu ...
• Garantovaná platba...
• Týmto garantujeme…

Zhrnutie

Životopis je typ obchodného listu zameraný na čo najkompletnejšiu a najziskovejšiu prezentáciu špecialistu zamestnávateľovi.

Pri zostavovaní životopisu by ste mali prísne dodržiavať niekoľko pravidiel:

1. predstav sa
2. Vzdelávanie
3. pracovné skúsenosti
4. Musím špecifikovať požadovanú úroveň platu?
5. Musím o sebe poskytnúť ďalšie informácie?
6. Sú potrebné osobné údaje?
7. Prispôsobte svoj životopis požiadavkám zamestnávateľa
8. Postoj k cestovaniu
9. Dostupnosť odporúčaní
10. Prenosový list

Neexistuje a nemôže existovať jediný životopis pre všetky príležitosti, ktorý by bolo možné bezo zmien poslať všetkým firmám.

Zakaždým by ste sa mali najskôr zamyslieť nad tým, aké vlastnosti budú oceňované v novom zamestnaní, a v súlade s nimi upraviť životopis.Informácie uvedené v životopise musia byť spoľahlivé. Nenechávajte vo svojom životopise prázdne miesta.

A čo je najdôležitejšie - zhrnutie by malo byť krátke: nie viac ako jedna - jeden a pol strany. Vaša schopnosť jasne formulovať, stručne povedať je indikátorom vysokej úrovne všeobecnej kultúry.

Prítomnosť fotografie v životopise je vítaná.

1. Potvrdenie o skutočnosti a podmienkach práce v organizácii, stručné informácie o zastávaných pozíciách a vykonávaných povinnostiach (pri odporúčacom liste od súkromnej osoby tento odsek uvádza, v akom časovom období a v akej funkcii autor listu pozná odporúčaný). Zo zoznamu povinností by mala byť viditeľná kvalifikácia odporúčanej osoby. Ak odporúčaná osoba zastávala rôzne pozície, potom sú pre každý časový interval uvedené údaje o zastávaných pozíciách a vykonávaných povinnostiach. Príklad: Sidorov Vladimir Alexandrovič pracoval v spoločnosti "Vector" od 12. marca 1998 do 16. marca 2002, vrátane od 12. marca 1998 do 16. marca 2002 - ako vedúci oddelenia obchodu a nákupu, od 17. marca do 25. novembra, 2002 - na pozícii senior manažér toho istého oddelenia. Jeho povinnosťami ako manažéra bolo organizovať dodávky komponentov, ako senior manažér organizovať interakciu medzi dodávateľmi komponentov a výrobou.
2. Stručná charakteristika odborných, obchodných a osobnostných kvalít odporúčaného a úspechov, ktoré počas svojho pôsobenia v organizácii dosiahol. Mali by ste opustiť také všeobecné slová ako spoľahlivý, kompetentný, svedomitý atď., a zamerať sa na konkrétne fakty, ktoré charakterizujú odporúčaného z hľadiska jeho odborných kvalít, schopnosti zvládnuť určité úlohy. Tu sa môžete zamerať na kategórie, ako je úroveň vedomostí a usilovnosť pri plnení základných povinností, schopnosť vyrovnať sa s neštandardnými úlohami, vynaliezavosť, iniciatíva, schopnosť učiť sa, schopnosť prispôsobiť sa rôznym situáciám, emočná stabilita, vodcovské kvality.Tu môžete uviesť približné porovnanie odporúčanej práce s prácou svojich kolegov uviesť najvýznamnejšie úspechy, projekty, ktoré vyvinul a realizoval sám. Príklad: Samostatne ovládal softvér, samostatne a úspešne viedol obchodné rokovania, efektívne riadil podriadených atď.
3. Dôvody zmeny miesta výkonu práce (odchod z organizácie, presťahovanie sa na iné miesto). Môže ísť o zmenu profilu organizácie, zatvorenie jednotky, personálne zmeny v organizácii, zmenu bydliska atď.
4. Závery. Stručné a konkrétne posúdenie spôsobilosti, obchodných kvalít odporúčanej osoby, jej tvorivého potenciálu a schopností rozvoj kariéry. Odporúčania na zaujatie konkrétnej pozície alebo pozícií (v niektorých prípadoch je žiaduce uviesť tu mieru, do akej odporúčate osobu na pozíciu, ktorú hľadáte: bezpodmienečne, dôrazne, s určitými výhradami neodporúčam). Príklad: Sidorov Vladimir Alexandrovič ovláda technológie... (má bohaté skúsenosti s prácou so serverovým softvérom... alebo... dokáže samostatne pracovať s firemnými klientmi... atď.). Verím, že pán Sidorov dokáže efektívne plniť úlohy vedúceho oddelenia, pôsobiaceho ako vedúci oddelenia, zástupca vedúceho oddelenia výpočtovej techniky stredného podniku.
5. Kontaktné údaje osoby podpisujúcej list. Tento bod je obzvlášť dôležitý pre odporúčacie listy vypracované jednotlivcami, pretože je celkom možné, že nový zamestnávateľ po prečítaní odporúčacieho listu bude chcieť objasniť niektoré podrobnosti.

tlačová správa

Tlačová správa je informačná správa pre médiá, ktorej úlohou je upozorniť na určitú udalosť (stala sa alebo má prísť) s cieľom maximalizovať mediálne pokrytie tejto udalosti.

Tlačové správy zostavujú a distribuujú tlačové služby spoločností a organizácií a majú určité pravidlá písania:

• nadpis dokumentu by mal obsahovať slovo „Tlačová správa“ a dátum jej distribúcie;
• názov tlačovej správy by mal jasne odrážať jej tému, posolstvo informačného posolstva;
• bližšie je možné uviesť podstatu nadpisu tlačovej správy v podnadpise (zároveň je jeho prítomnosť nepovinná);
• prvý odsek tlačovej správy musí obsahovať tieto informácie: čo, kde a kedy sa stalo (stane sa);
• Objem tlačovej správy by nemal presiahnuť jeden a pol strany strojom písaného textu. V tomto prípade je žiaduce obmedziť jednu stranu vrátane podpisu a hlavičiek a pätiek hlavičkového papiera organizácie;
• tlačová správa môže obsahovať citáty od tvorcov správ – zodpovedných hovorcov organizácie;
• tlačová správa je napísaná na hlavičkovom papieri organizácie;
• Podpis pod tlačovú správu by mal obsahovať celé meno kontaktnej osoby, ktorá môže poskytnúť doplňujúce informácie k téme tlačovej správy, a jej kontaktné údaje: telefón (najlepšie mobil), e-mail, ICQ číslo.

Blahoželací list

Formát „Gratulujem“ patrí do kategórie osobnej obchodnej korešpondencie.

Je vypracovaný na hlavičkovom papieri alebo pohľadnici s pozdravom a pri jeho zostavovaní môže a mal by prevládať kreatívny prístup. Týka sa to textu listu aj jeho dizajnu.

Blahoželanie môže byť osobné (všetko najlepšie k narodeninám) alebo hromadné (napríklad šťastný nový rok).

V prvom prípade by adresa adresáta mala byť osobná - podľa mena a priezviska; v druhom prípade to môže byť všeobecné, napríklad „Drahí priatelia!“.

Navyše v oboch prípadoch musí odosielateľ blahoželanie osobne podpísať (pri hromadných gratuláciách sa používa fax).

Osobné blahoželanie

Hromadné gratulácie

Pozvánka

Formát „Pozvánka“ patrí do kategórie osobnej obchodnej korešpondencie.

Vydáva sa na oficiálnom hlavičkovom papieri alebo pohľadnici a má adresáta upozorniť na určitú slávnostnú udalosť, na ktorú je pozvaný.

Pozvánka musí obsahovať údaje o mieste a čase konania, ako aj jeho názov.

Na pozvánke musí byť uvedený prijateľný dress code (napríklad čierna s kravatou), ako aj počet osôb, ktorých sa pozvánka týka.

Pozvánka je spravidla nominálna, ale počas hromadných podujatí sa dá odosobniť.

Osobné pozvanie

Hromadné pozvanie

Ďakovný list

Formát „Ďakujem“ patrí do kategórie osobnej obchodnej korešpondencie a má za cieľ vyjadriť vďaku adresátovi.

Poďakovanie sa spravidla vydáva na oficiálnom hlavičkovom papieri organizácie, ale môže sa vydať aj ako pohľadnica.

Text ďakovného listu je napísaný stručným, priateľským-formálnym štýlom s odkazom na udalosť, ktorá podnietila odosielateľa k vyjadreniu vďaky adresátovi. Na želanie je možné uviesť aj iné prednosti adresáta.Vďačnosť sa potvrdzuje osobným podpisom odosielateľa a v niektorých prípadoch aj pečiatkou organizácie.

Príklad: Odkaz predsedu vlády Veľkej Británie predsedovi Rady ľudových komisárov ZSSR (25. apríla 1942) „Som vám veľmi vďačný za váš odkaz z 23. apríla. Samozrejme, privítame návštevu pána Molotova, s ktorým, som si istý, stihneme veľa. užitočná práca. Som veľmi rád, že považujete za možné umožniť túto návštevu, ktorá, som si istý, bude veľmi cenná.

kondolenčný list

Formát „Sústrasť“ patrí do kategórie osobnej obchodnej korešpondencie a má za cieľ vyjadriť empatiu a podporu adresátovi v súvislosti s inou smutnou udalosťou alebo stratou.

Pri písaní kondolencie je veľmi dôležité zvoliť správne úprimné slová, ktoré môžu adresáta v jeho smútku skutočne podporiť.

Zároveň je dôležité vyjadriť svoje pocity a skúsenosti týkajúce sa toho, čo sa stalo.

Kondolencie sa vydávajú diskrétnym, správnym štýlom na úradnom hlavičkovom papieri alebo špeciálnej pohľadnici a potvrdzujú sa vlastnoručným podpisom odosielateľa.

Obchodný list- dokument slúžiaci na komunikáciu, prenos informácií na diaľku medzi dvoma korešpondentmi, ktorými môžu byť právnické aj fyzické osoby.

Manažér alebo špecialista na riadenie podľa povahy svojej činnosti potrebuje napísať veľa obchodných listov.

Obchodné listy zahŕňajú posudky, životopisy, odporúčacie listy, upomienky a ďakovné listy, pozývacie listy na rozhovory alebo prezentácie, zamietnuté listy, vyhlásenia o nárokoch, sťažnosti atď.

Ako napísať obchodný list

• papier na obchodný list by mal byť dobrej kvality, úplne čistý, úhľadne orezaný;
• je žiaduce, aby forma obchodného listu bola so znakom organizácie, jej celým názvom, poštovou a telegrafickou adresou, telefónom, faxom, e-mailovou adresou a bankovým spojením;
• oficiálne obchodné listy sú vytlačené na prednej strane listu bez škvŕn; všetky strany okrem prvej sú očíslované arabskými číslicami;
• šírka okraja na ľavej strane listu musí byť aspoň 2 cm, odsek sa začína červenou čiarou s päťmiestnou zarážkou od ľavého okraja riadku; text je vytlačený v jeden a pol - dvoch intervaloch; je žiaduce vyhnúť sa zalamovaniu slov;
• v pravom hornom rohu obchodného listu sa pod adresu odosielajúcej organizácie uvádza dátum, najlepšie celý (napríklad 2. januára 2007);
• na ľavej strane listu sa uvádza názov organizácie alebo priezvisko a adresa osoby, kam sa obchodný list zasiela;
• pod, od okraja riadku alebo v strede listu, je napísané zdvorilé odvolanie; napríklad "Drahý Ivan Ivanovič"; po ošetrení je potrebná čiarka, ale na začiatok ďalšej frázy sa často dáva výkričník s červenou čiarou a veľkým písmenom;
• obchodný list končí slovami vďaky za spoluprácu a vyjadrením nádeje na jej pokračovanie;
• podpis sa umiestni na pravú stranu hárku, za záverečnou zdvorilostnou vetou, napríklad „S úctou ...“, sa pod jeho vlastnoručným podpisom vytlačí meno podpisovateľa;
• rozhodnutia o všetkých typoch prichádzajúcej korešpondencie by sa mali robiť ceruzkou alebo na samostatných listoch; obchodný list je preložený s textom vo vnútri a najdôležitejšie obchodné listy nie sú preložené, na čo sa posielajú vo veľkých hrubých obálkach;
• telegrafická žiadosť by mala byť zodpovedaná do 3 dní, obchodný list - 10; ak si žiadosť vyžaduje podrobné posúdenie, do 3 dní by ste mali informovať, že obchodný list bol braný do úvahy a dať konečnú odpoveď do 30 dní.

• presnosť a jasnosť prezentácie myšlienok - krátke slová, krátke frázy, krátke odseky
• maximálna prístupnosť textu pre porozumenie, používanie jednoduchých fráz, ktoré presne a jednoznačne vyjadrujú podstatu
• gramotnosti
• správnosť