Az elsődleges számviteli bizonylatok nyilvántartásának kérdése rendkívül fontos a gazdálkodó szervezetek számára. Hiszen különösen a törvénynek megfelelően elkészített dokumentumok igazolják az adózónál a jövedelemadó kiszámítása során felmerült kiadásokat, és igazolják az áfalevonás érvényességét is. Ezért az olyan dokumentumok felhasználása, amelyek formája nem felel meg a megállapított követelményeknek, hátrányos következményekkel járhat a gazdálkodó szervezetek számára.
1. Elsődleges számviteli bizonylatok elkészítése
Az Art. 1. részével összhangban. Az N 402-FZ törvény 9. cikke értelmében a gazdasági élet minden tényét elsődleges számviteli bizonylatként állítják ki. Felhívjuk figyelmét, hogy 2013. január 1-ig az Art. (1) bekezdése szerint. A számvitelről szóló 1996. november 21-i N 129-FZ szövetségi törvény (a továbbiakban - N 129-FZ törvény) 9. cikke értelmében ezt a dokumentumot minden egyes üzleti tranzakcióhoz készítették. A „gazdasági tranzakció” és a „gazdasági élet ténye” fogalma azonban nem azonos.
A gazdasági élet ténye olyan ügylet, esemény, művelet, amely hatással van vagy képes hatással lenni a gazdálkodó szervezet pénzügyi helyzetére, tevékenységének pénzügyi eredményére és (vagy) pénzforgalmára (Tvt. 3. § 8. N 402-FZ). Az N 129-FZ törvény nem határozta meg az „üzleti műveletek” fogalmát, hanem az Art. (2) bekezdéséből. E törvény 1. §-a alapján a szervezetek által tevékenységük során végzett minden tevékenységet ilyennek kell elismerni.
Így az N 402-FZ törvényben szereplő „gazdasági élet ténye” fogalma tágabb, mint az N 129-FZ törvényben használt „gazdasági ügylet” fogalma. És itt felmerül a fő kérdés, amely aggasztja a szakembereket: a gazdasági élet milyen tényeit állíthatják ki a szervezet által önállóan kidolgozott nyomtatványok szerint elkészített elsődleges számviteli bizonylatok, és mikor marad kötelező az egységes nyomtatványok használata? Végül is az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának határozatait, amelyek jóváhagyták az elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáit, nem törölték.
2. Az elsődleges számviteli bizonylatok saját nyomtatványai
Az Art. 4. része szerint Az N 402-FZ törvény 9. cikke értelmében a szervezet által használt elsődleges számviteli bizonylatok formáit (kivéve a közszféra szervezeteit) a szervezet vezetőjének kell jóváhagynia. Ugyanakkor a meghatározott törvény nem írja elő az egységes nyomtatványok kötelező használatát. Emlékezzünk vissza, hogy 2013. január 1-jéig az elsődleges bizonylatok önállóan kidolgozott formáit csak akkor lehetett használni, ha a szükséges űrlap nem állt rendelkezésre az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak albumaiban (N 129-FZ törvény 9. cikkének 2. szakasza). . Megjegyezzük azonban, hogy a nem egységes formanyomtatványok szerinti elsődleges dokumentumok összeállítása során is sikerült az adózóknak megvédeni a költségelszámolás jogosságát (bővebben lásd a Jövedelemadó-vitatott helyzetek enciklopédiáját).
Az elsődleges számviteli bizonylatok saját nyomtatványainak kidolgozásakor egyes részletek hozzáadásával vagy eltávolításával egységes nyomtatványokat vehet alapul. Ezenkívül célszerű a GOST R 6.30-2003 "Szervezeti és adminisztratív dokumentáció. Követelmények a papírmunkához" szabványt használni.
A fejlesztés során szem előtt kell tartani, hogy az elsődleges számviteli bizonylatnak feltétlenül tartalmaznia kell az Art. 2. részében felsorolt adatokat. Az N 402-FZ törvény 9. cikke:
A dokumentum megnevezése és elkészítésének dátuma;
A dokumentumot összeállító gazdálkodó szervezet neve;
A gazdasági élet tényének természetes és (vagy) pénzbeli mérésének értéke a mértékegységek megjelölésével;
Az ügyletet lebonyolító és a lebonyolítás helyességéért felelős, illetve a rendezvény regisztrációjának helyességéért felelős személyek aláírása, vezetékneve (kezdőbetűvel), valamint beosztása.
Figyelembe kell venni, hogy az egyes elsődleges számviteli bizonylatok részletezése más szabályozással bővíthető. Például a fuvarlevél részleteire vonatkozó követelményeket az Oroszországi Közlekedési Minisztérium 2008. szeptember 18-i N 152 számú rendelete tartalmazza, amelyet az Art. 1. része alapján fogadtak el. A 2007.11.08.-i N 259-FZ „A közúti közlekedés és a városi földi elektromos közlekedés chartája” szövetségi törvény 6. cikke.
Amint már említettük, a szervezet vezetőjének jóvá kell hagynia az elsődleges számviteli bizonylatok alkalmazandó formáit (N 402-FZ törvény 9. cikkének 4. része).
Azt is meg kell jegyezni, hogy az elsődleges számviteli bizonylat elektronikus formában is elkészíthető (N 402-FZ törvény 9. cikkének 5. része). És mint ismeretes, az elektronikus dokumentumok cseréjéhez szükséges, hogy az elektronikus dokumentumforgalom résztvevői kompatibilis dokumentumformátumokkal rendelkezzenek. Ennek megfelelően a saját dokumentumformák és azok formátumainak kialakítása során nehéz lesz az elektronikus dokumentumkezelés megvalósítása. Vegye figyelembe, hogy az egységes nyomtatványok alapján az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat 2012. március 21-i rendelete N MMV-7-6 / [e-mail védett] jóváhagyásra kerültek a széles körben használt dokumentumok ajánlott formátumai: a fuvarlevél (TORG-12) és a munkák (szolgáltatások) átvételi és átadási okirata. Elektronikus formában ezek a dokumentumok átadhatók az adóhatóságnak (jövedelemadó-számítási célú kiadások igazolására és az ellenőrzés kérésére egyéb célokra) és a szerződő feleknek.
3. Az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formái
2013. január 1. óta az N 402-FZ törvényben nem kötelező az egységes nyomtatványok használata az elsődleges számviteli bizonylatok összeállításakor, de ezek használata sok gazdasági egységnél megszokott. Ezen túlmenően, az egységestől eltérő dokumentumformák önálló fejlesztése időt, speciális ismereteket és többletköltségeket igényel az új nyomtatványokhoz szükséges szoftverek beállításához, és az ilyen nyomtatványok használata nehézségeket okozhat mind a szervezeten belül, mind a partnerekkel való munkavégzés során.
Az N 402-FZ törvény nem tartalmaz tilalmat az egységes nyomtatványok használatára, ezért ezek továbbra is alkalmazhatók egy ilyen döntésnek a számviteli politikában történő jóváhagyásával vagy a vezető külön végzésével.
Ezenkívül meglehetősen kockázatos megtagadni az összes egységes űrlap használatát.
Az N PZ-10/2012-es tájékoztatóban Oroszország pénzügyminisztériuma megjegyezte, hogy a felhatalmazott szervek által az egyéb szövetségi törvényekkel összhangban és azok alapján megállapított elsődleges számviteli bizonylatok formái (például készpénzes bizonylatok) továbbra is kötelezőek.
Az Orosz Föderáció területén a Bank of Russia bankjegyekkel és érmékkel végzett készpénzes tranzakcióinak eljárásáról szóló rendelet (amelyet a Bank of Russia 2011. október 12-én hagyott jóvá, N 373-P) előírja a a következő egységes formák:
Bejövő és kimenő készpénzes utalványok (N KO-1 és KO-2 nyomtatványok);
- (N KO-4 forma);
A pénztáros által átvett és kiállított pénzeszközök elszámolási könyve (N KO-5 nyomtatvány);
Elszámolás és bérszámfejtés és bérszámfejtés (N T-49 és T-53 nyomtatvány).
Ezeket a nyomtatványokat az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1998. augusztus 18-i N 88, 2004. január 5-i N 1 rendelete hagyta jóvá.
Vegye figyelembe, hogy ezek nem mind egységes nyomtatványok, amelyek használata 2013-ban kötelező, annak ellenére, hogy szabadon kidolgozhatják a saját űrlapjaikat.
Ezen túlmenően, ha nem használják az egységes okmányformákat a munkaerő elszámolása és annak kifizetése során, az nemkívánatos következményekkel járhat a szervezetek számára. A különszám következő része ezen űrlapok alkalmazásának szentelődik.
Vannak más kötelező formái is az elsődleges dokumentumoknak. 4. részében foglalt követelmény azonban a 4. sz. Az N 402-FZ törvény 9. cikke, általános: a nyomtatványt a gazdálkodó szervezet vezetőjének kell jóváhagynia. Ezért a szabályozó hatóságokkal való nézeteltérések elkerülése érdekében jobb, ha az egységes formanyomtatványok használatát a vezető utasítására hagyja jóvá, vagy előírja a számviteli politikában.
4. Az elsődleges egységes formák használatának jellemzőiszámviteli bizonylatok a munkaerő elszámolására és annak kifizetésére
Különös figyelmet kell fordítani a munkaügyi kapcsolatok területén előforduló események (munkavállaló felvétele, szabadság kiadása stb.) egységes nyomtatványok használatára.
Rostrud szerint az N 402-FZ törvény hatálybalépését követően, azaz 2013. január 1-től a nem kormányzati szervezetek jogosultak az általuk kidolgozott elsődleges számviteli bizonylatok formáinak önálló használatára (február 14-i levél, 2013 N PG / 1487-6-1) .
Példaként Rostrud megemlíti a munkavállaló személyi igazolványát (N T-2 nyomtatvány), és megjegyzi, hogy az elsődleges számviteli bizonylatnak tartalmaznia kell az Art. 2. részében meghatározott összes kötelező adatot. Az N 402-FZ törvény 9. cikke. A munkavállaló személyi igazolványának formáját (N T-2 formanyomtatvány), valamint a munkaerő elszámolására és fizetésére vonatkozó elsődleges számviteli dokumentumok egyéb egységes formáit az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 01/05-i rendelete hagyta jóvá. /2004 N 1 határozat (a továbbiakban: N 1 határozat).
Ugyanakkor figyelembe kell venni, hogy a katonai nyilvántartások vezetésére szolgáló egységes formanyomtatvány használatára vonatkozó követelményeket a katonai nyilvántartásba vételről szóló rendelet (az Orosz Föderáció kormányának november 27-i rendeletével jóváhagyott) 27. pontja határozza meg. , 2006 N 719 a katonai szolgálatról és katonai szolgálatról szóló, 1998. március 28-i N 53-FZ szövetségi törvény 8. cikkének (6) bekezdésével összhangban).
Figyelembe véve az elsődleges dokumentumok feldolgozásának kérdését munkavállaló üzleti útra küldésekor, az orosz munkaügyi minisztérium a 2013. február 14-i 14-2-291 számú levelében megjegyezte, hogy a vonatkozó dokumentumokat (különösen az utazási igazolást) be kell nyújtani. számú határozattal jóváhagyott nyomtatványokon kell elkészíteni.
Oroszország Pénzügyminisztériuma az N PZ-10/2012 információban jelezte, hogy 2013. január 1-jétől a felhatalmazott szervek által az egyéb szövetségi törvényekkel összhangban és az ilyen törvények alapján megállapított elsődleges számviteli bizonylatok formái továbbra is kötelezőek. .
Ezen túlmenően meg kell jegyezni, hogy az elsődleges számviteli bizonylatokra vonatkozó követelmények az Art. Az N 402-FZ törvény 9. cikke csak részben alkalmazható a munkaügyi kapcsolatok terén történt események feldolgozására használt dokumentumokra. Tehát az Art. 5. részében Az N 402-FZ törvény 9. cikke lehetővé teszi az elsődleges számviteli bizonylat elektronikus formában történő összeállítását. Ugyanakkor az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve és más munkajogi normákat tartalmazó normatív jogi aktusok nem teszik lehetővé ezt a lehetőséget. Például a par. Az Orosz Föderáció kormányának 2008. október 13-i N 749 számú rendeletével jóváhagyott, az alkalmazottak üzleti utakra küldésének sajátosságairól szóló szabályzat 3. cikkének 26. pontja kifejezetten kimondja, hogy a munkavállalónak az üzleti úton végzett munkáról szóló jelentését be kell nyújtani. a munkáltatónak írásban. A munkaköri megbízás egységes formáit, a végrehajtásáról szóló beszámolót és az utazási igazolást is az 1. számú határozat tartalmazza.
A fentiekre tekintettel megállapítható, hogy a munka és annak kifizetése rögzítésére szolgáló, önállóan kidolgozott formanyomtatványokkal történő iratok elkészítése az ellenőrző hatóságok részéről igényt idézhet elő, mivel az új nyomtatvány esetleg nem veszi figyelembe (nem teljesen veszi figyelembe) a munkaügyi jogszabályok egy adott dokumentumra vonatkozó követelményei.
Például olyan oszlopokat kell tartalmaznia, amelyekben meg kell adni az elvégzett munkával kapcsolatos információkat, át kell helyezni egy másik állandó munkakörbe és el kell bocsátani (a munkakönyvek vezetésére és tárolására, a munkafüzet-űrlapok elkészítésére és a munkáltatók rendelkezésére bocsátására vonatkozó szabályok 12. pontja, jóváhagyta az Orosz Föderáció kormányának 2003.04.16-i N 225 rendelete). Ugyanakkor ez az információ nem szerepel az Art. 2. részében megadott listán. Az N 402-FZ törvény 9. cikke.
Így a munkaerő elszámolására és annak kifizetésére vonatkozó dokumentumok elkészítése tekintetében jelenleg célszerűbb a szervezetek számára az 1. számú határozattal jóváhagyott egységes nyomtatványok használata. cikk 4. részével. Az N 402-FZ törvény 9. cikkét a szervezet vezetőjének külön rendeletével vagy a számviteli politika mellékletével kell jóváhagyni.
Milyen dokumentumok tartoznak az elsődlegeshez, azt minden könyvelőnek tudnia kell. Ez annak köszönhető, hogy ez a dokumentáció a könyvelés alapja. Bizonyítják a gazdasági jellegű műveletek végrehajtásának tényét. A könyvelés területén kezdő szakembernek ki kell találnia, hogy mi ez, miért van szükség elsődleges dokumentumokra, hogyan kell összeállítani és tárolni. Ellenkező esetben a szabályozó hatóságokkal kapcsolatos problémák nem kerülhetők el.
A jogi személyek és egyéni vállalkozók csak meghatározott elsődleges dokumentáció alapján utalhatnak át pénzeszközöket egymásnak. Feltételezhető, hogy az elsődleges összeállításra még az üzleti ügylet megtörténte előtt kerül sor, azonban a jogszabály nem zárja ki az ügylet teljesítésének elkészítését, ennek azonban alapos okoknak kell lenniük.
Mind az elsődleges, mind a konszolidált számviteli bizonylatoknak tartalmazniuk kell a részleteket: a nyomtatvány neve; a kiállítás dátuma és helye; az azt készítő cég teljes neve; milyen számlákat használnak a pénzeszközök átutalására; a felelős tisztviselő teljes neve stb.
Mire kellenek
Az elsődleges bizonylatok (PD) a számvitel kötelező elemei. Ezeket az üzleti tranzakciók során állítják össze, és bizonyítékul szolgálnak arra, hogy az ilyen tranzakciók megtörténtek. Egy ügylet lebonyolítása során eltérő számú elsődleges iratról lehet szó: ez a lebonyolítás sajátosságaitól függ.
A tranzakció során végrehajtandó műveletek listája:
- Szerződés aláírása a címzettel. Ha ez végleges, akkor több tranzakcióra is köthet egy szerződést, azonban ebben az esetben azonnal meg kell beszélni a munkavégzés feltételeit, az elszámolási műveletek sorrendjét és egyéb árnyalatokat.
- Számlák kiállítása fizetésről.
- Közvetlen fizetés, melynek igazolása készpénzes átvételi elismervény (vagy adásvételi bizonylat), ha készpénzes fizetésről van szó, vagy fizetés, ha a pénz átutalással történik.
- Az áru kiszállításakor a vállalkozó átadja a számlát a megrendelőnek.
- A teljes körű szolgáltatásnyújtás után a vállalkozónak teljesítési igazolást kell átvennie a megrendelőtől
Meglévő fajok
A PD-elszámolásnak 6 fő típusa van, amelyeket leggyakrabban használnak különféle tranzakciókban:
| a szerződés | A szerződés rögzíti az ügyletben részt vevő felek jogait és kötelezettségeit. A szerződés szolgáltatásnyújtásra vagy áru értékesítésére is köthető. A Ptk. nem zárja ki a szóbeli szerződéskötés lehetőségét, de nem szabad elfelejteni, hogy csak a két fél által aláírt okirat védheti meg a károsult jogait és érdekeit az igazságszolgáltatás előtt bármilyen probléma esetén, ideértve a nem is. a másik fél kötelezettségeinek teljesítése. |
| Számla ajánlat |
|
| Fizetési dokumentáció | Ez annak a ténynek a megerősítése, hogy az ügyfél kifizette a gyártó által kiállított számlát. Különféle típusú dokumentumok léteznek: fizetési felszólítások, megbízások és csekkek, szigorú jelentési űrlapok. |
| Csomagolási lista |
|
| törvény a munkavégzésről vagy a szolgáltatásnyújtásról | Kétoldalas dokumentum. Nemcsak az elvégzett munka tényét igazolja, hanem a termékért vagy szolgáltatásért fizetett árat is. Ez a papír egyben bizonyítékul szolgál arra is, hogy a felek egymás iránti kötelezettségeiket maradéktalanul teljesítették, és nincs kölcsönös követelésük. |
| Számla | Fontos dokumentum, melynek segítségével megalapozzák a levonásra benyújtott ÁFA összegek elfogadását. Nyilvánvalóan ez a dokumentum nagyon fontos azoknak a struktúráknak, amelyek ÁFA-fizetők. |
Elsődleges számviteli bizonylatok listája
Tehát az elsődleges számviteli dokumentáció listája így néz ki:
| Szerződés | Az ügyféllel írásban köt. Fontos elmondani, hogy a törvény nem tiltja az ilyen szerződés szóbeli formáját, azonban a felek gyakran inkább papíron rögzítik a megállapodásban foglalt jogokat és kötelezettségeket. |
| Jelölje be | Tartalmazza a fizetéshez szükséges adatokat és a megvásárolt áruk nevét. |
| Csekk (áru vagy készpénz) vagy szigorú jelentési űrlap | Készpénzes fizetés esetén adják ki. Készpénz nélküli fizetés esetén a termék vagy szolgáltatás vásárlója fizetési bizonylattal rendelkezik, amelyet a banki struktúra igazol. |
| számla | Kiállítva az áru kiszállításakor. |
| Szolgáltatásnyújtás vagy munkavégzés | Ezt a szolgáltatás teljes körű teljesítése után nyújtják. |
Az "elsődleges számviteli bizonylat" fogalmának meghatározását az orosz adótörvény 60-1. cikke adja: az elsődleges dokumentumok dokumentált bizonyítékok arra vonatkozóan, hogy egy tranzakciót befejeztek, vagy olyan esemény történt, amely feljogosítja a végrehajtására. Az ilyen dokumentumok lehetnek papír formájúak vagy elektronikusak. A könyvelés ilyen dokumentáció alapján történik.
A 60-2. cikk meghatározza az ilyen dokumentumok formáit és a végrehajtásukhoz szükséges követelményeket.
Egy másik normatív aktus, amely meghatározza az elsődleges dokumentációt, valamint meghatározza annak formáit, a számviteli és pénzügyi beszámolási törvény.
Oroszország olyan ország, ahol a számviteli és adózási jogszabályok rendszeresen változnak. Tekintettel arra, hogy a nyomtatványok módosíthatók, kiegészíthetők, nyomon kell követni, hogy milyen változtatásokat hagynak jóvá a különböző kormányzati szervek, így a Pénzügyminisztérium is. Így például 2019 elején jóváhagyták a számviteli kimutatás formáját, amelynek korábban tetszőleges formája volt.
A közigazgatási szabálysértési kódex számos szankciót ír elő az elsődleges dokumentumok szervezeten belüli hiányára, ezeket a kódex 276. cikke határozza meg.
Általános használati utasítás
A PD az alapja bizonyos tranzakciók elszámolásának és a könyvelési nyilvántartásba való bejegyzésének. Az ilyen dokumentum írásos bizonyítékként szolgál az üzleti tranzakció befejezésének tényére.
Azokat az elsődleges számviteli bizonylatokat, amelyek nyomtatványai hivatalosan nem engedélyezettek, a szervezet vezetője hagyja jóvá, megfelelő megbízással. Tartalmazniuk kell a törvény által előírt összes kötelező adatot.
Az ilyen dokumentációt papír alapon kell elkészíteni, és azt a dokumentumot készítő személy aláírásával kell alátámasztani. Elektronikus dokumentum használata esetén azt elektronikus aláírással kell aláírni.
A PD egységes formái nem szigorúak a használathoz. Kivételt képeznek a készpénzes dokumentumok, amelyeket felhatalmazott struktúrák hagynak jóvá.
A PD űrlapnak a következő kötelező adatokat kell tartalmaznia:
- A dokumentum címe;
- a művelet pontos dátuma;
- mi a gazdasági művelet fizikai és értékben;
- a dokumentumot alkotó szerkezet neve;
- információk azokról a személyekről, akik felelősek a dokumentum helyes végrehajtásáért.
Az ilyen dokumentumok a következő csoportokba sorolhatók:
- bérszámfejtés;
- készpénzes tranzakciók könyvelése;
- befektetett eszközök könyvelése;
- építési és javítási munkák elszámolása.
Kitöltési szabályok
A jelentési dokumentumokat szépen és egyértelműen kell elkészíteni.
Alapszabályok:
- golyóstoll és tinta használata megengedett, számítógép és írógép használható;
- az ilyen dokumentációt akkor kell elkészíteni, amikor a tranzakciót csak tervezik;
- a műveletet követően szabad dokumentumokat készíteni, ha ennek objektív okai vannak;
- a dokumentum minden lehetséges részletet tükröz;
- információ hiányában kötőjelet is tehet.
2019-ben szabványos nyomtatványokat használnak a PD elkészítéséhez. A dokumentumokat külső és belső részekre osztják.
Az első szervezet kívülről kap: állami intézményektől, felsőbb szervezetektől, banki struktúráktól, adóhatóságoktól stb. Példák külső dokumentumokra: számlák, fizetési megbízások vagy követelések. Ami a belső dokumentumokat illeti, azokat közvetlenül a szervezetben készítik.
Ha a dokumentumot hibásan töltik ki, a szervezet nehézségekbe ütközik az adóalap meghatározása során, és ez nézeteltérésekhez vezethet az adószolgálattal.
Tartalmi javítás
Előfordul, hogy még egy tapasztalt könyvelő is hibázik, aki többször is elkészített egy dokumentumot. Javítása csak akkor lehetséges, ha a bizonylat nem szerepelt a könyvelésben, vagyis nem került végrehajtásra. Emlékeztetni kell arra, hogy a korrekciók ütéssel történő végrehajtása elfogadhatatlan.
Csak a következő három módszer használható:
- kiegészítő bejegyzés;
- visszafordítási módszer;
- korrekciós módszer.
Ez utóbbit abban az esetben alkalmazzák, ha a számviteli nyilvántartásban hiba történt, míg a számlák megfeleltetésére nem. Ezt a módszert célszerű a mérleg elkészítése előtt alkalmazni. Ebben az esetben vékony vonallal kell áthúzni a rossz számot vagy egyéb jelet, amely mellett a helyes értéket kell feltüntetni. Az oldalán tüntesse fel a „hitre javítva”, és tegye a dátumot és az aláírást.
Egy további bejegyzés helyénvaló lenne, ha a végrehajtott művelet összegét alábecsülték.
A visszafordítási módszer magában foglalja a hibás bejegyzés negatív számmal történő javítását. Piros tintával jelzi a rossz figurát, azonnal megtörténik a helyes bevitel, ami a szokásos színnel történik.
Pontosítások a megbékélés aktusáról
Az egyeztető cselekmények jogilag nem kapcsolódnak elsődleges dokumentumokhoz, ezért nem szabályozzák őket szabályozó dokumentumok. Megjelenik a jogi személy státusszal rendelkező társaságok, illetve egyéni vállalkozók között meghatározott időszakra megkötött elszámolások.
Az ilyen típusú dokumentumokat a könyvelők kezdeményezésére használják, mivel segítségével számos vitatott kérdés megoldható, ami védi a szervezet érdekeit.
Milyen esetekben fontos a megbékélési okirat elkészítése:
- ha az eladó széles áruválasztékkal rendelkezik;
- halasztott fizetések engedélyezése esetén;
- ha a termék ára magas;
- ha a felek között rendszeres jellegű kapcsolat áll fenn.
Ez a dokumentum a felek közötti vita esetén használható fel a bíróságon.
Szavatossági idő
Az elsődleges dokumentáció tárolására vonatkozó rendelkezést jogszabályi szinten rögzítik.
A különböző típusú dokumentumok eltérő tárolási feltételekkel rendelkeznek:
| Egy év leforgása alatt | Levelezést kell folytatni a szabályozó hatóságokkal a jelentési dokumentáció benyújtásának feltételeiről. |
| Legalább 5 év | A készpénzes dokumentumokat és papírokat, például a negyedéves mérleget, a szervezet negyedévre vonatkozó magyarázó megjegyzéssel ellátott jelentését tárolják; negyedéves mérleg elfogadásáról szóló ülés jegyzőkönyve; elsődleges dokumentáció és pénztárkönyv; rendszeres és nem rendszeres számvitelre vonatkozó dokumentumok és mások. |
| Legalább 10 év | Meg kell őrizni az éves mérleget, leltári jegyzéket, átadási mérleget, szétválást, végelszámolást és egyéb dokumentumokat. |
| Legalább 75 éves | Minden alkalmazott személyes számlája és bérszámfejtési lapja mentésre kerül. |
Minden üzleti ügyletet elsődleges bizonylatok lebonyolításával kell lebonyolítani, amelyek alapján a könyvelést vezetik.
A számviteli dokumentumokat különféle kritériumok szerint osztályozzák:
bejelentkezés alapján;
a bennük tükröződő tranzakciók volumenével;
felhasználás útján;
a rögzített tranzakciók száma szerint;
az összeállítás helyén;
töltési mód.
A cél szerinti számviteli dokumentumok csoportokra oszthatók:
NAK NEK szervezeti-vezetői dokumentumok közé tartoznak a megbízások, parancsok, utasítások, meghatalmazások stb. Ezek a dokumentumok megbízást, engedélyt, utasítást vagy üzleti tranzakció lebonyolítására vonatkozó jogot tartalmaznak. Az ezekben a dokumentumokban szereplő információk nem kerülnek be a számviteli nyilvántartásokba, mivel nem tükrözik a tranzakció tényét.
NAK NEK felmentés(végrehajtó) dokumentumok közé tartoznak a számlák, követelmények, átvételi megbízások, átvételi igazolások stb. Az igazoló dokumentumokat a tranzakció időpontjában állítják össze, tükrözve annak végrehajtását, és az elsődleges számviteli információ forrását vagy a számviteli folyamat első szakaszát jelentik. A bennük található információk bekerülnek a számviteli nyilvántartásokba.
Számos olyan dokumentum létezik, amely egyesíti a megengedő és a felmentő jelleget, az ilyen dokumentumokat ún kombinált(bérszámfejtés, kiadási pénztári utalvány).
Számviteli dokumentumok könyvelő tölti ki, hogy igazolja az egyéb okirati bizonyítékokkal nem rendelkező bejegyzéseket. Ezek különböző, támogató szerepet betöltő számítások, igazolások, amelyeket a számvitel munkájának megkönnyítése, gyorsítása érdekében állítanak össze (számviteli igazolás a hibás könyvelés visszavonására; a vállalkozási nyereség felosztása, általános termelés, általános üzlet, nem termelési költségek stb. .). Az ilyen dokumentumokból származó információk a számviteli nyilvántartásokba is bekerülnek.
Az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formái
A számvitelről szóló törvénnyel és az Orosz Föderáció kormányának 1997. július 8-i 835. számú, „Az elsődleges számviteli dokumentumokról” szóló rendeletével összhangban az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottsága, az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumával egyetértésben A Szövetség és az Orosz Föderáció Gazdasági Minisztériuma jóváhagyja az elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáinak albumait.
Az elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáinak használatát az Orosz Föderáció számviteli és jelentéstételi rendelete szabályozza.
Az elsődleges dokumentumokat akkor fogadják el a könyvelésre, ha azokat az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottsága által jóváhagyott egységes formanyomtatványok szerint állítják össze. A számviteli elsődleges bizonylatok formáinak egységesítése nagy jelentőséggel bír a számvitel fejlesztése szempontjából, mivel egységes követelményeket állapít meg és egységesít a szervezetek gazdasági tevékenységének dokumentálására, rendszerezi a számvitelt, kizárja a forgalomból az elavult és önkényes formákat, hozzájárul a gazdálkodás ésszerű szervezéséhez. könyvelés.
Az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság szükség szerint módosítja és kiegészíti az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáit, valamint gondoskodik az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak továbbfejlesztéséről.
Az egységes bizonylatok nyomtatványai a számviteli adatok gépesített feldolgozása körülményei között történő nyilvántartás vezetésére, valamint kézi feldolgozásra igazodnak A nyomtatványokon az ismétlődő részletek kizárva, a gépi feldolgozásra kerülő mutatók elhelyezkedési területei vastagítással körvonalazódnak. vonalak, az űrlapok formátumait a GOST 9327-60 - A3 ( 297 x 420) szerint használják; A4 (210 x 297); A5 (148 x 210) Az egységes nyomtatványok albumaiban feltüntetett nyomtatványok formátuma javasolt és változhat.
Mindegyik nyomtatványhoz az Össz-Union Vezetési Dokumentumok Osztályozója (OKUD) szerinti kódmegjelölés került, amely külön kellékként az űrlap jobb felső sarkában van elhelyezve.
Egységesített formában a szervezet szükség esetén további részleteket tud készíteni. Ugyanakkor az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság által jóváhagyott elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáinak minden részletét változatlanul kell hagyni, valamint a szerkezetükre és kialakításukra vonatkozó szabványok követelményeit. Az egyes részletek eltávolítása az egyesített űrlapokról nem megengedett. A bevezetett változtatásokat a szervezet vonatkozó szervezeti és adminisztratív dokumentumával kell formalizálni.
Azokat a dokumentumokat, amelyek formáját ezek az albumok nem írják elő, a vállalkozás számviteli politikájáról szóló végzésben kell jóváhagyni, és a következő kötelező adatokat kell tartalmazniuk:
a dokumentum (űrlap) neve;
űrlap kódja;
összeállítás dátuma;
üzleti tranzakciók mérői (fizikai és pénzbeli értelemben);
az üzleti ügyletek lebonyolításáért és lebonyolításának helyességéért felelős személyek beosztásának megnevezését;
személyes aláírások és azok átiratai.
Az ilyen dokumentumok formanyomtatványai a szervezet adott évre vonatkozó számviteli politikájának külön mellékletét képezhetik, és a szervezet vezetőjének külön rendeletével (utasításával) hagyják jóvá.
Az elsődleges számviteli bizonylatok mind a számviteli kérdésekben, mind az adókötelezettségek összegének megállapításánál fontosak. Az elsődleges számviteli bizonylatok összeállításáért felelős céges szakember számára fontos, hogy az ilyen bizonylatok tartalmát és formáit egyértelműen megértse, valamint ismerje a számviteli nyilvántartások vezetésének sajátosságait.
Az elsődleges bizonylat szerepe a számvitelben
Az elsődleges dokumentumok azok a dokumentumok, amelyek segítségével a társaság elkészíti a vállalkozásnál bekövetkezett gazdasági eseményeket (a számviteli törvény 2011.12.06. 402-FZ. sz. 9. cikkelyének 1. cikkelye).
Az első dolog, amit minden szervezet könyvelőinek egyértelműen meg kell érteniük, hogy ma nincs olyan konkrét lista az elsődleges számviteli dokumentumok formáiról, amelyek mindenki számára kötelezőek. Bármely cég maga határozza meg az elsődleges dokumentumok formáit, az alkalmazás céljától függően.
Az ilyen dokumentumok esetében azonban a kötelező adatok listája jogilag meghatározott (a 402-FZ törvény 9. cikkének 2. cikkelye).
FONTOS! A számvitelben használt űrlapokat szükségszerűen rögzíteni kell a szervezet számviteli politikájában (PBU 21/2008 4. záradék, az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma 2008.10.06. 106n számú rendeletével jóváhagyva).
A lehetséges elsődleges számviteli bizonylatok listája
Az elsődleges számviteli bizonylatok listája 2018-2019-ben a következő lehet:
- Csomagolási lista. Ez egy olyan dokumentum, amely az átvitt készletelemek listáját tükrözi. A számla 2 példányban készül, és olyan információkat tartalmaz, amelyek utólag a számlán is megjelennek. A fuvarlevelet az ügyletben részt vevő mindkét fél képviselője írja alá, és pecséttel hitelesíti (amennyiben a cég gyakorlatában alkalmazza).
- Átvételi jegyzőkönyv. Egyes munkák (szolgáltatások) elvégzésekor állítják össze annak igazolására, hogy a munka eredménye megfelel a szerződés eredeti követelményeinek.
Lásd egy példát egy ilyen cselekedetre.
- A személyzettel díjazás fejében történő elszámolás elsődleges dokumentumai (például bérszámfejtési nyilatkozatok).
Ha többet szeretne megtudni ezekről az állításokról, tekintse meg a cikket "T 49 bérszámfejtési minta kitöltése" .
- Az operációs rendszer objektumainak jelenlétével kapcsolatos dokumentumok - itt a vállalat ilyen dokumentációt készíthet az elsődleges számviteli bizonylatok listájából:
- Az állóeszközök OS-1 formájában történő átvételének és átadásának aktusa - olyan tárgy átvétele vagy elidegenítése után, amely nem kapcsolódik épületekhez vagy építményekhez.
Erről az aktusról további információkat az anyagban talál "OS-1 számú egységes űrlap – Az operációs rendszer elfogadásának és átadásának okmánya" .
- Ha az OS objektum egy épület vagy építmény, akkor annak átvételét vagy selejtezését egy OS-1a formátumú aktus dokumentálja.
További részletekért lásd a cikket "OS-1a számú egységes nyomtatvány - nyomtatvány és minta" .
- Az operációs rendszer objektumának leírását egy OS-4 formában lévő aktus formalizálja.
További részletekért lásd az anyagot. "OS-4 számú egységes űrlap – törvény az operációs rendszer objektumának leállításáról" .
- Amennyiben a leltározás tényének dokumentálása szükséges, a tárgyi eszközök leltári jegyzéke INV-1 nyomtatványon kerül összeállításra.
Az ilyen elsődleges dokumentummal kapcsolatos további információkért lásd a cikket "INV-1 számú egységes nyomtatvány - nyomtatvány és minta" .
- Ha a leltározás immateriális javakra vonatkozóan történt, akkor a leltárt INV-1a formában kell elkészíteni.
Lásd ezt az anyagban "INV-1a számú egységes nyomtatvány - nyomtatvány és minta" .
- Az elsődleges bizonylatok külön csoportját képezik a pénztárbizonylatok. Ezek közé tartozik különösen a 2018-2019 közötti időszakra vonatkozó elsődleges számviteli bizonylatok listája:
- Bejövő készpénzes megbízás.
Az összeállításáról bővebben a cikkben olvashat "Hogyan kell kitölteni a pénztárbizonylatot (PKO)?" .
- Számla készpénzes utalvány.
- Fizetési felszólítás.
Olvassa el a dokumentum kiadásának szabályait.
- előzetes jelentés.
- A kölcsönös követelések beszámításának aktusa.
Olvassa el a jelen dokumentum alkalmazásának jellemzőit.
- Számviteli információk.
Kialakításának elveit lásd a "Számviteli igazolás hibajavításhoz - minta" című anyagban.
A fenti lista nem meríti ki a számvitel során használt elsődleges bizonylatok teljes körét, és az egyes szervezeteknél végzett könyvelés jellemzőitől függően bővíthető.
FONTOS! Ezek nem elsődleges számviteli bizonylatok a 2018-2019-es listáról - a listát fent javasoltuk:
- Szerződés. Ez egy olyan dokumentum, amely meghatározza az ügyletben részt vevő felek jogait, kötelezettségeit és felelősségét, az elszámolás feltételeit és menetét, különleges feltételeket stb. Adatait a partnerekkel történő elszámolások elemzésének elszámolása során használják fel, de igen nem generál számviteli tranzakciókat.
- Jelölje be. Ez a dokumentum azt az összeget tükrözi, amelyet a vevő a szállító feltételeinek elfogadásával fizetni vállal. A számla további információkat tartalmazhat az ügylet feltételeiről (feltételek, fizetési és szállítási eljárások stb.), azaz kiegészíti a szerződést.
- Számla. Ezt a dokumentumot adózási célból állították össze, mivel ennek alapján a vevők levonják a szállítók által bemutatott áfát (az Orosz Föderáció adótörvényének 169. cikkének 1. szakasza). Így egy bizonyos tranzakciót jellemző egyéb dokumentumok hiányában lehetetlen lesz ennek a tranzakciónak a költségeit számlával igazolni (az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2007.06.25-i levelei: -08/31. sz. , A Kelet-Szibériai Kerület Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálatának 2006. április 19-i határozata, А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).
Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a listában felsorolt elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáit nem kötelező használni, mivel 2013 óta (a 402-FZ törvény elfogadása után) az ilyen nyomtatványok formái önállóan is kidolgozhatók. De a legtöbb esetben továbbra is használják őket. Ezért 2018-2019-ben továbbra is releváns az Állami Statisztikai Bizottság határozataiban szereplő elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak listája.
Milyen információknak kell tartalmazniuk az elsődleges dokumentumok formáit
Annak ellenére, hogy jelenleg nincs minden formanyomtatványhoz kötelező elsődleges dokumentum, a jogalkotó követelményeket támaszt az ilyen dokumentumok tartalmára vonatkozóan. Az egyes elsődleges dokumentumokban kötelezően feltüntetendő adatok listáját az Art. (2) bekezdése tartalmazza. 402-FZ törvény 9. §-a. Ezek különösen:
- a dokumentum neve;
- az ilyen dokumentum elkészítésének dátuma;
- a dokumentumot készítő személy adatai (a cég vagy egyéni vállalkozó neve);
- a gazdasági élet tényének lényege, amelyet ez a dokumentum formalizált;
- a megtörtént esemény pénzbeli, számszerű jellemzői, mérőszámai (például milyen mennyiségben, milyen mértékegységben és milyen összegért értékesítettek kereskedelmi termékeket a vásárlóknak);
- információk a rendezvényt lebonyolító felelős szakemberekről, valamint az ilyen szakemberek aláírásai.
Elsődleges bizonylatok és számviteli nyilvántartások
Hogyan osztályozhatók az elsődleges számviteli bizonylatok?
Ha az elsődleges dokumentumot maga a cég állította ki, akkor az akár a belső, akár a külső csoportba tartozhat. Az a dokumentum, amely a cégen belül készül, és hatályát az összeállító cégre is kiterjeszti, belső elsődleges dokumentum. Ha a dokumentumot kívülről érkezett (vagy a cég összeállította és kiállította) akkor ez külső elsődleges dokumentum lesz.
A társaság belső dokumentumai a következő kategóriákba sorolhatók:
- Az adminisztratív elsődleges dokumentumok azok, amelyekkel a társaság bármely szervezeti egységének vagy alkalmazottjának ad megbízást. Ebbe a kategóriába tartoznak a vállalati megrendelések, utasítások stb.
- Vezetői elsődleges dokumentumok. Ezekben a cég azt tükrözi, hogy egy bizonyos gazdasági esemény megtörtént.
- Számviteli dokumentumok. Segítségükkel a cég rendszerezi és összegzi az egyéb adminisztratív és alátámasztó dokumentumokban található információkat.
Miután az üzleti eseményt az elsődleges bizonylattal formálták, az eseményt a számviteli nyilvántartásokban kell feltüntetni. Valójában rendezett információk hordozói, az üzleti tranzakciók jelei és mutatói felhalmozódnak és eloszlanak bennük.
Megjelenésében a következő regiszterek különböztethetők meg:
- könyvek;
- kártyák;
- ingyenes lapok.
A nyilvántartás vezetésének módja alapján a következő csoportokat különböztetjük meg:
- Kronológiai regiszterek. Sorban rögzítik a megtörtént eseményeket - az elsőtől az utolsóig.
- Szisztematikus regiszterek. Ezekben a cég gazdasági tartalom szerint osztályozza a befejezett tranzakciókat (például pénztárkönyv).
- Kombinált regiszterek.
A nyilvántartásokban szereplő információtartalom kritériuma szerint a következőket különböztetjük meg:
- szintetikus regiszterek (például naplórendelés);
- elemző nyilvántartások (bérszámfejtés);
- kombinált nyilvántartások, amelyek keretében a cég szintetikus és analitikus könyvelést is végez.
A számviteli nyilvántartásokról bővebben a cikkben olvashat "Számviteli nyilvántartások (űrlapok, minták)" .
Eredmények
Jelenleg nincs kötelező minden formanyomtatvány és az elsődleges számviteli bizonylatok listája: bármely gazdálkodó szervezetnek joga van önállóan meghatározni az elsődleges bizonylatok formáit, amelyeket tevékenysége során használni fog.
Ugyanakkor a leggyakoribb elsődleges számviteli dokumentumok azok, amelyek az Állami Statisztikai Bizottság által jóváhagyott egységes nyomtatványok analógjai.
Az elsődleges bizonylat elkészítése után az információt át kell vinni a számviteli nyilvántartásba.
