GTD meetod ehk kuidas alustatu lõpetada. Projektide loend annab ülevaate kõigist teie praegustest projektidest. Korraldatud töökoht ja teie süsteemi iganädalane ülevaatus tõstavad tootlikkust

Getting Things Done (GTD) meetod põhineb tulemuste läbimõtlemisel ja “järgmiste sammude” määramisel. GTD põhiidee aitab selgelt määratleda eesmärgi ja seejärel iga sammu selle eesmärgi saavutamiseks. Meetod sobib esitluse korraldamiseks tööl, jõuluostude planeerimiseks.

Iga ülesanne peaks olema väike, et saaksid selle kiiresti lahendada ning aja- või motivatsioonipuudus ei saaks sind segada. Selline lähenemine aitab kaasa kõigi teie elueesmärkide saavutamisele, aitab vältida stressi.

GTD meetodil projekte korraldades olete alati valmis koheselt ülesandega tegelema, olenemata sellest, mis teie ümber toimub ja kus te viibite. GTD teeb järgmise sammu teie jaoks nii lihtsaks, et te ei taha seda edasi lükata.

Sellest raamatust leiate mõned lihtsad tööriistad, mille abil saate tõhusalt töötada ja hoida selget meelt; samuti soovitusi, milliseid hoiakuid tuleb kujundada GTD põhiprintsiipide elluviimiseks.

Teie aju on mõtlemisvahend, mitte mäluseade.

Oma töös edukas olla tähendab olla hea organiseerija. See on eriti oluline teadmustöötajate jaoks, kelle jaoks on kümnete ülesannete ja projektidega samaaegne žongleerimine igapäevane reaalsus. Raskused tekivad siis, kui õhuke piir meie isikliku ja tööelu vahel häguneb. See juhtub seetõttu, et meie aju püüab lahendada lahendamata probleeme ja tuletab neid meile meelde kõige ebasobivamal hetkel – isegi kui sooviksime nendega hiljem tegeleda.

Kogu elu puudutava keeruka teabe kontrolli all hoidmiseks kohtlevad paljud meist oma aju nagu lauasahtlit või märkmikku. Me kuritarvitame oma aju, sundides seda salvestama igasugust teavet. Täites oma pead infoga tegemata ülesannete, eelseisvate kohtumiste ja muude kohustuste kohta, raiskame hoolimatult oma aju mõtlemisvõimet, mistõttu on raske reaalsele tööle keskenduda.

Et töötada võimalikult tõhusalt, peame vabastama oma meele kõigest, mis ei ole seotud konkreetsel ajahetkel täidetava ülesandega. Kasutage 100% oma mõistuse võimet, et keskenduda käsilolevale ülesandele.

Kui soovite selgelt mõelda, vajate turvalist "kogumiskasti" väljaspool oma meelt.

Meie ajul on üks tüütu omadus – see ei lase meil kunagi unustada, mille eest peaksime hoolitsema. Meid pommitatakse pidevalt uue teabega, mis võtab ruumi ka meie mõtetes. Iga uus idee, iga mälestus ja iga probleem, mille unustasime lahendada, tõmbab meid peamiselt kõrvale.

Kasutage alati niinimetatud "kogumiskasti": koht väljaspool teie meelt, kuhu saate panna igasuguse kõrvalise teabe või idee. Teate täpselt hiljem, kui teil on selleks aega, kust teavet leida. See võimaldab täielikult keskenduda kirja kirjutamisele, kolleegiga vestlemisele või muru niitmisele.

Teie "kogumiskast" võib olla märkmik, loendid arvutis/telefonis või isegi kastid, kuhu esemeid ja pabereid panna. Teie kogumiskorv (või -korvid) peaksid asuma läheduses, et saaksite hõlpsasti hankida teavet, mis teil muidu meeles koguneks.

Viige prügi välja – tühjendage kõik välised "korvid" kord nädalas

Et süsteem korralikult töötaks, peate seda hooldama. Harjutage oma prügi kord nädalas üle vaatama ja tühjendama. "Kogumiskorvi" süsteem töötab, sest see annab meelele kindlustunde, et see ei kaota ega unusta olulist teavet.

Kui süsteemi ei värskendata, lakkab see olemast usaldusväärne ning aju muutub ettevaatlikuks ega usalda seda. Niipea kui see juhtub, hakkavad alateadvust taas segama lahendamata probleemid ja lõpetamata ülesanded. Peate hoolikalt kaaluma kõiki oma ülesandeid ja seadma asjad korda, juhindudes järgmistest reeglitest:

• Tõmmake ebaolulised ülesanded loendist kohe maha.
• Kui saate probleemi lahendada väga kiiresti (kahe minutiga või vähemaga), tehke seda kohe.
• Hoidke olulist teavet kindlas kohas. Kui see on koosolek, projekt või konkreetne ülesanne, teisaldage see sobivasse loendisse.
• Regulaarne "prügi tühjendamine" on ainus viis usaldusväärse töö tagamiseks ja stressi vältimiseks.

Tühjendades "korvi", sorteerige materjal nimekirjadesse

Ükskõik kui erinev on teie "korvis" olev materjal, ei pea te seda liigitama ja eraldi "kastidesse" või loenditesse paigutama.

Enamik ülesannete loendeid ei tööta, sest need muutuvad ülesannete, mõtete ja teabe vinegretiks. Loendid peaksid sisaldama ainult konkreetseid teostatavaid ülesandeid, kuid loetleme kõik valimatult ja seetõttu on väga lihtne üksikuid teostatavaid ülesandeid silmist kaotada.

Kuidas oma ostukorvis olevaid esemeid korrastada?

• Eemaldage kõik ebaolulised, lahendage väikesed ülesanded ja sisestage oma kalendrisse kohtumised või tähtajad.
• Kui tegemist on keerulise tööga (st nõuab mitut konkreetset ülesannet), kaasa see projekti selge eesmärgiga.
• Kõik muud ülesanded peaksid olema loendis "Järgmised toimingud".

Nimekiri "Projektid" annab ülevaate kõigist teie praegustest projektidest

Projektid on iga tootlikkuse parandamise süsteemi põhikomponent. Projekt on soovitud tulemus, mis nõuab mitmeastmelisi tegevusi. Et määrata, millistest ülesannetest projekt peaks koosnema, kujutage ette tulemust, mida soovite saavutada, ja kirjeldage soovitud tulemust ühe lausega. Tulemusele mõtlemine aitab sõnastada konkreetsed eesmärgid, mis viivad sind lähemale projekti eesmärgi saavutamisele.

Nimekirjas on kõik projektid, mis peavad lähiajal valmima. See aitab teil jälgida ja juhtida kõiki käimasolevaid projekte, parandada tootlikkust ja lõõgastuda.

Nimekirja iganädalaselt värskendades veenduge, et iga projekt oleks samm-sammult ajastatud. Kõik projekti moodustavad tegevused kuuluvad loendisse "Järgmised tegevused". Just konkreetsed ülesanded võimaldavad teil saavutada mis tahes eesmärki.

Asendage oma igapäevane ülesannete loend kalendri ja järgmiste toimingute loendiga

Igapäevased ülesannete nimekirjad on ebaefektiivsed – need moonutavad teie ajataju, eksitavad teid ja panevad teid uskuma, et teil on tõesti aega kõike eelnevat päeva jooksul teha. Selline ebareaalne planeerimine toob kaasa pettumuse, aja raiskamise ja hukutab seda, mida te ette teete.

Palju tõhusam meetod on töötada kalendri ja loenditega "Järgmised toimingud". Kalendril on ainult üks eesmärk: kohtumiste salvestamine. Kalendrisse tuleks kirja panna kõik, mis on seotud kindla päeva või tunniga – koosoleku või arstivisiidiga.

Lisage kõik muud ülesanded või konkreetsed sammud järgmiste toimingute loendisse. See võimaldab teil kiiresti otsustada, millised ülesanded on kõige asjakohasemad ja kas teil on aega nende lahendamiseks.

Ükskõik, kus te ka poleks, peaks teil alati olema järgmiste toimingute loend kaasas. See annab teile võimaluse valida, millist probleemi on mõistlik lahendada.

Kui oled ülesanded hästi planeerinud ja eelnevalt valitud, ei ole sul raske otsustada, milline neist on mõttekas ette võtta. Kujutage ette, et olete lennujaamas ja teie lend hilineb tund aega. Sellises olukorras küsige endalt:

• Millise ülesande peaksin nüüd valima?
• Millise ülesande saan ettenähtud aja jooksul täita?
• Milliseks ülesandeks mul hetkel energiat jätkub?
• Milline ülesanne on kõrgeima prioriteediga?

Kui ajastatud on liiga palju ülesandeid, on mõttekas need jaotada mitme loendi ja hoidla vahel. Näiteks saab ühe loendi salvestada nutitelefoni ja teise arvutisse. Sel viisil ülesandeid sorteerides saate teada, millise saate täita laua taga, koosolekul või lennujaamas oodates.

Ootel nimekirjad on kasulikud teiste inimestega töötamisel

Kõik praegused projektid peaksid olema loetletud loendis "Projektid". Kui kasutate loendit Järgmised toimingud, saate tagada, et töötate ülesannetega järjest, millest igaüks viib teie projektid lõpule lähemale.

Enamikul juhtudel peate lootma teistele inimestele, kes vastutavad iga projekti üksikute osade eest. Kuid see ei tähenda, et peaksite loobuma kontrollist mõne oma projekti edenemise üle.

Alati, kui olete sõltuv teiste inimeste tööst – ootate, et keegi teataks, et saaksite esitluse kallal edasi töötada –, tasub pidada loendit "Ootel". Nii saate märkida kõik, mis teistel inimestel on teile anda, koos tähtaegadega.

Seda nimekirja igal nädalal uuendades näete, kes ja kuidas oma tööd teeb. Teil on uus konkreetne ülesanne: tuletada sellele inimesele kohustust meelde.

Kui selle ülesande täitmiseks kulub vähem kui kaks minutit, tehke seda kohe. Kui ei, siis lisage see oma "Järgmiste toimingute" loendisse või mõnda täpsemasse loendisse ja tuletage inimesele lahkelt meelde, et ootate endiselt tema aruannet.

Salvestage konkreetse päeva teave kalendrisse või failikappi

Ette saab planeerida tohutul hulgal asju, kuid vahel tuleb teatud info ära oodata, enne kui oma "korvist" materjale konkreetseteks tööülesanneteks või koosolekuteks muuta.

Näide. Kui tulemas on teile huvipakkuv mess, võiksite veidi oodata ja eksponente näha, enne kui otsustate, kas on mõttekas osaleda. Kui selline teave pole teile eelnevalt kättesaadav, on kõige parem otsuse tegemine edasi lükata.

Juhtudel, kui teil pole valikut ja peate kõik viimasel hetkel planeerima, tulevad kasuks järgmised strateegiad:

• Määrake endale kalendris konkreetse päeva kohta meeldetuletus.
• Hoidke faili, mis aitab teil vajalikule teabele juurde pääseda õige aeg.

Toimikukapp on väga täpne ja loogiline süsteem. See koosneb 43 failist: 31 faili kuu päevade ja 12 aasta kuude kohta. Iga päev saate kontrollida endale "saadetud" dokumente, meeldetuletusi või materjale.

Süsteemi töötamiseks peate seda iga päev kasutama ja värskendama ning see on kõige raskem osa.

Ideed, mis võivad tulevikus aktuaalseks muutuda, pane need nimekirja “Someday/Maybe”.

See loend sisaldab kõike, mida ei ole loendites "Järgmised tegevused" või "Projektid", kuid mis ei tohiks teie peas segada. Nimekiri Someday/Maybe sisaldab kogu materjali, mida te pole veel konkreetseteks ideedeks või ülesanneteks teisendanud. Ärge alahinnake selle eeliseid. See võimaldab teil jälgida projektiideid, mis võivad tulevikus olla äärmiselt olulised. Selles loendis olevad ideed võib jagada rühmadesse. Näiteks:

• "Reisid, mida tahaksin ette võtta";
• "Veinid, mida tahaksin proovida";
• "Muusika, mida tahaksin kuulata."

Sarnaselt järgmiste tegevuste loenditele aitab Someday/Maybe leida vajalikku teavet õigel ajal. Loendid on usaldusväärsemad kui teie enda mälu.

Kui soovite seda tõhusalt kasutada, tuleks Someday/Maybe loendit regulaarselt üle vaadata ja uuendada.

Korraldatud töökoht ja teie süsteemi iganädalane ülevaatus tõstavad tootlikkust

Kõik nimekirja materjalid peavad olema teie töökohalt kättesaadavad. Loo "juhtimiskabiin" - funktsionaalne mobiilne süsteem teabele juurdepääsuks kõikjal, kus te viibite. Äärmiselt oluline on luua loendite ja failide süsteem, mida saate kõikjale kaasa võtta: isegi kui olete lennujaamas või lumetormis, võite olla produktiivne.

GTD tehnika võimaldab tunda end rahulikult ja kontrollida kõiki käimasolevaid projekte: jälgida nende elluviimist ja veenduda, et need liiguvad edasi.

Teie tootlikkuse süsteem peaks alati olema ajakohane ja täielik. Teie meel lõdvestub ja saate täielikult ülesandele keskenduda ainult siis, kui usaldate oma süsteemi.

Kõiki oma loendeid kord nädalas üle vaadates veendute, et teie süsteem püsib töökorras – iga praegune projekt on ajakohases ja hõlpsasti juurdepääsetavas loendis lingitud vähemalt ühe järgmise toiminguga. Teil on üldine ettekujutus kõigest, mis toimub. Revisjon aitab näha "metsa" ilma "puid" silmist kaotamata.

Iganädalasele ülevaatusele kuluv aeg sõltub sellest, kui palju aega vajate, et end kindlalt tunda ja süsteemi vastu usaldust tekitada.

Planeerige oma iganädalane ülevaade näiteks reede õhtuks. See võimaldab teil tööasjad lõpetada ja lahkuda nädalavahetuseks selge pea ja kontrollitundega.

Loomulik planeerimine selgitab teie projektide eesmärgid ja järgmised sammud

Projektiarendus on üsna ebaloomulik ja ebaloogiline protsess. Peate kõik sammud eelnevalt läbi mõtlema ja planeerima, mitte veel selget eesmärki ette kujutama. Kasuta looduslik meetod planeerimine, mis peegeldab teie igapäevaseid tegevusi.

Näide igapäevasest tegevusest: olete näljane ja seadke endale ebamäärane eesmärk ("Ma peaksin midagi sööma") ja seejärel täpsustama seda ("Ma tahan pitsat"). Siinkohal turgatab pähe mitu ideed, kuidas seda eesmärki saavutada (“Ma võin kas küpsetada pitsa või tellida selle või minna restorani”). Kõik sammud, mida peate sellel teel astuma, muutuvad iseenesestmõistetavaks.

Rakendage seda mõtteviisi oma tegelikele projektidele: alustage kõige konkreetsema eesmärgi määratlusega. Eesmärgi määratlemiseks pole kunagi valus võtta aega, sest sellest sõltuvad kõik edasised toimingud. Kui eesmärk on selge, hakkab teie mõistus automaatselt ajurünnakuid tegema. Nii saate oma eesmärgi saavutamiseks vajalikke ideid välja pakkuda. Hea taktika on alustada ajurünnakut "väljastpoolt"; näiteks kirjutage üles ja salvestage oma ideed paberile.

Kui olete kõik oma ideed kokku kogunud, peate need korraldama ja rühmitama ning seejärel määrama projekti lõpuleviimiseks vajalikud konkreetsed toimingud.

Loomulik planeerimine muudab projektiga tehtava töö oluliselt selgemaks ning muudab selle huvitavaks, kiireks ja intuitiivseks.

Kõige tähtsam asi

Kuidas töötada efektiivselt ja selge peaga?

• Teie aju on mõtlemisvahend, mitte mäluseade. Kui soovite selgelt mõelda, vajate turvalist "kogumiskasti" väljaspool oma meelt.
• Viige prügi välja – tühjendage kõik välised "korvid" kord nädalas.
• "Korvide" sorteerimisel sorteerige materjal temaatilistesse loenditesse.

Lihtsad tööriistad, mis moodustavad GTD-meetodi

• Nimekiri "Projektid" annab ülevaate kõigist teie praegustest projektidest.
• Kasutage igapäevaste ülesannete loendi asemel kalendrit ja järgmiste toimingute loendeid.
• Ootel nimekirjad on väga kasulikud, kui töötate koos teiste inimestega.
• Salvestage konkreetse päeva teave kalendrisse või failikappi.
• Kõik potentsiaalselt huvitavad ideed tuleks panna "Someday/Maybe" nimekirja.
• Korraldatud töökoht ja teie süsteemi iganädalane ülevaatus on produktiivse töö jaoks hädavajalik.

Kuidas rakendada GTD põhiprintsiipe?

Loomulik planeerimine selgitab teie projektide eesmärgid ja järgmised sammud ning muudab nende kallal töötamise lihtsamaks.

David Allen

Asjade tegemine

Kuidas asjadega toime tulla

Sissejuhatus

Tere tulemast strateegiate kullakaevandustesse, et õppida, kuidas saada rohkem energiat, õppida lõõgastuma ja vähema pingutusega rohkem ära teha. Kui sulle, nagu mulle, meeldib asju ajada ja hästi teha, kuid soovid ka mitte kaotada oma elurõõmu, mis tundub sellise töömahu juures täiesti ebausutav ja isegi täiesti võimatu. Pole vaja esitada ultimaatumit "kas-või". On tõesti võimalik teha suurepärast tööd ja nautida oma elu oma tavalises igapäevases maailmas.

Usun, et efektiivsus on hea. Võib-olla on see, mida teete, oluline, huvitav või kasulik või võib-olla tuleb seda lihtsalt ühel või teisel viisil teha. Esimesel juhul tahad investeeritud aja ja vaeva eest saada maksimaalset võimalikku tulu. Teises tahad võimalikult kiiresti teiste asjadega edasi minna, jätmata tüütuid sabasid.

Ja mida iganes sa ka ei teeks, on sul tõenäoliselt mugavam olla pingevabas olekus, olles kindel, et see, mida sa praegu teed, on just see, mida tasub teha. Ükskõik, kas jood kolleegidega pärast tööd õlut või tõused keset ööd üles, et oma magavat last imetleda, vastad kirjale või vahetad pärast ärikohtumist potentsiaalse kliendiga paar sõna elust – see on see on kõik mida sa tegema peaksid.

Selle raamatu kirjutamise peamine eesmärk on õpetada teile, kuidas olla võimalikult tõhus ja lõdvestunud, olenemata sellest, kas soovite seda või vajate seda.

Nagu ehk teiegi, olen pikka aega otsinud vastuseid küsimustele, mida, millal ja kuidas teha. Ja pärast enam kui kakskümmend aastat kestnud uurimistööd ja uute ja uute isikliku ja organisatsioonilise efektiivsuse meetodite rakendamist, pärast aastatepikkust uurimistööd ja kogemust enda kohta võin öelda, et probleemile pole ühest universaalset lahendust. Sellist asja pole tarkvara, suurepärane isiklik planeerija või isiklik ülesannete ja eesmärkide seadja, mis korraldab teie päeva, nädala ja kogu teie elu. Pealegi, niipea, kui tõstad oma efektiivsuse uuele tasemele, avaneb sulle uus loominguliste eesmärkide horisont, mille saavutamiseks pole enam võimalik mõnda lihtsat valemit kasutada.

Kui isikliku korralduse ja tõhususe parandamiseks pole selgeid retsepte, siis selle parendamise parandamiseks on retsepte. Aasta-aastalt leidsin enda kallal töötamise käigus üha rohkem olulisi asju, millele keskenduda, mida karta ja mida teha. Samuti olen avastanud lihtsaid protsesse, mida igaüks meist võiks õppida kasutama ja mis parandavad oluliselt meie võimet aktiivselt ja konstruktiivselt kasutada tänapäeva tegelikkust.

Tulemuseks on kokkuvõte enam kui kahe aastakümne pikkusest isikliku tootlikkuse alastest avastustest – juhend töötulemuste maksimeerimiseks ja pingutuste minimeerimiseks – seda kõike maailmas, kus töökoormus kasvab pidevalt ja ülesanded muutuvad üha hägusamaks. Veetsin palju tunde inimeste kõrval nende töökohal, aidates neil oma töövoogu korraldada. Minu avastatud meetodid on osutunud tõeliselt tõhusaks igat tüüpi ettevõtetes, kõigil töötasanditel ja kõigis kultuurides ning on isegi kasuks tulnud kodus ja koolis. Pärast paarikümneaastast oma ala maailmakuulsate professionaalide koolitamist sain kindlalt teada, et maailmas on need meetodid tõesti puudu.

Juhid tahaksid endale ja oma alluvatele juurutada peamise standardina valemi "tee seda iga hinna eest". Nemadki, nagu minagi, teavad, et suletud uste taga on pärast tööpäeva lõppu vastamata kõned, määramata ülesanded, toored briifid ärikohtumistest ja läbirääkimistest, täitmata isiklikud kohustused ja kümmekond kirja, mida ei võetudki vastu. Enamik neist ärimeestest on üsna edukad, sest kriisid, millest nad peavad üle saama, ja võimalused, mis nende ees avanevad, on palju suuremad kui probleemid, mida nad oma kontorites ja portfellides lahti lasevad või tekitavad. Aga: meile on täna antud äri ja elu rütm, kuidas neid tasakaalustada, on teine ​​küsimus.

Ühest küljest vajame tõestatud tehnikaid, mis aitaksid inimestel kogu oma energia koondada ja mitte lasta sellel kuluda väiksematele segajatele. Teisest küljest on vaja luua selline tööõhkkond, kus kõige hõivatud töötajad on stressi eest usaldusväärselt kaitstud. Vajame positiivset tööstiili, mis tõmbab ligi ja hoiab ettevõttes parimaid ja säravamaid inimesi. Sellist teavet hinnatakse organisatsioonides kulla väärtuses. Seda on vaja ka koolis, kus meie lapsi ikka veel ei õpetata infoga töötama, keskenduma tulemusele ja milliseid tegevusi selle saavutamiseks ette võtta. Ja igaüks meist individuaalselt - see on ka väga kasulik - saaksime õppida täielikult kasutama meile antud võimalusi, et ennast täiendada ja kasulik olla.

Võimsus, lihtsus ja tõhusus, millest ma selles raamatus räägin, väljenduvad kõige paremini reaalajas kogemustes pärismaailmas. Raamatu eesmärk on struktureerida töövoo ja isikliku produktiivsuse dünaamilist kunsti. Olen teabe korraldanud nii, et ühelt poolt annaks Sulle inspireeriv ülevaade, teisalt aga võimaldaks kohe tulemusi tunda. Raamat on jagatud kolme ossa. Esimene osa kirjeldab kogu mängu, sisaldab lühike ülevaade süsteem ja selgitus selle unikaalsuse kohta ning esitatakse peamised metoodikad kõige üldisemalt. Teine osa käsitleb süsteemi kasutamist. Need on sinu koolitused: samm-sammult, vähehaaval õpid mudeleid rakendama. Kolmas osa tõstab selle veelgi kõrgemale – see kirjeldab veelgi märkimisväärsemaid ja märkimisväärsemaid tulemusi, mida saate saavutada, kui muudate need metoodikad ja mudelid oma töö ja elu lahutamatuks osaks.

Soovitan tegutseda põhimõttel "kohe pihta" – katsetage materjali enda peal, ärge lihtsalt uskuge, vaid ka kontrollige, et need meetodid pole mitte ainult võimalikud, vaid ka vajalikud teile isiklikult. Ja veel üks asi – ma tahan, et te mõistaksite, et kõik, mida ma pakun, on tõesti lihtne. See ei nõua erilisi oskusi, sest juba oskad keskenduda, asju kirja panna, tulemuste ja tegude üle otsustada, seisukohti ümber mõelda ja valikuid teha. Näete, et suur osa sellest, mida tegite instinktiivselt ja intuitiivselt, on õige, ja ma annan teile võimaluse viia need oskused uuele tõhususe tasemele. Ma tahan kutsuda teid üles panema see kõik kokku ja aktsepteerima seda kui uut käitumist, mis saab teie jaoks majakaks.

GTD (Getting Things Done) on tootlikkuse tõstmise süsteem ja samanimeline raamat, mille autor on äritreener David Allen. Peamine eesmärk on, et jääks aega vajalikuga tegelemiseks, kuid kuluta rohkem aega sellele, mis sulle rõõmu pakub.

Tihtipeale tõlgitakse "Getting Things Done" vene keelde kui "asjad korda", kuigi õigem oleks "asjad lõpuni viia". Nõus, olulisem on mitte ülesandeid nimekirjadesse panna, vaid need täita. Lihtsalt selleks peate koostama loendid, määrama prioriteedid ja koostama ajakava.

Ja miks seda vaja on?

GTD põhimõtetel töötades on teil lihtsam oma asju ajada. Lõppude lõpuks on selle tehnika peamine eelis see, et teave kõigi teie ülesannete kohta on koondatud ühte kohta, nii et saate kõhklemata liikuda ühelt asjalt teisele.

Mis vahe on GTD-l ja ülesannete loendil?

Loendis fikseerime tavaliselt ainult kõige olulisemad asjad, mitte ei pane kirja vähem olulisi väiksemaid ülesandeid. Ja asjata. Need kerivad peas, segavad tähelepanu töölt ja teie efektiivsus langeb. GTD üks peamisi põhimõtteid on jäädvustada absoluutselt kõike. Nii saate oma aju maha laadida ja kõiki selle ressursse tööks kasutada.

Kas see süsteem sobib mulle?

GTD on asjakohane erinevate elukutsete, vanuse ja sotsiaalse staatusega inimestele. Süsteemi põhimõtted sõnastanud David Allen viis läbi kursusi ISS-i astronautidele, rokkmuusikutele ja suurfirmade juhtidele.

Nagu David Allen intervjuus Lifehackerile, võib süsteem olla ühtviisi tõhus või sama kasutu nii teismelise kui ka suurettevõtte tegevjuhi jaoks. Sul peab olema teatud mõttelaad, meeldiks tegeleda süstematiseerimise ja planeerimisega.

Olgu, mida siis täpselt teha tuleb?

GTD-süsteemis pole rangeid reegleid. Kuid tööl on põhiprintsiibid:

1. Koguge teavet ja salvestage kõik. Kirjutage ülesanded, ideed, korduvad ülesanded vihikusse või rakendusse. Samal ajal peaks nimekiri olema alati teie käeulatuses, et te ei saaks öelda: "Ma lisan selle hiljem." Isegi kõige väiksem ja tähtsusetu asi tuleb üles kirjutada, kui sa seda parasjagu ei tee.
2. Kirjutage selgitusi. Ei tohiks olla selliseid ülesandeid nagu "Valmistu puhkuseks". Jagage suured juhtumid konkreetseteks, teostatavateks tegevusteks (esitage viisakeskusesse sellised ja sellised dokumendid, ostke rätik ja päikeseprillid, laadige kaardid telefoni). Tavalise ülesannete nimekirjaga kulutame rohkem aega transkribeerimisele kui selle tegemisele. Ja jah, kui saad delegeerida, siis delegeeri.
3. Määrake oma prioriteedid. Sisestage iga loendi üksuse jaoks konkreetne kuupäev ja kellaaeg. Vajadusel lisage meeldetuletusi. Tegelikult on see töö nii loendi kui ka kalendriga. Selles etapis peaksite olema kindel, et te ei unusta kindlasti midagi.
4. Uuenda loendeid.Ülesannete nimekirjad vananevad kiiresti: miski kaotab oma tähtsuse, midagi kantakse üle tulevikku. Süsteem peab teie heaks töötama. Seega veenduge, et teil oleks alati konkreetsete toimingute loend, et saaksite viivitamatult tööle asuda.
5. Tegutsema. Kui kõik on organiseeritud, võite hakata oma plaani ellu viima. Valige õigest kategooriast juhtum, vaadake, milliseid konkreetseid toiminguid teilt nõutakse, ja töötage. Nii saate suuri projekte ellu viia.

Kas peate kõik ühte nimekirja panema?

Ei, parem on teha mitu, aga hoida neid ühes kohas. Näiteks hoidke iga tööprojekti kohta mitu nimekirja, majapidamistööde nimekirjad, õppenimekirjad, ideede nimekirjad ja võimalikud projektid tulevikus – nii kaua, kui fantaasiast piisab.

Kas on mingeid spetsiaalseid tööriistu?

Rakendustest ja veebiteenustest sobivad Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, mis tahes märkmik või tavaline fail Google Docsis. Kui olete harjunud paberile märkmeid tegema, saate seda kasutada.

Failisüsteemi fänne on. Töölauale luuakse üks ühine kaust, see sisaldab mitut temaatilist ja igas on vastavad nimekirjad ja vajalikud materjalid.

Üldiselt valige see, mis teile sobib.

Peamine nõue: tööriist peaks alati olema teie käeulatuses, et saaksite ülesande peast paberile või rakendusse üle kanda. Näiteks kui teie ülemus tuleb teie juurde ja määrab teile uue ülesande, samal ajal kui töötate millegi muu kallal.

Kuidas saada GTD-st rohkem väärtust?

Ükski tootlikkuse süsteem ei tööta, kui seda kasutatakse pimesi. Et sellest maksimumi saada, kohandage see enda jaoks ja siis läheb kõik korda.

Ja jah, ükski süsteem ei saa kõike teie eest ära teha, nii et ärge laske nimekirjade tegemisel end liiga teha, ärge unustage tegutseda. GTD on tööriist, mis aitab vabaneda stressist ja mitte kunagi midagi unustada. Kuid see, kuidas te oma aega haldate, on teie otsustada.

"Tehke siis otsuseid vajalike toimingute kohta,
siis, kui juhtum ilmub – ja mitte siis, kui see nõuab erakorralist lõpetamist.
David Allen

GTD on ajajuhtimise tehnika, mille on välja töötanud ajajuhtimise konsultant ja samanimelise raamatu autor David Allen. Vene keelde tõlgituna tähendab see "Kuidas asjad lõpuni viia" (Getting Things Done).

GTD põhiprintsiip ütleb – inimene ei tohiks end tehtavatega üle koormata, vaid peaks selle ainult plaani tooma. Kogu tähelepanu tuleks suunata otse iga üksiku ülesande täitmisele.

David Alleni mudelid

Tavaliselt algab ajaplaneerimine aktsentide jagamisest ja olulisemate asjade esiletoomisest. Allen pakub veidi teistsugust lähenemist, väites, et ajajuhtimises peaks põhikoha hõivama kontroll ja nägemus. Selle põhjal pakub ta välja 3 peamist mudelit:

• Esimene on töövoo haldamine. See on loodud kõigi ülesannete juhtimiseks ja koosneb järgmistest etappidest: kogumine, töötlemine, organiseerimine, ülevaatamine ja toimingud. Igaüht neist käsitleme üksikasjalikumalt hiljem.
• Teine on tööülevaate mudel, mis koosneb kuuest tasemest, millest igaüks on laiem ja globaalsem kui eelmine. Siia mahub ta: jooksvad asjaajamised, jooksvad kohustused, lähteülesanne, järgmised 1-2 aastat, järgmised viis aastat ja kogu elu üldiselt. Allen usub, et kord nädalas on inimene kohustatud oma saavutusi igal tasandil analüüsima, ainult sel juhul saab ta toimuvast tervikliku pildi.
• Kolmas – tema sõnul mitte kõigile vajalik – on loomulik planeerimismeetod. See koosneb 5 etapist: eesmärkide ja põhimõtete seadmine, soovitud tulemuste nägemine, ajurünnak, organiseerimine ja otsustamine, milline peaks olema järgmine tegevus.

David Allen väidab, et kõik eesmärkide saavutamata jätmisega seotud probleemid ilmnevad ebaõigest planeerimisest juba selle esimeses etapis – eesmärgi seadmisel ja selle saavutamiseks vajalike sammude määramisel.

Põhimõtted, millel GTD põhineb

Kollektsioon
Selle printsiibi mõte seisneb selles, et kõik need mõtted, mis meie peas "tunglevad", tuleks fikseerida mõnele meediale. Selleks sobivad ühtviisi hästi elektrooniline korraldaja, diktofon ja lihtne märkmik. Peamine on vabastada mõistus infost, mida hetkel ei nõuta.

Lisaks tuleks kõik sissekanded üle vaadata vähemalt kord nädalas, et kinnitada nende asjakohasust ja teha vajalikud muudatused.

Ravi
Teabe töötlemisel tuleb meeles pidada, et kõik toimingud, mis ei võta rohkem kui 5 minutit, tuleb teha kohe. Kõige parem on alustada tööd nimekirja tipust, liikudes järjekorras edasi.

Alleni teabetöötlusalgoritmi kohaselt saate iga loendis oleva üksuse puhul teha järgmist: teha seda, esitada see täitmiseks, lükata see edasi, säilitada viitamiseks, visata ära või teisaldada tagastatavate asjade loendisse. hilisemaks.

Organisatsioon
Tehtavate toimingute kontrollimiseks soovitab David Allen kasutada loendite komplekti:

• Järgnevad toimingud. Siin on loetletud sammud, mida tuleb teha iga rakendamiseks vastuvõetud elemendi puhul. Oletame, et seal on element "Tee hinnang". Kalkulatsiooni koostamiseks peate tegema järgmised sammud: võtma ühendust kolleegiga ja küsima andmeid tema osakonna kohta, uurima vajalike materjalide maksumust jne.

• Projektid. Projekti võib mõista kui mis tahes eesmärki, mille saavutamiseks on vaja rohkem kui ühte järjestikust tegevust. Projekte tuleks perioodiliselt üle vaadata, et tagada nende elluviimine õiges järjekorras.

• Edasi lükatud. Olukorras, kus kohtuasi tuleb esitada täitmiseks või kui selle täitmisele peab eelnema mõni muu sündmus, tekib vajadus seda aeg-ajalt jälgida. See võimaldab selle rakendamise tähtaegu mitte edasi lükata.

• Kunagi/võib-olla. See hõlmab juhtumeid, mille juurde võite teatud tingimustel naasta.

Ülevaade
Nimekirjade ja memode koostamine ei anna soovitud tulemust, kui te ei vaata üle nii tihti kui võimalik ja seda on soovitav teha iga päev. Sel juhul peaksite valima ülesande, mis on hetkel esmatähtis, ja asuma seda kohe ellu viima. Tööd ei soovitata alustada lihtsate tegevustega, vältides keerulisi. Seega muudate olukorda ainult raskemaks, kogudes kuhjaga rasket tööd. Optimaalne lahendus on ülesannete järjestikune täitmine.

Tegevused
David Alleni sõnul peaksite olema tähelepanelikum iga ülesande täitmise, mitte selle korralduse suhtes. Sel juhul on palju tõenäolisem, et tuuakse kõik lõpuni ilma keskelt katkestamata.

Tööriistad ja tehnikad, mis aitavad alustatu lõpule viia

• 43 kausta. See tehnika seisneb selles, et iga kuu tööpäeva jaoks loote endale eraldi kausta (kokku 31) pluss analoogselt aasta kuudega veel 12 kausta. Selle tulemusena saate 43 kausta, kuhu peaksite iga konkreetse päeva plaanid "salvestama".
• Tarkvara GTD jaoks. IN kaasaegne maailm tarkvara on asendamatu. Alleni metoodika järgi sisaldab see: digitaalset struktureerimist, ajurünnakut ja projektijuhtimise rakendusi. Praeguseks toetab GTD ideoloogiat enam kui 100 rakendust. Nende hulgas on programme, mis on kirjutatud erinevatele platvormidele ja seadmetele.

Selles artiklis on GTD põhimõtted ära toodud väga lühidalt, see ei asenda teie jaoks David Alleni raamatut. Artikkel on mõeldud ainult selleks, et äratada teie huvi sellise tõhusa meetodi vastu nagu GTD.

21. sajand on tehnika, lõputu jooksmise, kiirtoidu ja tähtaegade ajastu ning igaüks meist, olles varem või hiljem väsinud ringiratast nagu orav rattas, mõtleb lihtsale ja samas kuradima raskele küsimusele: kuidas kõike teha? Kuidas planeerida ja korraldada oma elu nii, et kõik olulised asjad tehtud saaks? Kuidas suurendada isiklikku efektiivsust? Leidsin võimaluse - gtd süsteem ehk kuidas asju korda teha.

Sellel teemal on filmitud tohutul hulgal videoid, kirjutatud tohutul hulgal raamatuid ja me püüame anda oma väikese, kuid loodetavasti kasuliku panuse.

Getting Things Done (GTD) planeerimissüsteem – mille poolest see erineb?

Planeerimise esimene ja põhiprintsiip selle süsteemi järgi on see, et inimene peab vabastama mõistuse igapäevaste ja jooksvate tegemiste, ideede, kuupäevade, kohtade ja muu elluviimiseks vajaliku info meeldejätmisest. Me kõik elame juba lõputus stressis, kardame midagi tegemata jätta, unustada, hiljaks jääda, eksida. Seetõttu teeme ettepaneku vabastada end osast vastutusest ja alustada päevikut. Seal tuleks salvestada kogu vajalik teave. Paberile (telefoni, diktofoni vms) kirja pannes ei kao see kuhugi, ei unune ja kui see on ka korralikult üles ehitatud, siis saab päevikust Sulle elus asendamatu abiline.

Lisaks, kui teil on päevik, siis ei keskendu teie aju ülesannete meeldejätmisele, vaid nende täitmisele. Te ei mõtle mitte sellele, mida on vaja teha, vaid kuidas, ja see tõstab juba oluliselt teie efektiivsust ja annab teile võimaluse prioriseerida.

Kuidas päevikut pidada?

Proovime kaaluda kolme põhisammast, millel olemus toetub:

• tööprotsesside juhtimine;
• kuuetasemeline ülevaatemudel;
• loomulik planeerimisviis.

Töövoo juhtimine

Selle mudeli võib jagada ka eraldi punktideks:

1. kogumine;
2. ravi;
3. organisatsioon;
4. ülevaade;
5. toimingud.

Niipea, kui ilmub uus teave – tööreisi aeg, olulise kohtumise kuupäev, päeva ülesannete nimekiri, huvitav idee vms – võtad selle kätte ja kirjutad üles. Hästi! Nüüd ei pea teie aju seda enam pidevalt pinnal hoidma, et mitte unustada. Teie päevik hakkab tööle!

Et teave metsikusse kaduma ei läheks, valige selle jaoks teatud lehed. Neid hakatakse kutsuma postkastiks – teabe salvestamise kohaks.

Et infole jälile ei pääseks, tuleb seda pidevalt töödelda: jälgida, rohkem ja vähem tähtsatele laiali jagada, prioriseerida, määrata ise, mida ja mis järjekorras vastavalt juhtumite olulisusele ja algusele teha tuleb. nende rakendamise tähtaegadest. Peate seda tegema vähemalt kord nädalas.

Töövoo korraldamiseks peate kõik oma ülesanded loenditesse jagama:

1. järgmised toimingud;
2. projektid;
3. hilinenud;
4. Võib-olla üks päev.

Tegelikult on see prioriteedi järgi jaotus. Kui kõik on lahus, saate keskenduda sellele, mida konkreetsel ajahetkel vajate, mitte raisata aega ja energiat sellele, mida saab hiljem teha.

Vaata mudelit

See üksus on töötlemisega lahutamatult seotud. Ainult siis, kui töötlemine on globaalsem protsess, siis on ülevaatamine igapäevane töö, mis ei puuduta kogu ülesandeloendit, vaid ainult “järgmisi tegevusi”, mis tuleb enne ära teha.

Kuid loomulikult on meie töövoo juhtimisel kõige olulisem otsetegude tegemine ehk plaanitu elluviimine. Püüdke mitte lasta end välistest stiimulitest segada ja kulutada maksimaalselt aega vajalike ülesannete otsesele füüsilisele täitmisele.

Selle mudeli olemus on samuti väga lihtne - jaotage kõik oma ülesanded selgelt vastavalt ajavahemikele, mille jooksul need tuleb täita:

• jooksvad asjad;
• jooksvad projektid;
• peamiste kohustuste ulatus;
• järgmised 1-4 aastat;
• järgmised 5 aastat;
• elu.

Siin on mõned näited, et seda oleks lihtsam mõista. Jooksvad asjad on need igapäevased mured, millest ei saa mööda vaadata: töö, majapidamistööd, koosolekud. Praegused projektid on need, mille kallal te praegu töötate. Kas otsustasite suveks kaalust alla võtta? Suurepärane mõte! Kas sa kirjutad raamatut? See on ka käimasolev projekt! ? Suurepärane stiimul! Tööülesannete ulatus on see, mida peate täitma vastavalt oma sotsiaalsele rollile: ettevõtte töötaja roll, naise, ema roll jne.

Lähiaastad ei ole reeglina juhtumite loetelu, vaid projektid või ideed ja eesmärgid: langevarjuhüpped, Itaaliasse puhkusele minek, 100 raamatu läbilugemine. Viieaastane perspektiiv on sama, ainult pikem perspektiiv. Elu on kõige globaalsem ja keerulisem punkt, siin saate sisestada peamised elueesmärgid ja unistused. Näiteks teha ümbermaailmareis – miks mitte elu unistus?

Loomulik planeerimismeetod

• peamiste eesmärkide ja põhimõtete määratlemine;
• nägemus vajalikest tulemustest;
• ajurünnak;
• organisatsiooniline protsess;
• järgmise konkreetse tegevuse määramine.

Niisiis, peate õppima inglise keelt. Me määratleme selle eesmärgina. Miks sa seda vajad? Reisimiseks, tööks, lemmikautori raamatute originaalis lugemiseks, üldiseks arenguks. Sellest lähtuvalt järgige soovitud tulemusi - näiteks peate teadma piisavalt inglise keelt, et lugeda Shakespeare'i originaalis.

Ajurünnak seisneb selle tulemuse saavutamiseks vajalike viiside leidmises. Mida sa tegema pead? Registreeruge kursustele inglise keeles, palgake juhendaja, tutvuge õpitava keele emakeele kõnelejaga ja alustage suhtlemist, vaadake ingliskeelseid originaalfilme ja kuulake ingliskeelseid laule. Suurepärane, meetodid on määratletud.

Nüüd tuleb need korrastada ehk oma ülesannete nimekirjadesse valada, koostada ajakava, millal kursustele lähed ja millal juhendajaga või iseseisvalt õppida, mille kaudu sotsiaalvõrgustik vestlete uue inglise keelt kõneleva sõbraga jne.

Viimane punkt on konkreetsed tegevused. Määrake, kust peaksite alustama, ja - minge edasi, vallutage uusi kõrgusi!

Rakendused

Nagu artikli alguses juba mainitud, elame 21. sajandil, tehnoloogiaajastul, mistõttu on patt neid äri ja oma elu planeerimisel mitte kasutada. Muidugi võite pidada tavalist paberpäevikut. Tegelikult on Getting Things Done süsteemi järgi see isegi eelistatav, sest siis ei pea sind segama saabuvad teaded, sõnumid ja kõned.

Kui aga uus vidin on teie käes mugavam, pakume teile telefoni jaoks kasulikke rakendusi:

• HabitBull on harjumusi tugevdav rakendus. On teada, et harjumuse kujundamiseks on vaja mitte kõrvale kalduda mõne toimingu sooritamisest vähemalt 30 päeva jooksul. Selleks on rakendus loodud – see aitab sul mitte unustada ja iga päev oma plaane ellu viia. Harjumus loetakse kinnistunuks, kui seda on tehtud 30 päeva järjest;
• aTimeLogger on taimer, mis aitab teil jälgida, kui palju aega ja millele kulutasite. Väga kasulik, kui proovite aru saada, kuhu kell läheb;
• Noon Pacific on minimalistlik ülesannete planeerija.

Kastid lehtedega

Lisaks traditsioonilisele päevikule võib sul olla mitu lahtrit voldikutega, kuhu panete kirja kõik oma tegemised, ülesanded, projektid ja eesmärgid. Et mitte sattuda nendes paberitükkides segadusse, korraldage see järgmiselt:

1. võtke mitmevärvilised lehed, näiteks kleebised, ja määrake iga värvi jaoks oma eluala, näiteks: kirjutage roosadele isiklikud asjad, sinistele töötajad, rohelistele majapidamised jne. .;
2. vajate ka mitut kasti: ühte kiireloomuliste juhtumite jaoks, teist pooleliolevate projektide jaoks ja nii edasi (kasutage töövoo loendit ja kuuetasemelist süsteemi).

Selline huvitav ja loominguline viis mitte ainult ei aita teil asju tõhusalt planeerida, vaid ka rõõmustab teid.

Paned nendele lehtedele kirja kõik sissetulevad juhtumid, mõtted, et sul on vaja midagi teha, siis näiteks kord nädalas vaatad lehed üle ja sorteerid põhimõttel:

1. Kui saad sellega 2 minutiga midagi teha, siis pane ühte hunnikusse. Pärast selle hunniku juhtumite sorteerimist teete seda kohe või nädala jooksul
2. Kui see võtab kaua aega, siis tehke plaan, st jagage see ülesanne väiksemateks osadeks, mille jaoks määrate ajaraami.
3. Kui see pole võimalik, siis visake see prügikasti või määrake ümber või pange see eraldi kasti - tulevikuplaanid

Täpsem otsustusalgoritm pildil

Soovitan videot, mis kirjeldab selgelt mõttekäiku

Ühendage asjade tegemine Bullet Journaliga

Meie elu on paindlik ja ettearvamatu asi ning igal päeval võib juhtuda midagi, mis su praeguseid eesmärke ja eesmärke totaalselt muudab: planeerimata kohtumine, ootamatu haigus vms.. Samas on planeeritud, kuid tegemata asjad kohutavalt tüütud ja demotiveerivad. Nii et planeerige ainult seda, mida saate 100% täita.

Ja mis kõige tähtsam, pidage meeles, et teie edu sõltub ainult teist. Hoolitse enda ja oma tervise eest ning õpi prioriteete seadma. Lase oodata, mida saab edasi lükata. Keskenduge ainult sellele, mis on tõesti oluline. Meil on ainult üks elu ja me peame elama seda võimalikult tõhusalt ja huvitavalt.