Metóda GTD alebo ako dokončiť to, čo ste začali. Zoznam projektov vám poskytuje prehľad všetkých vašich aktuálnych projektov. Organizované pracovisko a týždenná kontrola vášho systému zvyšuje produktivitu

Metóda Getting Things Done (GTD) je založená na premýšľaní o výsledkoch a stanovení „ďalších krokov“. Hlavná myšlienka GTD pomáha jasne definovať cieľ a následne každý krok na ceste k dosiahnutiu tohto cieľa. Metóda je vhodná na organizáciu prezentácie v práci a na plánovanie vianočných nákupov.

Každá úloha by mala byť malá, aby ste ju rýchlo vyriešili a neprekážal vám nedostatok času či motivácie. Tento prístup prispieva k dosiahnutiu všetkých vašich cieľov v živote, pomáha vyhnúť sa stresu.

Pri organizovaní projektov metódou GTD budete vždy pripravení okamžite začať pracovať na úlohe, bez ohľadu na to, čo sa okolo vás deje a kde sa nachádzate. GTD vám uľahčí ďalší krok tak, že ho nebudete chcieť odložiť.

V tejto knihe nájdete niekoľko jednoduchých nástrojov, ktoré môžete použiť na efektívnu prácu a udržanie si čistej mysle; ako aj odporúčania, aké postoje je potrebné rozvíjať, aby sa implementovali základné princípy GTD.

Váš mozog je nástroj na myslenie, nie úložné zariadenie.

Byť úspešný vo svojej práci znamená byť dobrým organizátorom. To je dôležité najmä pre znalostných pracovníkov, pre ktorých je žonglovanie s desiatkami úloh a projektov súčasne každodennou realitou. Ťažkosti nastávajú, keď sa tenká hranica medzi našim osobným a profesionálnym životom stiera. Deje sa tak preto, lebo náš mozog sa snaží vyriešiť nevyriešené problémy a pripomína nám ich v tej najnevhodnejšej chvíli – aj keď by sme sa nimi najradšej zaoberali neskôr.

Aby sme mali všetky komplexné informácie o živote pod kontrolou, mnohí z nás zaobchádzajú so svojím mozgom ako so zásuvkou na stole alebo so zápisníkom. Zneužívame svoj mozog tým, že ho nútime uchovávať všetky druhy informácií. Plnením hlavy informáciami o nedokončených úlohách, pripravovaných stretnutiach a iných povinnostiach bezohľadne mrháme schopnosťou mozgu myslieť, čo sťažuje sústredenie sa na skutočnú prácu.

Aby sme mohli pracovať čo najefektívnejšie, musíme oslobodiť svoju myseľ od všetkého, čo nesúvisí s úlohou, ktorú v konkrétnom čase vykonávame. Využite 100 % schopnosti svojej mysle sústrediť sa na danú úlohu.

Ak chcete jasne myslieť, potrebujete bezpečný „zberný kôš“ mimo vašej mysle.

Náš mozog má jednu nepríjemnú vlastnosť – nikdy nám nedovolí zabudnúť na to, o čo by sme sa mali starať. Neustále sme bombardovaní novými informáciami, ktoré zaberajú miesto aj v našej mysli. Každý nový nápad, každá spomienka a každý problém, ktorý sme zabudli vyriešiť, nás odvádza od toho hlavného.

Vždy používajte takzvaný „zberný kôš“: miesto mimo vašej mysle, kam môžete vložiť akékoľvek prebytočné informácie alebo nápady. Budete presne vedieť, kde informácie nájdete neskôr, keď na ne budete mať čas. Vďaka tomu sa môžete plne sústrediť na písanie listu, rozhovor s kolegom alebo kosenie trávnika.

Váš „zberný kôš“ môže byť poznámkový blok, zoznamy vo vašom počítači/telefóne alebo dokonca krabice, do ktorých môžete vkladať predmety a papiere. Váš zberný kôš (alebo koše) by mal byť umiestnený v blízkosti, aby ste mohli ľahko získať informácie, ktoré by ste inak nahromadili vo svojej mysli.

Vyneste smeti - týždenne vyprázdnite všetky externé "koše".

Aby systém správne fungoval, musíte ho udržiavať. Zvyknite si raz týždenne kontrolovať a vysypávať odpadky. Systém „zberného koša“ funguje, pretože dáva mysli odpočinok s dôverou, že nestratí ani nezabudne žiadne dôležité informácie.

Ak systém nie je aktualizovaný, prestáva byť spoľahlivý a mozog sa stáva ostražitý a prestáva mu dôverovať. Len čo sa tak stane, podvedomie opäť začnú rozptyľovať nevyriešené problémy a nedokončené úlohy. Musíte starostlivo zvážiť všetky svoje úlohy a dať veci do poriadku podľa nasledujúcich pravidiel:

• Nedôležité úlohy si hneď odškrtnite zo zoznamu.
• Ak dokážete vyriešiť problém veľmi rýchlo (do dvoch minút alebo menej), urobte to okamžite.
• Dôležité informácie uchovávajte na bezpečnom mieste. Ak ide o stretnutie, projekt alebo konkrétnu úlohu, presuňte ju do príslušného zoznamu.
• Pravidelné „vyprázdňovanie smetí“ je jediný spôsob, ako zabezpečiť spoľahlivý výkon a vyhnúť sa stresu.

Vyprázdnením „košíka“ roztrieďte materiál do zoznamov

Bez ohľadu na to, aký odlišný je materiál vo vašom „košíku“, nemusíte ho triediť a usporiadať do samostatných „škatúľ“ alebo zoznamov.

Väčšina zoznamov úloh nefunguje, pretože sa menia na vinaigrettu úloh, myšlienok a informácií. Zoznamy by mali obsahovať iba konkrétne, realizovateľné úlohy, no zapisujeme si ich bez rozdielu, a tak je veľmi ľahké stratiť prehľad o jednotlivých realizovateľných úlohách.

Ako usporiadať položky v nákupnom košíku?

• Odstráňte všetko nepodstatné, riešte malé úlohy a do kalendára si dajte schôdzky alebo termíny.
• Ak ide o komplexnú prácu (teda vyžaduje si viacero špecifických úloh), zaraďte ju do projektu s jasným cieľom.
• Všetky ostatné úlohy by mali byť v zozname "Ďalšie akcie".

Zoznam „Projekty“ vám poskytuje prehľad o všetkých vašich aktuálnych projektoch

Projekty sú kľúčovou súčasťou každého systému zvyšovania produktivity. Projekt je želaným výsledkom, ktorý si vyžaduje akcie vo viacerých krokoch. Aby ste určili, z akých úloh by mal projekt pozostávať, predstavte si výsledok, ktorý chcete dosiahnuť a želaný výsledok opíšte jednou vetou. Premýšľanie o výsledku vám pomáha formulovať konkrétne ciele, ktoré vás priblížia k dosiahnutiu cieľa projektu.

Zoznam obsahuje všetky projekty, ktoré musia byť v blízkej budúcnosti dokončené. Pomôže vám sledovať a kontrolovať všetky prebiehajúce projekty, zlepšiť vašu produktivitu a relaxovať.

Týždennou aktualizáciou zoznamu sa uistite, že každý projekt je naplánovaný krok za krokom. Všetky aktivity, ktoré tvoria projekt, spadajú do zoznamu „Ďalšie akcie“. Sú to špecifické úlohy, ktoré vám umožnia dosiahnuť akýkoľvek cieľ.

Nahraďte svoj denný zoznam úloh kalendárom a zoznamom ďalších akcií

Denné zoznamy úloh sú neúčinné – skresľujú váš zmysel pre čas, zavádzajú vás a nútia vás veriť, že za deň máte naozaj čas urobiť všetko vyššie uvedené. Takéto nereálne plánovanie vedie k frustrácii, strate času a záhube, čo robíte vopred.

Oveľa efektívnejšou metódou je práca s kalendárom a zoznamom "Ďalšie akcie". Kalendár slúži len na jeden účel: zaznamenávať schôdzky. Do kalendára treba zaznamenať všetko, čo súvisí s určitým dňom alebo hodinou – stretnutie alebo návšteva lekára.

Všetky ostatné úlohy alebo konkrétne kroky zapíšte do zoznamu Ďalšie akcie. Umožňuje vám rýchlo sa rozhodnúť, ktoré úlohy sú najrelevantnejšie a či máte čas na ich vyriešenie.

Bez ohľadu na to, kde sa nachádzate, vždy by ste mali mať so sebou zoznam ďalších akcií. To vám dá možnosť vybrať si, ktorý problém má zmysel riešiť.

Ak máte dobre naplánované a vopred vybrané úlohy, nebude pre vás ťažké rozhodnúť sa, ktorú z nich má zmysel prijať. Predstavte si, že ste na letisku a váš let mešká hodinu. V tejto situácii si položte otázku:

• Akú úlohu si mám teraz vybrať?
• Akú úlohu môžem splniť v určenom čase?
• Na akú úlohu budem mať momentálne dostatok energie?
• Ktorá úloha má najvyššiu prioritu?

Ak je naplánovaných príliš veľa úloh, má zmysel ich distribuovať do viacerých zoznamov a úložísk. Jeden zoznam môže byť napríklad uložený v smartfóne a druhý v počítači. Zoradením úloh týmto spôsobom budete vedieť, ktorú z nich môžete splniť, keď sedíte pri stole, na schôdzi alebo keď čakáte na letisku.

Zoznamy čakajúcich na spracovanie sú užitočné pri práci s inými ľuďmi

Všetky aktuálne projekty by mali byť uvedené v zozname „Projekty“. Keď použijete zoznam Ďalšie akcie, môžete sa uistiť, že na úlohách budete pracovať postupne, pričom každá z nich priblíži vaše projekty k dokončeniu.

Vo väčšine prípadov sa musíte spoľahnúť na iných ľudí, ktorí sú zodpovední za jednotlivé časti každého projektu. To však neznamená, že by ste sa mali vzdať kontroly nad priebehom ktoréhokoľvek zo svojich projektov.

Vždy, keď ste závislí od práce iných ľudí – čakáte, kým sa niekto ohlási, aby ste mohli pokračovať v práci na svojej prezentácii – stojí za to viesť si zoznam „Nevybavené“. Týmto spôsobom môžete označiť všetko, čo vám ostatní ľudia musia dať, spolu s termínmi.

Aktualizáciou tohto zoznamu každý týždeň uvidíte, kto a ako robí svoju prácu. Budete mať novú špecifickú úlohu: pripomenúť tejto osobe povinnosť.

Ak vám táto úloha zaberie menej ako dve minúty, urobte to okamžite. Ak nie, zapíšte si to do svojho zoznamu „Ďalšie akcie“ alebo do niektorého z konkrétnejších zoznamov a pripomeňte danej osobe, že stále čakáte na jej správu.

Uložte informácie pre konkrétny deň do kalendára alebo kartotéky

Veľa vecí si viete naplánovať dopredu, no niekedy si musíte na určité informácie počkať, kým materiály zo svojho „košíka“ pretavíte do konkrétnych úloh či stretnutí.

Príklad. Ak sa blíži veľtrh, ktorý vás zaujíma, možno budete chcieť chvíľu počkať a pozrieť si vystavovateľov, kým sa rozhodnete, či má zmysel zúčastniť sa. Ak takéto informácie nemáte vopred k dispozícii, je najlepšie rozhodnutie odložiť.

V prípadoch, keď nemáte na výber a musíte všetko plánovať na poslednú chvíľu, vám prídu vhod nasledujúce stratégie:

• Nastavte si pripomienku na konkrétny deň v kalendári.
• Uschovajte si súbor, ktorý vám pomôže získať prístup k potrebným informáciám správny čas.

Spisovňa je veľmi presný a logický systém. Pozostáva zo 43 súborov: 31 súborov pre dni v mesiaci a 12 pre mesiace v roku. Každý deň si môžete skontrolovať dokumenty, upomienky či materiály, ktoré ste si „poslali“.

Aby systém fungoval, musíte ho používať a aktualizovať denne, a to je najťažšia časť.

Nápady, ktoré môžu byť v budúcnosti relevantné, zaraďte do zoznamu „Niekedy/Možno“.

Tento zoznam obsahuje všetko, čo nie je v zoznamoch „Ďalšie akcie“ alebo „Projekty“, ale čo by vám nemalo prekážať v hlave. Zoznam Niekedy/Možno obsahuje všetok materiál, ktorý ste ešte nepremenili na konkrétne nápady alebo úlohy. Nepodceňujte jeho výhody. Umožňuje vám sledovať nápady na projekty, ktoré môžu byť v budúcnosti mimoriadne dôležité. Nápady v tomto zozname možno rozdeliť do skupín. Napríklad:

• "Výlety, ktoré by som rád absolvoval";
• „Vína, ktoré by som rád ochutnal“;
• "Hudba, ktorú by som rád počúval."

Podobne ako zoznamy Next Actions, Someday/Maybe vám pomôže nájsť informácie, ktoré potrebujete v správnom čase. Zoznamy sú spoľahlivejšie ako vaša vlastná pamäť.

Ak ho chcete efektívne využívať, zoznam niekedy/možno by ste mali pravidelne kontrolovať a aktualizovať.

Organizované pracovisko a týždenná kontrola vášho systému zvyšuje produktivitu

Všetky materiály zoznamu musia byť dostupné z vášho pracoviska. Vytvorte "riadiacu kabínu" - funkčnú mobilný systém pre prístup k informáciám, nech ste kdekoľvek. Je mimoriadne dôležité vytvoriť si systém zoznamov a súborov, ktoré si môžete vziať so sebou kamkoľvek idete: aj keď uviaznete na letisku alebo v snehovej búrke, stále môžete byť produktívni.

Technika GTD vám umožňuje cítiť sa pokojne a kontrolovať všetky aktuálne projekty: monitorujte ich realizáciu a uistite sa, že napredujú.

Váš systém produktivity by mal zostať vždy aktuálny a úplný. Vaša myseľ sa uvoľní a bude sa môcť plne sústrediť na úlohu iba vtedy, ak dôverujete svojmu systému.

Týždennou kontrolou všetkých vašich zoznamov zaistíte, že váš systém zostane funkčný – každý aktuálny projekt je prepojený s aspoň jednou „Ďalšou akciou“ v aktuálnom a ľahko dostupnom zozname. Budete mať všeobecnú predstavu o všetkom, čo sa deje. Revízia pomáha vidieť „les“ bez toho, aby ste stratili zo zreteľa „stromy“.

Množstvo času, ktoré strávite týždennou kontrolou, závisí od toho, koľko času potrebujete na to, aby ste sa cítili bezpečne a vybudovali si dôveru v systém.

Naplánujte si týždenný prehľad napríklad na piatok večer. To vám umožní uzavrieť pracovné prípady a odísť na víkend s čistou hlavou a pocitom kontroly.

Prirodzené plánovanie objasňuje ciele a ďalšie kroky vašich projektov

Vývoj projektu je dosť neprirodzený a nelogický proces. Všetky kroky si musíte vopred premyslieť a naplánovať, pričom si ešte nepredstavujete jasný cieľ. Použite prirodzená metóda plánovanie, ktoré odráža vaše každodenné aktivity.

Príklad každodennej činnosti: ste hladní a vytvoríte si nejasný cieľ („mal by som niečo zjesť“) a potom ho zjemnite („chcem pizzu“). V tejto chvíli sa vám v hlave vynorí niekoľko nápadov, ako tento cieľ dosiahnuť („Môžem buď upiecť pizzu, alebo si ju objednať, alebo ísť do reštaurácie“). Všetky kroky, ktoré musíte na ceste urobiť, sa stanú samozrejmými.

Aplikujte tento spôsob myslenia na svoje skutočné projekty: začnite s najkonkrétnejšou definíciou cieľa. Nikdy nezaškodí nájsť si čas na definovanie cieľa, pretože od toho budú závisieť všetky nasledujúce akcie. Keď je cieľ jasný, vaša myseľ automaticky začne brainstorming. Takto môžete prísť s nápadmi, ktoré potrebujete na dosiahnutie svojho cieľa. Dobrou taktikou je začať brainstorming „zvonku“; napríklad si zapíšte a uložte svoje nápady na papier.

Keď zhromaždíte všetky svoje nápady, musíte ich usporiadať a zoskupiť a potom určiť konkrétne akcie potrebné na dokončenie projektu.

Prirodzené plánovanie značne sprehľadňuje prácu na projekte a robí ho zaujímavým, rýchlym a intuitívnym.

Najdôležitejšia vec

Ako pracovať efektívne a s čistou hlavou?

• Váš mozog je nástroj na myslenie, nie úložné zariadenie. Ak chcete jasne myslieť, potrebujete bezpečný „zberný kôš“ mimo vašej mysle.
• Vyneste smeti - týždenne vyprázdnite všetky externé "koše".
• Pri triedení „košíkov“ triedite materiál do tematických zoznamov.

Jednoduché nástroje, ktoré tvoria metódu GTD

• Zoznam „Projekty“ poskytuje prehľad všetkých vašich aktuálnych projektov.
• Namiesto denného zoznamu úloh použite kalendár a zoznamy Ďalšie akcie.
• Zoznamy čakajúcich na spracovanie sú veľmi užitočné pri práci s inými ľuďmi.
• Uložte informácie pre konkrétny deň do kalendára alebo kartotéky.
• Všetky potenciálne zaujímavé nápady by ste mali zaradiť do zoznamu „Niekedy/Možno“.
• Organizované pracovisko a týždenná kontrola vášho systému je nevyhnutná pre produktívnu prácu.

Ako implementovať základné princípy GTD?

Prirodzené plánovanie objasňuje ciele a ďalšie kroky vašich projektov a uľahčuje prácu na nich.

David Allen

Dokončiť veci

Ako sa vysporiadať s vecami

Úvod

Vitajte v zlatých baniach stratégií, kde sa dozviete, ako získať viac energie, naučiť sa relaxovať a urobiť viac s menším úsilím. Ak rovnako ako ja radi robíte veci a robíte ich dobre, no zároveň chcete nestratiť chuť do života, čo sa pri takom objeme práce zdá úplne nepravdepodobné a dokonca úplne nemožné. Netreba dávať ultimátum „buď-alebo“. Je naozaj možné robiť skvelú prácu a užívať si život vo svojom bežnom, každodennom svete.

Verím, že efektivita je dobrá. Možno je to, čo robíte, dôležité, zaujímavé alebo užitočné, alebo to možno len treba urobiť tak či onak. V prvom prípade chcete získať maximálnu možnú návratnosť investovaného času a úsilia. V druhom chcete čo najskôr prejsť na iné veci bez toho, aby ste zanechávali otravné chvosty.

A nech robíte čokoľvek, s najväčšou pravdepodobnosťou by vám viac vyhovovalo byť v uvoľnenom stave a byť si istý, že čokoľvek, čo práve robíte, je presne to, čo stojí za to robiť. Či už pijete pivo s kolegami po práci, alebo vstávate uprostred noci a obdivujete spiace dieťa, odpovedáte na list alebo prehodíte pár slov o živote s potenciálnym klientom po obchodnom stretnutí – toto je to je všetkočo by ste mali robiť.

Hlavným cieľom písania tejto knihy je naučiť vás, ako byť maximálne efektívny a uvoľnený, či už to chcete alebo potrebujete.

Dlho, ako možno aj vy, hľadám odpovede na otázky, čo robiť, kedy a ako robiť. A po viac ako dvadsiatich rokoch výskumu a aplikácie nových a nových metód personálnej a organizačnej efektivity, po rokoch výskumu a skúseností na sebe, môžem povedať, že neexistuje jediné univerzálne riešenie problému. Nič také neexistuje softvér, úžasný osobný plánovač alebo tvorca osobných úloh a cieľov, ktorý organizuje váš deň, týždeň a celý váš život. Navyše, akonáhle zdvihnete svoju efektivitu na novú úroveň, otvorí sa vám nový horizont kreatívnych cieľov, na ktoré už nebude možné použiť nejaký jednoduchý vzorec.

Ak neexistujú jasné recepty na zlepšenie osobnej organizácie a efektívnosti, potom existujú recepty na zlepšenie tohto zlepšenia. Rok čo rok som v priebehu práce na sebe nachádzal čoraz dôležitejšie veci, na ktoré sa treba sústrediť, čoho sa báť a čo robiť. Objavil som aj jednoduché procesy, ktoré by sa každý z nás mohol naučiť používať a ktoré by výrazne zlepšili našu schopnosť aktívne a konštruktívne využívať realitu dnešnej doby.

Výsledkom je kompilácia viac ako dvoch desaťročí objavov o osobnej produktivite – návod na maximalizáciu pracovných výsledkov a minimalizáciu úsilia, a to všetko vo svete, kde pracovné zaťaženie neustále rastie a úlohy sú čoraz hmlistejšie. Strávil som veľa hodín vedľa ľudí na ich pracovisku a pomáhal som im organizovať pracovný tok. Metódy, ktoré som objavil, sa ukázali ako skutočne účinné vo všetkých typoch spoločností, na všetkých úrovniach práce, vo všetkých kultúrach a dokonca sa mi zišli aj doma a v škole. Po dvadsiatich rokoch školenia niektorých svetoznámych profesionálov vo svojom odbore som s istotou zistil, že vo svete tieto metódy naozaj chýbajú.

Manažéri by chceli sebe a svojim podriadeným vštepiť ako hlavný štandard formulku „robte to za každú cenu“. Rovnako ako ja vedia, že za zatvorenými dverami sú po skončení pracovného dňa neprijaté hovory, nepridelené úlohy, surové briefy z obchodných stretnutí a rokovaní, nesplnené osobné povinnosti a tucet listov, ktoré ani neprevzali. Väčšina z týchto podnikateľov je celkom úspešná, pretože krízy, ktoré musia prekonať, a príležitosti, ktoré sa pred nimi otvárajú, sú oveľa väčšie ako problémy, ktoré si sami vypustia alebo vytvoria vo svojich kanceláriách a portfóliách. Ale: rytmus podnikania a života sme dnes dostali, ako ich vyvážiť je iná otázka.

Na jednej strane potrebujeme osvedčené techniky, ktoré pomôžu ľuďom sústrediť všetku svoju energiu a nenechať ju vyčerpať drobnými rozptýleniami. Na druhej strane je potrebné vytvoriť takú pracovnú atmosféru, v ktorej budú najvyťaženejší pracovníci spoľahlivo chránení pred stresom. Potrebujeme pozitívny štýl práce, ktorý pritiahne a udrží tých najlepších a najšikovnejších ľudí v spoločnosti. Takéto informácie sú v organizáciách cenené zlatom. Potrebné je to aj v škole, kde ešte naše deti nie sú naučené pracovať s informáciami, sústrediť sa na výsledok a aké opatrenia treba urobiť, aby ho dosiahli. A každý z nás jednotlivo – je to tiež veľmi užitočné – by sme sa mohli naučiť naplno využívať možnosti, ktoré nám boli poskytnuté, aby sme sa zlepšovali a boli užitoční.

Sila, jednoduchosť a efektívnosť, o ktorých hovorím v tejto knihe, sú najlepšie vyjadrené skúsenosťami v reálnom čase v reálnom svete. Cieľom knihy je štruktúrovať dynamické umenie pracovného toku a osobnej produktivity. Informácie som usporiadal tak, aby vám na jednej strane poskytli inšpiratívny prehľad a na druhej strane vám umožnili okamžite pocítiť výsledky. Kniha je rozdelená do troch častí. Prvá časť popisuje celú hru, obsahuje krátka recenzia systém a vysvetlenie jeho jedinečnosti a predstavuje hlavné metodológie v najvšeobecnejších pojmoch. Druhá časť je o tom, ako systém používať. Toto sú vaše tréningy: krok za krokom, kúsok po kúsku sa naučíte aplikovať modely. Tretia časť to posúva ešte vyššie – popisuje ešte výraznejšie a významnejšie výsledky, ktoré môžete dosiahnuť, ak z týchto metodík a modelov urobíte neoddeliteľnú súčasť svojej práce a života.

Odporúčam postupovať podľa princípu „hneď od ruky“ – otestujte si materiál na sebe, nielen verte, ale aj overte si, že tieto metódy sú pre vás osobne nielen možné, ale aj potrebné. A ešte niečo - chcem, aby ste pochopili, že všetko, čo ponúkam, je naozaj jednoduché. Nevyžaduje si to žiadne špeciálne schopnosti, pretože sa už viete sústrediť, zapisovať si veci, rozhodovať o výsledkoch a akciách, prehodnocovať pozície a vyberať si. Uvidíte, že veľa z toho, čo ste robili inštinktívne a intuitívne, je správne, a ja vám dám príležitosť posunúť tieto zručnosti na novú úroveň efektívnosti. Chcem vás vyzvať, aby ste to všetko dali dokopy a prijali to ako nové správanie, ktoré sa pre vás stane majákom.

GTD (Getting Things Done) je rovnomenný systém produktivity a kniha od obchodného kouča Davida Allena. Hlavným cieľom je mať čas na to, čo je potrebné, ale venovať viac času tomu, čo vám prináša potešenie.

Getting Things Done sa do ruštiny často prekladá ako „uviesť veci do poriadku“, aj keď presnejšie by bolo „doviesť veci do konca“. Súhlaste, dôležitejšie je nestrkať úlohy do zoznamov, ale plniť ich. Len na to musíte urobiť zoznamy, určiť priority a prísť s harmonogramom.

A prečo je to potrebné?

Ak budete pracovať na princípoch GTD, bude pre vás jednoduchšie spravovať vaše záležitosti. Koniec koncov, hlavnou výhodou tejto techniky je, že informácie o všetkých vašich úlohách sú sústredené na jednom mieste, takže môžete bez váhania prejsť od jednej veci k druhej.

Aký je rozdiel medzi GTD a zoznamom úloh?

V zozname väčšinou opravujeme len to najdôležitejšie a menej podstatné, menšie úlohy si nezapisujeme. A márne. Rolujú vám v hlave, odvádzajú pozornosť od práce a vaša efektivita klesá. Jedným z hlavných princípov GTD je zachytiť úplne všetko. Môžete tak vyložiť mozog a využiť všetky jeho zdroje na prácu.

Je tento systém pre mňa vhodný?

GTD je relevantné pre ľudí rôznych profesií, veku a sociálneho postavenia. David Allen, ktorý sformuloval princípy systému, viedol kurzy pre astronautov ISS, rockových hudobníkov a lídrov veľkých spoločností.

Rovnako ako David Allen v rozhovore pre Lifehacker, systém môže byť rovnako efektívny alebo rovnako zbytočný pre tínedžera aj generálneho riaditeľa veľkej spoločnosti. Musíte mať určité myslenie, radi sa zapájate do systematizácie a plánovania.

Dobre, takže čo presne je potrebné urobiť?

V systéme GTD neexistujú žiadne prísne pravidlá. Existujú však základné princípy práce:

1. Zbierajte informácie a všetko zaznamenávajte. Zapisujte si úlohy, nápady, opakujúce sa úlohy do zošita alebo aplikácie. Zároveň by ste mali mať zoznam vždy na dosah ruky, aby ste nemohli povedať: "Toto pridám neskôr." Aj tú najmenšiu a najnepodstatnejšiu vec si treba zapísať, ak to práve nerobíte.
2. Napíšte vysvetlenia. Nemali by tam byť úlohy typu „Priprav sa na dovolenku“. Rozdeľte veľké prípady na konkrétne, uskutočniteľné akcie (predložte také a také dokumenty vízovému centru, kúpte si uterák a slnečné okuliare, stiahnite si mapy do telefónu). Pri bežnom zozname úloh trávime viac času prepisovaním ako jeho vykonávaním. A áno, ak môžete delegovať, delegujte.
3. Stanovte si priority. Pre každú položku v zozname zadajte konkrétny dátum a časový rámec. V prípade potreby pridajte pripomienky. V skutočnosti ide o prácu so zoznamom aj kalendárom. V tejto fáze by ste mali mať istotu, že určite na nič nezabudnete.
4. Aktualizujte zoznamy. Zoznamy úloh rýchlo zastarajú: niečo stratí svoj význam, niečo sa presunie do budúcnosti. Systém musí fungovať za vás. Dbajte teda na to, aby ste mali vždy zoznam konkrétnych úkonov, aby ste sa mohli bez meškania pustiť do práce.
5. Konajte. Keď je všetko zorganizované, môžete začať realizovať svoj plán. Vyberte prípad zo správnej kategórie, zistite, aké konkrétne akcie sa od vás vyžadujú, a pracujte. Môžete tak realizovať veľké projekty.

Potrebujete dať všetko na jeden zoznam?

Nie, je lepšie urobiť ich niekoľko, ale držať ich na jednom mieste. Majte napríklad viacero zoznamov pre každý pracovný projekt, zoznamy domácich úloh, študijné zoznamy, zoznamy nápadov a možných projektov v budúcnosti – pokiaľ vám stačí vaša predstavivosť.

Existujú nejaké špeciálne nástroje?

Z aplikácií a webových služieb poslúžia Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, akýkoľvek poznámkový blok alebo bežný súbor v Dokumentoch Google. Ak ste zvyknutí robiť si poznámky na papier, môžete to využiť.

Existujú fanúšikovia súborového systému. Na ploche je vytvorený jeden spoločný priečinok, obsahuje niekoľko tematických a každý obsahuje zodpovedajúce zoznamy a potrebné materiály.

Vo všeobecnosti si vyberte, čo je pre vás výhodné.

Hlavná požiadavka: nástroj by mal byť vždy na dosah ruky, aby ste mohli preniesť úlohu z hlavy na papier alebo do aplikácie. Napríklad, keď za vami príde váš šéf a zadá vám novú úlohu, zatiaľ čo vy pracujete na niečom inom.

Ako získať väčšiu hodnotu z GTD?

Žiadny systém produktivity nebude fungovať, ak sa použije naslepo. Aby ste z neho vyťažili maximum, prispôsobte si ho pre seba a potom bude všetko fungovať.

A áno, žiadny systém nemôže urobiť všetku prácu za vás, takže sa nenechajte príliš uniesť vytváraním zoznamov, nezabudnite konať. GTD je nástroj, ktorý vám pomôže zbaviť sa stresu a nikdy na nič nezabudnúť. Ako si však naložíte s časom, je len na vás.

„Potom rozhodnite o požadovaných krokoch,
keď sa prípad objaví – a nie keď si vyžaduje núdzové ukončenie.
David Allen

GTD je technika time managementu vyvinutá konzultantom time managementu a autorom rovnomennej knihy Davidom Allenom. V preklade do ruštiny to znamená „Ako dotiahnuť veci do konca“ (Getting Things Done).

Hlavná zásada GTD hovorí - človek by sa nemal preťažovať tým, čo treba urobiť, ale mal by to len vniesť do plánu. Všetka pozornosť by sa mala sústrediť priamo na realizáciu každej jednotlivej úlohy.

Modely Davida Allena

Časový manažment zvyčajne začína distribúciou akcentov a zvýraznením najdôležitejších vecí. Allen ponúka trochu iný prístup a tvrdí, že hlavné miesto v time managemente by mala zaujať kontrola a vízia. Na základe toho navrhuje 3 hlavné modely:

• Prvým je riadenie pracovného toku. Je určený na riadenie všetkých úloh a pozostáva z nasledujúcich etáp: zber, spracovanie, organizácia, kontrola a akcie. O každom z nich budeme podrobnejšie diskutovať neskôr.
• Druhým je model hodnotenia práce, ktorý pozostáva zo šiestich úrovní, z ktorých každá je širšia a globálnejšia ako predchádzajúca. Tu zahŕňa: aktuálne záležitosti, súčasné povinnosti, mandát, nasledujúce 1-2 roky, nasledujúcich päť rokov a celý život vo všeobecnosti. Allen verí, že raz týždenne je človek povinný analyzovať svoje úspechy na každej z úrovní, iba v tomto prípade získa úplný obraz o tom, čo sa deje.
• Tretia – podľa neho nie pre každého potrebná – je prirodzená metóda plánovania. Pozostáva z 5 etáp: stanovenie cieľov a princípov, videnie želaných výsledkov, brainstorming, organizovanie a rozhodovanie o ďalšom postupe.

David Allen tvrdí, že všetky problémy spojené s nedosiahnutím cieľov sa objavujú v dôsledku nesprávneho plánovania už v jeho prvej fáze – stanovením cieľa a stanovením krokov potrebných na jeho dosiahnutie.

Princípy, na ktorých je založené GTD

Zbierka
Zmysel tohto princípu spočíva v tom, že všetky tie myšlienky, ktoré sa nám „tlačia“ v hlave, by sme mali fixovať na nejaké médium. Na tento účel je rovnako dobrý elektronický organizér, hlasový záznamník a jednoduchý poznámkový blok. Hlavná vec je oslobodiť myseľ od informácií, ktoré v súčasnosti nie sú potrebné.

Okrem toho by sa všetky záznamy mali kontrolovať aspoň raz týždenne, aby sa potvrdila ich relevantnosť a vykonali sa potrebné úpravy.

Liečba
Pri spracovávaní informácií treba pamätať na to, že každú akciu, ktorá netrvá dlhšie ako 5 minút, treba vykonať okamžite. Najlepšie je začať pracovať od začiatku zoznamu a postupovať ďalej v poradí.

Podľa Allenovho algoritmu spracovania informácií môžete pre každú položku na zozname urobiť nasledovné: urobiť to, odoslať ju na vykonanie, odložiť, ponechať si ju pre referenciu, vyhodiť alebo presunúť do zoznamu vecí na vrátenie na neskôr.

Organizácia
Na kontrolu akcií, ktoré by sa mali vykonať, David Allen navrhuje použiť súbor zoznamov:

• Nasledujúce akcie. Tu sú uvedené kroky, ktoré je potrebné vykonať pre každý prvok, ktorý je prijatý na implementáciu. Povedzme, že existuje prvok „Urobiť odhad“. Ak chcete pripraviť odhad, musíte vykonať nasledujúce kroky: kontaktovať kolegu a vyžiadať si údaje o jeho oddelení, zistiť náklady na potrebné materiály atď.

• projekty. Projekt možno chápať ako akýkoľvek cieľ, ktorého dosiahnutie vyžaduje viac ako jednu postupnú akciu. Projekty by sa mali pravidelne kontrolovať, aby sa zabezpečilo, že sa vykonávajú v správnom poradí.

• Odložené. V situácii, keď musí byť vec predložená na exekúciu, alebo keď jej vykonaniu musí predchádzať iná udalosť, je potrebné ju z času na čas sledovať. To umožní, aby sa neodkladali lehoty na jeho realizáciu.

• Raz/možno. To zahŕňa prípady, ku ktorým sa môžete za určitých podmienok rozhodnúť vrátiť.

Prehľad
Zostavovanie zoznamov a poznámok neprinesie požadovaný výsledok, ak nebudete kontrolovať tak často, ako je to možné, a je žiaduce robiť to každý deň. V takom prípade by ste si mali vybrať úlohu, ktorá je v súčasnosti prvoradá, a okamžite ju začať realizovať. Neodporúča sa začať prácu jednoduchými akciami, vyhýbať sa zložitým. Situáciu teda len zhoršíte nahromadením kopy tvrdej práce. Optimálnym riešením je postupné vykonávanie úloh.

Akcie
Podľa Davida Allena by ste mali byť pozornejší pri vykonávaní každej úlohy a nie pri jej organizácii. V tomto prípade je oveľa pravdepodobnejšie, že všetko dotiahnete do konca bez prerušenia uprostred.

Nástroje a techniky, ktoré vám pomôžu dokončiť to, čo ste začali

• 43 priečinkov. Táto technika spočíva v tom, že pre každý pracovný deň v mesiaci si vytvoríte samostatný priečinok (spolu 31) plus vytvoríte ďalších 12 priečinkov analogicky k mesiacom v roku. Výsledkom je 43 priečinkov, do ktorých by ste si mali „ukladať“ plány na každý konkrétny deň.
• Softvér pre GTD. IN modernom svete softvér je nevyhnutný. Podľa Allenovej metodológie zahŕňa: digitálne štrukturovanie, brainstorming a aplikácie projektového manažmentu. K dnešnému dňu podporuje ideológiu GTD viac ako 100 aplikácií. Medzi nimi sú programy napísané pre rôzne platformy a zariadenia.

V tomto článku sú princípy GTD uvedené veľmi stručne, nenahradí vám knihu Davida Allena. Článok je určený len na to, aby vo vás vzbudil záujem o takú efektívnu metódu, akou je GTD.

21. storočie je dobou technológií, nekonečného behania, rýchleho občerstvenia a termínov a každý z nás, skôr či neskôr unavený krútiť sa ako veverička v kolese, sa zamýšľa nad jednoduchou a zároveň sakramentsky ťažkou otázkou: ako robiť všetko? Ako si naplánovať a zorganizovať život tak, aby boli všetky dôležité veci hotové? Ako zvýšiť osobnú efektivitu? Našiel som spôsob - gtd systém alebo ako dať veci do poriadku.

Na túto tému bolo natočené veľké množstvo videí, napísaných veľké množstvo kníh a my sa pokúsime urobiť náš malý, ale dúfame, že užitočný príspevok.

Plánovací systém Getting Things Done (GTD) – v čom sa líši?

Prvým a hlavným princípom plánovania podľa tohto systému je, že človek musí oslobodiť myseľ od zapamätania si každodenných a aktuálnych udalostí, myšlienok, dátumov, miest a iných informácií potrebných na realizáciu. Všetci už žijeme v nekonečnom strese, bojíme sa, že niečo neurobíme, zabudneme, meškáme, urobíme chybu. Preto navrhujeme zbaviť sa časti zodpovednosti a založiť si denník. Práve tam by mali byť uložené všetky potrebné informácie. Zapísaný na papieri (v telefóne, diktafóne a pod.), nikde nezmizne, nezabudne a ak je aj správne štruktúrovaný, stane sa pre vás diár v živote nepostrádateľným pomocníkom.

Navyše, ak máte denník, tak váš mozog nebude zameraný na zapamätávanie si úloh, ale na ich plnenie. Nebudete premýšľať o tom, čo je potrebné urobiť, ale o tom, ako, a to už výrazne zvýši vašu efektivitu a poskytne vám príležitosť uprednostniť.

Ako si viesť denník?

Skúsme zvážiť tri hlavné piliere, na ktorých spočíva podstata:

• riadenie pracovného procesu;
• šesťúrovňový model preskúmania;
• prirodzená metóda plánovania.

Riadenie pracovného toku

Tento model možno tiež rozdeliť do samostatných bodov:

1. zber;
2. liečba;
3. Organizácia;
4. prehľad;
5. akcie.

Hneď ako sa objavia nové informácie – načasovanie pracovnej cesty, dátum dôležitého stretnutia, zoznam úloh na daný deň, zaujímavý nápad atď. – vezmite si ich a zapíšte si ich. Dobre! Teraz ho už váš mozog nemusí neustále držať na povrchu, aby nezabudol. Váš denník začína fungovať!

Aby sa informácie nestratili vo svojej divočine, vyberte pre ne určité stránky. Budú sa nazývať inbox - miesto na ukladanie informácií.

Aby sa informácie nedali vystopovať, musia sa neustále spracovávať: sledovať, distribuovať viac a menej dôležitým, uprednostňovať, určovať si sami, čo je potrebné urobiť a v akom poradí v súlade s dôležitosťou prípadov a nástupom termínov ich realizácie. Musíte to urobiť aspoň raz týždenne.

Ak chcete usporiadať pracovný postup, musíte rozdeliť všetky svoje úlohy do zoznamov:

1. nasledujúce akcie;
2. projekty;
3. oneskorené;
4. Možno jedného dňa.

V skutočnosti ide o distribúciu podľa priority. Keď je všetko oddelené, môžete sa sústrediť na to, čo potrebujete v konkrétnom okamihu, a nestrácať čas a energiu na to, čo sa dá urobiť neskôr.

Recenzia modelu

Táto položka je neoddeliteľne spojená so spracovaním. Iba ak je spracovanie globálnejší proces, potom je kontrola každodennou prácou, ktorá sa netýka celého zoznamu úloh, ale iba „ďalších akcií“, čo je potrebné urobiť ako prvé.

Ale, samozrejme, najdôležitejšia vec pri riadení nášho pracovného toku je okamžitá akcia, teda realizácia toho, čo je naplánované. Snažte sa nenechať sa rozptyľovať vonkajšími podnetmi a trávte maximum času priamym, fyzickým plnením potrebných úloh.

Podstata tohto modelu je tiež veľmi jednoduchá – prehľadne rozdeliť všetky svoje úlohy podľa časových intervalov, v ktorých ich treba splniť:

• aktuálne udalosti;
• aktuálne projekty;
• rozsah primárnych zodpovedností;
• ďalšie 1-4 roky;
• nasledujúcich 5 rokov;
• život.

Tu je niekoľko príkladov, ktoré vám uľahčia pochopenie. Aktuálne záležitosti sú tie každodenné starosti, ktoré nemôžete ignorovať: práca, domáce práce, stretnutia. Aktuálne projekty sú to, na čom práve pracujete. Rozhodli ste sa schudnúť na leto? Výborný nápad! píšeš knihu? Toto je tiež prebiehajúci projekt! ? Skvelý stimul! Rozsah povinností je to, čo musíte splniť v súlade s vašou sociálnou rolou: rola zamestnanca firmy, rola manželky, matky a pod.

Nasledujúce roky spravidla nie sú zoznamom prípadov, ale projektmi, nápadmi a cieľmi: parašutizmus, dovolenka do Talianska, prečítanie 100 kníh. Päťročná perspektíva je rovnaká, len dlhodobejšia. Život je najglobálnejším a najkomplexnejším bodom, tu môžete zadať hlavné životné ciele a sny. Napríklad urobiť cestu okolo sveta – prečo nie životný sen?

Prirodzená metóda plánovania

• definovanie hlavných cieľov a princípov;
• vízia požadovaných výsledkov;
• brainstorming;
• organizačný proces;
• určenie ďalšej konkrétnej akcie.

Takže sa musíte naučiť anglicky. Definujeme to ako cieľ. Prečo to potrebuješ? Na cestovanie, do práce, na čítanie kníh obľúbeného autora v origináli, na všeobecný rozvoj. Z toho vyplývajú želané výsledky – napríklad musíte vedieť dostatočne po anglicky, aby ste si Shakespeara prečítali v origináli.

Brainstorming je o identifikácii spôsobov, ako dosiahnuť tento výsledok. čo musíte urobiť? Prihláste sa na kurzy v angličtine, najmite si lektora, zoznámte sa a začnite komunikovať s rodeným hovorcom študovaného jazyka, pozerajte originálne filmy v anglickom jazyku a počúvajte piesne v angličtine. Skvelé, metódy sú definované.

Teraz si ich treba zorganizovať, teda nasypať do svojich zoznamov úloh, urobiť si rozvrh, kedy pôjdeš na kurzy a kedy sa učiť s lektorom alebo sám, cez ktorý sociálna sieť budete chatovať s novým anglicky hovoriacim priateľom atď.

Posledným bodom sú konkrétne akcie. Určite, kde by ste mali začať, a – pokračujte, dobyjte nové výšiny!

Aplikácie

Ako už bolo spomenuté na začiatku článku, žijeme v 21. storočí, dobe technológií, a preto je hriechom ich nevyužiť pri plánovaní podnikania a svojho života. Samozrejme, môžete si viesť bežný, papierový denník. V skutočnosti je to podľa systému Getting Things Done ešte výhodnejšie, pretože sa potom nebudete musieť rozptyľovať prichádzajúcimi upozorneniami, správami a hovormi.

Ak vám však viac vyhovuje nový gadget vo vašich rukách, ponúkame vám niekoľko užitočných aplikácií pre váš telefón:

• HabitBull je aplikácia na posilnenie návykov. Je známe, že na vytvorenie návyku je potrebné neodchýliť sa od vykonávania nejakého úkonu aspoň 30 dní. Na to je aplikácia určená – pomáha vám nezabúdať a realizovať svoje plány každý deň. Zvyk sa bude považovať za ustálený, ak sa vykonával 30 dní v rade;
• aTimeLogger je časovač, ktorý vám pomáha sledovať, koľko času ste strávili a čím. Veľmi užitočné, keď sa snažíte zistiť, kam idú hodiny;
• Noon Pacific je minimalistický plánovač úloh.

Krabice s listami

Okrem tradičného diára môžete mať niekoľko krabičiek s letákmi, na ktoré si budete zapisovať všetky svoje záležitosti, úlohy, projekty a ciele. Aby ste sa v týchto kusoch papiera neplietli, usporiadajte ich takto:

1. vezmite si viacfarebné listy, napríklad nálepky, a pre každú farbu určite oblasť svojho života, napríklad: zapíšte si osobné záležitosti na ružové, pracovníkov na modré, domáce na zelené atď. .;
2. potrebujete tiež niekoľko políčok: jednu pre naliehavé prípady, druhú pre prebiehajúce projekty atď. (použite zoznam pracovných postupov a šesťúrovňový systém).

Takýto zaujímavý a kreatívny spôsob vám nielen pomôže veci efektívne naplánovať, ale aj rozveselí.

Na tieto hárky si zapíšete všetky prichádzajúce prípady, myšlienky, že potrebujete niečo urobiť, potom napríklad raz týždenne hárky prekontrolujete a zoradíte podľa princípu:

1. Ak s tým dokážete niečo urobiť za 2 minúty, dajte to na jednu kôpku. Po vytriedení tohto množstva prípadov to urobíte hneď alebo do týždňa
2. Ak to trvá dlho, urobte si plán, teda rozdeľte túto úlohu na menšie, pre ktoré si určíte časový rámec.
3. Ak to nie je možné, vyhoďte to do koša, alebo preraďte, alebo vložte do samostatnej krabice - plány do budúcnosti

Podrobnejší rozhodovací algoritmus na obrázku

Odporúčam video, ktoré jasne popisuje tok myšlienok

Skombinujte dokončovanie vecí s Bullet Journal

Náš život je flexibilná a nepredvídateľná vec a v ktorýkoľvek deň sa môže stať niečo, čo úplne zmení vaše súčasné ciele a zámery: neplánované stretnutie, nečakaná choroba atď. Naplánované, ale nedokončené veci sú pritom strašne otravné a demotivujúce. Takže plánujte len to, čo dokážete na 100% splniť.

A čo je najdôležitejšie, pamätajte, že váš úspech závisí len od vás. Starajte sa o seba a svoje zdravie a naučte sa uprednostňovať. Čo sa dá odložiť, nech počká. Sústreďte sa len na to, na čom skutočne záleží. Život máme len jeden a treba ho prežiť čo najefektívnejšie a najzaujímavejšie.