Formy prvotných účtovných dokladov účtovníctva. Povinnosť jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie

Problematika evidencie prvotných účtovných dokladov je pre podnikateľské subjekty mimoriadne dôležitá. Doklady vyhotovené v súlade so zákonom totiž potvrdzujú najmä vynaložené výdavky daňovníka na účely výpočtu dane z príjmov a preukazujú aj opodstatnenosť uplatnenia odpočtov DPH. Preto používanie dokumentov, ktorých formy nespĺňajú stanovené požiadavky, môže viesť k nepriaznivým dôsledkom pre podnikateľské subjekty.

1. Zostavovanie prvotných účtovných dokladov

V súlade s časťou 1 čl. 9 zákona N 402-FZ sa každá skutočnosť hospodárskeho života vyhotovuje ako prvotný účtovný doklad. Upozorňujeme, že do 1. januára 2013 v súlade s odsekom 1 čl. 9 federálneho zákona z 21. novembra 1996 N 129-FZ „o účtovníctve“ (ďalej len zákon N 129-FZ) bol tento dokument vypracovaný pre každú obchodnú transakciu. Pojmy „ekonomická transakcia“ a „skutočnosť ekonomického života“ však nie sú totožné.

Skutočnosť ekonomického života je transakcia, udalosť, operácia, ktorá má alebo môže mať vplyv na finančnú situáciu ekonomického subjektu, finančný výsledok jeho činnosti a (alebo) peňažný tok (článok 8, článok 3 zákona). N 402-FZ). Zákon N 129-FZ nedefinoval pojem „obchodná činnosť“, ale z odseku 2 čl. 1 tohto zákona vyplývalo, že všetky operácie vykonávané organizáciami v rámci ich činnosti boli uznané ako také.

Pojem „skutočnosť hospodárskeho života“ obsiahnutý v zákone N 402-FZ je teda širší ako pojem „hospodárska transakcia“, ktorý bol použitý v zákone N 129-FZ. A tu vyvstáva hlavná otázka, ktorá znepokojuje odborníkov: aké skutočnosti ekonomického života možno vypracovať primárnymi účtovnými dokladmi, ktoré sú zostavené podľa formulárov nezávisle vyvinutých organizáciou, a kedy zostáva používanie jednotných formulárov povinné? Koniec koncov, uznesenia Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie, ktoré schválili jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie, neboli zrušené.

2. Vlastné formy prvotných účtovných dokladov

Podľa časti 4 čl. 9 zákona N 402-FZ formy prvotných účtovných dokladov používaných organizáciou (s výnimkou organizácií verejného sektora) musí schváliť vedúci organizácie. Tento zákon zároveň nevyžaduje povinné používanie jednotných formulárov. Pripomeňme, že do 1. januára 2013 bolo možné používať samostatne vypracované formuláre prvotných dokladov iba v prípade, že požadovaný formulár nebol dostupný v albumoch jednotných formulárov primárnej účtovnej dokumentácie (odst. 2, § 9 zákona N 129-FZ) . Podotýkame však, že aj pri zostavovaní prvotných dokladov nie podľa jednotných tlačív sa daňovníkom podarilo obhájiť oprávnenosť uznania výdavkov na súde (bližšie v Encyklopédii sporných situácií o dani z príjmov).

Pri vytváraní vlastných formulárov primárnych účtovných dokladov môžete použiť jednotné formuláre ako základ pridaním alebo odstránením niektorých detailov. Okrem toho je vhodné použiť GOST R 6.30-2003 "Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie."

Pri vypracovávaní treba mať na pamäti, že prvotný účtovný doklad musí nevyhnutne obsahovať náležitosti uvedené v 2. časti čl. 9 zákona N 402-FZ:

Názov a dátum prípravy dokumentu;

Názov hospodárskeho subjektu, ktorý dokument zostavil;

Hodnota prirodzeného a (alebo) peňažného merania skutočnosti ekonomického života s uvedením meracích jednotiek;

Podpisy, priezviská (s iniciálami), ako aj funkcie osôb, ktoré transakciu, operáciu vykonali a zodpovedajú za správnosť jej registrácie, prípadne osôb zodpovedných za správnosť registrácie udalosti.

Je potrebné mať na pamäti, že zoznam podrobností pre jednotlivé prvotné účtovné doklady je možné rozšíriť o ďalšie predpisy. Napríklad požiadavky na podrobnosti nákladného listu sú obsiahnuté v nariadení Ministerstva dopravy Ruska z 18. septembra 2008 N 152, prijatom podľa časti 1 čl. 6 spolkového zákona z 8.11.2007 N 259-FZ „Charta cestnej dopravy a mestskej pozemnej elektrickej dopravy“.

Ako už bolo uvedené, vedúci organizácie musí schváliť príslušné formy prvotných účtovných dokladov (časť 4 článku 9 zákona N 402-FZ).

Treba tiež poznamenať, že primárny účtovný doklad môže byť vyhotovený v elektronickej forme (časť 5 článku 9 zákona N 402-FZ). A ako viete, pre výmenu elektronických dokumentov je potrebné, aby účastníci elektronickej správy dokumentov mali kompatibilné formáty dokumentov. Preto pri vývoji vlastných foriem dokumentov a ich formátov bude ťažké implementovať elektronickú správu dokumentov. Upozorňujeme, že na základe zjednotených formulárov je nariadenie Federálnej daňovej služby Ruska z 21. marca 2012 N MMV-7-6 / [e-mail chránený] boli schválené odporúčané formáty pre široko používané dokumenty: nákladný list (TORG-12) a akt o prevzatí a dodaní prác (služieb). V elektronickej forme je možné tieto doklady odovzdať správcovi dane (na potvrdenie výdavkov na účely výpočtu dane z príjmov a na iné účely na požiadanie kontroly) a protistranám.

3. Jednotné formy prvotných účtovných dokladov

Od 1. januára 2013 nie je v zákone N 402-FZ povinnosť používať jednotné tlačivá pri zostavovaní prvotných účtovných dokladov, ale ich používanie je zaužívané u mnohých podnikateľských subjektov. Okrem toho nezávislý vývoj foriem dokumentov iných ako jednotných vyžaduje čas, špeciálne znalosti a dodatočné náklady na nastavenie softvéru pre nové formuláre a používanie takýchto formulárov môže spôsobiť ťažkosti pri práci v rámci organizácie aj s protistranami.

Zákon N 402-FZ neobsahuje zákaz používania jednotných tlačív, preto ich možno naďalej uplatňovať schválením takéhoto rozhodnutia v účtovnej politike alebo samostatným príkazom prednostu.

Okrem toho je dosť riskantné odmietnuť používať všetky jednotné formy.

Ministerstvo financií Ruska v Informácii N PZ-10/2012 poznamenalo, že formy prvotných účtovných dokladov ustanovené oprávnenými orgánmi v súlade s inými federálnymi zákonmi a na ich základe (napríklad formy pokladničných dokladov) zostávajú povinné.

Nariadenie o postupe pri vykonávaní hotovostných transakcií s bankovkami a mincami Ruskej banky na území Ruskej federácie (schválené Bankou Ruska 12. októbra 2011 N 373-P) totiž stanovuje použitie tieto jednotné formuláre:

Prichádzajúce a odchádzajúce hotovostné príkazy (formuláre N KO-1 a KO-2);

-(forma NKO-4);

Kniha účtovníctva peňažných prostriedkov prijatých a vydaných pokladníkom (tlačivo N KO-5);

Zúčtovanie a mzdy a miezd (formuláre N T-49 a T-53).

Tieto formuláre sú schválené vyhláškami Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 18. augusta 1998 N 88, z 5. januára 2004 N 1.

Upozorňujeme, že toto nie sú všetky jednotné formuláre, ktoré sú povinné v roku 2013, a to aj napriek slobode vytvárať vlastné formuláre.

Navyše nepoužívanie jednotných foriem dokumentov pri účtovaní práce a jej platbe môže viesť k nežiaducim následkom pre organizácie. Aplikácii týchto formulárov je venovaná ďalšia časť tohto špeciálneho čísla.

Existujú aj ďalšie povinné formy primárnych dokumentov. Požiadavka obsiahnutá v časti 4 čl. 9 zákona N 402-FZ, všeobecný: formulár musí schváliť vedúci hospodárskeho subjektu. Preto, aby sa predišlo nezhodám s regulačnými orgánmi, je lepšie schváliť používanie jednotných formulárov na základe príkazu vedúceho alebo ustanoviť v účtovnej politike.

4. Vlastnosti používania jednotných foriem primárnychúčtovné doklady na zaúčtovanie práce a jej úhradu

Osobitnú pozornosť treba venovať problematike používania jednotných formulárov na evidenciu udalostí, ktoré sa vyskytujú v oblasti pracovnoprávnych vzťahov (prijatie zamestnanca, poskytnutie dovolenky a pod.).

Po nadobudnutí účinnosti zákona N 402-FZ, teda od 1. januára 2013, majú mimovládne organizácie podľa Rostruda právo samostatne používať nimi vypracované formy prvotných účtovných dokladov (list zo 14. 2013 N PG / 1487-6-1) .

Rostrud ako príklad uvádza osobnú kartu zamestnanca (formulár N T-2) a poznamenáva, že prvotný účtovný doklad musí obsahovať všetky povinné náležitosti ustanovené v časti 2 čl. 9 zákona N 402-FZ. Forma osobnej karty zamestnanca (formulár N T-2), ako aj ďalšie jednotné formy primárnych účtovných dokladov na účtovanie práce a jej platby boli schválené vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 1. /2004 N 1 (ďalej len uznesenie N 1).

Zároveň je potrebné vziať do úvahy, že požiadavky na používanie tohto jednotného formulára na vedenie vojenskej evidencie ustanovuje paragraf 27 Predpisov o vojenskej evidencii (schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 27. novembra , 2006 N 719 v súlade s odsekom 6 článku 8 federálneho zákona z 28. marca 1998 N 53-FZ „O brannej povinnosti a vojenskej službe“).

Vzhľadom na problematiku spracovania primárnych dokladov pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu Ministerstvo práce Ruskej federácie v liste č. 14-2-291 zo 14. februára 2013 upozornilo, že príslušné doklady (najmä cestovný doklad) musia sa vyhotovuje podľa formulárov schválených uznesením č.1.

Ministerstvo financií Ruska v Informácii N PZ-10/2012 uviedlo, že od 1. januára 2013 zostávajú formy prvotných účtovných dokladov ustanovené oprávnenými orgánmi v súlade s inými federálnymi zákonmi a na základe takýchto zákonov povinné na používanie. .

Okrem toho je potrebné uviesť, že požiadavky na prvotné účtovné doklady obsiahnuté v čl. 9 zákona N 402-FZ, možno len čiastočne použiť na dokumenty slúžiace na spracovanie udalostí v oblasti pracovnoprávnych vzťahov. Takže v časti 5 čl. 9 zákona N 402-FZ upravuje možnosť vyhotovenia prvotného účtovného dokladu v elektronickej forme. Zároveň Zákonník práce Ruskej federácie a iné normatívne právne akty obsahujúce pracovnoprávne normy takúto možnosť nepripúšťajú. Napríklad v ods. 3 bod 26 Predpisu o špecifikách vysielania zamestnancov na pracovné cesty schváleného uznesením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 N 749 výslovne uvádza, že výkaz zamestnanca o vykonanej práci na pracovnej ceste sa predkladá zamestnávateľovi písomne. Jednotné formy služobných úloh, správu o jej plnení a cestovný list obsahuje aj uznesenie č.

Vzhľadom na vyššie uvedené možno dospieť k záveru, že vyhotovenie dokumentov pomocou nezávisle vyvinutých formulárov na evidenciu práce a jej zaplatenie môže spôsobiť nároky zo strany kontrolných orgánov, pretože nový formulár nemusí zohľadňovať (nie úplne zohľadňovať) požiadavky pracovnoprávnych predpisov na konkrétny dokument.

Napríklad by mal obsahovať stĺpce, do ktorých je potrebné zadať údaje o vykonanej práci, preradení na iné trvalé pracovné miesto a výpovedi (bod 12 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov, prípravu tlačív pracovných zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom, schválené nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 16.4.2003 N 225). Zároveň tieto informácie nie sú zahrnuté v zozname uvedenom v časti 2 čl. 9 zákona N 402-FZ.

Čo sa týka prípravy dokladov o vyúčtovaní práce a jej úhrade, je v súčasnosti pre organizácie účelnejšie používať jednotné tlačivá schválené uznesením č.1. A ako už bolo uvedené, používanie týchto jednotných tlačív v súlade s časťou 4 čl. 9 zákona N 402-FZ musí byť schválené buď samostatným príkazom vedúceho organizácie, alebo prílohou k účtovnej zásade.

Aké doklady patria primárovi, by mal vedieť každý účtovník. Je to spôsobené tým, že práve táto dokumentácia je podkladom pre účtovníctvo. Dokazujú skutočnosť realizácie operácií ekonomického charakteru. Začínajúci špecialista v oblasti účtovníctva musí zistiť, čo to je, prečo sú potrebné primárne dokumenty, ako ich zostaviť a uložiť. V opačnom prípade sa problémy s regulačnými orgánmi nevyhnú.

Právnické osoby a súkromní podnikatelia si môžu medzi sebou prevádzať finančné prostriedky len na základe určitej primárnej dokumentácie. Predpokladá sa, že primárka je vyhotovená ešte pred uskutočnením obchodnej transakcie, legislatíva však nevylučuje možnosť vyhotovenia dokončenia obchodu, musia na to však existovať pádne dôvody.

Primárne aj konsolidované účtovné doklady by mali obsahovať podrobnosti: názov formulára; dátum a miesto, kde bola vyhotovená; celý názov spoločnosti, ktorá ho pripravila; aké účty sa používajú na prevod finančných prostriedkov; celé meno zodpovedného úradníka atď.

Na čo sú potrebné

Primárne doklady (PD) sú povinnou súčasťou účtovníctva. Zostavujú sa v priebehu obchodných transakcií a slúžia ako dôkaz, že takéto transakcie boli dokončené. Pri vykonávaní transakcie môže ísť o iný počet primárnych dokumentov: závisí to od špecifík jej konania.

Zoznam operácií, ktoré sa musia vykonať počas transakcie:

1. Podpísanie zmluvy s príjemcom. Ak je to trvalé, môžete podpísať jednu zmluvu na niekoľko transakcií, avšak v tomto prípade by ste mali okamžite prediskutovať podmienky práce, postupnosť zúčtovacích operácií a ďalšie nuansy.
2. Vystavovanie faktúr na úhradu.
3. Priama platba, ktorej potvrdením je pokladničný doklad (alebo predajný doklad), ak ide o platbu v hotovosti, alebo platby, ak sú peniaze prevedené bankovým prevodom.
4. Pri expedícii tovaru odovzdá zhotoviteľ objednávateľovi faktúru.
5. Po poskytnutí služieb v plnom rozsahu musí zhotoviteľ obdržať od objednávateľa potvrdenie o vykonaní

Existujúce druhy

Existuje 6 hlavných typov účtovania PD, ktoré sa najčastejšie používajú pri rôznych transakciách:

Zoznam prvotných účtovných dokladov

Takže zoznam primárnej účtovnej dokumentácie vyzerá takto:

Vymedzenie pojmu „hlavný účtovný doklad“ je uvedené v článku 60-1 ruského daňového poriadku: primárne dokumenty sú zdokumentovaným dôkazom, že transakcia bola dokončená alebo že nastala udalosť, ktorá dáva právo ju vykonať. Takéto dokumenty môžu byť v papierovej forme alebo na elektronických médiách. Na základe takejto dokumentácie sa vedie účtovníctvo.

Článok 60-2 obsahuje formy takýchto dokumentov a požiadavky, ktoré sa predkladajú na ich vyhotovenie.

Ďalším normatívnym aktom, ktorý definuje primárnu dokumentáciu, ako aj jej formy, je zákon o účtovníctve a finančnom výkazníctve.

Rusko je krajinou, kde sa účtovná a daňová legislatíva pravidelne mení. Vzhľadom na to, že tlačivá je možné meniť či dopĺňať, je potrebné sledovať, aké zmeny schvaľujú rôzne orgány štátnej správy vrátane ministerstva financií. Takže napríklad začiatkom roka 2019 bola schválená forma účtovného výkazu, ktorý mal predtým ľubovoľnú formu.

Kódex správnych deliktov stanovuje množstvo sankcií za absenciu primárnych dokumentov v organizácii, ktoré sú definované v článku 276 kódexu.

Všeobecné pokyny na použitie

PD sú základom pre začatie účtovania určitých transakcií a vykonávanie zápisov do účtovnej evidencie. Takýto dokument slúži ako písomný dôkaz o tom, že obchodná transakcia bola dokončená.

Tie prvotné účtovné doklady, ktorých formy nie sú úradne schválené, schvaľuje vedúci organizácie, ktorý vydá príslušný príkaz. Musia obsahovať všetky povinné náležitosti, ktoré stanovuje zákon.

Takáto dokumentácia musí byť vyhotovená na papieri a podložená podpisom osoby, ktorá dokument vypracovala. Ak sa používa elektronický dokument, musí byť podpísaný elektronickým podpisom.

Zjednotené formy PD nie sú rigorózne na použitie. Výnimkou sú pokladničné doklady, ktoré schvaľujú autorizované štruktúry.

Formulár PD musí obsahovať tieto povinné údaje:

• názov dokumentu;
• presný dátum operácie;
• aká je ekonomická prevádzka z fyzického a hodnotového hľadiska;
• názov štruktúry, ktorá tvorí dokument;
• informácie o osobách, ktoré sú zodpovedné za zabezpečenie správneho vyhotovenia dokumentu.

Takéto dokumenty sú rozdelené do nasledujúcich skupín:

• mzdové účtovníctvo;
• účtovanie hotovostných transakcií;
• účtovníctvo dlhodobého majetku;
• účtovanie stavebných a opravárenských prác.

Pravidlá plnenia

Oznamovacie dokumenty by mali byť zostavené úhľadne a jasne.

Základné pravidlá:

• je povolené používať guľôčkové perá, ako aj atramentové perá, môžete používať počítače a písací stroj;
• takúto dokumentáciu je potrebné vypracovať v momente, keď sa transakcia len plánuje;
• je povolené vyhotoviť dokumenty po operácii, ak sú na to objektívne dôvody;
• dokument odráža všetky možné podrobnosti;
• pri absencii akýchkoľvek informácií môžete vložiť pomlčky.

V roku 2019 sa na vypracovanie PD používajú štandardné tlačivá. Dokumenty sa delia na externé a interné.

Prvá organizácia prijíma zvonka: od štátnych inštitúcií, vyšších organizácií, bankových štruktúr, daňových úradov atď. Príklady externých dokladov: faktúry, platobné príkazy alebo reklamácie. Čo sa týka interných dokumentov, tie sa vypracúvajú priamo v organizácii.

Ak je dokument vyplnený nesprávne, organizácia bude mať ťažkosti pri určovaní základu dane, čo môže viesť k nezhodám s daňovou službou.

Oprava obsahu

Stáva sa, že aj skúsený účtovník, ktorý vyhotovil doklad viackrát, urobí chybu. Opravu je možné vykonať len vtedy, keď sa doklad nepremietol do účtovníctva, teda nebol zrealizovaný. Je potrebné mať na pamäti, že vykonávanie opráv pomocou mŕtvice je neprijateľné.

Môžu sa použiť iba tieto tri metódy:

• dodatočný záznam;
• reverzná metóda;
• korektívna metóda.

Posledné uvedené sa uplatňuje v prípade, ak došlo k chybe v účtovnej evidencii, pričom sa nevzťahuje na súlad účtov. Túto metódu je vhodné použiť pred zostavením súvahy. V tomto prípade je potrebné prečiarknuť nesprávne číslo alebo iné znamienko tenkou čiarou a vedľa neho uviesť správnu hodnotu. Na bočnej strane uveďte - "opravené, aby som veril" a uveďte dátum a podpis.

Dodatočný záznam by bol vhodný, ak by sa podcenil objem vykonávanej operácie.

Metóda stornovania zahŕňa opravu nesprávneho zadania pomocou záporného čísla. Nesprávny údaj je označený červeným atramentom, okamžite sa vykoná správny zápis, ktorý sa vykoná v obvyklej farbe.

Vysvetlenia týkajúce sa aktu zmierenia

Akty zmierenia právne nesúvisia s primárnymi dokumentmi, preto ich regulačné dokumenty neupravujú. Zobrazujú zúčtovania uskutočnené za určité obdobie medzi spoločnosťami, ktoré majú postavenie právnickej osoby, alebo individuálnymi podnikateľmi.

Tento typ dokumentu sa používa z iniciatívy účtovníkov, pretože s jeho pomocou je možné vyriešiť množstvo kontroverzných otázok, ktoré chránia záujmy organizácie.

V akých prípadoch je dôležité vypracovať akt zmierenia:

• keď má predávajúci široký výber tovaru;
• v prípade poskytnutia odložených platieb;
• ak je cena produktu vysoká;
• ak medzi stranami existuje vzťah, ktorý má pravidelný charakter.

Tento dokument je možné použiť na súde v prípade sporu medzi stranami.

Čas použiteľnosti

Na legislatívnej úrovni je zakotvené ustanovenie o uchovávaní primárnej dokumentácie.

Rôzne typy dokumentov majú rôzne podmienky uchovávania:

Všetky obchodné transakcie musia byť realizované s vyhotovením prvotných dokumentov, na základe ktorých sa vedie účtovníctvo.

Účtovné doklady sú klasifikované podľa rôznych kritérií:

podľa dohody;

podľa objemu transakcií, ktoré sa v nich prejavujú;

spôsobom použitia;

podľa počtu zaznamenaných transakcií;

na mieste zostavenia;

spôsob plnenia.

Účtovné doklady podľa účelu možno rozdeliť do skupín:

TO organizačné-manažérsky dokumenty zahŕňajú objednávky, príkazy, pokyny, splnomocnenia a pod. Tieto dokumenty obsahujú objednávku, povolenie, pokyn alebo právo na uskutočnenie obchodnej transakcie. Informácie obsiahnuté v týchto dokumentoch sa nezapisujú do účtovných registrov, pretože neodrážajú samotnú skutočnosť transakcie.

TO oslobodzujúci rozsudok(výkonný) dokumenty zahŕňajú faktúry, požiadavky, príjmové objednávky, akceptačné certifikáty atď. Podkladové dokumenty sa vypracúvajú v čase transakcie, odzrkadľujú jej vykonanie a predstavujú zdroj primárnych účtovných informácií alebo prvú fázu účtovného procesu. Informácie v nich obsiahnuté sa zapisujú do účtovných registrov.

Existuje množstvo dokumentov, ktoré kombinujú permisívny a oslobodzujúci charakter, takéto dokumenty sú klasifikované ako kombinované(mzdy, peňažný príkaz na účet).

Účtovné doklady vyplnené účtovníkom na odôvodnenie zápisov, ktoré nemajú iné listinné dôkazy. Ide o rôzne výpočty a osvedčenia, ktoré plnia podpornú úlohu a sú zostavené na uľahčenie a zrýchlenie účtovníctva (účtovné osvedčenie na stornovanie chybne vykonaného zápisu; rozdelenie zisku podniku, všeobecná výroba, všeobecný obchod, nevýrobné náklady atď.). .). Informácie z takýchto dokladov sa zapisujú aj do účtovných registrov.

Jednotné formy prvotnej účtovnej dokumentácie

V súlade so zákonom o účtovníctve a nariadením vlády Ruskej federácie z 8. júla 1997 č. 835 „O základných účtovných dokladoch“ Štátny výbor pre štatistiku Ruskej federácie po dohode s Ministerstvom financií Ruskej federácie Federácia a Ministerstvo hospodárstva Ruskej federácie schvaľuje albumy jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie.

Používanie jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie upravuje Nariadenie o účtovníctve a výkazníctve v Ruskej federácii.

Primárne dokumenty sa akceptujú na účtovníctvo, ak sú vypracované podľa jednotných formulárov schválených Štátnym štatistickým výborom Ruskej federácie. Pre skvalitnenie účtovníctva má veľký význam zjednotenie foriem prvotnej účtovnej dokumentácie, ktoré stanovuje a konsoliduje jednotné požiadavky na dokladovanie hospodárskej činnosti organizácií, systematizuje účtovníctvo, vyraďuje z obehu zastarané a ľubovoľné formy a prispieva k racionálnemu usporiadaniu účtovníctva. účtovníctvo.

Štátny výbor pre štatistiku Ruska v prípade potreby vykonáva zmeny a doplnky k jednotným formám primárnej účtovnej dokumentácie a tiež zabezpečuje ďalší rozvoj jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie.

Formuláre jednotných dokladov sú prispôsobené na vedenie evidencie v podmienkach mechanizovaného spracovania účtovných údajov, ako aj na ručné spracovanie Vo formulároch sú vylúčené duplicitné údaje, oblasti pre umiestnenie ukazovateľov, ktoré sa majú spracovať, sú vyznačené zhrubnutými čiarami. , formáty formulárov sa používajú v súlade s GOST 9327-60 - A3 (297 x 420); A4 (210 x 297); A5 (148 x 210).Formáty tlačív uvedené v albumoch jednotných tlačív sú odporúčané a môžu sa meniť.

Každé z tlačív má pridelené kódové označenie podľa celozväzového klasifikátora riadiacich dokumentov (OKUD), ktoré je nalepené ako samostatná náležitosť v pravom hornom rohu tlačiva.

V jednotných formulároch môže organizácia v prípade potreby vykonať ďalšie podrobnosti. Zároveň musia zostať nezmenené všetky podrobnosti o jednotných formách primárnej účtovnej dokumentácie schválenej Štátnym štatistickým výborom Ruska, ako aj požiadavky noriem na ich štruktúru a dizajn. Odstránenie jednotlivých detailov z jednotných formulárov nie je povolené. Zavedené zmeny musia byť formalizované príslušným organizačným a administratívnym dokumentom organizácie.

Dokumenty, ktorých forma nie je uvedená v týchto albumoch, musia byť schválené v objednávke účtovnej politiky podniku a musia obsahovať tieto povinné údaje:

názov dokumentu (formulár);

kód formulára;

dátum zostavenia;

merače obchodných transakcií (vo fyzickom a peňažnom vyjadrení);

názvy pozícií osôb zodpovedných za vykonávanie obchodných transakcií a správnosť ich vykonania;

osobné podpisy a ich odpisy.

Formuláre takýchto dokumentov môžu byť samostatnou prílohou účtovnej politiky organizácie na príslušný rok a môžu byť schválené samostatným príkazom (pokynom) vedúceho organizácie.

Prvotné účtovné doklady sú dôležité ako vo veciach účtovníctva, tak aj pri určovaní výšky daňových povinností. Pre špecialistu spoločnosti zodpovedného za zostavovanie prvotných účtovných dokladov je dôležité, aby jasne rozumel obsahu a formám takýchto dokladov, ako aj poznal špecifiká vedenia účtovných registrov.

Úloha prvotného dokladu v účtovníctve

Primárne dokumenty sú dokumenty, pomocou ktorých spoločnosť zostavuje hospodárske udalosti, ktoré nastali v podniku (odst. 1, § 9 zákona „o účtovníctve“ zo dňa 6.12.2011 č. 402-FZ).

Prvá vec, ktorú by účtovníci akejkoľvek organizácie mali jasne pochopiť, je, že dnes neexistuje žiadny konkrétny zoznam foriem primárnych účtovných dokladov, ktorý by bol povinný pre všetkých. Každá spoločnosť si sama určuje formy primárnych dokumentov v závislosti od účelu ich použitia.

Pre takéto dokumenty je však zákonom stanovený zoznam povinných údajov (odsek 2, článok 9 zákona č. 402-FZ).

DÔLEŽITÉ! Formuláre používané v účtovníctve musia byť nevyhnutne stanovené v účtovnej politike organizácie (bod 4 PBU 21/2008, schválený nariadením Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 6.10.2008 č. 106n).

Zoznam možných prvotných účtovných dokladov

Zoznam primárnych účtovných dokladov v rokoch 2018-2019 môže byť nasledovný:

1. Baliaci zoznam. Ide o doklad, ktorý odráža zoznam prevedených inventárnych položiek. Faktúra je vyhotovená v 2 vyhotoveniach a obsahuje údaje, ktoré sa následne premietnu do faktúry. Prepravný list je podpísaný zástupcami oboch strán zapojených do transakcie a potvrdený pečaťou (ak to spoločnosť používa vo svojej praxi).

1. Záznam o prijatí. Vypracúva sa po dokončení určitých prác (služieb), aby sa potvrdilo, že výsledok práce spĺňa pôvodné požiadavky zmluvy.

Pozrite si príklad takéhoto konania.

1. Primárne doklady o zúčtovaní s personálom za odmenu (napríklad výkazy miezd).

Viac informácií o týchto vyhláseniach nájdete v článku "Ukážka vyplnenia mzdového listu T 49" .

1. Dokumenty týkajúce sa prítomnosti objektov OS - tu môže spoločnosť vypracovať takúto dokumentáciu zo zoznamu primárnych účtovných dokladov:

• Akt prijatia a prevodu investičného majetku vo forme OS-1 - po prijatí alebo likvidácii predmetu, ktorý nesúvisí s budovami alebo stavbami.

Bližšie informácie o tomto akte nájdete v materiáli "Jednotný formulár č. OS-1 - Akt o prevzatí a prevode OS" .

• Ak je objektom OS budova alebo stavba, tak jej prevzatie alebo likvidácia sa dokladuje úkonom vo formulári OS-1a.

Viac podrobností nájdete v článku "Jednotný formulár č. OS-1a - formulár a vzor" .

• Odpis objektu OS je formalizovaný aktom vo forme OS-4.

Ďalšie podrobnosti nájdete v materiáli. "Jednotný formulár č. OS-4 - Zákon o vyradení objektu OS" .

• Ak je potrebné doložiť skutočnosť inventarizácie, zostaví sa inventarizačný zoznam dlhodobého majetku vo formulári INV-1.

Ďalšie informácie o takomto primárnom dokumente nájdete v článku "Jednotný formulár č. INV-1 - formulár a vzor" .

• Ak bola inventarizácia vykonaná vo vzťahu k nehmotnému majetku, potom sa inventarizácia vyhotoví vo forme INV-1a.

Pozrite si to v materiáli "Jednotný formulár č. INV-1a - formulár a vzor" .

1. Samostatnou skupinou prvotných dokladov sú pokladničné doklady. Medzi ne patrí najmä takýto zoznam prvotných účtovných dokladov za roky 2018-2019:

• Prichádzajúci hotovostný príkaz.

Viac informácií o jeho zostavení nájdete v článku "Ako sa vypĺňa pokladničný doklad (PKO)?" .

• Hotovostný príkaz na účet.

1. Platobný príkaz.

Prečítajte si o pravidlách vydávania tohto dokumentu.

1. predbežná správa.

1. Akt započítania vzájomných pohľadávok.

Prečítajte si o funkciách aplikácie tohto dokumentu.

1. Účtovné informácie.

Zásady jeho návrhu nájdete v materiáli "Osvedčenie o účtovníctve na opravu chyby - vzor".

Vyššie uvedený zoznam nevyčerpáva celý objem primárnych dokladov používaných v účtovníctve a môže byť rozšírený v závislosti od charakteristík účtovníctva vykonávaného v každej konkrétnej organizácii.

DÔLEŽITÉ! Nie sú to primárne účtovné doklady zo zoznamu 2018-2019 - zoznam bol navrhnutý vyššie:

• zmluvy. Ide o dokument, ktorý špecifikuje práva, povinnosti a zodpovednosti strán zapojených do transakcie, podmienky a postup vyrovnania, osobitné podmienky atď. Jeho údaje sa používajú pri organizovaní účtovníctva pre analýzy vyrovnaní s protistranami, nevytvára účtovné transakcie.
• Skontrolujte. Tento dokument odráža sumu, ktorú sa kupujúci zaväzuje zaplatiť prijatím podmienok dodávateľa. Faktúra môže obsahovať dodatočné informácie o podmienkach transakcie (podmienky, platobné a dodacie postupy atď.), t. j. dopĺňa zmluvu.
• Faktúra. Tento dokument je zostavený na daňové účely, pretože na jeho základe si kupujúci odpočítajú sumy DPH predložené dodávateľmi (doložka 1, článok 169 daňového poriadku Ruskej federácie). Ak teda neexistujú iné dokumenty charakterizujúce určitú transakciu, nebude možné potvrdiť náklady tejto transakcie faktúrou (listy Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 25.06.2007 č. -08/31 , Uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Východosibírskeho okruhu zo dňa 19. apríla 2006 č. А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Je potrebné mať na pamäti, že jednotné formy prvotných účtovných dokladov uvedené v zozname nie sú povinné, keďže od roku 2013 (po prijatí zákona č. 402-FZ) sa formy takýchto foriem môžu vyvíjať samostatne. Ale vo väčšine prípadov sa naďalej používajú. Preto je v rokoch 2018-2019 naďalej aktuálny zoznam jednotných foriem prvotných účtovných dokladov obsiahnutý v uzneseniach Štátneho výboru pre štatistiku.

Aké informácie by mali obsahovať formuláre primárnych dokumentov

Napriek tomu, že v súčasnosti neexistujú povinné primárne dokumenty pre všetky formuláre, zákonodarca stanovil požiadavky na obsah takýchto dokumentov. Zoznam povinných údajov, ktoré musí obsahovať každý primárny dokument, je uvedený v odseku 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ. Sú to najmä:

• názov dokumentu;
• dátum vyhotovenia takéhoto dokumentu;
• informácie o osobe, ktorá dokument pripravila (názov spoločnosti alebo jednotlivého podnikateľa);
• podstata faktu ekonomického života, ktorý bol formalizovaný týmto dokumentom;
• peňažné, číselné charakteristiky, metre udalosti, ktorá nastala (napríklad v akom objeme, v akých jednotkách a za aké množstvo sa zákazníkom predávali komerčné produkty);
• informácie o zodpovedných špecialistoch, ktorí podujatie vykonali, ako aj podpisy týchto špecialistov.

Primárne doklady a účtovné registre

Ako možno klasifikovať primárne účtovné doklady?

Ak primárny doklad vystavila samotná spoločnosť, potom môže patriť buď do skupiny interných alebo do skupiny externých. Dokument, ktorý sa vyhotovuje v rámci spoločnosti a rozširuje svoju pôsobnosť na zostavujúcu spoločnosť, je interným primárnym dokumentom. Ak bol dokument prijatý zvonka (alebo zostavený spoločnosťou a vydaný navonok), bude to externý primárny dokument.

Interné dokumenty spoločnosti sú rozdelené do nasledujúcich kategórií:

• Administratívne primárne dokumenty sú tie, ktoré spoločnosť zadáva ktorejkoľvek zo svojich štruktúrnych jednotiek alebo zamestnancov. Do tejto kategórie patria firemné objednávky, objednávky atď.
• Výkonné primárne dokumenty. Spoločnosť v nich reflektuje skutočnosť, že došlo k určitej ekonomickej udalosti.
• Účtovné doklady. S ich pomocou spoločnosť systematizuje a sumarizuje informácie obsiahnuté v iných administratívnych a podporných dokumentoch.

Po vystavení obchodnej udalosti prvotným dokladom je potom potrebné premietnuť udalosť do účtovných evidencií. V skutočnosti sú nositeľmi objednaných informácií, sú v nich akumulované a distribuované znaky a ukazovatele obchodných transakcií.

Vzhľadovo sa rozlišujú tieto registre:

• knihy;
• karty;
• voľné listy.

Podľa spôsobu vedenia registra sa rozlišujú tieto skupiny:

• Chronologické registre. Zaznamenávajú udalosti, ktoré sa vyskytli postupne - od prvej v čase po poslednú.
• Systematické registre. V nich podnik klasifikuje uskutočnené transakcie podľa ekonomického obsahu (napríklad pokladničná kniha).
• Kombinované registre.

Podľa kritéria obsahu informácií uvedených v registroch sa rozlišujú:

• syntetické registre (napríklad žurnálový poriadok);
• analytické registre (mzdy);
• kombinované registre, v rámci ktorých spoločnosť vedie syntetické aj analytické účtovníctvo.

Viac informácií o účtovných registroch nájdete v článku "Účtovné registre účtovníctva (tlačivá, vzory)" .

Výsledky

V súčasnosti neexistujú povinné pre všetky formuláre a zoznam prvotných účtovných dokladov: každý podnikateľský subjekt má právo samostatne si určiť formy prvotných dokladov, ktoré bude používať pri svojej činnosti.

Zároveň sú najbežnejšími primárnymi účtovnými dokladmi tie, ktoré majú analógy medzi jednotnými formulármi schválenými Štátnym výborom pre štatistiku.

Po vyhotovení primárneho dokladu je potrebné preniesť informácie z neho do účtovnej evidencie.