Ruské transhumanistické hnutie. Prirodzená metóda plánovania

21. storočie je dobou technológií, nekonečného behania, rýchleho občerstvenia a termínov a každý z nás, skôr či neskôr unavený krútiť sa ako veverička v kolese, sa zamýšľa nad jednoduchou a zároveň sakramentsky ťažkou otázkou: ako robiť všetko? Ako si naplánovať a zorganizovať život tak, aby boli všetky dôležité veci hotové? Ako zvýšiť osobnú efektivitu? Našiel som spôsob - gtd systém alebo ako dať veci do poriadku.

Na túto tému bolo natočené veľké množstvo videí, napísaných veľké množstvo kníh a my sa pokúsime urobiť náš malý, ale dúfame, že užitočný príspevok.

Plánovací systém Getting Things Done (GTD) – v čom sa líši?

Prvým a hlavným princípom plánovania podľa tohto systému je, že človek musí oslobodiť myseľ od zapamätania si každodenných a aktuálnych udalostí, myšlienok, dátumov, miest a iných informácií potrebných na realizáciu. Všetci už žijeme v nekonečnom strese, bojíme sa, že niečo neurobíme, zabudneme, meškáme, urobíme chybu. Preto navrhujeme zbaviť sa časti zodpovednosti a založiť si denník. Tam by mali byť uložené všetky potrebné informácie. Zapísaný na papieri (v telefóne, diktafóne a pod.), nikde nezmizne, nezabudne a ak je aj správne štruktúrovaný, stane sa pre vás diár v živote nepostrádateľným pomocníkom.

Navyše, ak máte denník, tak váš mozog nebude zameraný na zapamätávanie si úloh, ale na ich plnenie. Nebudete premýšľať o tom, čo je potrebné urobiť, ale o tom, ako, a to už výrazne zvýši vašu efektivitu a poskytne vám príležitosť uprednostniť.

Ako si viesť denník?

Skúsme zvážiť tri hlavné piliere, na ktorých spočíva podstata:

• riadenie pracovného procesu;
• šesťúrovňový model preskúmania;
• prirodzená metóda plánovania.

Riadenie pracovného toku

Tento model možno tiež rozdeliť do samostatných bodov:

1. zber;
2. liečba;
3. Organizácia;
4. preskúmanie;
5. akcie.

Hneď ako sa objavia nové informácie – načasovanie pracovnej cesty, dátum dôležitého stretnutia, zoznam úloh na daný deň, zaujímavý nápad atď. – vezmite si ich a zapíšte si ich. Výborne! Teraz ho už váš mozog nemusí neustále držať na povrchu, aby nezabudol. Váš denník začína fungovať!

Aby sa informácie nestratili vo svojej divočine, vyberte pre ne určité stránky. Budú sa nazývať inbox - miesto na ukladanie informácií.

Aby sa informácie nevypátrali, musia sa neustále spracovávať: sledovať, distribuovať viac a menej dôležitým, uprednostňovať, určovať si sami, čo treba urobiť a v akom poradí v súlade s dôležitosťou prípadov a nástupom termínov ich realizácie. Musíte to urobiť aspoň raz týždenne.

Ak chcete usporiadať pracovný postup, musíte rozdeliť všetky svoje úlohy do zoznamov:

1. nasledujúce akcie;
2. projekty;
3. oneskorené;
4. Možno jedného dňa.

V skutočnosti ide o distribúciu podľa priority. Keď je všetko oddelené, môžete sa sústrediť na to, čo potrebujete v konkrétnom čase, a nestrácať čas a energiu na to, čo sa dá urobiť neskôr.

Recenzia modelu

Táto položka je neoddeliteľne spojená so spracovaním. Iba ak je spracovanie globálnejší proces, potom je kontrola každodennou prácou, ktorá sa netýka celého zoznamu úloh, ale iba „ďalších akcií“, čo je potrebné urobiť ako prvé.

Ale, samozrejme, najdôležitejšie pri riadení nášho pracovného toku sú priame akcie, teda realizácia toho, čo je naplánované. Snažte sa nenechať sa rozptyľovať vonkajšími podnetmi a trávte maximum času priamym, fyzickým plnením potrebných úloh.

Podstata tohto modelu je tiež veľmi jednoduchá – prehľadne rozdeliť všetky svoje úlohy podľa časových intervalov, v ktorých ich treba splniť:

• aktuálne udalosti;
• aktuálne projekty;
• rozsah primárnych zodpovedností;
• ďalšie 1-4 roky;
• nasledujúcich 5 rokov;
• života.

Tu je niekoľko príkladov, ktoré vám uľahčia pochopenie. Aktuálne záležitosti sú tie každodenné starosti, ktoré nemôžete ignorovať: práca, domáce práce, stretnutia. Aktuálne projekty sú to, na čom práve pracujete. Rozhodli ste sa schudnúť na leto? Výborný nápad! píšeš knihu? Toto je tiež prebiehajúci projekt! ? Skvelý podnet! Rozsah povinností je to, čo musíte splniť v súlade s vašou sociálnou rolou: rola zamestnanca firmy, rola manželky, matky a pod.

Najbližšie roky spravidla nie sú zoznamom prípadov, ale projektov, nápadov a cieľov: parašutizmus, dovolenka do Talianska, prečítanie 100 kníh. Päťročná perspektíva je rovnaká, len dlhodobejšia. Život je najglobálnejším a najkomplexnejším bodom, tu môžete zadať hlavné životné ciele a sny. Napríklad urobiť cestu okolo sveta – prečo nie životný sen?

Prirodzená metóda plánovania

• definovanie hlavných cieľov a princípov;
• vízia požadovaných výsledkov;
• brainstorming;
• organizačný proces;
• určenie ďalšej konkrétnej akcie.

Takže sa musíte naučiť anglicky. Definujeme to ako cieľ. Prečo to potrebuješ? Na cestovanie, do práce, na čítanie kníh obľúbeného autora v origináli, na všeobecný rozvoj. Z toho vyplývajú želané výsledky – napríklad musíte vedieť dostatočne anglicky, aby ste si Shakespeara prečítali v origináli.

Brainstorming je o identifikácii spôsobov, ako dosiahnuť tento výsledok. Čo musíte urobiť? Prihláste sa na kurzy anglického jazyka, najmite si lektora, zoznámte sa a začnite komunikovať s rodeným hovorcom študovaného jazyka, pozerajte originálne filmy v anglickom jazyku a počúvajte piesne v angličtine. Skvelé, metódy sú definované.

Teraz si ich treba zorganizovať, teda nasypať do svojich zoznamov úloh, urobiť si rozvrh, kedy pôjdeš na kurzy a kedy sa učiť s lektorom alebo sám, cez ktorý sociálna sieť budete chatovať s novým anglicky hovoriacim priateľom atď.

Posledným bodom sú konkrétne akcie. Určite, kde by ste mali začať, a - pokračujte, dobyjte nové výšiny!

Aplikácie

Ako už bolo spomenuté na začiatku článku, žijeme v 21. storočí, dobe technológií, a preto je hriechom ich nevyužiť pri plánovaní podnikania a svojho života. Samozrejme, môžete si viesť bežný, papierový denník. V skutočnosti je to podľa systému Getting Things Done ešte výhodnejšie, pretože sa potom nebudete musieť rozptyľovať prichádzajúcimi upozorneniami, správami a hovormi.

Ak vám však viac vyhovuje nový gadget vo vašich rukách, ponúkame vám niekoľko užitočných aplikácií pre váš telefón:

• HabitBull je aplikácia na posilnenie návykov. Je známe, že na vytvorenie návyku je potrebné neodchýliť sa od vykonávania nejakého úkonu aspoň 30 dní. Na to je aplikácia určená – pomáha vám nezabúdať a realizovať svoje plány každý deň. Zvyk sa bude považovať za pevný, ak sa vykonával 30 dní v rade;
• aTimeLogger je časovač, ktorý vám pomáha sledovať, koľko času ste strávili a čím. Veľmi užitočné, keď sa snažíte zistiť, kam idú hodiny;
• Noon Pacific je minimalistický plánovač úloh.

Krabice s listami

Okrem tradičného diára môžete mať niekoľko krabičiek s letákmi, na ktoré si budete zapisovať všetky svoje záležitosti, úlohy, projekty a ciele. Aby ste sa v týchto kusoch papiera neplietli, usporiadajte ich takto:

1. vezmite si viacfarebné listy, napríklad nálepky, a pre každú farbu určite oblasť svojho života, napríklad: zapíšte si osobné záležitosti na ružové, pracovníkov na modré, domáce na zelené atď. .;
2. je potrebných aj niekoľko schránok: jedna na urgentné záležitosti, druhá na prebiehajúce projekty a tak ďalej (použite zoznam organizácie pracovného toku a šesťúrovňový systém).

Takýto zaujímavý a kreatívny spôsob vám nielen pomôže veci efektívne naplánovať, ale aj rozveselí.

Na tieto hárky si zapíšete všetky prichádzajúce prípady, myšlienky, že potrebujete niečo urobiť, potom napríklad raz týždenne hárky prekontrolujete a zoradíte podľa princípu:

1. Ak s tým dokážete niečo urobiť za 2 minúty, dajte to na jednu kôpku. Po vytriedení tohto množstva prípadov to urobíte hneď alebo do týždňa
2. Ak to trvá dlho, urobte si plán, teda rozdeľte túto úlohu na menšie, pre ktoré si určíte časový rámec.
3. Ak to nie je možné, vyhoďte to do koša, alebo preraďte, alebo vložte do samostatnej krabice - plány do budúcnosti

Podrobnejší rozhodovací algoritmus na obrázku

Odporúčam video, ktoré jasne popisuje myšlienkový pochod

Skombinujte dokončovanie vecí s Bullet Journal

Náš život je flexibilná a nepredvídateľná vec a v ktorýkoľvek deň sa môže stať niečo, čo úplne zmení vaše súčasné ciele a zámery: neplánované stretnutie, nečakaná choroba atď. Naplánované, no nedokončené veci sú strašne otravné a demotivujúce. Takže plánujte len to, čo dokážete na 100% splniť.

A čo je najdôležitejšie, pamätajte, že váš úspech závisí len od vás. Starajte sa o seba a svoje zdravie a naučte sa uprednostňovať. Čo sa dá odložiť, nech počká. Sústreďte sa len na to, na čom skutočne záleží. Život máme len jeden a treba ho prežiť čo najefektívnejšie a najzaujímavejšie.

GTD (Getting Things Done) je rovnomenný systém produktivity a kniha od obchodného kouča Davida Allena. Hlavným cieľom je mať čas na to, čo je potrebné, ale venovať viac času tomu, čo vám prináša potešenie.

Getting Things Done sa do ruštiny často prekladá ako „uviesť veci do poriadku“, aj keď presnejšie by bolo „doviesť veci do konca“. Súhlaste, dôležitejšie je nestrčiť úlohy do zoznamov, ale ich dokončiť. Len na to musíte urobiť zoznamy, určiť priority a prísť s harmonogramom.

A prečo je to potrebné?

Ak budete pracovať na princípoch GTD, bude pre vás jednoduchšie spravovať vaše záležitosti. Koniec koncov, hlavnou výhodou tejto techniky je, že informácie o všetkých vašich úlohách sú sústredené na jednom mieste, takže môžete bez váhania prejsť od jednej veci k druhej.

Aký je rozdiel medzi GTD a zoznamom úloh?

V zozname zvyčajne opravujeme len to najdôležitejšie a nezapisujeme menej podstatné, menšie úlohy. A márne. Rolujú vám v hlave, odvádzajú pozornosť od práce a vaša efektivita klesá. Jedným z hlavných princípov GTD je zachytiť úplne všetko. Môžete tak vyložiť mozog a využiť všetky jeho zdroje na prácu.

Je tento systém pre mňa vhodný?

GTD je relevantné pre ľudí rôznych profesií, veku a sociálneho postavenia. David Allen, ktorý sformuloval princípy systému, viedol kurzy pre astronautov ISS, rockových hudobníkov a lídrov veľkých spoločností.

Rovnako ako David Allen v rozhovore pre Lifehacker, systém môže byť rovnako efektívny alebo rovnako zbytočný pre tínedžera aj generálneho riaditeľa veľkej spoločnosti. Musíte mať určité myslenie, radi sa zapájate do systematizácie a plánovania.

Dobre, takže čo presne treba urobiť?

V systéme GTD neexistujú žiadne prísne pravidlá. Existujú však základné princípy práce:

1. Zbierajte informácie a všetko zaznamenávajte. Zapisujte si úlohy, nápady, opakujúce sa úlohy do zošita alebo aplikácie. Zároveň by ste mali mať zoznam vždy na dosah ruky, aby ste nemohli povedať: "Toto pridám neskôr." Aj tú najmenšiu a najnepodstatnejšiu vec si treba zapísať, ak to práve nerobíte.
2. Napíšte vysvetlenia. Nemali by tam byť úlohy typu „Priprav sa na dovolenku“. Rozdeľte veľké prípady na konkrétne, uskutočniteľné akcie (predložte také a také dokumenty vízovému centru, kúpte si uterák a slnečné okuliare, stiahnite si mapy do telefónu). Pri bežnom zozname úloh trávime viac času prepisovaním ako jeho vykonávaním. A áno, ak môžete delegovať, delegujte.
3. Stanovte si priority. Pre každú položku v zozname zadajte konkrétny dátum a časový rámec. V prípade potreby pridajte pripomienky. V skutočnosti ide o prácu so zoznamom aj kalendárom. V tejto fáze by ste mali mať istotu, že určite na nič nezabudnete.
4. Aktualizujte zoznamy. Zoznamy úloh rýchlo zastarajú: niečo stratí svoj význam, niečo sa presunie do budúcnosti. Systém musí fungovať za vás. Dbajte teda na to, aby ste mali vždy zoznam konkrétnych úkonov, aby ste sa mohli bez meškania pustiť do práce.
5. Konajte. Keď je všetko zorganizované, môžete začať realizovať svoj plán. Vyberte prípad zo správnej kategórie, zistite, aké konkrétne akcie sa od vás vyžadujú, a pracujte. Môžete tak realizovať veľké projekty.

Potrebujete dať všetko na jeden zoznam?

Nie, je lepšie urobiť ich niekoľko, ale držať ich na jednom mieste. Majte napríklad viacero zoznamov pre každý pracovný projekt, zoznamy domácich úloh, študijné zoznamy, zoznamy nápadov a možných budúcich projektov – len popustite uzdu svojej fantázii.

Existujú nejaké špeciálne nástroje?

Z aplikácií a webových služieb poslúžia Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, akýkoľvek poznámkový blok alebo bežný súbor v Dokumentoch Google. Ak ste zvyknutí robiť si poznámky na papier, môžete to využiť.

Existujú fanúšikovia súborového systému. Na pracovnej ploche je vytvorený jeden spoločný priečinok, obsahuje niekoľko tematických a každý obsahuje zodpovedajúce zoznamy a potrebné materiály.

Vo všeobecnosti si vyberte, čo je pre vás výhodné.

Hlavná požiadavka: nástroj by mal byť vždy na dosah ruky, aby ste mohli preniesť úlohu z hlavy na papier alebo do aplikácie. Napríklad, keď za vami príde váš šéf a zadá vám novú úlohu, zatiaľ čo vy pracujete na niečom inom.

Ako získať väčšiu hodnotu z GTD?

Žiadny systém produktivity nebude fungovať, ak sa použije naslepo. Aby ste z neho vyťažili maximum, prispôsobte si ho pre seba a potom bude všetko fungovať.

A áno, žiadny systém nemôže urobiť všetko za vás, takže sa nenechajte príliš uniesť vytváraním zoznamov, nezabudnite konať. GTD je nástroj, ktorý vám pomôže zbaviť sa stresu a nikdy na nič nezabudnúť. Ako si však naložíte s časom, je len na vás.

Aktuálna strana: 1 (celková kniha má 17 strán)

David Allen

Dokončiť veci

Ako sa vysporiadať s vecami

Úvod

Vitajte v zlatých baniach stratégií, kde sa dozviete, ako získať viac energie, naučiť sa relaxovať a urobiť viac s menším úsilím. Ak rovnako ako ja radi robíte veci a robíte ich dobre, no zároveň chcete nestratiť chuť do života, čo sa pri takom objeme práce zdá úplne nepravdepodobné a dokonca úplne nemožné. Netreba dávať ultimátum „buď-alebo“. Je naozaj možné robiť skvelú prácu a užívať si život vo svojom bežnom, každodennom svete.

Verím, že efektivita je dobrá. Možno je to, čo robíte, dôležité, zaujímavé alebo užitočné, alebo to možno len treba urobiť tak či onak. V prvom prípade chcete získať maximálnu možnú návratnosť investovaného času a úsilia. V druhom chcete čo najskôr prejsť na iné veci bez toho, aby ste zanechávali otravné chvosty.

A nech robíte čokoľvek, s najväčšou pravdepodobnosťou by vám viac vyhovovalo byť v uvoľnenom stave a byť si istý, že čokoľvek, čo práve robíte, je presne to, čo stojí za to robiť. Či už pijete pivo s kolegami po práci, alebo vstávate uprostred noci a obdivujete spiace dieťa, odpovedáte na list alebo prehodíte pár slov o živote s potenciálnym klientom po obchodnom stretnutí – toto je to je všetkočo by ste mali robiť.

Hlavným cieľom písania tejto knihy je naučiť vás, ako byť maximálne efektívny a uvoľnený, či už to chcete alebo potrebujete.

Dlho, ako možno aj vy, hľadám odpovede na otázky, čo robiť, kedy a ako robiť. A po viac ako dvadsiatich rokoch výskumu a aplikácie nových a nových metód personálnej a organizačnej efektivity, po rokoch výskumu a skúseností na sebe, môžem povedať, že neexistuje jediné univerzálne riešenie problému. Nič také neexistuje softvér, úžasný osobný plánovač alebo tvorca osobných úloh a cieľov, ktorý organizuje váš deň, týždeň a celý váš život. Navyše, akonáhle zdvihnete svoju efektivitu na novú úroveň, otvorí sa vám nový horizont kreatívnych cieľov, na ktoré už nebude možné použiť nejaký jednoduchý vzorec.

Ak neexistujú jasné recepty na zlepšenie osobnej organizácie a efektívnosti, potom existujú recepty na zlepšenie tohto zlepšenia. Rok čo rok som v priebehu práce na sebe nachádzal čoraz výraznejšie veci, na ktoré sa treba sústrediť, čoho sa báť a čo robiť. Objavil som aj jednoduché procesy, ktoré by sa každý z nás mohol naučiť používať a ktoré by výrazne zlepšili našu schopnosť aktívne a konštruktívne využívať realitu dnešnej doby.

Výsledkom je kompilácia viac ako dvoch desaťročí objavov v oblasti osobnej produktivity – návod na maximalizáciu pracovných výsledkov a minimalizáciu úsilia, a to všetko vo svete, kde pracovné zaťaženie neustále rastie a úlohy sú čoraz hmlistejšie. Strávil som veľa hodín vedľa ľudí na ich pracovisku a pomáhal som im organizovať pracovný tok. Metódy, ktoré som objavil, sa ukázali ako skutočne účinné vo všetkých typoch spoločností, na všetkých úrovniach práce, vo všetkých kultúrach a dokonca sa mi zišli aj doma a v škole. Po dvadsiatich rokoch školenia niektorých svetoznámych profesionálov vo svojom odbore som s istotou zistil, že vo svete tieto metódy naozaj chýbajú.

Manažéri by chceli sebe a svojim podriadeným vštepiť ako hlavný štandard formulku „robte to za každú cenu“. Rovnako ako ja vedia, že za zatvorenými dverami sú po skončení pracovného dňa neprijaté hovory, nepridelené úlohy, surové briefy z obchodných stretnutí a rokovaní, nesplnené osobné povinnosti a tucet listov, ktoré ani neprevzali. Väčšina z týchto biznismenov je celkom úspešná, pretože krízy, ktoré musia prekonať, a príležitosti, ktoré sa pred nimi otvárajú, sú oveľa väčšie ako problémy, ktoré si sami vypustia alebo vytvoria vo svojich kanceláriách a portfóliách. Ale: rytmus podnikania a života sme dnes dostali, ako ich vyvážiť je iná otázka.

Na jednej strane potrebujeme osvedčené techniky, ktoré pomôžu ľuďom sústrediť všetku svoju energiu a nenechať ju vyčerpať drobnými rozptýleniami. Na druhej strane je potrebné vytvoriť takú pracovnú atmosféru, v ktorej budú najvyťaženejší pracovníci spoľahlivo chránení pred stresom. Potrebujeme pozitívny štýl práce, ktorý pritiahne a udrží tých najlepších a najšikovnejších ľudí v spoločnosti. Takéto informácie si v organizáciách cenia zlatom. Potrebné je to aj v škole, kde ešte naše deti nie sú naučené pracovať s informáciami, sústrediť sa na výsledok a aké kroky treba urobiť, aby ho dosiahli. A každý z nás – je to tiež veľmi užitočné – by sme sa mohli naučiť naplno využívať možnosti, ktoré nám boli poskytnuté, aby sme sa zdokonaľovali a boli užitoční.

Sila, jednoduchosť a efektívnosť, o ktorej hovorím v tejto knihe, je najlepšie vyjadrená v zážitkoch v reálnom čase v reálnom svete. Cieľom knihy je štruktúrovať dynamické umenie pracovného toku a osobnej produktivity. Informácie som usporiadal tak, aby vám na jednej strane poskytli inšpiratívny prehľad a na druhej strane vám umožnili okamžite pocítiť výsledky. Kniha je rozdelená do troch častí. Prvá časť popisuje celú hru, obsahuje krátka recenzia systém a vysvetlenie jeho jedinečnosti a predstavuje hlavné metodiky v najvšeobecnejších pojmoch. Druhá časť je o tom, ako systém používať. Toto sú vaše tréningy: krok za krokom, kúsok po kúsku sa naučíte aplikovať modely. Tretia časť to posúva ešte vyššie – popisuje ešte výraznejšie a významnejšie výsledky, ktoré môžete dosiahnuť, ak z týchto metodík a modelov urobíte neoddeliteľnú súčasť svojej práce a života.

Odporúčam postupovať podľa princípu „hneď od ruky“ – otestujte si materiál na sebe, nielen verte, ale aj overte si, že tieto metódy sú pre vás osobne nielen možné, ale aj potrebné. A ešte jedna vec - chcem, aby ste pochopili, že všetko, čo ponúkam, je naozaj jednoduché. Nevyžaduje si to žiadne špeciálne schopnosti, pretože sa už viete sústrediť, zapisovať si veci, rozhodovať o výsledkoch a akciách, prehodnocovať pozície a vyberať si. Uvidíte, že veľa z toho, čo ste robili inštinktívne a intuitívne, je správne, a ja vám dám príležitosť posunúť tieto zručnosti na novú úroveň efektívnosti. Chcem vás vyzvať, aby ste to všetko dali dokopy a prijali to ako nové správanie, ktoré sa pre vás stane majákom.

Na stránkach knihy často odkazujem na svoje školenia a semináre. Posledných dvadsať rokov som pracoval ako konzultant pre manažment, či už sám, alebo s malým tímom. Mojou úlohou bolo viesť súkromné ​​školenia o produktivite a workshopy o technikách, ktoré sú tu prezentované. S kolegami sme súkromne koučovali viac ako tisíc ľudí, státisíce profesionálov a absolvovali niekoľko stoviek seminárov – to sú skúsenosti, z ktorých budem čerpať príklady. Sľub správne sformuloval jeden z mojich klientov. Napísal: „Začal som používať metódy z tohto programu a zachránilo mi to život, keď som si z toho urobil zvyk, zmenilo mi to život. Je to vakcína proti každodennému boju na život a na smrť, keď „projekt mal byť dokončený včera“ a protijed na nerovnováhu, ktorú si mnohí ľudia vytvárajú sami.

Časť prvá. Umenie plniť úlohy

Kapitola 1 Nové metódy pre nový život

Situácia, keď nad človekom visí obrovský zoznam úloh a zároveň si dokáže zachovať sviežu hlavu, pozitívny pocit pokojného ovládania a produktívnej práce, je celkom reálna. Je to úžasný spôsob, ako žiť a pracovať, dosahovať vysokú úroveň efektivity. V poslednej dobe sa to stalo štýlom práce, ktorý sa vyžaduje od úspešných špičkových špecialistov. Už viete, čo a ako robiť, aby ste dosiahli túto úroveň. Ak ste však vo väčšine, musíte tieto poznatky uplatniť v kratšom čase a prehľadným a systematickým spôsobom, aby ste sa dostali na vrchol, namiesto toho, aby ste sa zmietali niekde úplne na dne. Napriek tomu, že metóda a technológie, ktoré sú v knihe popísané, vychádzajú z zdravý rozum a sú určené pre praktické uplatnenie, väčšina ľudí stále podlieha bežným pracovným návykom, ktoré sa oplatí zmeniť pred začatím používania systému. Musíte urobiť malé úpravy vo svojom spôsobe objasňovania a organizovania úloh, ktoré zamestnávajú vašu pozornosť.

...

Úzkosť je spôsobená nedostatkom

organizáciu, prípravu a akciu.

Všetky tu uvedené metódy sú založené na dvoch kľúčových cieľoch:

1. Zbierať všetky veci, ktoré treba urobiť teraz, neskôr, niekedy, veľké, malé alebo súvisiace - všetko v logickom systéme, ale nie v hlave.

2. Prinúťte sa prijať konečné rozhodnutia o všetkom. To znamená, že musíte mať vždy plán a presne vedieť, čo robiť ďalej – a túto úlohu môžete kedykoľvek dokončiť alebo prehodnotiť.

Táto kniha obsahuje osvedčenú metódu, ako si profesionálne zorganizovať pracovný tok. Tu sú spoľahlivé nástroje, triky, techniky a triky. Ako uvidíte neskôr, všetky princípy a metódy platia pre všetko, čo robíte, ako napr Každodenný život ako aj v práci. Ako mnohí vaši predchodcovia, aj vy môžete vo svojej práci a vo svojom svete použiť to, čo popisujem ako trvalý dynamický štýl. Alebo, ako mnohí, môžete ho jednoducho použiť na návrat do prísnejšieho režimu ovládania, keď budete mať chuť.

Problém: Nové požiadavky vytvárajú nedostatok zdrojov.

Takmer každý, s kým som pracoval, povedal, že má príliš veľa úloh a málo času na to, aby to všetko zvládli. Úplne súhlasím minulý týždeň Poradil som zamestnancovi veľkej investičnej firmy, ktorý bol presvedčený, že nová pozícia podnikového manažéra, ktorú dostal, bude na úkor jeho rodinných záväzkov. Keďže ide o priemerného človeka, manažér, ktorý sa snaží zostať na vrchole a denne odpovedá na 150 listov, je nútený zvýšiť počet zamestnancov oddelenia z 1100 na 2000 ľudí – to všetko preto, aby mohol tráviť víkendy s rodinou a nie v práci.

Paradox nového tisícročia: ľudia chcú zlepšiť kvalitu života a zároveň si na seba berú viac, ako dokážu zvládnuť. Oko vidí, ale zub je znecitlivený. A tu je výsledok: väčšina ľudí sa stráca a je zmätená pri hľadaní spôsobov, ako situáciu napraviť.

Práca už nemá jasné hranice.

Hlavným dôvodom neustále narastajúceho stresu je, že charakter práce ako takej sa revolučným spôsobom zmenil na rozdiel od našich zručností a schopností, ktoré zostali rovnaké. Až v druhej polovici dvadsiateho storočia sa to, čo znamená „práca“, pretransformovalo z konceptov montážnych liniek a všetkých motorických akcií na to, čo Peter Drucker tak stručne vyjadril slovným spojením „práca mysle“. Polia musia byť orané, stroje opravené, škatule zabalené, kravy podojené. Vedeli ste presne, akú prácu treba urobiť – výsledok ste videli. A bolo celkom zrejmé, keď bola práca v medzifáze a keď už bola dokončená.

...

Čas je taká vlastnosť prírody, ktorá nedovoľuje udalostiam nastať v jednom okamihu. Aj keď v poslednej dobe sa zdá, že to už nejde...

Anonymne

Dnes väčšina z nás nepredstavuje skutočné hranice našich projektov. Väčšina ľudí, ktorých poznám, má naraz „nevybavených“ najmenej pol tucta úloh, čo znamená, že musia dokončiť až pol tucta úloh „práve teraz“. Ale aj keby sa o to pokúšali po zvyšok svojho života, nedokázali by dosiahnuť skvelý výsledok. Možno sa aj vy stretávate s podobným problémom. Aká úspešná by mohla byť konferencia? Ako efektívny bude tréningový program? Aký inšpiratívny vplyv bude mať esej, ktorú teraz píšete? Ako propagovať stretnutie zamestnancov? Ako funkčná bude reorganizácia? A posledná otázka: koľko zmysluplných informácií sa musí poskytnúť, aby sa projekt mohol uskutočniť čo najlepšie? Odpovede: veľké množstvo; ľahko dostupné alebo aspoň potenciálne vhodné; cez internet.

...

Takmer každý projekt sa dá urobiť lepšie a dostupnosť informácií veľmi pomáha.

Na druhej strane absencia hraníc vytvára viac práca.

Mnohé z dnešných organizačných výziev si vyžadujú vzájomné rozhovory, interakciu a zapojenie. Rad kancelárskych pracantov sa stenčuje a s nimi aj luxus, že nemôžete čítať a prijímať e-maily z marketingového oddelenia a bohvieakých oddelení.

Naša práca sa stále mení.

Rastúce hranice projektov a práce vo všeobecnosti sú výzvou pre pracovníka. Teraz však musíme brať do úvahy aj rozšírený rozsah našich povinností. Na seminároch sa často pýtam: „Kto z vás v práci robí presne to, na čo ho najali? Zdvihnuté ruky v hale - vzácnosť. Hranice úlohy môžu byť veľmi nejasné, ale ak ste museli čeliť jasne definovanej úlohe, mali by ste si napísať: čo presne musíte urobiť – koľko a na akej úrovni – samozrejme v rozumných medziach.

Takýchto šťastlivcov je však málo. Sú na to dva dôvody:

1. Zdá sa, že spoločnosti, pre ktoré pracujeme, menia svoje ciele, produkty, partnerov, zákazníkov, technologické trhy a akcionárov každý deň. A to všetko, samozrejme, ovplyvňuje štruktúry, formy, úlohy a zodpovednosti.

2. Priemerný pracujúci má dnes oveľa viac slobody ako kedykoľvek predtým. Svoju kariéru môže meniť rovnako často, ako jeho rodičia menili prácu. A aj štyridsať a päťdesiatroční pracovníci sa snažia držať krok s čerstvými trendmi. Teraz sú ich ciele oveľa viac v súlade s realitou – zastrešujú ich pozície ako najrôznejšie „manažmenty“ alebo „výkonné expanzie“ – to jednoducho znamená, že v tejto pozícii nezostanú dlho.

...

Nikdy sa nemôžeme pripraviť na niečo nové. Musíme sa prispôsobiť a každé prispôsobenie je test...: prejdeme testom, musíme si niečo dokázať. Aby ste bez váhania prijali zmenu, musíte mať kontrolovateľné sebavedomie.

Eric Hoffer.

To všetko je teda veľmi vágne – aká je naša práca alebo aké emocionálne, duševné a fyzické investície možno ospravedlniť? Chýba nám obrovské množstvo informácií, nadväzujeme nespočetné množstvo kontaktov a vytvárame približne rovnakú gigantickú hromadu nápadov a všelijakých dohôd so sebou samými a inými. Ale nie sme tak dôvtipní, aby sme sa borili so všetkými týmito vnútornými a vonkajšími trenicami.

...

Ak sa môžete slobodne rozhodnúť, aký krok podniknete, máte tiež zodpovednosť za to, aby bol tento krok správny.

Staré metódy a zručnosti nestačia.

Požiadavkám doby nevyhovuje ani naše klasické vzdelanie, ani tradičný time management, ani množstvo samoorganizačných nástrojov, akými sú organizér, Microsoft Outlook či pripomienka v Palme. Ak ste niečo z vyššie uvedeného vyskúšali, tak ste určite zistili, že sú pre aktuálnu rýchlosť, zložitosť a permanentné zmeny priorít v tom, čo robíte, úplne nevhodné. Dnes, keď je život v plnom prúde a hlavne v hlave, si schopnosť byť úspešný vyžaduje nové spôsoby myslenia – nie je dostatok nových metód, technológií a pracovných zručností, ktoré by nám pomohli ovládnuť svet.

...

Vietor a voda vždy pomáhajú skúseným kapitánom.

Edward Gibbon

Tradičný prístup k time managementu a sebaorganizácii bol relevantný za starých čias. Naozaj dobre poradil s organizáciou práce aj vtedy, keď sa z údržby montážnych liniek pretransformoval na nový druh práce, kde bolo potrebné rozhodovať o tom, čo a kedy robiť. Keď sa čas sám stal výrobným prostriedkom, hlavným pracovným nástrojom sa stali osobné kalendáre. (Ešte koncom 80. rokov mnohí odborníci považovali vreckový diár za vrchol sebaorganizácie, no aj dnes ho mnohí považujú za hlavný nástroj sebakontroly). Spolu s diskretizáciou času prišla aj potreba robiť správne rozhodnutia o tom, čo robiť. "ABC" zoznamy priorít a "to-do" zoznamy zaujali pozíciu kľúčových techník, ktoré ľudia používajú na pochopenie a prijatie zmysluplného a logického rozhodnutia.

Určite ste sa presvedčili, že diár, napriek tomu, že je naozaj dôležitý, v skutočnosti pomáha organizovať len malú časť vašich záležitostí. A denné zoznamy úloh a zoznamy priorít nedokázali zvládnuť celý objem heterogénnych prípadov, s ktorými sa musí vysporiadať každý profesionál. Pracovný deň mnohých ľudí pozostáva z desiatok a dokonca stoviek listov a neexistuje spôsob, ako ignorovať jedinú žiadosť, jedinú sťažnosť a jedinú objednávku. Len veľmi málo ľudí by mohlo (alebo by malo) usporiadať svoje povinnosti do troch stĺpcov priorít. A, B a C, alebo si vytvorte zoznam úloh bez obáv, že prvý telefonát alebo príkaz šéfa nebudú diskreditovať celý tento plán.

Napoleonské plány proti každodennej tuposti.

Na druhej strane, veľa kníh o manažmente, metód, seminárov a guruov propaguje „hľadanie do budúcnosti“ ako riešenie problémov v tomto šialenom svete. Keď si ujasníte svoje ciele a hodnoty, vaše vedomie samo začne vydávať príkazy a usmerňovať prácu správny smer. Cvičenie myslenia na cieľ v praxi neprináša očakávané výsledky. Nikdy som nevidel také neúspešné pokusy. Stalo sa to z jedného z nasledujúcich troch dôvodov:

1. Vo vašej každodennej rutine je príliš veľa rozptýlení, ktoré vám bránia sústrediť sa na dôležitejšie pozície.

2. Neefektívne samoorganizačné systémy vytvárajú obrovskú podvedomú nechuť pustiť sa do nových ešte väčších projektov, ktoré sa tiež pravdepodobne organizujú do pekla a vedú k ešte väčší nepokoj a stres.

3. Keď perspektívne priority už sú jasné, z ničoho nič sa pred nami objavuje celý rad vedľajších pozícií, ktoré nám pripomínajú, že oveľa viac vecí si vyžaduje zmenu. Už v tejto fáze nás začína otravovať prehnané množstvo prípadov, ktoré treba prijať. A podstata práce, podstata, je namaľovaná na prvých pozíciách zoznamu priorít. Naše priority! Zameranie sa na priority vám nepomôže. Áno, poskytujú význam a hlavný smer pohybu, ale vytvárajú aj ďalšie ťažkosti.

Zameranie sa na kľúčové priority a hodnoty je naozaj je to potrebné, nehádam sa. To ale vôbec neznamená, že už nie je čo robiť. Naopak, zvyšuje stávky v hre, ktorú bude treba hrať každý deň. Napríklad pre HR manažéra rozhodnutie pracovať s problémami kvality pracovného života s cieľom prilákať a udržať si talentovaného zamestnanca nie zjednodušuje úlohy.

V našej novej kultúre vedomostnej práce je značná medzera – systém s logickým reťazcom modelov správania a nástrojov, ktoré efektívne fungujú len na úrovni, kde práca skutočne prebieha. Ale v skutočnosti by tento systém mal spájať výsledky pohľadu do perspektívy a detailov, všetkého, aj tých najmenších; by mali brať do úvahy viaceré úrovne priorít; by mal kontrolovať stovky prúdov nových informácií prichádzajúcich každý deň – mal by napokon zjednodušiť proces plnenia úloh.

Sľub: Majster bojových umení v "pripravenom stave".

Predstavte si na chvíľu, aké by to bolo, keby bola vaša sebaorganizácia skutočne neustále pod kontrolou. Čo keby ste mohli skutočne venovať 100% pozornosť tomu, čo práve robíte, bez rozptyľovania?

A to Možno. Mať všetko pod kontrolou, zostať pokojný a uvoľnený a robiť zmysluplné veci s minimálnym úsilím naozaj. Vaša schopnosť udržať veci pod kontrolou je priamo úmerná vašej schopnosti relaxovať.

vy môžeš zažite na vlastnej koži to, čo majstri bojových umení nazývajú „myseľ krištáľovo čistú ako voda“ a majstri atlétov to nazývajú „zónou“ v komplexnom svete, do ktorého sme všetci zapojení. V skutočnosti ste tento stav z času na čas zažili všetci.

...

V živote sa všetkému darí venovať veľmi malú pozornosť: či už ide o čistenie okien alebo písanie majstrovského diela ...

Nadia Boulanger.

Je to proces práce, naplnenia a existencie, kedy je vedomie jasné a dejú sa len konštruktívne veci. Tento stav môže dosiahnuť každý, každý, kto potrebuje efektívne pracovať v ťažkých podmienkach života v dvadsiatom storočí. Čoskoro sa tento stav stane bežnou požiadavkou pre profesionálov, ktorí chcú dosiahnuť rovnováhu a dosiahnuť výrazné pozitívne pracovné výsledky.

Ten pocit opísal veslár svetovej triedy Craig Lambert krištáľovo čisté vedomie:

Veslári majú svoj vlastný názov pre to, že nemajú žiadny odpor: prirodzený pohyb... Pamätajte na detskú rozkoš z hojdania na dvore: ľahkosť pohybu, hybnosť, ktorá pochádza zo samotného hojdania. Hojdačka nás nesie: nevynakladáme na ňu žiadnu námahu. Šviháme nohami, aby sme vyleteli vyššie, no väčšinu práce za nás robí gravitácia. Nevynakladáme toľko úsilia, hlavná práca sa robí sama. Loďka vás nesie – akoby sa chcela pohybovať rýchlejšie. Našou úlohou je pracovať s loďou vo dvojici – konečne ju prestať zastavovať, snažiť sa zrýchliť sami. Prílišná snaha spomalí loď. Snaha sa stáva snahou a snaha diskredituje sama seba. Sociálni horolezci sa snažia stať sa aristokratmi. Ale aristokrati už nič neskúšajú – už sú aristokratmi. Tiež prirodzený priebeh – všetko sa deje samo.

Porovnanie s krištáľovo čistým vedomím.

V karate existuje symbol, ktorý označuje pozíciu plnej pripravenosti: „krištáľovo čisté vedomie“. Predstavte si, že hodíte kamienok do stojatej vody. Čo sa stane s vodou? Odpoveď je takáto: pohyb vody úplne závisí od sily hodu a veľkosti kamienkov a potom sa opäť upokojí. Fontána nebude, absenciu kruhov na vode však nečakajte.

v karate zásadnú úlohu Rozhodujúca je rýchlosť úderu, nie sila. Preto sa ľudia nemôžu naučiť lámať dosky a lámať tehly rukami: na to nie je potrebná hrubá sila, len schopnosť nastaviť správnu rýchlosť. Ale napäté ruky nedokážu robiť rýchle pohyby. Takže posledná fáza tréningu bojových umení vyžaduje rovnováhu a relax ako nič iné. Krištáľová čistota myslenia a flexibilita je najdôležitejšia vec.

Čokoľvek, čo vás prinúti reagovať prudko alebo pomaly, môže mať na vás vplyv. A rendery. Neadekvátna odpoveď na list, napätý rozhovor so šéfom, s podriadenými, časopisy, ktoré ste nečítali, v hlave sa vám neustále točia myšlienky na nedokončenú prácu, deti ponechané bez dozoru – to všetko povedie k horším výsledkom, ako ste čakali. Väčšina ľudí má tendenciu venovať viac alebo menej pozornosti veciam, ktoré si to zaslúžia, len preto, že nemajú krištáľovo čisté myslenie.

...

Ak je vaše vedomie prázdne, je pripravené kedykoľvek prijať čokoľvek, je otvorené všetkému.

Sbanry Suzuki

Dokážete sa dostať do svojho „produktívneho stavu“, keď je to potrebné?

Zamyslite sa nad tým, kedy ste boli naposledy v práci produktívni. S najväčšou pravdepodobnosťou ste mali pocit, že to máte pod kontrolou, nie ste pod tlakom, sústredili ste sa na to, čo robíte, zdalo sa, že čas beží v okamihu (možno bol čas obeda?) a cítili ste, že bolo nevyhnutné priblížiť sa k požadovanému výsledku. Chceli by ste si to zopakovať? A ak sa cítite úplne, dobre, úplne inak – máte pocit, že ste nad situáciou stratili kontrolu, ste nevyrovnaní, vaša pozornosť je rozptýlená, nudíte sa – môžete sa vrátiť do tohto stavu? Práve teraz sa vás môže zmocniť všetko, čo vás núti reagovať prudko alebo pomaly. A to sa často stáva.

...

Môžeme urobiť len jednu vec. Šťastlivci to dokážu len s využitím svojho vnútorného potenciálu.

Môžeme byť na mieste.

Môžeme – môžeme venovať svoju plnú pozornosť možnostiam, ktoré sú pred nami.

Metodológia vykonávania bude mať najväčší vplyv na váš život a ukáže vám, ako si udržať myseľ krištáľovo čistú a zároveň naplno pracovať.

Princíp: efektívne konanie s vnútornými zodpovednosťami.

Za dvadsať rokov praxe som dospel k tej najbanálnejšej pravde – hlavnou príčinou stresu je, že ľudia si nesprávne rozdeľujú a riešia povinnosti, „diery“, ktoré si na seba ukladajú a ktoré musia plniť. Bezpochyby tí, ktorí nie sú neustále v strese, sa budú môcť ľahšie uvoľniť, rýchlejšie sa sústrediť a pracovať s väčšou energiou, keď sa naučia rozmotať svoje gordické uzly.

Určite ste si bez toho, aby ste si to uvedomovali, opakovane dali kopu argumentov a argumentov, oveľa viac, ako sa zdá, a každý z nich, dokonca aj ten najmenší, bol úplne vysledovaný podvedomím. Toto sú práve tie “diery” a povinnosti, ktoré by som definoval ako niečo, čo odvádza vašu pozornosť, niečo, čo sa točí na úplne inom mieste, kde má byť. Takýmito dierami sa môže stať čokoľvek, od takých pozícií v zozname „úloh“, ako je „Nakŕmiť hladujúci región Volga“, cez položku „Najmite si nového asistenta“ až po také drobnosti, ako je „Vymeňte elektrickú brúsku“. Je dosť možné, že v zadnej časti vašej mysle sa práve teraz odohráva viac myšlienkových procesov, ako si myslíte. Len si pomyslite, koľko detailov musíte premyslieť, ak máte čo i len malú zodpovednosť. Môžete si napríklad neustále myslieť, že musíte riešiť všetky svoje e-maily a hlasové správy.

...

Všetko, čo nie je na svojom mieste, je „diera“, ktorá odvádza vašu pozornosť.

A samozrejme, existuje veľa projektov, ktoré sú na vašom zozname, ciele, úlohy, ktoré ešte nie sú vyjasnené, a skutočne život, ktorý jednoducho musíte žiť.

A zaviedli ste určitú úroveň vnútornej zodpovednosti za všetko vo svojom živote a za prácu, čo je tiež vo všeobecnosti „diera“.

Zbierajte a triedte všetko, čo vám neustále pripomína vás, a plánujte, ako s tým naložíte, ak chcete, aby bola vaša práca efektívna. Napriek zdanlivej jednoduchosti väčšina ľudí netuší, ako sa to dá.

Základné požiadavky na organizáciu záväzkov.

Organizácia záväzkov si vyžaduje niektoré základné činnosti a špeciálne správanie:

§ Po prvé, ak budete mať na pamäti povinnosti, vedomie už nemôže byť krištáľovo čisté. Všetko, čo v súčasnosti považujete za neúplné, by ste mali niekde zhromaždiť a usporiadať, ale nie vo svojej hlave, na nejakom mieste, kam sa budete pravidelne pozerať.

§ Po druhé, musíte mať jasno v tom, aký je váš záväzok a čo presne musíte urobiť, aby ste sa priblížili k výsledku.

§ Po tretie, keď ste si zapísali všetky úlohy, ktoré je potrebné vykonať, musíte na ne umiestniť pripomienky.

Dôležité cvičenie: testovanie tohto modelu.

Navrhujem, aby ste si na papier napísali svoj projekt alebo situáciu, v ktorej sa práve nachádzate. Aké polohy vás neustále otravujú? Čo ťa rozptyľuje a čo ťa naopak zaujíma? Môže to byť pracovný projekt, ktorý momentálne máte, alebo len situácia, ktorú potrebujete vyriešiť a čím skôr, tým lepšie. Možno cestujete na dovolenku a potrebujete sa vyrovnať so zvyškom vašej práce. Alebo možno ste zdedili 6 miliónov dolárov a neviete, čo s hotovosťou. Nevadí.

Jasný? Výborne! Teraz jednou vetou opíšte úspešný výsledok, o ktorý sa usilujete. Inými slovami, ako by malo všetko vyzerať, aby ste mohli pokojne povedať „práca sa skončila“. Môžete napísať niečo také jednoduché ako „choďte na dovolenku na Havaj“, „vyriešte situáciu so zákazníkom XXX“, „Prehodnoťte situáciu v Susaninej škole“, „Ujasnite si nová štruktúra oddelenie riadenia. Všetko jasné? Super!

Teraz si zapíšte svoju ďalšiu akciu, ktorú sa chystáte urobiť, aby ste urobili prvý krok v podnikaní. Nemáte vôbec nič iné na práci, ale ste na tom zaseknutí. Čo budeš teraz robiť? Aký krok urobíte? Možno zdvihnúť telefón a zavolať? Možno napísať email? Sadnete si za stôl, vyzbrojení perom a papierom, a budete premýšľať sami so sebou? Porozprávať sa so svojím partnerom, sekretárkou, právnikom, šéfom? Ísť do železiarstva a kúpiť si klince? Čo?

Priniesli ti tie dve minúty premýšľania dobre? Ak ste ako väčšina účastníkov mojich seminárov toto cvičenie absolvovali, tak vám už pomôže aspoň sa uvoľniť, sústrediť a nastoliť zvýšenú kontrolu. Budete tiež dobre motivovaní urobiť niečo s problémom, o ktorom ste predtým takmer nepremýšľali.

Ak ste sa z tohto cvičenia naučili niečo užitočné, zamyslite sa nad tým: čo sa zmenilo? Čo sa stalo, že sa vytvorili lepšie podmienky pre vašu prácu? Problém sa už stal materiálnym, aspoň v fyzický svet vecí. V skutočnosti ste len získali jasný pohľad na výsledok a vašu ďalšiu akciu, nič viac. Čo to však vyvolalo? odpoveď: premýšľať. Nie veľmi. Ale dosť na určenie vašej povinnosti a zdrojov potrebných na jej splnenie.

...

Myslite ako muž činu, správajte sa ako muž rozumu.

Henry Bergson.

Skutočná práca intelektuálnej práce.

Vitajte v skutočnom svete intelektuálnej práce, kde základným princípom je: "Musíte premýšľať o svojej práci pozornejšie, ako si myslíte, že je potrebné, ale nie tak žieravé, ako si s hrôzou predstaviť.". Peter Drucker píše: „V intelektuálnej práci nie sú úlohy. Musia byť umiestnené. Aké sú očakávané výsledky práce? - to je hlavná otázka, ktorou sa určuje produktivita intelektuálnej práce. A pri odpovedi na túto otázku v každom prípade riskujete. Zvyčajne neexistuje správna odpoveď, ale je z čoho vyberať. A výsledky musia byť jasne definované, potom bude práca efektívna.

Getting Things Done je technika riadenia času, ktorú založil David Allen a je opísaná vo svojej knihe s rovnakým názvom.

Hlavnou myšlienkou metódy je, že človek potrebuje zbaviť hlavu nepotrebných rutinných informácií tým, že ich prenesie na externé médium, či už ide o zásobníky papiera, denník alebo.

David ponúka nejaký algoritmus, ktorý možno použiť na efektívne spracovanie veľkého množstva informácií na organizáciu vášho času.

Podľa metódy GTD je lepšie pracovať s prichádzajúcimi informáciami v niekoľkých fázach:

2. Spracovanie.

3. Organizácia.

5. Akcie.

Pozrime sa na tieto etapy podrobnejšie.

Zbierka

Hlavnou myšlienkou je, že akákoľvek úloha, nápad, informácia atď. musíte to opraviť na nejakom médiu: na papieri, v pošte, v notebooku alebo vreckovom počítači. Možno budete používať rôzne nástroje na zaznamenávanie rôznych prichádzajúcich informácií. O to nejde. Hlavné myšlienky sú nasledovné:

Na nič nezabudneš

Vyložíte si hlavu z veľkého množstva rutinných informácií.

Informácie napísané na papieri je možné zbierať do zásobníkov, šanónov, príp emailové listy do konkrétnych priečinkov atď., v závislosti od nástrojov zberu.

Aby táto schéma fungovala, vstupné zásobníky musia byť spracované v určitom období, napríklad raz týždenne. Pri spracovaní zásobníkov ich vlastne vyprázdnite.

Môžete napríklad zaznamenať všetky úlohy, nápady, poznámky v sekcii „Úlohy“ online organizátora jediným kliknutím.

Organizácia

Spracovanie zhromaždených informácií (košík, podnos, schránka doručenej pošty) prebieha striktne podľa nasledujúceho algoritmu:

Vezmeme ďalší horný prvok košíka „Doručená pošta“.

Ak prvok vyžaduje akciu a trvá to trochu času (do 5 minút), okamžite ju vykonáme.

Ak si úloha vyžaduje veľa času, potom niekoho delegujeme alebo ju odložíme.

Ak položka košíka „Doručená pošta“ nevyžaduje akciu, potom túto položku zahodíme, vložíme do zásobníka (zoznamu) „Možno niekedy“ alebo túto položku necháme niekde v archíve ako referenčnú informáciu.

Na organizáciu práce na tých úlohách, ktoré si vyžadujú ďalšie kroky, David Allen navrhuje rozdeliť takéto úlohy do niekoľkých zoznamov:

Nasledujúce akcie

Mali by ste mať zoznam ďalších konkrétnych akcií, ktoré je potrebné vykonať. Iba v tomto prípade budete môcť pracovať čo najefektívnejšie a „brúsiť“ veľké množstvo prípadov.

V online organizátori TimeMaster je podobný zoznam reprezentovaný zoznamom úloh.

projekty

Úlohy, ktoré si vyžadujú viac ako jednu akciu na dosiahnutie svojich cieľov, sú v podstate projekty. Napríklad na prípravu prezentácie je potrebné zavolať organizátorom, zaplatiť účet za priestory atď. Pre každý projekt sa musí určiť následná akcia.

S online organizérom TimeMaster môžete rozdeliť úlohy na podúlohy v priebehu niekoľkých sekúnd.

odložené

Ak bola úloha delegovaná alebo môže byť z nejakého dôvodu dokončená o niečo neskôr, potom by sa takéto úlohy mali umiestniť do samostatného zoznamu.

Online organizátor TimeMaster má kontakty, ktoré môžete použiť na správu zoznamov úloh.

Raz možno

Sú úlohy, ktoré momentálne nie sú relevantné, nie je jasné, či budú aktuálne aj v budúcnosti, ale takáto možnosť tu je. Takéto úlohy sú umiestnené v samostatnom zozname.

V online organizátore TimeMaster môžete takéto zoznamy usporiadať v priebehu niekoľkých sekúnd pomocou kontextov.

David Allen odporúča opustiť klasické strnulé plánovanie dňa, kedy je celý deň naplánovaný na minútu. Takéto plánovanie je málokedy praktické, pretože vás môže kedykoľvek rozptýliť a plány sa môžu meniť.

David verí, že úlohy sú rozdelené na ťažké a flexibilné.

Flexibilné úlohyísť do jednoduchého zoznamu. Ide o úlohy, ktoré je možné splniť v ľubovoľnom čase, takže ich možno splniť v poradí. Do tejto kategórie patrí väčšina úloh priemerného človeka.

Ťažké úlohy- ide o úlohy, ktoré sa viažu na konkrétny čas. Napríklad schôdza, konferencia, plánovaný hovor, úloha čoskoro vyprší.

Má zmysel nechať v kalendári iba ťažké úlohy. Na začiatku dňa si prezriete zoznam svojho kalendára a zoznam úloh. Najpohodlnejšie je, keď sa zoznam úloh a kalendár nachádzajú na rovnakej stránke. Je ľahšie si to takto naplánovať. Ak na začiatku dňa nie sú naplánované žiadne ťažké úlohy, môžete vykonávať flexibilné úlohy v poradí: v závislosti od dostupnosti času, energie a zdrojov vykonávate úlohy od najvyššej priority po tú najnižšiu. Keď príde čas na ťažkú ​​úlohu, prerušíte sa, urobíte ťažkú ​​úlohu a potom sa vrátite k úlohám zo zoznamu. Toto je najflexibilnejší, najjednoduchší a najpohodlnejší spôsob plánovania pri riešení veľkého počtu prípadov.

David vo svojej knihe spomína aj plánovanie zhora nadol. Používa analógiu kontroly cieľov, projektov a úloh „zo vzduchu“:

1. aktuálne udalosti;

2. aktuálne projekty;

3. referenčné podmienky;

4. nasledujúce roky (1-2 roky);

5. päťročná perspektíva (3-5 rokov);

Ako však sám David priznáva, v jeho knihe sa hlavný dôraz kladie na popis metód spracovania aktuálnych udalostí a projektov a strategickému plánovaniu by sa mali venovať samostatné knihy. Mimochodom, Steve Covey, nemenej známy svetový odborník v oblasti time managementu, opísal metódy strategického plánovania. O tom sa hovorí v článku o strategickom plánovaní.

Viac o metodike GTD si môžete prečítať v rovnomennej knihe Davida Allena Getting Things Done alebo sa v našom videokurze dozviete, ako túto a ďalšie metódy uviesť do praxe pomocou online organizéra a ďalších nástrojov.

David Allen Ako sa vysporiadať s vecami

David Allen

Ktokoľvek moderný človek je katastrofálny nedostatok času a každý sa sťažuje na svoju vlastnú dezorganizáciu - buď zabudnete na dôležité stretnutie, meškáte, alebo nezavoláte včas. Z tohto dôvodu sa vzťahy s kolegami a priateľmi zhoršujú, pracovné plány sa rúcajú a blahobyt sa zhoršuje. Čím je človek organizovanejší, tým ľahšie zvláda prácu, domáce práce a život vôbec, tým má lepší vzťah k druhým. Organizácia nie je vrodená schopnosť, ale zručnosť, ktorá sa dá naučiť. David Allen vo svojej knihe Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity hovorí o jednoduchých technikách zameraných na efektivitu a o tom, ako vyvinúť správny prístup k organizácii vlastného života. Autor tvrdí, že hlavná je schopnosť relaxovať, od toho závisí naša produktivita. Vedomie by malo byť jasné a myšlienky usporiadané. Z knihy sa dozviete, ako oddeliť dôležité veci od menších, ako si správne stanoviť ciele a priority, ako plánovať, ako zvýšiť osobnú organizáciu, ako ušetriť čas. Kniha je určená pre širokú čitateľskú obec, ale v prvom rade zaujme tých čitateľov, ktorí trpia nadmernou pracovnou vyťaženosťou.

Úvod

Vitajte v zlatých baniach stratégií, kde sa dozviete, ako získať viac energie, naučiť sa relaxovať a urobiť viac s menším úsilím. Ak rovnako ako ja radi robíte veci a robíte ich dobre, no zároveň chcete nestratiť chuť do života, čo sa pri takom objeme práce zdá úplne nepravdepodobné a dokonca úplne nemožné. Netreba dávať ultimátum „buď-alebo“. Je naozaj možné robiť skvelú prácu a užívať si život vo svojom bežnom, každodennom svete.

Verím, že efektivita je dobrá. Možno je to, čo robíte, dôležité, zaujímavé alebo užitočné, alebo to možno len treba urobiť tak či onak. V prvom prípade chcete získať maximálnu možnú návratnosť investovaného času a úsilia. V druhom chcete čo najskôr prejsť na iné veci bez toho, aby ste zanechávali otravné chvosty.

A nech robíte čokoľvek, s najväčšou pravdepodobnosťou by vám viac vyhovovalo byť v uvoľnenom stave a byť si istý, že čokoľvek, čo práve robíte, je presne to, čo stojí za to robiť. Či už idete po práci na pive so spolupracovníkmi, alebo vstávate uprostred noci a sledujete spiace bábätko, odpovedáte na list alebo prehodíte pár slov o živote s potenciálnym klientom po obchodnom stretnutí, toto je presne to, čo by ste mali urobiť.

Hlavným cieľom písania tejto knihy je naučiť vás, ako byť maximálne efektívny a uvoľnený, či už to chcete alebo potrebujete.

Dlho, ako možno aj vy, hľadám odpovede na otázky, čo robiť, kedy a ako robiť. A po viac ako dvadsiatich rokoch výskumu a aplikácie nových a nových metód personálnej a organizačnej efektivity, po rokoch výskumu a skúseností na sebe, môžem povedať, že neexistuje jediné univerzálne riešenie problému. Neexistuje žiadny softvér, super osobný plánovač alebo osobný tvorca úloh a cieľov, ktorý organizuje váš deň, týždeň a celý váš život. Navyše, akonáhle zdvihnete svoju efektivitu na novú úroveň, otvorí sa vám nový horizont kreatívnych cieľov, na ktoré už nebude možné použiť nejaký jednoduchý vzorec.

Ak neexistujú jasné recepty na zlepšenie osobnej organizácie a efektívnosti, potom existujú recepty na zlepšenie tohto zlepšenia. Rok čo rok som v priebehu práce na sebe nachádzal čoraz výraznejšie veci, na ktoré sa treba sústrediť, čoho sa báť a čo robiť. Objavil som aj jednoduché procesy, ktoré by sa každý z nás mohol naučiť používať a ktoré by výrazne zlepšili našu schopnosť aktívne a konštruktívne využívať realitu dnešnej doby.

Výsledkom je kompilácia viac ako dvoch desaťročí objavov v oblasti osobnej produktivity – návod na maximalizáciu pracovných výsledkov a minimalizáciu úsilia, a to všetko vo svete, kde pracovné zaťaženie neustále rastie a úlohy sú čoraz hmlistejšie. Strávil som veľa hodín vedľa ľudí na ich pracovisku a pomáhal som im organizovať pracovný tok. Metódy, ktoré som objavil, sa ukázali ako skutočne účinné vo všetkých typoch spoločností, na všetkých úrovniach práce, vo všetkých kultúrach a dokonca sa mi zišli aj doma a v škole. Po dvadsiatich rokoch školenia niektorých svetoznámych profesionálov vo svojom odbore som s istotou zistil, že vo svete tieto metódy naozaj chýbajú.

Manažéri by chceli sebe a svojim podriadeným vštepiť ako hlavný štandard formulku „robte to za každú cenu“. Rovnako ako ja vedia, že za zatvorenými dverami sú po skončení pracovného dňa neprijaté hovory, nepridelené úlohy, surové briefy z obchodných stretnutí a rokovaní, nesplnené osobné povinnosti a tucet listov, ktoré ani neprevzali. Väčšina z týchto biznismenov je celkom úspešná, pretože krízy, ktoré musia prekonať, a príležitosti, ktoré sa pred nimi otvárajú, sú oveľa väčšie ako problémy, ktoré si sami vypustia alebo vytvoria vo svojich kanceláriách a portfóliách. Ale: rytmus podnikania a života sme dnes dostali, ako ich vyvážiť je iná otázka.

Na jednej strane potrebujeme osvedčené techniky, ktoré pomôžu ľuďom sústrediť všetku svoju energiu a nenechať ju vyčerpať drobnými rozptýleniami. Na druhej strane je potrebné vytvoriť takú pracovnú atmosféru, v ktorej budú najvyťaženejší pracovníci spoľahlivo chránení pred stresom. Potrebujeme pozitívny štýl práce, ktorý pritiahne a udrží tých najlepších a najšikovnejších ľudí v spoločnosti. Takéto informácie si v organizáciách cenia zlatom. Potrebné je to aj v škole, kde ešte naše deti nie sú naučené pracovať s informáciami, sústrediť sa na výsledok a aké kroky treba urobiť, aby ho dosiahli. A každý z nás – je to tiež veľmi užitočné – by sme sa mohli naučiť naplno využívať možnosti, ktoré nám boli poskytnuté, aby sme sa zdokonaľovali a boli užitoční.

Sila, jednoduchosť a efektívnosť, o ktorej hovorím v tejto knihe, je najlepšie vyjadrená v zážitkoch v reálnom čase v reálnom svete. Cieľom knihy je štruktúrovať dynamické umenie pracovného toku a osobnej produktivity. Informácie som usporiadal tak, aby vám na jednej strane poskytli inšpiratívny prehľad a na druhej strane vám umožnili okamžite pocítiť výsledky. Kniha je rozdelená do troch častí. Prvá časť popisuje celú hru, obsahuje stručný prehľad systému a vysvetlenie jeho jedinečnosti a predstavuje hlavné metodiky v najvšeobecnejšom zmysle. Druhá časť je o tom, ako systém používať. Toto sú vaše tréningy: krok za krokom, kúsok po kúsku sa naučíte aplikovať modely. Tretia časť to posúva ešte vyššie – popisuje ešte výraznejšie a významnejšie výsledky, ktoré môžete dosiahnuť, ak z týchto metodík a modelov urobíte neoddeliteľnú súčasť svojej práce a života.

Odporúčam postupovať podľa princípu „hneď od ruky“ – otestujte si materiál na sebe, nielen verte, ale aj overte si, že tieto metódy sú pre vás osobne nielen možné, ale aj potrebné. A ešte jedna vec - chcem, aby ste pochopili, že všetko, čo ponúkam, je naozaj jednoduché. Nevyžaduje si to žiadne špeciálne schopnosti, pretože sa už viete sústrediť, zapisovať si veci, rozhodovať o výsledkoch a akciách, prehodnocovať pozície a vyberať si. Uvidíte, že veľa z toho, čo ste robili inštinktívne a intuitívne, je správne, a ja vám dám príležitosť posunúť tieto zručnosti na novú úroveň efektívnosti. Chcem vás vyzvať, aby ste to všetko dali dokopy a prijali to ako nové správanie, ktoré sa pre vás stane majákom.

Na stránkach knihy často odkazujem na svoje školenia a semináre. Posledných dvadsať rokov som pracoval ako konzultant pre manažment, či už sám, alebo s malým tímom. Mojou úlohou bolo viesť súkromné ​​školenia o produktivite a workshopy o technikách, ktoré sú tu prezentované. S kolegami sme súkromne koučovali viac ako tisíc ľudí, státisíce profesionálov a absolvovali niekoľko stoviek seminárov – to sú skúsenosti, z ktorých budem čerpať príklady. Sľub správne sformuloval jeden z mojich klientov. Napísal: „Začal som používať metódy z tohto programu a zachránilo mi to život, keď som si z toho urobil zvyk, zmenilo mi to život. Je to vakcína proti každodennému boju na život a na smrť, keď „projekt mal byť dokončený včera“ a protijed na nerovnováhu, ktorú si mnohí ľudia vytvárajú sami.

Časť prvá. Umenie robiť veci Kapitola 1. Nové metódy pre nový život

Situácia, keď nad človekom visí obrovský zoznam úloh a zároveň si dokáže zachovať sviežu hlavu, pozitívny pocit pokojného ovládania a produktívnej práce, je celkom reálna. Je to úžasný spôsob, ako žiť a pracovať, dosahovať vysokú úroveň efektivity. V poslednej dobe sa to stalo štýlom práce, ktorý sa vyžaduje od úspešných špičkových špecialistov. Už viete, čo a ako robiť, aby ste dosiahli túto úroveň. Ak ste však...